Con la expansión del Coronavirus o Covid-19 muchas empresas se están viendo obligadas a implementar el teletrabajo. Esta fórmula de trabajo ofrece muchas ventajas a valorar, pero también supone ciertos riesgos para el empresario. ¿Cómo adaptarse a esta modalidad? ¿Qué medidas se pueden tomar para que teletrabajar sea una solución y no un problema?

guia de teletrabajo

¿Qué se considera teletrabajo?

Se denomina teletrabajo a la actividad profesional que el trabajador realiza fuera de las instalaciones de la empresa. La prestación del servicio se puede realizar desde el propio domicilio del empleado, o desde otro lugar acordado entre empleado y empresario.

El trabajo a distancia es una modalidad flexible de organización empresarial que en España es cada vez más frecuente, sobre todo en grandes empresas. Sin embargo, todavía queda mucho para llegar a los niveles de otros países como Suecia, en el que el 50% de las personas trabajan desde casa.

Para las pequeñas empresas la implantación del teletrabajo puede resultar complicada, ya que en muchos casos carecen de los medios técnicos y organizativos para adaptarse a esta modalidad. Por ello, en esta guía te contamos qué medidas puedes adoptar si quieres apostar por esta fórmula de trabajo.

El teletrabajo en el Estatuto de Trabajadores

La normativa sobre teletrabajo está recogida en el Estatuto de los Trabajadores. En concreto, el artículo 38.4 señala que «las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa».

Coronavirus o teletrabajar por causas de fuerza mayor

La situación respecto a la epidemia del Coronavirus ha obligado a muchas empresas a tener que adoptar la modalidad de teletrabajo.

Una de las causas ha sido por la propia decisión de los trabajadores, que no quieren poner en riesgo su salud.

Por otro lado, también es una decisión importante para las empresa, para proteger a sus trabajadores y evitar posibles contagios dentro de la empresa.

Imagina que tienes una empresa y que la mayoría de tus empleados contraen la enfermedad por no haber tomado las precauciones adecuadas. ¿Cómo evitar que el rendimiento caiga a niveles mínimos?

Lo que hay que hacer es prevenir antes de curar. Es necesario tomar las medidas pertinentes para evitar que la empresa se vea afectada por situaciones de emergencia como esta. Y una de las soluciones es el teletrabajo.

Muchos empresarios no se fían de esta fórmula, ya que no se fían de sus empleados o creen que el rendimiento va a bajar. Sin embargo, los datos dicen que las empresas que apuestan por el teletrabajo obtienen incluso mejores resultados.

Eso sí, hay que seguir una serie de pautas y consejos para que el paso de la modalidad presencial al teletrabajo no sea traumática. Sigue leyendo para saber cómo adaptar una empresa a esta forma de trabajar.

¿Cuándo puede solicitar el teletrabajo un empleado?

Una de las razones por las que un empleado puede solicitar teletrabajo es, precisamente, que se hayan dado circunstancias que pongan en peligro su salud o seguridad. En casos como este, el empresario no podría negarse a concederle ese permiso, aunque sea temporalmente, salvo que quiera arriesgarse a una demanda.

Por otro lado, el trabajador también tiene derecho a pedir el teletrabajo para conciliar su vida familiar y laboral.

La normativa establece que la petición del empleado debe ser proporcional a su situación y la de la empresa. Es decir, si un empleado trabaja de forma presencial no puede solicitar hacerlo desde casa sin una razón que lo justifique.

Sea cual sea la respuesta como empresario, es necesario argumentarla y justificarla, tanto si es afirmativa como negativa.

Por otro lado, hay que tener en cuenta un detalle. NO es lo mismo teletrabajo que trabajo a distancia. El trabajo a distancia no puede imponerse de forma unilateral por el empresario. En cambio, el teletrabajo sí. Por ejemplo, en el caso del Coronavirus la empresa puede decidir enviar a todos sus empleados a trabajar desde casa para evitar riesgos.

Acordar las condiciones de teletrabajo

La ley del teletrabajo en España estable que trabajador y empresa deben firmar un acuerdo de teletrabajo en el que se recogerán las condiciones del mismo, aunque hay que tener en cuenta algunas consideraciones.

En caso de que el teletrabajo sea una situación temporal, es posible que no haga falta acordar ningunas condiciones, y se podrá seguir manteniendo las que ya existían.

