Con el considerable aumento del teletrabajo y la formación online en todo el mundo debido a la pandemia del Covid-19, es fundamental para las empresas disponer de herramientas de colaboración para facilitar el trabajo de sus equipos.

Dentro de estas aplicaciones se incluye Microsoft Teams, un centro de colaboración que reúne las mejores herramientas de Microsoft en una sola página. Ya sea que estés trabajando con estudiantes en un proyecto grupal o trabajando con el personal en la empresa, los equipos de Microsoft pueden ayudarte a facilitar las conversaciones y el intercambio de archivos para que la colaboración sea un proceso continuo.

Esta herramienta fue lanzada por Microsoft en 2017 y actualmente miles de empresas usan sus servicios.

Analizamos aquí en qué consiste Microsoft Teams, para qué sirve y cómo utilizarlo.

¿Qué es Microsoft office 365 Teams y para que sirve?

Microsoft Teams es una gran pieza de software para trabajar en colaboración. No es solo una herramienta de reunión, sino una suite de colaboración totalmente integrada.

Existen muchos sistemas para realizar trabajo colaborativo pero MS Teams es una de las herramientas preferidas.

Se trata de un espacio de trabajo basado en el chat de Office 365 que se ha creado para conseguir una mejor colaboración y comunicación entre los distintos equipos de una empresa. La labor de colaboración se refuerza a través de la plataforma en la nube.

Esta herramienta, incluida en Office 365, tiene su base en un servicio en la nube desarrollado para facilitar la colaboración entre sus usuarios (Groups).

La utilidad de Microsoft Teams es facilitar esa cooperación entre equipos de trabajo al poder usar videoconferencias, chats, notas, planner, acceso a contenido y Microsoft online,

Funcionalidades de Microsoft Teams

El panel principal puede ser bastante intimidante, pero desglosaremos las partes importantes y lo que hacen.

  1. Actividad: aquí es donde se enumerarán cosas como «menciones» y actualizaciones importantes. Si estás en muchos equipos, este es un buen lugar para comenzar tu día.
  2. Chat: son conversaciones individuales o grupales. Si deseas hablar con un individuo o con un pequeño número de personas.
  3. Equipos: donde ocurre la mayor parte de la colaboración y donde probablemente deberían estar la mayoría de tus interacciones.
  4. Calendario: para reservar reuniones, verificar su horario y modificar sus RSVP. Todo se sincroniza con la vista de calendario de Outlook.
  5. Nuevo chat: un botón de gráfico nuevo de inicio rápido para comenzar a chatear con alguien nuevo.
  6. Barra de búsqueda: busca tus contactos, equipos, canales y agenda. También hay un montón de comandos de atajos que se pueden usar en esta barra para usuarios avanzados.
  7. Configuración de la cuenta: aquí puedes establecer tu estado de disponibilidad y la configuración de la aplicación, incluidas cámaras web y auriculares.

Chat de Microsoft Teams

La ventana de chat tiene muchas opciones y muchas herramientas eléctricas ocultas que pueden hacer que la experiencia de tus equipos sea mucho más útil.

  1. Opciones de formato para publicaciones, similares a las opciones básicas de formato en Word.
  2. Barra de herramientas inferior:
    1. Cuadro de composición Formatear / Contraer: alterna entre publicaciones básicas y opciones de formato más completas.
    2. Adjunta un archivo a la publicación desde la pestaña de archivos, su PC local o One Drive.
    3. Agrega un Emoji (caras sonrientes) a la publicación.
    4. Agrega imágenes animadas de GIF a la publicación. Estos son buenos y divertidos para los mensajes uno a uno, pero generalmente son una mala forma para las publicaciones del canal.
    5. Agrega una pegatina, similar a los Gif, úsala con moderación si es que la usas.
    6. Reunirse ahora, comienza una reunión en el canal de inmediato y alerta a todos los miembros del canal de que ha comenzado. Usa esto para cualquier reunión ad hoc.
    7. Stream, no lo uses a menos que sepas lo que estás haciendo.
    8. Los elogios son pegatinas cursi que puedes asignar a las personas.
  3. Enviar, publica tu mensaje en el canal.

