Si tienes una clínica de fisioterapia tienes que tratar datos de salud cada día.

Debes tener especial diligencia con las historias clínicas de los pacientes, el consentimiento informado, así como todas los demás pruebas que necesites para el buen diagnóstico y tratamiento de tus pacientes.

Por tanto, tienes la obligación de cumplir lo establecido en el RGPD.

¿No sabes cómo?

En este post te doy los pasos a seguir para adaptar tu clínica de fisioterapia a la nueva normativa de Protección de Datos.

Normativa de Protección de Datos

Las normas que regulan la Protección de Datos para fisioterapeutas son:

¿Cómo deben cumplir los fisioterapeutas el RGPD?

Las clínicas de fisioterapia forman parte de ese tipo de negocios que tiene en sus manos una gran cantidad de datos, por lo que también tendrán que adaptarse a la nueva normativa.

Para asegurar un debido cumplimiento de esta, debes tener en cuenta una serie de preguntas y cuestiones que te facilitarán la tarea.

Este tipo de profesionales manejan una gran cantidad de datos de clientes.

¿Qué datos?

Cada vez que un cliente solicita tus servicios como fisioterapeuta estás manejando datos de carácter personal de terceros. Cuando acuerdas la prestación de servicios con los profesionales y empresas externos, o cedes los datos de tus empleados para elaborar las nóminas.

Para el correcto manejo de estos datos es preciso cumplir con la normativa de protección de datos.

Y no hay excusa que valga.

Las principales actuaciones que debes realizar como fisioterapeuta para adaptarte al RGPD son:

  1. Realizar un Registro de actividades de tratamiento
  2. Elaborar un análisis de riesgos
  3. Realizar una Evaluación de impacto
  4. Firmar los contratos con terceros
  5. Incluir los textos legales en la página web
  6. Solicitar el consentimiento a los pacientes
  7. Facilitar los derechos de los usuarios
  8. Firmar los contratos con los empleados
  9. Nombrar un DPD

Pero no te preocupes, te explico paso por paso todo lo que debes hacer.

Vamos al lío!

1. Registro de actividades de tratamiento

Lo primero que debes tener en cuenta es qué tipo de datos manejas y qué cantidad.

Debes responder a preguntas como:

  • Tipo de datos que recopilo
  • Finalidad del tratamiento
  • Política de almacenamiento de esos datos
  • Si cedo esos datos o los transfiero fuera de nuestro país
  • Medios de tratamiento

Para ello es necesario realizar un registro de actividades de tratamiento que debes mantener actualizado. Este documento te lo pueden pedir en caso de tener alguna inspección por la AEPD.

Normalmente deberá constar por escrito aunque también es válido en formato electrónico.

2. Análisis de riesgos

Ahora viene lo bueno así que atento.

En tu clínica de fisioterapia debes también realizar un análisis del riesgo en el que valores las posibles contingencias de los tratamientos que se realicen, teniendo en cuenta, entre otras cuestiones,

  • el tipo de tratamiento:
    • ¿dónde se almacenan los datos?
    • ¿durante cuánto tiempo?
    • ¿en un fichero o en una base de datos?
    • ¿en qué equipos?
  • la naturaleza de los datos:
    • Identificativos
    • financieros
    • de salud …
  • el número de interesados afectados:
    • 1.000
    • 5.000
    • 50.000 …..

¿Y ahora qué?

Una vez realizado este análisis, debes implementar medidas de seguridad avanzadas, nunca obsoletas, que sean capaces de impedir o bloquear los ataques informáticos actuales. Un ejemplo de incumplimiento sería el uso de sistemas de cifrado obsoletos.

3. Evaluación de impacto

Además, al ser el riesgo especialmente alto por tratar datos sensibles, deberán realizar una evaluación de impacto para minimizar las posibilidades de afectar a los derechos o libertades de los interesados; tras estos análisis deberán implementar unas medidas de seguridad adecuadas.

¿Y esto qué es?

Agárrate, ahora llega lo complicado.

