Guía para implementar el teletrabajo en la empresa

La irrupción de la pandemia de coronavirus o Covid-19 trajo como consecuencia el que muchas empresas se vieran obligadas a implementar el teletrabajo de forma rápida y, en muchas ocasiones, sin tener en cuenta las necesidades que el trabajo a distancia implica. Por ello hemos elaborado una guía del teletrabajo, para explicar cómo implementarlo en la empresa con todas las garantías de seguridad y de acuerdo a la normativa vigente.

¿Qué es el teletrabajo?

Antes de adentrarnos en esta guía para la implementación del teletrabajo, veamos la definición de teletrabajo; se trata de aquella actividad profesional que el trabajador realiza fuera de las instalaciones de la empresa, pudiendo hacerlo tanto desde el propio domicilio o desde cualquier otro logar acordado entre el empleado y empresario, utilizando para ello equipos o sistemas informáticos y telemáticos.

Además, para considerar la actividad como teletrabajo en España es necesario que al menos el 30% de la jornada laboral se realice a distancia, durante un período mínimo de tres meses, tal y como recoge la nueva Ley del Teletrabajo.

En esta ley también se estipula que el teletrabajo es siempre de carácter voluntario, tanto para la empresa como para el trabajador. Es también reversible. Y siempre debe haber un acuerdo firmado entre trabajador y empresa donde queden recogidas las obligaciones y condiciones del trabajo a distancia para ambas partes.

¿Porqué debería implementar el teletrabajo en mi empresa?

Hasta la llegada del Covid-19, el teletrabajo es prácticamente una «ballena blanca» en España, sabíamos que existía esta modalidad de trabajo, pero era tan poco usada, que ni siquiera estaba regulada (recordamos que la actual Ley del Teletrabajo se aprobó en octubre de 2020) y solo se mencionaba en el artículo 38.4 del Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, en otros países si que ha sido un práctica más habitual desde hace unos años. Pero aquí se desconfiaba (y se sigue desconfiando) de dejar a los trabajadores prestar sus servicios desde sus casas (o el lugar que ellos escojan), puesto que se cree que no se tiene un control directo sobre el desempeño del trabajador, pero nada más lejos de la realidad.

Actualmente, y como veremos más adelante, existen muchas herramientas para medir y controlar la productividad del teletrabajador y asegurarnos de que cumple con sus funciones, aún cuando no esté en el centro de trabajo.

Así que, aparte de las circunstancias forzosas provocadas por el Covid-19, hay una serie de razones por las que deberíamos considerar implementar el teletrabajo en la empresa.

Para empezar, teletrabajo y conciliación pueden (y deben) ir de la mano, y esto a su vez incide en la reducción del absentismo laboral. Además, el teletrabajo contribuye a tener trabajadores más motivados y, por tanto, un aumento de la productividad. Pero también repercute en la reducción de costes para la empresa, como por ejemplo en el suministro eléctrico o el alquiler de oficinas. Estas son solo algunas de las razones y beneficios del teletrabajo, pero vamos a ver más en el siguiente epígrafe.

Ventajas y desventajas del teletrabajo

Pero antes de tomar cualquier decisión respecto a implementar o no el teletrabajo en la empresa, es necesario ver sus pros y contras y analizar hasta qué punto nos interesa adoptar esta modalidad de trabajo para una parte o toda la plantilla (teniendo en cuenta que no todas las actividades laborales se prestan al teletrabajo).

Ventajas

Las principales ventajas del teletrabajo son las siguientes:

• Permite una mayor flexibilidad horaria, lo que contribuye a facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar, y a reducir el estrés. Todo esto repercute en una mejor calidad de vida para el teletrabajador.
• El trabajador pierde mucho menos tiempo en desplazamientos y ahorra gastos de transporte.
• Aumenta la motivación del trabajador y contribuye a reducir el absentismo y aumentar la productividad.
• Reduce los costes de la empresa.
• Mejora la logística y el aprovechamiento del espacio en la oficina.
• Contribuye a descongestionar las vías de circulación y a reducir la contaminación provocada por los vehículos privados y los medios de transporte públicos.
• Abre la posibilidad de contratar talento fuera del país.
• Ayuda a retener el talento en la empresa.