Canales

Puedes estar en muchos equipos diferentes y todos pueden tener diferentes permisos y miembros. Dentro de un equipo hay canales. Piensa en los canales como temas. De esta manera, puedes organizar discusiones y archivos en áreas temáticas. Todos los equipos comienzan con un canal predeterminado de General.

Al hacer clic junto al nombre de tu equipo, puedes abrir el menú de administración del equipo. Administra el equipo agregando y eliminando miembros del equipo y estableciendo sus permisos.

También puedes agregar un nuevo canal y una persona a tu equipo, dejar el equipo, editar el nombre del equipo, la descripción y la visibilidad. Obtén un enlace para abrir el equipo para publicar en correos electrónicos. Agrega y elimina etiquetas del equipo.

La pestaña de publicaciones es donde aparecen los mensajes y las reuniones del canal.

La pestaña de archivos es donde los archivos y documentos se comparten en colaboración.

El canal wiki es para recopilar información en colaboración, un poco como una Wikipedia interna.

Configuraciones de canal:

  1. Las notificaciones de canal te permiten silenciar las notificaciones de lo que sucede en el grupo, esencial para canales de alta conversación.
  2. Administrar canal es para establecer permisos para quién puede publicar y si los mensajes son moderados.
  3. Obtener dirección de correo electrónico es para que puedas agregar la dirección de correo electrónico del canal a los correos electrónicos y se grabará una copia del mensaje en el canal.
  4. Connectors es una herramienta seria para usuarios avanzados, la mayoría de los usuarios no la usarán en absoluto, pero puede usarse para vincular canales con servicios y aplicaciones externos.

Reuniones en Teams

Las reuniones pueden iniciarse usando el sistema de chat, programadas usando el calendario o usando Meet Now en el canal, pero de cualquier forma que se inicien las herramientas son más o menos las mismas.

  1. Activa y desactiva tu cámara.
  2. Silencia y activa tu propio audio.
  3. Abre el panel para compartir (para compartir la pantalla).
  4. Abre el menú de configuración.
  5. Mostrar el chat de la reunión. Esto debe guardarse entre chats en el mismo canal, evento o grupo.
  6. Muestra a las personas que están o han sido invitadas al chat.
  7. Desconecta y cierra la reunión.

En el panel de compartir puedes:

  1. Compartir toda tu pantalla. Puedes elegir el monitor para compartir si tienes más de uno.
  2. Compartir una ventana para compartir una aplicación individual, no toda la pantalla.
  3. Ejecutar una presentación de diapositivas de PowerPoint en la reunión. Mucho mejor que compartir pantalla para este tipo de documentos.
  4. Compartir una pizarra permite un espacio de dibujo colaborativo para todos los participantes. Menos útil si no tienes una tableta de dibujo conectada a tu PC.

Los pasos para configurar una reunión son:

  • Mostrar y ocultar la configuración del dispositivo (se muestra)
  • Mostrar y ocultar notas de la reunión (una forma de tomar minutos)
  • Una nueva característica no disponible en todas las plataformas que te permite desenfocar el fondo de tu cámara para que las personas no vean lo que hay detrás de ti.
  • Comienza a grabar, esto está disponible en reuniones programadas y reúnete ahora. Registra la reunión como un archivo de vídeo que está disponible después de la reunión para las personas que pueden haberse perdido.
  • Selecciona el dispositivo de salida de audio.
  • Selecciona el dispositivo del micrófono.
  • Elije la cámara usada para vídeo.

    Aplicaciones externas

    Dentro del panel de Microsoft Teams es posible añadir otras aplicaciones externas que ofrezcan nuevas funciones. Esto proporcionará mayor diversidad al equipo.

    Dentro de esas aplicaciones externas están tableros de Trello, Power BI, Excel o documentos de Word.

    Opciones de Gestión

    Cada equipo debe tener un máximo de diez propietarios y estos son los que disponen de permisos para gestionar la herramienta. Pueden modificarse los roles de los usuarios o añadir nuevas personas al equipo.

    Pequeño tutorial Microsoft Teams

    Aquí os dejo un tutorial sobre cómo empezar a usar Microsoft Teams.

    ¿Cómo adquirirlo?