Las principales empresas que deberán realizar esta evaluación de impacto son:

  • Empresas que realicen una evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado, como la elaboración de perfiles, y sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos para las personas físicas o que les afecten significativamente de modo similar.
  • Entidades que realicen un tratamiento a gran escala de las categorías especiales de datos, o de los datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
  • Empresas que realicen una observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.

Como fisioterapeuta realizas un tratamiento de categorías especiales de datos ya que manejas datos de salud de sus pacientes.

Por eso debes hacer la Evaluación de impacto.

4. Contratos con terceros

Los fisioterapeutas se relacionan también con terceros que disponen de algunos de los datos de los usuarios.

Sí, sí, tú también tienes terceros a los que cedes datos.

Gestoría, empresas informáticas, colaboradores externos ….

Así que, además de tener un registro de actividades de tratamiento, debes tener presente una lista de esas empresas externas con las que tienes contacto, y asegurar que también cumplan la normativa de Protección de Datos.

Numerosos fisioterapeutas recurren con regularidad al software de gestión de pacientes. En el marco del cumplimiento del RGPD, resulta esencial tener en cuenta aspectos técnicos sobre cómo y dónde el software seleccionado procesa y aloja los datos personales, especialmente si está basado en la nube.

¿Es tu caso?

Entonces debes aclarar con tus proveedores de TI y de software de qué manera estos sistemas se adaptarán para la implementación del RGPD. Un cuestionario o una lista de verificación exhaustivos ayudarán a comprender los flujos de datos, así como a identificar posibles vulnerabilidades.

Y qué decir tiene que hay que estar seguros de que el paciente sepa qué datos suyos se recopilan a través de las páginas web de estas empresas.

terceros

Recuerda firmar el contrato de encargo de tratamiento con los terceros

Para ello es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento con esos terceros en el que se establezcan las obligaciones de estos para proteger los datos personales a los que accedan.

5. Página web

Si ofreces tus servicios a través de una página web debes incluir en ella los textos exigidos por la ley de Protección de Datos y la LSSI:

  • Aviso legal
  • Política de privacidad
  • Política de cookies

Una imagen vale más que mil palabras, eso ya lo sabemos.

Por eso tienes que dar una buena imagen en tu página web.

Aviso legal

Este es el documento donde se identifica al propietario de la página web.

En él debes incluir:

  • Nombre del propietario
  • CIF / NIF
  • Dirección
  • Email
  • Nª de inscripción en el Registro mercantil o nº de colegiado, si eres autónomo.

Debes poner un enlace visible a este texto desde cualquier página de la web.

Política de privacidad

Es importante revisar la política de privacidad de la clínica de fisioterapia y hacer una versión de esta más extensa, que incluya más información acerca del procesamiento de los datos.

  • ¿Dónde utilizas esos datos?
  • ¿Lo está haciendo con el consentimiento de los usuarios?
  • ¿Tienes fines comerciales?
  • ¿Realizas cesiones a terceros o transferencias internacionales?

Así, al solicitar los datos personales del cliente, en el formulario tendrás que informar expresamente de

  • existencia de un tratamiento de los datos que se le están solicitando,
  • finalidad,
  • destinatario o destinatarios de aquella información,
  • identidad y dirección del responsable del tratamiento de los datos y
  • posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y por qué vía.

Todos esos detalles deberán formar parte de la política de privacidad. Una vez actualizada, asegúrate de que esta nueva versión se publique en la web.

Política de cookies

Las cookies son archivos de información enviados por un sitio web y almacenados en el navegador del usuario que visita ese sitio. Se utilizan para analizar las visitas a nuestra página web o mostrar publicidad dinámica.

Por tanto, si tu web incluye algo de esto, debes cumplir con la ley de cookies.

La ley que regula las cookies es la propia LSSI. En ese texto debe informarse sobre las cookies utilizadas en la página, su finalidad y duración.

6. Consentimiento de pacientes

Toma nota.

Esto es algo fundamental.

Además de actualizar la política de privacidad, como fisioterapeuta debes tener el consentimiento expreso de todos sus pacientes para poder tratar sus datos.

