Cómo informar a los trabajadores sobre las normas de uso de internet y el correo electrónico corporativo

1814

anexo nóminaLa cuestión es de gran importancia en el ámbito empresarial si tenemos en cuenta que ante un procedimiento sancionador de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en ningún caso se puede responsabilizar al trabajador sobre la infracción cometida (la responsabilidad final no recae sobre la persona física) y que para poder acceder legalmente por parte del empresario al correo electrónico de los empleados es requisito imprescindible haber informado previamente de las normas de uso.

¿Cómo informar a los trabajadores sobre el uso de Internet y correo corporativo?

El empresario tiene derecho a implantar las medidas que estime adecuadas para controlar el trabajo de sus empleados, pero siempre y cuando no se vulneren los derechos fundamentales de los mismos. Por lo que en ningún caso esas medidas pueden ir destinadas a “cotillear” sobre la vida privada de los trabajadores.

Es por tanto una materia que afecta de lleno al posible acceso que el empleador pueda necesitar realizar en el futuro a los datos almacenados en los equipos, ya sean los resultantes de la navegación por Internet como los derivados del uso de correo electrónico corporativo.

Posición de la AEPD

En el Informe 0464/2013 de su Gabinete Jurídico, la AEPD responde a una cuestión acerca de si es conforme a Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) la entrega a todos los trabajadores junto con la nómina de un determinado mes, de un Anexo al contrato relativo al deber de confidencialidad, así como respecto del uso de Internet y del correo electrónico para fines profesionales.

Es un informe jurídico de gran interés porque la AEPD además de responder a la pregunta, aprovecha para repasar la reciente jurisprudencia sobre la potestad del empresario para ejercer el control sobre el email y los ordenadores entregados a sus trabajadores.

En lo que se refiere a la metodología de anexar las citadas normas a la nómina de un mes, la AEPD lo considera un método adecuado, pero añadiendo que debe ser firmado por el empleado:

Y en el caso planteado, mediante la firma del Anexo al contrato de trabajo existiría una información al trabajador del uso que debe darse a este tipo de medios; la firma del Anexo es uno de los medios a través de los cuales el empresario puede probar dicha circunstancia; como podría por otro lado acreditarse mediante la aportación de otros indicios que coadyuvaran a entender cumplido este requisito, pero siendo la firma uno de ellos, totalmente lícita y admitida en Derecho.

Respecto a la potestad de control se citan varias sentencias recientes, de las que se pueden destacar estos extractos:

(…) hay que tener en cuenta que se trata de medios que son propiedad de la empresa y que ésta facilita al trabajador para utilizarlos en el cumplimiento de la prestación laboral, por lo que esa utilización queda dentro del ámbito del poder de vigilancia del empresario (…)

Por ello, lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios –con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales– e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.

Postura del Tribunal Constitucional al respecto

El Tribunal Constitucional, a través de diferentes pronunciamientos, ha intentado dar respuesta a la cuestión de cuándo una medida restrictiva de derechos del trabajador es o no vulneradora de derechos. Así una medida restrictiva de determinados derechos será legal siempre y cuando cumpla los cuatro requisitos que a continuación se relacionan:

  • Idónea: Si la medida restrictiva permite satisfacer el interés del empresario, que deberá ser específicamente conocer la conducta laboral de sus empleados.
  • Necesaria: La medida impuesta por el empresario será considerada necesaria si no existe ninguna otra que siendo menos agresiva o limitadora de los derechos del trabajador, pueda aplicarse con la misma eficacia.
  • Proporcionada: Deben derivarse de ella más beneficios para el interés general que perjuicios sobre otros valores en conflicto.
  • Justificada: Debe responder a motivaciones objetivas y no basada exclusivamente en lo que conviene al empresario, o a un comportamiento arbitrario o caprichoso del mismo.

En caso de faltar uno cualquiera de los anteriores elementos, estaremos ante una conducta que infringe un derecho fundamental.

¿Cómo deben usar los trabajadores Internet en la empresa y el correo corporativo?

Cuidado al utilizar los medios informáticos que las empresas ponen a vuestro alcance. Lo que haya en vuestro dispositivo de empresa (ordenador de mesa, portátil,smartphone, tablet…), puede estar controlado por vuestro jefe, siempre y cuando cumplan con lo establecido por la ley y la jurisprudencia. Aunque seguro que si se utilizan los medios informáticos de la empresa para uso personal, si se hace de forma responsable y/o coherente, ningún juzgado o tribunal considerará que estamos incumpliendo con nuestras obligaciones como trabajador.

¿Qué puede hacer la empresa para evitar usos indebidos de trabajadores?

Las empresas deben establecer protocolos de uso de los medios informáticos y comunicárselo a los trabajadores recabando su firma. Si se implantan esos mecanismos de control de las herramientas informáticas, es necesario informar de su existencia a los trabajadores. Y en cualquier caso, tales protocolos de uso y medidas de control deberán ser, idóneas, necesarias, proporcionadas y justificadas.

Cómo informar a los trabajadores sobre las normas de uso de internet y el correo electrónico corporativo
4 (80%) 5 votos

1 Comentario

Dejar respuesta