    Debes tener una licencia legal de Office 365 para poder utilizar Microsoft Teams. Además del Office 365, la herramienta está incluida en aplicaciones como Business Essentials, Educación, Business Premium y Enterprise E1, E3 y E5.

    Descargar Microsoft Teams (es gratis)

    En este enlace puedes descargar de forma completamente gratuita la herramienta Microsoft Teams.

    Microsoft teams vs slack ¿Qué opción es mejor?

    Al decidir sobre una de estas herramientas, debes preguntarte: ¿Cómo mejorará esta plataforma la forma en que trabajan tus trabajadores?

    Cuanto menos necesiten tus empleados para abandonar la plataforma, más podrán hacer. Como resultado, los equipos de Slack y Microsoft están repletos de características como integraciones, reuniones y capacidades de canal que permiten permanecer dentro de la plataforma y trabajar de manera eficiente.

    Integraciones

    Teams y Slack tienen toneladas de integraciones de bot y aplicaciones para mejorar la experiencia del usuario. Para el recuento de aplicaciones, Slack lo supera con más de 1,500 aplicaciones de terceros para que los usuarios elijan.

    Los equipos, por otro lado, se basan en la potente plataforma de Office 365 para proporcionar aplicaciones integradas y potentes, así como aplicaciones de terceros.

    En ambas plataformas, los usuarios pueden encontrar bots auxiliares como Slackbot para Slack y Who bot para equipos que pueden ayudar a responder tus preguntas.

    Muchos usuarios de Slack son grandes admiradores de Slackbot porque simplifica sus tareas. Esto incluye acceder y configurar recordatorios personales y responder preguntas sobre Slack como plataforma. La función es fácilmente accesible bajo sus mensajes directos.

    Para Teams, el bot Who está impulsado por Microsoft Graph y puede ayudar a los usuarios a encontrar información organizacional basada en nombres o temas.

    Dos aplicaciones notables exclusivas de Microsoft Teams son las aplicaciones gratuitas AVA y MyHub. AVA es un poderoso chatbot de respaldo que puede restaurar contenido perdido y eliminado dentro de Office 365, y MyHub es una aplicación de gobierno en la nube que permite a los usuarios aprovisionar espacios de trabajo en políticas. Estas aplicaciones pueden ayudar a los administradores a evitar gastos innecesarios y dar a los usuarios la autonomía para ayudarse a sí mismos.

    Reuniones

    Los equipos de Slack y Microsoft incluyen compartir audio y vídeo en línea. Pero Teams se creó con los años de experiencia de Microsoft que atienden a empresas grandes y pequeñas en colaboración con aplicaciones de comunicación, por lo que es natural que Teams vaya más allá con sus capacidades de reunión.

    Slack ofrece llamadas individuales en su versión gratuita que se actualiza a 15 participantes con capacidad para compartir pantalla cuando usa un plan pago.

    Con Teams, por otro lado, incluso con la versión gratuita puedes organizar reuniones con hasta 250 personas. Cuando se actualiza al plan de pago, puedes usar los eventos en vivo de Teams para organizar grandes reuniones, seminarios web y eventos de toda la empresa con hasta 10,000 asistentes dentro o fuera de tu organización.

    Microsoft Teams también incluye otras características ingeniosas, como grabaciones de reuniones, reuniones programadas, desenfoque de fondo y mi favorito personal, compartir pantalla … ¡sin tener que comenzar una reunión!

    Canales

    Slack y Teams están configurados para tener mensajes privados y canales a los que puede acceder fácilmente desde la barra lateral izquierda.

    En Microsoft Teams, la capacidad de crear un «Equipo» estructurado en la aplicación agrega capacidades adicionales de seguridad y gestión de datos al mejorar la estructura del contenido. Cuando creas un Equipo para cada departamento o proyecto, se crea un Grupo de Office 365 dedicado e integra el Equipo con las otras aplicaciones disponibles en Office 365.

    Estas integraciones incluyen un sitio de SharePoint, OneNote, Planner, página wiki, calendario grupal y dirección de correo electrónico de distribución. Sin mencionar que también puedes agregar canales privados, lo que agrega una barrera de seguridad para los subconjuntos de usuarios dentro del Equipo.