Desventajas

Por su parte, las principales desventajas del teletrabajo son las siguientes:

• Aumenta el sedentarismo y puede provocar algunos problemas físicos, como dolores de espalda, de rodillas, cervicales, de estómago, fatiga visual, etc.
• La libertad de horarios puede ser contraproducente en dos sentidos. Por una parte, aumenta el riesgo de no desconectar y trabajar durante más horas de las necesarias. Pero también podría causar el efecto contrario y provocar que el empleado aproveche esa libertad para trabajar menos horas de las estipuladas.
• Puede provocar un aumento del aislamiento laboral, disminuir las relaciones interpersonales y dificultar la identificación del empleado con la empresa.
• Resulta más complejo controlar y evaluar el rendimiento de los empleados.
• Es susceptible de aumentar la brecha tecnológica u de acceso a las Tecnologías de la Información.

Modalidades de teletrabajo

Hasta la entrada en vigor de la Ley del Teletrabajo, podíamos hablar de tres tipos de modalidades de teletrabajo:

• Teletrabajo desde casa o domicilio cuando el empleado desempeña su actividad profesional desde su casa de manera regular.
• Teletrabajo en telecentro cuando la actividad profesional se realiza desde una oficina habilitada por la empresa, pero que no se corresponde con el centro de trabajo habitual (en este caso hay que señalar que no estaríamos hablando de teletrabajo como lo regula actualmente la ley).
• Trabajo móvil cuando se combinaba la actividad en el centro de trabajo unos días y otros en el domicilio.

Con la actual ley, se distingue entre dos tipos de teletrabajo:

• El trabajo a distancia sería aquella actividad que el trabajador realiza de forma regular desde su domicilio o desde otro lugar elegido.
• El teletrabajo consiste en el trabajo a distancia realizado de forma exclusiva o prevalente por el trabajador, por medio de equipos o sistemas informáticos y telemáticos.

Pasos para aplicar el teletrabajo en una empresa

Ahora que tenemos un poco más claro qué es el teletrabajo, veamos qué pasos debemos seguir para aplicarlo en la empresa con todas las garantías que exige la ley, empezando por la firma del acuerdo o contrato de trabajo que exige actualmente la normativa y donde se establecen las condiciones para trabajador y empresa (aquí podéis descargar un modelo del acuerdo de teletrabajo).

Además, como hemos dicho, el teletrabajo es voluntario y en ningún caso debe imponerse de forma unilateral por ninguna de las partes. El empresario puede ofrecer esta modalidad de trabajo y el empleado aceptarla o no, sin que pueda haber consecuencias de ningún tipo (es decir, negarse a teletrabajar no puede ser motivo de despido). Por su parte, el empleado podrá solicitar el teletrabajo a la empresa y esperar la respuesta de esta; hay que tener en cuenta que hay determinadas circunstancias en las que si la empresa si niega, debe justificar motivadamente dicha negativa, nos referimos especialmente a casos donde las circunstancias del trabajador le permitan acogerse a esta modalidad de trabajo, como por ejemplo, exista el cuidado de menores o dependiente.

En cuanto a material de prevención de riesgos laborales, los teletrabajadores pueden solicitar una evaluación del área de trabajo que tengan en su domicilio o realizar ellos mismos una autoevalución con un cuestionario creado para el teletrabajo.

Aparte del acuerdo y la autoevalución, hay otras consideraciones o requisitos que se deben tener en cuenta si queremos que la implementación del teletrabajo como modalidad sea un éxito para la empresa.

Definir los objetivos

Si queremos poder controlar el desempeño de las funciones del teletrabajador, es imprescindible definir unos objetivos a alcanzar en período de tiempo específico o aproximado, puesto que así podremos medir y cuantificar su consecución y, por tanto, valorar la productividad del empleado a distancia.

Además, unos objetivos definidos ayudarán a que un trabajador lejos de la oficina pueda gestionar mejor sus tiempos en función de su carga de trabajo.

Define los canales de comunicación

La comunicación con el teletrabajador es fundamental, puesto que será la única forma de interactuar con él con regularidad (especialmente en aquellos casos en los que el empleado desempeña todo su horario en remoto). Así que se deben definir claramente los canales de comunicación que se emplearán (teléfono, videollamada, email…) y los horarios en los que se producirán esas comunicaciones «obligatorias», incluso establecer, en la medida de lo posible qué día y a qué hora se realizarán las reuniones de equipo.

Formación a empleados

La empresa debe formar a los empleados que teletrabajarán en el uso de las herramientas necesarias para desempeñar su actividad laboral, así como para comunicarse con la empresa.

