“Todo el mundo habla de la nueva ley de Protección de Datos y no sé lo que tengo que hacer”.

Esto me decía un amigo que tiene una clínica dental.

Seguro que tú también te lo preguntas.

Las cínicas dentales tienen la obligación de cumplir lo establecido en el RGPD.

Y en este post te doy los pasos a seguir para adaptar tu clínica dental a la nueva normativa de Protección de Datos.

Normativa de Protección de Datos

Las normas que regulan la Protección de Datos para clínicas dentales son:

¿Cómo deben cumplir las clínicas dentales el RGPD?

Las clínicas dentales forman parte de ese tipo de negocios que tiene en sus manos una gran cantidad de datos, por lo que también tendrán que adaptarse a la nueva normativa.

Para asegurar un debido cumplimiento de esta, debes tener en cuenta una serie de preguntas y cuestiones que te facilitarán la tarea.

Este tipo de profesionales manejan una gran cantidad de datos de clientes. Cada vez que un cliente te solicita los servicios como dentista estás manejando datos de carácter personal de terceros. Para el correcto manejo de estos datos es preciso que cumplas con la normativa de protección de datos.

Las principales actuaciones que debes realizar en tu clínica dental para adaptarte al RGPD son:

  1. Realizar un Registro de actividades de tratamiento
  2. Elaborar un análisis de riesgos
  3. Realizar una Evaluación de impacto
  4. Firmar los contratos con terceros
  5. Incluir los textos legales en la página web
  6. Solicitar el consentimiento a los pacientes
  7. Facilitar los derechos de los usuarios
  8. Firmar los contratos con los empleados
  9. Nombrar un DPD

Pero no te preocupes, te explico paso por paso todo lo que debes hacer.

1. Registro de actividades de tratamiento

Lo primero que debes tener en cuenta es qué tipo de datos manejas y qué cantidad.

Así de sencillo.

Ni más ni menos.

En tu clínica dental debes responder a preguntas como:

  • Tipo de datos que recopilas
  • Finalidad del tratamiento
  • Política de almacenamiento de esos datos
  • Si cedes esos datos o los transfieres fuera de nuestro país
  • Medios de tratamiento

Para ello es necesario realizar un registro de actividades de tratamiento que debes mantener actualizado. Este documento te lo pueden pedir en caso de tener alguna inspección por la AEPD. Normalmente deberá constar por escrito aunque también es válido en formato electrónico.

2. Análisis de riesgos

En la clínica dental debes también realizar un análisis del riesgo en el que valores las posibles contingencias de los tratamientos que se realicen, teniendo en cuenta, entre otras cuestiones,

  • el tipo de tratamiento:
    • ¿dónde se almacenan los datos?
    • ¿durante cuánto tiempo?
    • ¿en un fichero o en una base de datos?
    • ¿en qué equipos?
  • la naturaleza de los datos,
    • Identificativos
    • bancarios
    • de salud…..
  • el número de interesados afectados,
    • 1.000
    • 5.000
    • 50.000…..

Una vez realizado este análisis, debes implementarse medidas de seguridad avanzadas, nunca obsoletas, que sean capaces de impedir o bloquear los ataques informáticos actuales. Un ejemplo de incumplimiento sería el uso de sistemas de cifrado obsoletos.

3. Evaluación de impacto

Aquí viene lo complicado.

Agárrate a la silla y ¡vamos al lío!

Al ser el riesgo especialmente alto por tratar datos sensibles, deberás realizar una evaluación de impacto para minimizar las posibilidades de afectar a los derechos o libertades de los interesados; tras estos análisis deberás implementar unas medidas de seguridad adecuadas.

Las principales empresas que deberán realizar esta evaluación de impacto son:

  • Empresas que realicen una evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado, como la elaboración de perfiles, y sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos para las personas físicas o que les afecten significativamente de modo similar.
  • Entidades que realicen un tratamiento a gran escala de las categorías especiales de datos, o de los datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
  • Empresas que realicen una observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.

Las clínicas dentales estarían obligadas a realizar esa Evaluación de impacto ya que tratan categorías especiales de datos. Es decir, manejan datos de salud de sus pacientes.

4. Contratos con terceros

¿Facilitas datos de tus pacientes a laboratorios protésicos?