Este consentimiento puede solicitarse de dos formas:

  • Si el cliente/paciente introduce sus datos personales en la página web, debe existir una casilla desmarcada por defecto que le permita aceptar esa política de privacidad.
  • En caso de que el paciente facilite sus datos personalmente en la clínica, debe firmar un documento en el que se le informe sobre:
    • responsable del tratamiento,
    • finalidad para la que se van a usar los datos,
    • si se van a ceder a terceros y
    • el medio por el que puede ejercer sus derechos ARCO.

Uno de los fines principales del RGPD es que los clientes sean mucho más conscientes de qué información disponen las empresas de ellos y para qué se utiliza. Por ello, es esencial que se les comunique cualquier cambio que se vaya a realizar. Una buena opción sería enviar emails a los clientes y empleados o publicar alguna entrada en la página web y difundirla posteriormente por redes sociales, para generar más confianza.

7. Derechos de los usuarios

Los interesados, los dueños de los datos personales, pueden ejercer, según el RGPD, sus derechos.

¿Y qué derechos son esos?

Estos son los derechos que pueden ejercer los interesados:

  • acceso a los propios datos personales;
  • rectificación si los datos son inexactos;
  • supresión (derecho al olvido) si se tratan de forma ilegal o ya no son necesarios para la finalidad con que se recogieron;
  • limitación del tratamiento;
  • portabilidad de los datos;
  • oposición a un uso posterior con fines de prospección comercial (marketing directo), investigación científica o histórica, o fines estadísticos; y
  • a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

En tu clínica de fisioterapia debes proveer mecanismos para que los interesados puedan ejercer sus derechos. Estos medios deben indicarse en el documento de consentimiento a firmar por los pacientes y en la política de privacidad de la página web.

El derecho de portabilidad es uno de los nuevos derechos recogidos en el RGPD. Para facilitar el cumplimiento de este derecho los datos personales deben ser almacenados y administrados en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica para que sean fáciles de utilizar y compartir.

8. Contratos con empleados

¿Has contratado algún empleado?

¿Tienes personal en prácticas en tu clínica?

Entonces esto te interesa.

Los empleados tienen acceso a toda la información que maneja la clínica y, por tanto, deben firmar un acuerdo de confidencialidad para evitar que esa información sea revelada a personas no autorizadas. También deben cumplir las medidas de seguridad establecidas por la empresa para garantizar la protección de los datos personales.

En una clínica de fisioterapia, los empleados tienen acceso a un correo electrónico para comunicarse entre ellos internamente, y también para comunicarse con pacientes y proveedores. Esto les convierte en objetivos de los atacantes, porque la ingeniería social y técnicas como el phishing son los métodos de ataque más utilizados debido al éxito que tiene para los ciberdelincuentes.

9. Notificar brechas de seguridad

Una de las obligaciones que establece el nuevo Reglamento es la notificación de los incidentes de seguridad que se produzcan en la empresa, tanto a los afectados como a la AEPD.

En el caso de que se dé una situación de ciberataque o infracción en la clínica de fisioterapia, lo ideal que estés prevenido con un plan de respuesta ante incidentes. Existe un límite de 72 horas para notificar a las autoridades y dotar a estas de información, por lo que el plan debe someterse a prueba para garantizar que cumpla con el plazo.

aviso alerta

¡Cuidado! Debes notificar las brechas de seguridad en un plazo de 72 horas

Cabe destacar que, aunque no se permitirán infracciones intencionadas de la ley, existirán atenuantes si se puede demostrar a las autoridades y a los clientes que se está haciendo todo lo posible para cumplir con ella.

10. Nombrar un DPD

Puede ser necesario que el fisioterapeuta, por el volumen de datos que trate, designe a un profesional con la cualificación necesaria en esta materia para que salvaguarde los procesos y políticas internas del tratamiento de datos personales. Este profesional será el Delegado de Protección de Datos (DPD).

Además, para cumplir con el principio de información del nuevo RGPD, la designación del DPD y sus datos de contacto deben hacerse públicos y deberán ser comunicados a las autoridades de supervisión competentes.

