Política de uso de los dispositivos móviles de la empresa

Los dispositivos móviles (smartphones, tablets y portátiles) son ya parte integral del mundo laboral y herramientas necesarias para que muchos trabajadores puedan desempeñar sus funciones laborales. Para evitar problemas, dudas y malentendidos en el uso de estos dispositivos en la empresa, tanto cuando son facilitados por esta como cuando los aporta el propio trabajador (dispositivos personales utilizados para trabajar), es necesario establecer una política de uso de dispositivos móviles clara y concreta, que todo empleado debe conocer.

En este artículo explicaremos en qué consiste esta política, qué puntos clave debe contener y otros aspectos relacionados con el uso de dispositivos móviles en el ámbito laboral.

¿Qué es la política de uso de dispositivos móviles en la empresa?

La política de uso de dispositivos móviles en la empresa son las normas que el empresario establece para regular el uso de smartphones, ordenadores portátiles y tablets por parte de los trabajadores.

Atendiendo a los límites que establecen las leyes, el empresario puede, y debe, crear una normativa interna para determinar qué usos están y no permitidos respecto a los dispositivos móviles facilitados por la empresa a los trabajadores. Así como si se admite o no que los empleados utilicen sus dispositivos móviles particulares para desempeñar su trabajo.

Además, también debe establecer a qué nivel de control y monitorización están sometidos dichos dispositivos y las medidas y posibles sanciones aplicables cuando se produce algún tipo de abuso o infracción por parte de los trabajadores.

En definitiva, una política de uso de dispositivos móviles es un conjunto de normas, medidas y directrices respecto al uso de estos equipos, tanto cuando son suministrados por la empresa como cuando son aportados por el trabajador.

El objetivo de esta política es, por un lado, establecer una serie de límites y obligaciones en la empresa respecto al uso de móviles, tablets y portátiles, y por otro, garantizar la privacidad de la información de los trabajadores que estos dispositivos almacenan, tratando de evitar que entren en conflicto el derecho de supervisión del empresario y el derecho a la intimidad del trabajador. Además, también se busca limitar con ella posibles brechas de seguridad y filtraciones de datos confidenciales de la empresa.

Siempre que sea posible, esta política debería redactarse con la colaboración de los representantes de los trabajadores.

Antecedentes y regulación del uso de dispositivos móviles en la empresa

Hasta la entrada en vigor de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), las normas que podían establecerse respecto al uso de dispositivos móviles en la empresa dependían de lo dispuesto en el Estatuto de los Trabajadores respecto al derecho de supervisión laboral del empresario y del respeto al derecho a la intimidad reconocido en la Constitución Española y desarrollado en la Ley Orgánica de Protección Civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y la propia imagen.

Por su parte, la jurisprudencia de los últimos años ha extendido el derecho a la intimidad a aquellos dispositivos que empleamos para acceder a Internet y comunicarnos a través de ella o realizar diferentes actividades de nuestra vida privada (por ejemplo, mediante el uso de redes sociales, el uso de aplicaciones bancarias, las webs que visitamos, etc.). Puesto que en no pocas ocasiones, ese acceso a Internet se realiza desde los dispositivos móviles de la empresa, la protección de la intimidad también debería aplicarse en ellos, respetando así el derecho a la intimidad digital de los empleados.

Y eso es lo que ha venido a regular (en parte) la LOPDGDD, que en su artículo 87 regula el derecho a la intimidad y el uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral, que se resume en que mientras que los trabajadores tienen derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos móviles facilitados por la empresa, el empleador puede acceder a estos para controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales del trabajador y comprobar la integridad de los dispositivos.

Sin embargo, esto no significa una carta blanca para que el empleador pueda acceder siempre que quiera a los dispositivos móviles de los empleados, sino que debe hacerlo de manera proporcionada y siempre, con carácter previo, debe haber establecido los criterios de utilización de estos dispositivos, es decir, elaborado una política de uso de dispositivos móviles, sujeta a las leyes, y haberla comunicado a los trabajadores.

Además, la LOPDGDD introdujo cambios en el Estatuto de los Trabajadores, en concreto, con el artículo 20.bis, que reconoce el derecho a la intimidad en el uso de los dispositivos móviles facilitados por la empresa al trabajador.

Ahora, si el empresario no lo dispone de otra manera, es decir, lo prohíbe expresamente mediante la política de uso de dispositivos móviles, el trabajador podrá usar libremente y para cualquier finalidad los dispositivos móviles que la empresa le facilite, por ejemplo, podría usar los datos móviles contratados para esa línea por la empresa para ver vídeos en streaming o instalar cualquier aplicación.

Por eso, aunque la ley no obliga establecer estas políticas de uso, como por ejemplo, crear un protocolo de uso del móvil de empresa o qué uso de aplicaciones se puede hacer en los móviles de una empresa, no solo es recomendable hacerlo, sino necesario, puesto que la empresa y los trabajadores podrán ahorrarse diferentes tipos de conflictos en el futuro.

Puntos clave que debe contener esta política

Cualquier política de uso de los dispositivos móviles de una empresa debe contemplar los siguientes puntos clave:

• Qué tipos de dispositivos móviles están permitidos para desempeñar las funciones laborales, es decir, si solo se pueden usar los dispositivos facilitados por la empresa o los trabajadores pueden usar los suyos particulares.
• Qué usos están permitidos y cuáles no, por ejemplo, ¿se pueden utilizar los dispositivos de la empresa para usar redes sociales?, ¿para gestionar la cuenta privada de correo electrónico?, ¿para hacer llamadas privadas?, etc.
• Limitaciones y prohibiciones de uso, por ejemplo, los dispositivos facilitados por la empresa no pueden usarse fuera del horario laboral.
• El control y acceso que el empresario tiene sobre los dispositivos móviles, tanto de la empresa como particulares empleados para trabajar, por ejemplo, la instalación de una aplicación de geolocalización en el móvil.
• Las medidas de seguridad que están obligados a implantar en los dispositivos móviles los empleados para garantizar la seguridad de la información, por ejemplo, si deben instalar un antivirus en el móvil o la tablet.
• Si hay excepciones en función de los puestos de trabajo.
• El alcance del derecho a la desconexión digital.
• Qué comportamientos serán considerados infracciones.
• El procedimiento sancionador.
• Qué tipo de sanciones se pueden imponer.

