¿Cuáles son las claves para cumplir correctamente la normativa de Protección de Datos respecto a los datos personales de tus empleados?

Aquí tienes la Guía sobre Protección de Datos para empleados con todo lo que necesitas saber.

Regulación

Una de las principales obligaciones de las empresas en esta materia es la de regular correctamente las relaciones con sus trabajadores. Con el fin de evitar riesgos inherentes a estas relaciones.

RGPD

Una novedad importante que ha introducido el Reglamento Europeo de Protección de Datos en las relaciones jurídico-laborales es la facultad otorgada a cada uno de los Estados miembros para que establezcan normas específicas sobre el tratamiento de los datos personales de los trabajadores.

LOPDGDD

La nueva LOPDGDD regula también las obligaciones que tienen los empresarios para proteger los datos personales de sus trabajadores. Así como el deber de secreto y confidencialidad que deben cumplir los empleados.

Además incluye una serie de derechos digitales que afectan a los empleados como:

  • Derecho a la desconexión laboral
  • Derecho a la intimidad en el uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización en el trabajo.

Tienes más información sobre estos derechos en nuestro post sobre Derechos Digitales.

Obligaciones de la empresa

Al establecer las obligaciones de la empresa respecto a la protección de los datos de sus trabajadores debemos distinguir tres situaciones:

  1. Antes de la relación laboral
  2. Durante la relación laboral
  3. Una vez finalizada la relación laboral (ex-trabajadores)

Veamos cada una de ellas.

1. Antes de la Relación laboral

No solo deben protegerse los datos personales de los trabajadores, la normativa exige también una protección antes de comenzar una relación laboral, cuando recibimos un curriculum o realizamos un proceso de selección.

Procesos de selección

Debemos disponer de modelos de impresos tipo para la formalización del currículum y de un procedimiento de formalización y entrega de los mismos por los candidatos. Ello permite no sólo informar adecuadamente sino definir con precisión el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad etc.

Si para la selección de personal se realiza algún tipo de anuncio o convocatoria pública debería incluirse en ella la información sobre:

  • identidad y dirección del responsable del fichero,
  • finalidad del tratamiento y
  • posibilidad de ejercer los derechos ARCO.

Tratamiento de CV

Si el currículum se presenta directamente por el candidato sin habérsele solicitado deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de conocer las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento.

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2. Protección de Datos en la relación laboral

Debemos tener en cuenta que, tanto en el momento de contratar un trabajador como durante el tiempo que dure esa relación laboral, tenemos que cumplir unos requisitos para garantizar la Protección de los datos del propio trabajador y de nuestros clientes.

Información

El contrato de trabajo constituye un medio adecuado para ofrecer información sobre los tratamientos directamente relacionados con la prestación laboral.

También será necesario informar al trabajador en todos aquellos casos en los que se produzcan cambios que afecten al tratamiento de los datos personales como la aparición de nuevas finalidades o de nuevos tratamientos.

Es importante también disponer en la empresa de una circular informativa donde se recogen las obligaciones que tienen los empleados en relación a la protección de los datos que manejan. Y en la utilización de los bienes y recursos de la empresa.

En esta Circular informativa deben indicarse las instrucciones de la empresa respecto al uso por los empleados de Internet, dispositivos móviles y correo electrónico. Igualmente se les informará sobre el acceso a datos, el uso de contraseñas y la destrucción de documentos.

Consentimiento

Será necesario, en todo caso, solicitar y obtener el consentimiento del trabajador para poder tratar sus datos personales. Tanto a nivel interno de la empresa como para publicarlos o cederlos a terceros que presten servicios a esta.

Videovigilancia

El Estatuto de los Trabajadores faculta al empresario para adoptar las medidas que estime más oportunas para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.

Los sistemas de videovigilancia para control empresarial sólo se adoptarán cuando exista una relación de proporcionalidad entre la finalidad perseguida y el modo en que se traten las imágenes. Y no haya otra medida más idónea.

Prohibición de grabar en zonas de descanso de la empresa

La nueva ley de Protección de Datos (LOPDGDD) introduce expresamente la prohibición de instalar cámaras en zonas de ocio y descanso de los trabajadores. Por ejemplo, en comedores, salas de descanso, vestuarios y aseos.

No obstante, el tratamiento de las imágenes obtenidas con esas cámaras solo podrá realizarse para el ejercicio de las funciones de control por parte del empresario. Y siempre dentro del marco legal y los límites inherentes a ese control.

Por eso se establece la obligación de informar a los trabajadores de forma expresa y concisa de la instalación de cámaras de videovigilancia en el trabajo.