¿Tienes una empresa informática que realiza el mantenimiento de los equipos en la clínica?

¿A que sí?

Entonces cedes datos a terceros.

Y esos terceros son Encargados de tratamiento.

Así que, además de tener un registro de actividades de tratamiento, debes tener presente una lista de esas empresas externas con las que tienes contacto y asegurar que también cumplan la normativa de Protección de Datos.

Numerosas clínicas dentales recurren con regularidad al software de gestión de pacientes. En el marco del cumplimiento del RGPD, resulta esencial tener en cuenta aspectos técnicos sobre cómo y dónde el software seleccionado procesa y aloja los datos personales, especialmente si está basado en la nube.

¿Es tu caso?

Entonces debes aclarar con tus proveedores de TI y de software de qué manera estos sistemas se adaptarán para la implementación del RGPD. Un cuestionario o una lista de verificación exhaustivos ayudarán a comprender los flujos de datos, así como a identificar posibles vulnerabilidades.

Y qué decir tiene que hay debes estar seguro de que el paciente sepa qué datos suyos se recopilan a través de las páginas web de estas empresas.

terceros

Recuerda firmar el contrato de encargo de tratamiento con los terceros

Para ello es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento con esos terceros en el que se establezcan las obligaciones de estos para proteger los datos personales a los que accedan.

5. Página web

Si ofreces los servicios de asesoramiento a través de una página web debes incluir en ella los textos exigidos por la ley de Protección de Datos y la LSSI:

  • Aviso legal
  • Política de privacidad
  • Política de cookies

Aviso legal

Este es el documento donde se identifica al propietario de la página web. En él debes incluir:

  • Nombre del propietario
  • CIF / NIF
  • Dirección
  • Email
  • Nº de inscripción en el Registro mercantil o nº de colegiado, si eres autónomo.

Debes poner un enlace visible a este texto desde cualquier página de la web.

Política de privacidad

Es importante revisar la política de privacidad de la clínica dental y hacer una versión de esta más extensa, que incluya más información acerca del procesamiento de los datos.

  • ¿Dónde se utilizan esos datos?
  • ¿Se está haciendo con el consentimiento de los usuarios?
  • ¿Tiene fines comerciales?
  • ¿Se realizan cesiones a terceros o transferencias internacionales?

Así, al solicitar los datos personales del cliente, en el formulario tendrás que informar expresamente de

  • existencia de un tratamiento de los datos que se le estás solicitando,
  • finalidad,
  • destinatario o destinatarios de aquella información,
  • identidad y dirección del responsable del tratamiento de los datos y
  • posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y por qué vía.

Todos esos detalles deberán formar parte de la política de privacidad. Una vez actualizada, asegúrate de que esta nueva versión se publique en la web.

Política de cookies

Las cookies son archivos de información enviados por un sitio web y almacenados en el navegador del usuario que visita ese sitio. Se utilizan para analizar las visitas a nuestra página web o mostrar publicidad dinámica.

Por tanto, si tu web incluye algo de esto, debes cumplir con la ley de cookies.

La ley que regula las cookies es la propia LSSI. En ese texto debe informarse sobre las cookies utilizadas en la página, su finalidad y duración.

6. Consentimiento de pacientes

Esto es muy importante.

Espero que ya lo estés haciendo.

Además de actualizar la política de privacidad, en la clínica dental debes tener el consentimiento expreso de todos tus pacientes para poder tratar sus datos.

Este consentimiento puedes solicitarlo de dos formas:

  • Si el cliente/paciente introduce sus datos personales en la página web, debe existir una casilla desmarcada por defecto que le permita aceptar esa política de privacidad.
  • En caso de que el paciente facilite sus datos personalmente en la clínica, debe firmar un documento en el que se le informe sobre:
    • responsable del tratamiento,
    • finalidad para la que se van a usar los datos,
    • si se van a ceder a terceros y
    • el medio por el que puede ejercer sus derechos ARCO.

Uno de los fines principales del RGPD es que los clientes sean mucho más conscientes de qué información disponen las empresas de ellos y para qué se utiliza. Por ello, es esencial que se les comunique cualquier cambio que se vaya a realizar. Una buena opción sería enviar emails a los clientes y empleados o publicar alguna entrada en la página web y difundirla posteriormente por redes sociales, para generar más confianza.