En ese sentido, también se debe ofrecer el mismo tipo de formación dentro de la empresa tanto a empleados a distancia como a los empleados presenciales.

Establece herramientas de control

Para poder medir la productividad de los teletrabajadores y su desempeño es necesario implementar herramientas de control, que estos deben conocer, para poder «monitorear» que los empleados a distancia cumplen con sus obligaciones. Actualmente existen una gran variedad de este tipo de herramientas (os hablaremos de algunas de ellas más adelante), que no solo sirven para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo entre teletrabajadores y empleados presenciales, sino también para poder controlar que se cumplen objetivos y tiempos.

Facilitar el equipo necesario

La ley establece que la empresa tiene la obligación proporcionar a los teletrabajadores todos los equipos, herramientas o medios necesarios para cumplir con su actividad laboral, así como de realizar el mantenimiento necesario para garantizar su buen funcionamiento.

Mejorar la seguridad

La seguridad informática en el teletrabajo es fundamental para las empresas; evidentemente es mucho más «fácil» controlar la seguridad de los equipos y la red interna del centro de trabajo, que aquellos terminales que están en casa de los trabajadores, especialmente si usan equipos propios. Por ello hay que poner especial atención a las medidas de seguridad que todos los teletrabajadores deben contemplar a la hora de trabajar a distancia (antivirus, firewalls, VPN, antispy, etc.).

Lo más recomendable es redactar un guía con las medidas de ciberseguridad de la empresa y un protocolo en el que se explique qué se debe hacer en caso de ser víctimas de un ciberataque que pueda afectar a información o documentación de la empresa (el CCN-CERT publicó su propia guía al respecto, que os puede servir de ayuda: Medidas de seguridad para acceso remoto).

Es importante tener en cuenta que la ley dice que no se puede obligar a un trabajador a distancia a instalar ningún software en sus equipos privados, por lo tanto, una forma de asegurar esa mejora de la seguridad, es proporcionar los equipos a los empleados y que estos cuenten las correspondientes medidas de seguridad instaladas.

Supervisión periódica

Que un trabajador no se encuentre en el centro de trabajo, no tiene por qué implicar que no se le pueda supervisar, puesto que existen herramientas (como veremos más adelante) con las que el empleador o responsable directo del teletrabajador podrá llevar un control sobre las tareas y objetivos que completa este último.

La supervisión periódica es necesaria para asegurarnos, por un lado, que los niveles de productividad se mantienen, y por otro, que el trabajador no está teniendo problemas con alguna tarea determinada.

En este sentido, también es necesario llevar un control horario que permita registrar la jornada laboral (sigue siendo igual de obligatorio para empleado presencial como para el empleado a distancia). De esa forma podremos asegurarnos de que el teletrabajador respeta los horarios acordados; para ello se puede recurrir a aplicaciones o soluciones web de control de la hora.

El teletrabajo y la protección de datos

Todavía no existe una normativa específica para la protección de datos con respecto al teletrabajo, por lo que se debe aplicar la legislación vigente, es decir, lo que dicen la LOPDGDD y el RGPD al respecto, teniendo en cuenta las particularidades propias del trabajo a distancia y las medidas de seguridad necesarias para evitar la filtración de información personal.

Si los teletrabajadores van a tener acceso o manejar datos personales en el desempeño de su labor, será necesario realizar un análisis de riesgo y una evaluación de impacto para determinar si se deben tomar o implementar nuevas medidas de seguridad que eviten posibles brechas de seguridad o si se deben mejorar las ya existentes.

Herramientas para implantar el trabajo a distancia con garantías

Implementar el teletrabajo en una empresa supone, como hemos ido adelantando, una serie de riesgos para la seguridad y desafíos para el control de los trabajadores, que la empresa debe minimizar en la medida de lo posible y afrontar para no perder productividad.

Actualmente existen muchas herramientas online y offline que podremos utilizar tanto para mejorar y potenciar la seguridad de los equipos y las conexiones, como para llevar a cabo la monitorización de los empleados a distancia (siempre dentro de los límites legales que marcan la ley y los derechos fundamentales.

Para la comunicación entre equipos

Cuando los miembros de un equipo de trabajo no se encuentran en la misma localización física, es necesario emplear herramientas que faciliten la comunicación entre ellos. Recurrir al correo electrónico no es una buena solución, puesto que lo que se necesita es una comunicación instantánea y ágil, por lo que los más recomendable es utilizar aplicaciones tipo chat.