Derechos ARCO

Una de las obligaciones básicas que la normativa impone a las empresas es la de atender las solicitudes de ejercicio de derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición tanto de clientes como de sus empleados.

Los derechos ARCO se pueden ejercer de muchas maneras,

  • a través del servicio de atención que proporciona nuestra empresa,
  • por correo electrónico o
  • a través del teléfono, dependiendo en cada caso.

Siempre es necesaria la acreditación de la identidad.

El RGPD introduce dos nuevos derechos para los usuarios que son:

Cláusula de Confidencialidad

Destaca especialmente en este ámbito el papel de los empleados.

Son usuarios habituales y continuos de toda la información que circula por la empresa, incluyendo por supuesto una gran cantidad de datos de carácter personal. Y están por tanto afectados por las obligaciones impuestas tanto por el RGPD como por la LOPD.

Una de estas obligaciones sería la del Deber de Secreto:

El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.

Es por eso que la empresa deberá recoger el compromiso de confidencialidad y las políticas de privacidad. Incluyendo el manejo de material informático por parte de los usuarios en algún momento de la propia relación laboral:

  • en el contrato de trabajo, como parte del clausulado general o
  • en el momento de la adecuación a la normativa con algún tipo de documento ad-hoc.

Descarga el modelo de contrato de confidencialidad para empleados.

Cesión de datos

Es habitual que las empresas trabajen con varios terceros que, para prestarles un servicio, pueden tener acceso a datos de su titularidad, como es el caso de:

  • Gestoría que elabora las nominas de los empleados.
  • Empresas de mantenimiento informático que tienen acceso a sus aplicaciones en las que almacenan bases de datos.
  • Entidades de almacenamiento externo y destrucción de documentación.
  • Empresas de prevención de riesgos laborales.
  • Entidades de seguridad y vigilancia, etc.

Para poder realizar esa cesión de datos es necesario firmar un contrato por escrito:

  • Entre la empresa cedente y el tercero cesionario.
  • Entre el trabajador que cede sus datos y la empresa.

En muchos casos, la cesión de datos del trabajador no requiere el consentimiento de este puesto que está amparada por la ley. Pero eso no impide que la empresa informe a sus empleados de a quién y para qué se realizarán esas cesiones.

Geolocalización

Geolocalizar a los trabajadores supone tratar sus datos personales ya que los datos de localización se refieren a una persona física identificada. En el caso de que la empresa se plantee  instalar un GPS en los vehículos de empresa para conocer la ubicación de sus trabajadores durante la jornada laboral debe cumplir varios requisitos:

  • Información. No es necesario que los trabajadores autoricen a instalar estos dispositivos. Pero sí es necesario informarles previamente de que se van a controlar sus desplazamientos. Indicando la finalidad del control y el sistema de geolocalización utilizado.
  • Necesidad. El control por geolocalización debe ser necesario para una finalidad legítima. En consecuencia, sólo puede geolocalizarse a los trabajadores cuyas funciones hagan necesario este tipo de control. La ley no aclara los supuestos en los que se considera que existe una finalidad legítima pero algunos ejemplos serían:
    • Transporte . Si se instala en el vehículo de los transportistas para saber la ubicación de los vehículos y coordinar las distintas entregas de mercancía.
    • Seguridad. Si se instala en los vehículos de vigilantes de seguridad para conocer dónde se encuentran el vehículo y el trabajador, pues la empresa necesita saber en qué momento y lugar se están realizando las labores de vigilancia.

Control horario

A partir de mayo las empresas tendrán la obligación de llevar un registro del inicio y fin de la jornada de cada trabajador. La finalidad de ese registro es garantizar el cumplimiento de la jornada laboral y facilitar un control por parte de la Inspección de trabajo.

No se impone una forma específica de realizar ese registro sino que se deja a la decisión de la empresa. Lo que sí se exige es que conste la hora de entrada y la hora de salida del trabajador. En caso de no cumplirse esta obligación, se impondrán multas a las empresas que pueden superar los 6.000 euros.

La empresa debe guardar esos registro durante un periodo de cuatro años. Y deberán facilitárselo a la Seguridad Social, Inspección de trabajo o a los trabajadores que lo soliciten.

Desconexión digital

Uno de los derechos digitales recogidos en la LOPDGDD es el derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral.

Esto supone que los trabajadores tienen derecho a desconectarse de cualquier dispositivo digital en sus periodos de descanso del trabajo o de vacaciones. La finalidad es garantizar la intimidad de los trabajadores y mejorar la conciliación personal y familiar.