7. Derechos de los usuarios

Los interesados, los dueños de los datos personales, pueden ejercer, según el RGPD, sus derechos. Estos son los derechos que pueden ejercer los interesados:

  • acceso a los propios datos personales;
  • rectificación si los datos son inexactos;
  • supresión (derecho al olvido) si se tratan de forma ilegal o ya no son necesarios para la finalidad con que se recogieron;
  • limitación del tratamiento;
  • portabilidad de los datos;
  • oposición a un uso posterior con fines de prospección comercial (marketing directo), investigación científica o histórica, o fines estadísticos; y
  • a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

En la clínica dental deben disponer de mecanismos para que los interesados puedan ejercer sus derechos. Estos medios deben indicarse en el documento de consentimiento a firmar por los pacientes y en la política de privacidad de la página web.

El derecho de portabilidad es uno de los nuevos derechos recogidos en el RGPD. Para facilitar el cumplimiento de este derecho los datos personales deben ser almacenados y administrados en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica para que sean fáciles de utilizar y compartir.

En cuanto al derecho al olvido, el paciente puede solicitar que se eliminen o se oculten los datos que le conciernen. Te recuerdo que en materia de salud es necesario conservar algunos datos durante un cierto número de años para cuestiones médicas/legales. En este caso, es preferible ocultar los datos en lugar de eliminarlos.

8. Contratos con empleados

Los empleados tienen acceso a toda la información que maneja la clínica y, por tanto, deben firmar un acuerdo de confidencialidad para evitar que esa información sea revelada a personas no autorizadas. También deben cumplir las medidas de seguridad establecidas por la empresa para garantizar la protección de los datos personales.

En una clínica dental, los empleados tienen acceso a un correo electrónico para comunicarse entre ellos internamente, y también para comunicarse con pacientes y proveedores. Esto les convierte en objetivos de los atacantes, porque la ingeniería social y técnicas como el phishing son los métodos de ataque más utilizados debido al éxito que tiene para los ciberdelincuentes.

9. Notificar brechas de seguridad

¡Ojo con esto!

Una de las obligaciones que establece el nuevo Reglamento es la notificación de los incidentes de seguridad que se produzcan en la empresa, tanto a los afectados como a la AEPD.

En el caso de que se dé una situación de ciberataque o infracción en la clínica dental, lo ideal es estar prevenidos con un plan de respuesta ante incidentes. Existe un límite de 72 horas para notificar a las autoridades y dotar a estas de información, por lo que el plan debe someterse a prueba para garantizar que cumpla con el plazo.

aviso alerta

¡Cuidado! Debes notificar las brechas de seguridad en un plazo de 72 horas

Cabe destacar que, aunque no se permitirán infracciones intencionadas de la ley, existirán atenuantes si se puede demostrar a las autoridades y a los clientes que se está haciendo todo lo posible para cumplir con ella.

10. Nombrar un DPD

Puede ser necesario que en la clínica dental, por el volumen de datos que trates, designes a un profesional con la cualificación necesaria en esta materia para que salvaguarde los procesos y políticas internas del tratamiento de datos personales. Este profesional será el Delegado de Protección de Datos (DPD).

Además, para cumplir con el principio de información del nuevo RGPD, la designación del DPD y sus datos de contacto debes hacerlos públicos y comunicarlos a las autoridades de supervisión competentes.

El Delegado de Protección de Datos podrá ser tanto una persona en plantilla de la empresa como una externa y el cargo podrá ser desempeñado también por una empresa que ofrezca el servicio.

Si quieres saber si vas a necesitar un DPD en tu clínica puedes leer este post que redacté hace unos meses (con más de 4.000 visitas).

Preguntas frecuentes

¿Puedo utilizar Whatsapp para comunicarme con mis pacientes?

Sí, puedes hacerlo. Pero siempre que tengas el consentimiento expreso de tus pacientes para ello.

Esta app de mensajería comparte datos de clientes con Facebook sin comunicárselo de forma clara al usuario ni darle la opción de negarse a ello. Esto es algo ilegal según la actual regulación de datos. Por tanto, el uso de este sistema de comunicación sin consentimiento puede conllevar importantes sanciones.

¿Cuánto tiempo puedo guardar los expedientes de mis pacientes?