¿Cómo revisar el cumplimiento de la política de uso de los dispositivos móviles corporativos?

Como hemos dicho, el empresario tiene derecho a controlar y supervisar el uso que hacen los trabajadores de los dispositivos móviles corporativos, en ese sentido, puede acceder a ellos para comprobar si lo dispuesto en la política de uso de dispositivos móviles se está cumpliendo.

Sin embargo, para poder hacerlo con las garantías que establece y exige la ley, el empresario debe cumplir dos requisitos:

• Informar previamente a los trabajadores de que puede acceder a los dispositivos móviles corporativos para controlar el uso que se hace de ellos, en concreto de aquellos usos permitidos y no que se hayan recogido en la propia política de uso.
• El acceso se hará siempre con proporcionalidad por parte del empresario, es decir, que no revisará de forma indiscriminada toda la información que contenga el dispositivo, sino que revisará aquella pertinente relacionada con el ámbito profesional y laboral.

Cumplidos estos dos requisitos, el empresario podrá instalar en los dispositivos móviles corporativos aquellos medios y herramientas que sean necesarios para controlar el uso de tales dispositivos.

¿Pueden los trabajadores utilizar el móvil personal para realizar su trabajo?

Los trabajadores pueden utilizar el móvil personal para realizar su trabajo, siempre y cuando así se haya acordado entre el empresario y los trabajadores y, especialmente, si está recogido en la política de uso de dispositivos móviles de la empresa.

Es una práctica habitual cada vez más extendida en las empresas, denominada BYOD (las siglas de «trae tu propio dispositivo» en inglés), permite que los trabajadores empleen sus dispositivos móviles para trabajar, conectándose con ellos a la red de la empresa.

Aunque aporta algunas ventajas, como la reducción de costes, también puede implicar problemas de seguridad, que hace necesario establecer ciertas normas y medidas que puedan garantizar la seguridad y confidencialidad de la información que manejan los trabajadores a través de estos dispositivos, por no mencionar el que no se conviertan en la puerta de entrada de algún ciberdelincuente.

En ese sentido, por ejemplo, el empresario podría establecer una norma en la política de uso por la que solo podrían usarse para trabajar aquellos dispositivos personales que se consideren más seguros, como los móviles más seguros de 2021.

¿Puede obligar el empresario a los trabajadores a aportar un móvil personal para la empresa?

Si buscamos en la ley, no vamos a encontrar una respuesta concreta a esta pregunta, sin embargo, si acudimos a la jurisprudencia, sí que encontraremos algunas sentencias que han dejado claro el tema.

El empresario no puede obligar a los trabajadores a aportar un móvil personal para la empresa, puesto que se produciría un abuso del derecho empresarial, quebrando con la ajenidad en los medios característica del contrato de trabajo. Es decir, que es la empresa la que debe proporcionar los medios necesarios al trabajador para que este desempeñe sus obligaciones laborales y no al revés.

Cosa distinta sería si trabajador y empresario llegan a un acuerdo y el primero aporta libremente su móvil personal para trabajar. Ahora, para poder efectuar un control sobre este dispositivo, el empresario estaría mucho más limitado por el derecho a la intimidad del trabajador, como vamos a ver en el siguiente punto.

Intereses que pueden entrar en conflicto: el derecho a la intimidad del trabajador y derecho de supervisión del empresario

Lo hemos mencionado con anterioridad y es una de las razones por la que es tan importante crear una política de uso de dispositivos móviles en la empresa.

El uso de dispositivos móviles crea un conflicto entre el derecho de supervisión del empresario y el derecho a la intimidad de los trabajadores.

Este conflicto es mucho más «fácil» de solucionar cuando los dispositivos móviles usados para trabajar son los que la empresa pone a disposición de los trabajadores, puesto que a través de la política de uso de este tipo de dispositivos, se puede regular completamente cómo, cuándo y mediante qué medios, el empresario puede ejercer su derecho de supervisión y control de los dispositivos y del cumplimiento de las normas de uso y limitaciones establecidas por la empresa al respecto.

Insistimos, no solo se trata de escribir las normas de uso, sino de comunicarlas a los trabajadores, para que sepan en todo momento a qué atenerse y, sobre todo, sepan que esos dispositivos están sometidos al control de la empresa.

Como ya dijimos, estas normas siempre deben contemplar los límites que establece la ley respecto al derecho a la intimidad, especialmente cuando se permite también su uso para fines privados, por lo que el acceso y control siempre debe ser proporcional, justificado y llevado a cabo mediante los medios o técnicas menos intrusivas posibles.

En el caso de los dispositivos móviles particulares, el empresario siempre va a necesitar el consentimiento del trabajador para poder acceder a ellos y a la información relativa al trabajo que pueden contener, por lo que ejercer su derecho de supervisión está muy limitado, hasta el punto de que puede ser necesaria la orden de un juez para ello (estaríamos ya aquí en una situación que habría escalado hasta los tribunales).

Por ese motivo y por los riesgos de seguridad que suelen implicar, se desaconseja permitir que los empleados utilicen sus dispositivos móviles particulares para trabajar.