La empresa tiene la obligación de elaborar, junto con los representantes de los trabajadores, una política interna de desconexión digital donde especificará las medidas que llevará a cabo para garantizar ese derecho. También debe incluir actividades formativas dirigidas a los trabajadores sobre una utilización responsable de los dispositivos digitales.

3. Ex-trabajadores

Una vez finalizada la relación laborar, el empresario sigue teniendo una serie de obligaciones respecto a los datos personales de su ex trabajador.

Conservación de datos personales

La LOPD establece que los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

No obstante, podrán conservarse durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato. O de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado. Una vez cumplido ese período, los datos sólo podrán ser conservados previa disociación de los mismos.

Eliminar accesos a datos de la empresa

Al finalizar la relación laboral se debe modificar o eliminar al usuario de las cuentas corporativas, servicios, aplicaciones y canales que habitualmente utiliza la empresa para que sus trabajadores puedan operar en conjunto. Es frecuente que durante cierto tiempo nos interese, por ejemplo, acceder al correo del antiguo empleado. En éste caso únicamente debemos modificar la contraseña.

Obligaciones de los empleados

Los trabajadores también tienen una serie de obligaciones en materia de Protección de Datos, entre las que están:

  • Conocer la privacidad de todos los datos que manejan y, por lo tanto, su obligación de mantener el secreto de dicha información.
  • Hacer uso de los datos únicamente para los fines para los cuales han sido recabados.
  • No divulgar las contraseñas de que dispongan para acceder tanto a los sistemas informáticos como a los ficheros que contengan datos de carácter personal.
  • Solicitar las autorizaciones necesarias para el tratamiento de dichos datos siempre que se refieran a salidas o entradas de soportes informáticos
  • No utilizar con fines privados los sistemas informáticos de la empresa, sin autorización del empresario.

Nóminas y LOPD

Al igual que con el resto de datos personales de los empleados, es necesario que la empresa cumpla el principio de responsabilidad activa a la hora de gestionar las nóminas.

Esto significa que debe demostrar que está aplicando las medidas de seguridad adecuadas para proteger esos datos como: pseudonimización o minimización de los datos, cifrado o limitación del acceso.

Es decir, debemos garantizar que no existen accesos a esos datos por personas no autorizadas, que los datos no pueden modificarse sin autorización y que podemos acceder a ellos cuando lo necesitemos.

Lo normal es que la mayoría de las empresas tenga externalizado el servicio de gestión de nóminas. En ese caso está obligada a firmar con la empresa encargada de prestar ese servicio el correspondiente contrato de encargo del tratamiento. A través de ese contrato se asegura de que ese tercero va a aplicar las medidas de seguridad necesarias para proteger esos datos y los demás requisitos exigidos por la normativa de Protección de Datos (Registro de actividades de tratamiento, análisis de riesgos, notificación de brechas de seguridad, etc.).

Envío de nóminas por email

Siempre ha existido polémica sobre la solicitud por parte de la empresa del teléfono móvil y correo electrónico del trabajador.

Hay varias sentencias de nuestros tribunales en las que se considera que esos datos no son necesarios para la realización del contrato y la prestación de sus servicios por los empleados. Y se considera abusiva la cláusula del contrato que obligue a facilitar esos datos.

Para poder enviar al trabajador la nómina a través de email es necesario que este haya dado su consentimiento expreso para ello.

Sin embargo, en este ámbito laboral, debido a la situación de desigualdad en la que se encuentra en trabajador respecto al empresario, en varios informes de la AEPD y del Comité europeo de Protección de datos se ha considerado insuficiente ese consentimiento. Se considera que no existe el requisito de la libertad, exigido por el RGPD para un consentimiento válido.

Por tanto, para considerar válido el consentimiento del empleado para tratar su correo electrónico personal para enviarle las nóminas, la empresa debe facilitarle otro medio alternativo para el envío de esas nóminas que no supongan el tratamiento de su email.

Sanciones

Con el Reglamento General de Protección de Datos las cuantías de las sanciones por incumplimiento de la norma crecen, pudiendo llegar a los 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual (no se excluye de las multas a las Administraciones Públicas, aunque los Estados Miembros pueden acordarlo así).

El nuevo RGPD, en su título VIII, prevé una serie de cambios muy relevantes en el campo del régimen sancionador persiguiendo la protección efectiva de los datos de carácter personal, reforzando y especificando tanto los derechos de los interesados como las obligaciones de aquellas entidades y empresas que traten datos personales.

Preguntas frecuentes

Modelos

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