Los chats han cambiado con los años y aunque se siguen basando en el envío de textos cortos y la posibilidad de mantener conversaciones con bastante normalidad, en la actualidad se complementan con la posibilidad de realizar videollamdas, que nos permitirán realizar conservaciones de voz entre los miembros del equipo cuando sea necesario.

• Entre las herramientas de chat más usadas tenemos Slack, Hangouts o Discord.

Para tener unas reuniones productivas

Sin embargo, para determinadas necesidades, como las reuniones de equipos, los chats pueden quedarse cortos o resultar insuficientes. Para poder hacer reuniones productivas se puede recurrir a herramientas que permiten realizar reuniones virtuales a las que pueden conectarse un gran número de participantes. Además, estas herramientas permiten compartir pantalla, tener turnos de palabra, cuentan con opciones de moderación, compartir documentos, etc.

• Entre las diferentes opciones que podemos encontrar, destacan aplicaciones como Meet (Google), Zoom o WebEx.

Para el soporte del trabajo en casa

Es más que probable que los teletrabajadores, especialmente aquellos que combinan la asistencia al centro de trabajo con jornadas de trabajo a distancia, necesiten acceder sus ordenadores en la oficina, por lo que existen programas que escritorio remoto que les permitirán acceder a la información, documentación y herramientas que sus equipos del centro de trabajo contengan, sin necesidad de tener que usar unidades de memoria externa para poder acceder a la información.

• Ejemplos de este tipo de programas son TeamViewer o LogmeIn.

En este sentido, también es interesante considera el Software SaaS o software as service; se trata de un servicio en el que el soporte, los datos y las plataformas que se van a utilizar se alojan en los servidores de una empresa externa de prestación de servicios de la información. Dicho de otra manera, no tendrás que instalar o descargar ningún programa, ya que accederás a ellos a través de un proveedor.

Las ventajas que tienen son innumerables. Puedes adaptar los servicios a las necesidades de la empresa, acceder a ellos en cualquier momento, evitar fallos que pongan en riesgo toda tu operativa, etc.

• Ejemplos de SaaS: Azure, SAP.

Para la gestión de proyectos

¿Creías que porque tus empleados trabajan a distancia no ibas a poder llevar un control de los proyectos? Pues te equivocabas.

Las plataformas de gestión de proyectos te permiten crear equipos de trabajo, asignar tareas, ver su avance, comunicarte en directo con los empleados y muchas otras funciones. En todo momento sabrás quién está haciendo qué.

• Entre las mejores herramientas para la gestión de proyectos están Asana, Trello o Microsoft Teams (que estuvo disponible de forma gratuita durante 6 meses con motivo del Coronavirus).

Para almacenar la información y enviar archivos

En muchas ocasiones los empleados a distancia necesitarán almacenar o enviar archivos a otros compañeros o para consultar información. Aunque la capacidad para transferir archivos de los emails ha crecido en los años, no son la mejor opción para este tipo de acciones, ya que existen herramientas de almacenamiento y transferencia de archivos en la nube, que cuentan con todas las garantías de seguridad, con las que podremos no solo guardar archivos, sino compartirlos de manera sencilla con el resto del equipo.

Dentro de este tipo de aplicaciones tenemos Dropbox, One Drive, Google Drive, WeTransfer o, para los usuarios de Mac, iCloud.

Herramientas anti-malware

Los equipos de la empresa deben estar actualizados y disponer de los últimos parches de seguridad. También hay que contar con un software antivirus profesional que permita las conexiones seguras desde fuera de la red local.

Todo ellos es vital para protegerse de virus, troyanos, gusanos, spyware, phishing y muchas otras formas de ciberataques.

• Si quieres descargar un buen anti-malware, estos no te van a defraudar: Malwarebytes, Bitdefender, Avira, ESET, Norton360, AVG, Panda, Kaspersky, etc.

Programas de control horario

Un software de control horario es una herramienta que permite a los trabajadores fichar desde su ordenador o dispositivo móvil. Para el empresario también ofrece numerosas ventajas, la más evidente saber si un empleado está trabajando en su horario laboral o está dedicándose a otras cosas.

Además, los programas de control de horas actuales cuentan con muchas más funcionalidades, como calendario de trabajo, control de horas trabajadas al mes, alertas por retrasos y un largo etcétera.