    En Slack, no puedes tener canales dentro de un canal. Actualmente, la única solución para esto es nombrar los canales de manera que reflejen los subcanales.

    Según Slack, no existe tal cosa como «demasiados canales». Sin embargo, la capacidad de crear un equipo y luego crear un canal dentro de ese equipo es una gran ventaja para los administradores. Sin esta capacidad, es mucho más difícil contener la expansión y la proliferación de grupos de colaboración en tu entorno.

    Seguridad y cumplimiento

    Una de las áreas en las que Microsoft Teams realmente destaca es en sus controles de administración y seguridad de datos.

    Microsoft Teams y Slack ofrecen cifrado de datos y certificación de cumplimiento, como ISO / IEC 27001, así como autenticación de dos factores. Sin embargo, Microsoft nos muestra cómo priorizan la seguridad de los datos con sus cuatro niveles de marcos de cumplimiento.

    Microsoft Teams se clasifica como compatible con el Nivel D, lo que significa que está al más alto nivel de compromiso de cumplimiento y todos sus servicios están habilitados de forma predeterminada.

    En caso de que eso no fuera suficiente, Microsoft Teams también proporciona controles de administración que son más extensos que cualquier otra plataforma.

    La modificación de los permisos de miembro, propietario, archivo y SharePoint son solo algunos ejemplos de cuán granulares pueden ser los controles. También hay controles de gobierno de datos y DLP disponibles que pueden aplicarse al contenido del chat y los archivos de Teams.

    Precios

    ¿Cuál de estas plataformas te dará la mejor inversión por tu dinero? Bueno, depende de lo que estés buscando.

    Por un lado, si eres una pequeña empresa o si estás buscando una prueba de manejo de la plataforma, tanto Slack como Teams ofrecen planes gratuitos muy generosos para comenzar.

    Sin embargo, los equipos grandes y en crecimiento sentirán rápidamente las limitaciones de estos planes.

    Para los planes de pago, el Plan Slack Standard, que actualmente tiene un precio de 6.67 dólares por usuario al mes, ofrece a los usuarios un historial de mensajes ilimitado e integraciones ilimitadas, con un almacenamiento de archivos de 10 GB por usuario. Con el plan, también obtiene colaboración externa y capacidades de seguridad.

    Para el plan de Microsoft Teams Business Essentials, que actualmente tiene un precio de 5.00 dólares por usuario al mes, los usuarios pueden disfrutar de 1 TB por usuario para el almacenamiento de archivos personales de OneDrive, archivos adjuntos en el chat y uso compartido de archivos dentro de equipos y canales. El plan también agrega capacidades de seguridad y cumplimiento y administración, así como servicios adicionales de Office 365 que incluyen SharePoint, Online, Yammer, Planner y Stream.

    Diferencias clave

    Como producto de Microsoft, la integración entre la plataforma Microsoft Teams y Office 365 es perfecta. No tienes que dejar la aplicación para trabajar en documentos de Word, diapositivas de PowerPoint o OneNotes, y no necesitas cargar y descargar tus archivos de vídeo y documentos para acceder a ellos.

    Cuando se trata de equipos de Microsoft, el énfasis recae en las necesidades de colaboración empresarial. Esto significa mayores medidas de seguridad y cumplimiento y una integración perfecta con las aplicaciones del espacio de trabajo.

    Dicho esto, a la gente le encanta usar Slack. Slack ha encabezado una nueva y divertida forma de colaborar en el lugar de trabajo a través de sus numerosas integraciones y características.

    Sin embargo, el mayor inconveniente de Slack es que no se integra inherentemente con ninguna capacidad fuera del almacenamiento de archivos y el chat. En consecuencia, las empresas deben pagar más por otras herramientas si desean editar u organizar contenido de colaboración o tener servicios de correo electrónico.

    Como resultado, las empresas a menudo se encuentran ahorrando dinero al mudarse a Microsoft Teams, ya que el plan más económico de Office 365 que incluye Teams sigue siendo más barato que el plan más barato de Slack.

    A partir de ahora, Slack y Microsoft Teams son las principales plataformas de colaboración de chat y su imagen es necesaria para un lugar de trabajo eficiente y moderno. Pero en esta batalla acalorada para ser la mejor plataforma, ¿cuál elegirás?

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