El Delegado de Protección de Datos podrá ser tanto una persona en plantilla de la empresa como una externa y el cargo podrá ser desempeñado también por una empresa que ofrezca el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo puedo guardar los expedientes de mis pacientes?

El RGPD no establece un plazo concreto sino que se indica que los datos deben guardarse durante el tiempo en que sean necesarios para la finalidad para la que se recabaron y mientras sean exigibles responsabilidades derivadas de los mismos.

En líneas generales los plazos de conservación de la historia clínica y expedientes del paciente suele ser de 5 años a contar desde el último tratamiento. Pero cada Comunidad autónoma, al tener atribuidas las competencias en materia de sanidad, puede establecer plazos distintos.

Si trabajo con mutuas y/o aseguradoras, ¿por qué me están obligando a cumplir la normativa de protección de datos?

Por la sencilla razón de que sería sancionable para ellas contratar a una clínica que no cumpla con la normativa.

Estas compañías pueden establecer fuertes obligaciones, incluso llegar a realizar auditorías presenciales externas por parte de un tercero a nuestro centro, para comprobar qué medidas de seguridad aplicamos a los datos y la correcta actualización del Registro de Actividades de Tratamiento.

Es normal que estas compañías quieran asegurarse del cumplimiento de la normativa pero sería abusivo que estas auditorías externas se realicen con demasiada frecuencia.

¿Puedo contratar una empresa externa para destruir los historiales clínicos?

puedes. Esto se considera un acceso a datos por cuenta de tercero y para ello se necesita un contrato entre el responsable del fichero y el tercero en el cual se indiquen expresamente las obligaciones de este. El encargado del tratamiento adquiere idénticas obligaciones al responsable del fichero e incurre en las mismas responsabilidades.

¿Puedo utilizar Whatsapp para comunicarme con mis pacientes?

Sí, puedes hacerlo. Pero siempre que tengas el consentimiento expreso de tus pacientes para ello.

Esta app de mensajería comparte datos de clientes con Facebook sin comunicárselo de forma clara al usuario ni darle la opción de negarse a ello. Esto es algo ilegal según la actual regulación de datos. Por tanto, el uso de este sistema de comunicación sin consentimiento puede conllevar importantes sanciones.

¿Puedo facilitar información del paciente a sus familiares?

La respuesta es, depende. A los familiares se les podrá facilitar la información siempre que acrediten un interés legítimo, así como, su identidad y siempre y cuando el paciente no haya manifestado expresamente su voluntad de lo contrario.

¿Es necesario cifrar los datos de las historias clínicas?

No es obligatorio cifrar esos datos. Las historias clínicas deben almacenarse bajo llave, si están en papel, o con las contraseñas de acceso adecuadas, si están en soporte informático, para evitar accesos no autorizados.

No se deben enviar datos de salud por correo electrónico o por cualquier red pública, si fuera imprescindibles es necesario cifrar los datos.

Modelos

Aquí te dejo todos los documentos que necesitarás para adaptar tu clínica de fisioterapia a la normativa de Protección de Datos.

Sanciones

Las sanciones por el incumplimiento del RGPD son duras y podrían ascender al 4% de la facturación anual a nivel mundial o a 20 millones de euros (la cuantía que sea mayor). La sanción puede imponerse aunque no haya pérdida de datos en sí.

No existen exclusiones ni excepciones para las pequeñas empresas.

Así que ponte las pilas.

Aquí tienes algunos ejemplos de sanciones impuestas por la AEPD a clínicas de fisioterapia.

No destruir adecuadamente los historiales clínicos de los pacientes

El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. Resolución AEPD  R/02304/2011

No atender debidamente el ejercicio de los derechos de rectificación y cancelación

Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la presente Ley y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos. Resolución AEPD R/01069/2011

Y ahora que ya conoces tus obligaciones en materia de protección de datos empieza cuanto antes a cumplir el RGPD en tu clínica de fisioterapia.

¿Necesitas cumplir el RGPD?

Protección de datos para fisioterapeutas
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