• Entre los software de control de horas más recomendados están Sage, Bizneo o Woofu.

Redes Virtuales Privadas o VPN

Una red virtual privada o VPN permite crear una red local sin que los elementos que la integran tengan que estar conectados físicamente entre sí. Es decir, no se necesita un ordenador, tablet o teléfono conectado a un módem. Al contrario, en este caso los dispositivos se conectan a través de Internet en una red virtual, lo que permite crear una red local, pero accesible a equipos de cualquier parte del mundo (siempre que se les haya concedido acceso).

Estas redes permiten esconder la identidad tras un servidor virtual, asegurar las conexiones en línea y conectarse a redes Wi-Fi de forma segura. Además, permiten el acceso remoto, por lo que son una de las mejores soluciones para implantar el teletrabajo.

• Algunas de las mejores VPN para teletrabajar: NordVPN, ExpressVPN, CyberGhost.

Ejemplo de empresas que trabajan cien por cien en remoto desde hace tiempo

Al comienzo dijimos que en España, el teletrabajo apenas se usaba hasta la llegada del Covid-19, sin embargo, en otros países del mundo, lleva siendo una realidad desde hace tiempo. A continuación vamos a ver el ejemplo de algunas empresas que trabajar completamente en remoto desde hace tiempo:

• Si tenemos que hablar de una empresa cuyos empleados trabajan cien por cien en remoto, esa es Automattic. Es la compañía detrás de WordPress, VaultPress o Cloudup, ni siquiera cuenta con un centro de trabajo físico y sus más de 600 empleados alrededor de todo el mundo trabajan a distancia.
• GitLab es un nombre conocido para los desarrolladores de software, esta empresa, que permite crear, revisar, gestionar y compartir proyectos colaborativos de software, funciona a través del trabajo a distancia con empleados reclutados en diferentes partes del mundo.
• BeBanjo es una compañía con sede en Madrid que está enfocada al sector de servicios de vídeo bajo demanda. Tiene oficinas físicas, pero es posible trabajar completamente a distancia con ellos.
• Zappier es una empresa dedicada a la integración y automatización de las aplicaciones. Tiene centros de trabajo físicos, pero también promueve el teletrabajo contratando a trabajadores a distancia, con independencia de su localización geográfica.
• Aha! se dedica al software de mapas de productos para empresas. Como otros de los ejemplos mencionados, tiene una sede central localizada en California, pero está abierta a contratar a empleados a distancia (en este caso, dentro de EE.UU.).

Empresas que han implantado el teletrabajo por causas de fuerza mayor

La situación respecto a la epidemia del Coronavirus ha obligado a muchas empresas a tener que adoptar la modalidad de teletrabajo. Muchas compañías enviaron a trabajar desde casa a sus empleados durante el estado la alarma y, aunque algunas han vuelto a abrir los centros de trabajo y reincorporado a parte de la plantilla, aún hay empresas que siguen recurriendo al teletrabajo para mantenerse funcionando. Además, hay que tener en cuenta que la nueva ley del teletrabajo no se aplica de la misma forma para estas empresas que han recurrido a esta modalidad por causa de fuerza mayor, quedando sujetas a la normativa laboral ordinaria.

Algunos ejemplos de empresas que adoptaron el teletrabajo por causa de fuerza mayor durante el confinamiento fueron:

• Telefónica envío a trabajar desde casa a un 95% de su plantilla aproximadamente.
• El BBVA mantuvo a 86.000 empleados en trabajo a distancia.
• Aunque el Banco Santander mantuvo abiertas oficinas, durante el pico de la pandemia llegó a tener a 112.000 empleados teletrabajando.
• Endesa tuvo al 67% de su plantilla en modalidad de teletrabajo y les permitió ir a la oficina para recoger los equipos necesarios para el desarrollo de sus funciones a distancia.
• El 90% de la plantilla optaron por el teletrabajo en Indra durante los días de confinamiento.
• Aunque AENA tuvo que mantener personal presencial en aeropuertos, 3.2000 de sus empleados pudieron trabajar desde casa.

¿Qué te ha parecido está guía sobre el teletrabajo? ¿Crees que puedes poner en práctica estos consejos en tu empresa? Te aseguramos que no es tan difícil y, lo mejor de todo, es que puede ser beneficioso para los trabajadores y , por extensión, para los empresarios.