El RGPD no establece un plazo concreto sino que se indica que los datos deben guardarse durante el tiempo en que sean necesarios para la finalidad para la que se recabaron y mientras sean exigibles responsabilidades derivadas de los mismos.

En líneas generales los plazos de conservación de la historia clínica y expedientes del paciente suele ser de 5 años a contar desde el último tratamiento. Pero cada Comunidad autónoma, al tener atribuidas las competencias en materia de sanidad, puede establecer plazos distintos.

Las clínicas pequeñas y/o medianas que ya cumplían con la LOPD, ¿deben adaptar sus políticas de protección de datos?

Sí, el RGPD sustituye a la LOPD.

El RGPD será de aplicación directa el 25 de mayo en España hasta la aprobación del Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos. Llegado ese momento, deberá ser revisado de nuevo para aplicar posibles cambios en las políticas que hasta el momento se estén implementando.

En el caso de prestadores de servicios sin acceso a datos para clínicas dentales, ¿Cuándo se tratan datos personales?

Cuando prestamos el servicio, no actuamos como Encargados de tratamiento, ya que no debemos tener acceso a datos personales de clientes para ejecutar nuestro contrato con la clínica como prestador de servicios.

Es obligación de la clínica, como Responsables, enviar cualquier información para la revisión por parte del prestador del servicio con los datos personales de los clientes anonimizados.

En caso contrario (recibir la información sin datos anonimizados), el prestador del servicio deberá tomar medidas técnicas, como la destrucción de esa información, informando al Responsable y pidiendo la recepción correcta conforme al RGPD de la información.

Cuando no se tenga acceso a datos personales de las clínicas/laboratorios no se deberá firmar un contrato de “Encargado de Tratamiento” en sí. Sin embargo, sí sería necesario firmar un “Contrato de Prestador de Servicios y/o Confidencialidad SIN acceso a datos”, donde se recojan las obligaciones del Responsable y del Encargado sin acceso a datos, así como el deber de confidencialidad propio y de nuestros empleados en caso de acceso a los datos.

En caso contrario, siempre será necesario firmar un “Contrato de Encargado de Tratamiento” conforme al RGPD. Algunos ejemplos de estos prestadores de servicios son: empresa de limpieza, mantenimiento técnico, cáterings de empresa…

¿Puedo facilitar información del paciente a sus familiares?

La respuesta es, depende. A los familiares se les podrá facilitar la información siempre que acrediten un interés legítimo, así como, su identidad y siempre y cuando el paciente no haya manifestado expresamente su voluntad de lo contrario.

¿Deben las clínicas dentales cumplir los requisitos del RGPD en la instalación de cámaras de videovigilancia?

Por supuesto. En caso de que instalen cámaras de videovigilancia deben:

  • Incluir el correspondiente tratamiento
  • Cumplir el principio de proporcionalidad
  • Informar mediante el correspondiente cartel distintivo

Modelos

Aquí te dejo todos los documentos que necesitarás para adaptar tu clínica dental a la normativa de Protección de Datos.

Sanciones

Esta es la parte más peliaguda.

No te lo tomes a la ligera.

Las sanciones por el incumplimiento del RGPD son duras y podrían ascender al 4% de la facturación anual a nivel mundial o a 20 millones de euros (la cuantía que sea mayor). La sanción puede imponerse aunque no haya pérdida de datos en sí. Cabe destacar que no existen exclusiones ni excepciones para las pequeñas empresas.

Aquí tienes algunos ejemplos de sanciones impuestas por la AEPD a clínicas dentales.

No atender debidamente el ejercicio del derecho de acceso por un paciente

El responsable del tratamiento deberá contestar la solicitud que se le dirija en todo caso, con independencia de que figuren o no datos personales del afectado en sus ficheros. Resolución AEPD R/02852/2015

No destruir de forma segura las historias clínicas de los pacientes

El responsable del tratamiento está obligado a adoptar, de manera efectiva, las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales registrados en sus ficheros, y, entre ellas, las dirigidas a impedir el acceso no autorizado por parte de terceros a tales datos. Resolución AEPD R/00743/2015

Adapta cuanto antes tu clínica dental a la nueva normativa de Protección de Datos porque puedes ser sancionado.

¿Necesitas cumplir el RGPD?

¿Cómo cumplir el RGPD en una clínica dental?
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