En el caso de que se trate de una nueva contratación, habrá que formalizar un contrato por escrito en el que se definan los derechos y obligaciones de empresa y trabajador.

Una de las cláusulas deberá indicar explícitamente que la modalidad de contratación es el teletrabajo, además de indicar el lugar desde la que se realizará la prestación del servicio.

Seguridad digital y teletrabajo

Si vas a apostar por el teletrabajo en tu empresa, debes tener en cuenta que has de tomar ciertas medidas de seguridad especiales. En esta modalidad de trabajo, los empleados utilizan sus propios equipos, dispositivos y redes, por lo que existen más riesgos para la seguridad. Por ejemplo, imagina que un empleado descarga un archivo desde su casa que tiene un virus e infecta los servidores de la empresa.

¿Cómo se puede garantizar la seguridad de los equipos digitales y electrónicos en el teletrabajo?

Redes Virtuales Privadas o VPN

Una red virtual privada o VPN permite crear una red local sin que los elementos que la integran tengan que estar conectados físicamente entre sí. Es decir, no se necesita un ordenador, tablet o teléfono conectado a un módem. Al contrario, en este caso los dispositivos se conectan a través de internet en una red virtual, lo que permite crear una red local, pero accesible a equipos de cualquier parte del mundo (siempre que se les haya concedido acceso).

Estas redes permiten esconder la identidad tras un servidor virtual, asegurar las conexiones en línea y conectarse a redes Wi-Fi de forma segura. Además, permiten el acceso remoto, por lo que son una de las mejores soluciones para implantar el teletrabajo.

  • *Algunas de las mejores VPN para teletrabajar: NordVPN, ExpressVPN, CyberGhost.

Protocolos de seguridad inalámbrica

Hasta hace poco se hablaba del Bring Your Own Device (BYOD), o «trae tu propio dispositivo«, entendido este como la práctica de que cada empleado lleve sus propios dispositivos a la oficina.

Sin embargo, con el aumento del teletrabajo se está avanzando hacia el Use Your Own Device (UYOD) o «usa tu propio dispositivo«, es decir, que el usuario trabaje con su propio dispositivo, pero fuera del centro de trabajo.

Obviamente, dejar que el trabajador utilice su propio ordenador o teléfono móvil y se conecte a través de redes inalámbricas sin ningún tipo de control supondría un gran riesgo. Pero ahí es donde un empresario debe saber tomar medidas.

Una de las más recomendables es contar con un protocolo de seguridad inalámbrica, como es WPA2-Enterprise, el cual permite cifrar la información de tres formas distintas: información en tránsito, autentificación de usuario y de red.

Herramientas anti-malware

Los equipos de la empresa deben estar actualizados y disponer de los últimos parches de seguridad. También hay que contar con un software antivirus profesional que permita las conexiones seguras desde fuera de la red local.

Todo ellos es vital para protegerse de virus, troyanos, gusanos, spyware, phishing y muchas otras formas de ciberataques.

  • *Si quieres descargar un buen anti-malware, estos no te van a defraudar: Malwarebytes, Bitdefender, Avira, ESET, Norton360, AVG, Panda, Kaspersky, etc.

Software y apps para el trabajo a distancia

Al no estar en contacto directo con los trabajadores, necesitarás herramientas que te ayuden a llevar un control a distancia. Ningún problema, hoy en día tienes cantidad de programas y aplicaciones para ello.

Programas de control horario

Un software de control horario es una herramienta que permite a los trabajadores fichar desde su ordenador o dispositivo móvil. Para el empresario también ofrece numerosas ventajas, la más evidente saber si un empleado está trabajando en su horario laboral o está dedicándose a otras cosas.

Además, los programas de control de horas actuales cuentan con muchas más funcionalidades, como calendario de trabajo, control de horas trabajadas al mes, alertas por retrasos y un largo etcétera.

  • *Entre los software de control de horas más recomendados están Sage, Bizneo o Woofu.

Programas de gestión de proyectos

¿Creías que porque tus empleados trabajan a distancia no ibas a poder llevar un control de los proyectos? Pues te equivocabas.

Las plataformas de gestión de proyectos te permiten crear equipos de trabajo, asignar tareas, ver su avance, comunicarte en directo con los empleados y muchas otras funciones. En todo momento sabrás quién está haciendo qué.

  • *Entre las mejores herramientas para la gestión de proyectos están Asana, Trello o Slack.
  • *Microsoft ha anunciado que, con motivo del Coronavirus, su programa Microsoft Teams será gratuito durante 6 meses.

Software as a Service

Un Software SaaS o Software as a Service es un servicio en el que el soporte, los datos y las plataformas que se van a utilizar se alojan en los servidores de una empresa externa de prestación de servicios de la información. Dicho de otra manera, no tendrás que instalar o descargar ningún programa, ya que accederás a ellos a través de un proveedor.

Las ventajas que tienen son innumerables. Puedes adaptar los servicios a las necesidades de la empresa, acceder a ellos en cualquier momento, evitar fallos que pongan en riesgo toda tu operativa, etc.

  • *Ejemplos de SaaS: Azure, SAP.

Teletrabajo y protección de datos

¡Ojo! Una cosa que no te hemos dicho en el apartado sobre «acordar las condiciones de teletrabajo».

A la hora de establecer el acuerdo, el empresario es responsable de adoptar las medidas pertinentes para garantizar la protección de los datos. Esto incluye la elección de los programas utilizados por el trabajador para el desempeño de su actividad.

Por otro lado, también es obligación de la empresa informar al empleado sobre la normativa o legislación vigente sobre protección de datos, en este caso la LOPDGDD y el RGPD.

Asimismo, es necesario notificar al empleado acerca de cualquier limitación al utilizar los programas o software, así como las sanciones derivadas de su incumplimiento.

A su vez, el trabajador está obligado a mantener la confidencialidad y guardar secreto profesional sobre aquellos datos comunes a los que tenga acceso como resultado del teletrabajo.

Consejos para implementar el teletrabajo en una situación de emergencia social

Para terminar, te damos una serie de consejos que debes tener en cuenta a la hora de implantar el teletrabajo en la empresa:

  1. Definir los objetivos: han de ser observables y medibles. Por ejemplo, elaborar una lista de tareas y analizar periódicamente su cumplimiento.
  2. Apostar por la tecnología: ya te hemos comentado algunas herramientas que puedes usar para gestión de proyectos o control horario.
  3. Crear rutinas y dinámicas: poner en marcha protocolos que conozcan todos los miembros de la empresa y que se puedan aplicar para llevar una organización interna.
  4. Establecer canales de comunicación internos: a pesar de trabajar a distancia, hay que huir del aislamiento. Algo tan simple como decir «hola a todos» al empezar a trabajar ayuda a crear sensación de equipo, a saber que cada trabajador no trabaja por su cuenta.
  5. Formar a los empleados: deben conocer cómo funcionan las herramientas para sacarles el máximo partido.
  6. Usar herramientas de control: no se trata de espiar o vigilar constantemente a los teletrabajadores, sino de ayudarse de la tecnología para saber cuál es su rendimiento.
  7. Proporcionar el equipo necesario: el trabajador debe contar con el hardware y software necesario para desempeñar su trabajo de forma eficaz.
  8. Hacer hincapié en la seguridad digital: ya te hemos hablado sobre cómo maximizar la seguridad en el teletrabajo, por ejemplo con conexiones VPN o utilizando los protocolos de seguridad en redes inalámbricas.
  9. Respetar los derechos de los trabajadores: los empleados en modalidad de teletrabajo tienen los mismos derechos (salvo pluses de comida, o transporte, por ejemplo) que los trabajadores presenciales. Esto abarca a las vacaciones, permisos, jornadas de descanso, movilidad laboral, posibilidades de promoción interna, etc.
  10. Tener en cuenta la desconexión digital: los trabajadores tienen derecho a olvidarse de emails o llamadas de trabajo fuera de su jornada laboral.
  11. Respetar el derecho a la intimidad: adoptar mecanismos de control adecuados exclusivamente a la vigilancia del cumplimiento del trabajo.

¿Qué te ha parecido está guía sobre el teletrabajo? ¿Crees que puedes poner en práctica estos consejos en tu empresa? Te aseguramos que no es tan difícil y, lo mejor de todo, es que puede ser beneficioso para los trabajadores y , por extensión, para los empresarios.

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  1. Me parece bastante completa, pero agradecería información en el caso que la empresa te exija teletrabajo si tiene la obligación de facilitarle los dispositivos tecnologicos( movil, pc,,tablet,) que necesites

    1. Buenos días María Jesús, sí las empresas deben facilitar los dispositivos necesarios para realizar el teletrabajo.