Con el Real Decreto 723/2026, la información que recibe cada trabajador incluye algo nuevo: los sistemas algorítmicos o automatizados que usa la empresa. Si un programa te ayuda a decidir turnos, tareas, salarios o ascensos, tendrás que explicar qué hace y con qué pautas, criterios y reglas. Aquí verás cómo prepararla, entregarla y guardar las pruebas.
Qué exige el RD 723/2026 sobre información algorítmica
El deber de información individual no se limita a la IA ni a los sistemas de alto riesgo: también cubre programas con reglas fijas que deciden condiciones de trabajo.
Y se suma a otras obligaciones:
- Normativa laboral: informar a cada trabajador no quita a sus representantes el derecho a conocer los algoritmos que influyen en las decisiones laborales.
- RGPD: debes facilitar la información de privacidad de los trabajadores y contar con una base jurídica para tratar sus datos.
- Reglamento europeo de IA: sus obligaciones dependen del sistema y su uso, y su calendario no retrasa las del real decreto.
Desde cuándo se aplica y cuándo debes informar
El RD 723/2026 entra en vigor el 5 de octubre de 2026. Plazos de las nuevas obligaciones de información a los trabajadores:
| Situación | Cuándo informar |
|---|---|
| Incorporaciones desde el 5 de octubre de 2026 | Hay que entregar la información antes del inicio de la relación laboral. |
| Plantilla a 5 de octubre de 2026 | Si la piden y no la tienen, debes atender su solicitud en treinta días hábiles desde su recepción. |
| Cambios posteriores en la información algorítmica | Cuanto antes y, como tarde, el día en que se apliquen, sin esperar a que te lo pidan. |
A quién afecta y qué debes revisar
Afecta a pymes y grandes empresas que usan sistemas algorítmicos para tomar decisiones laborales. Aunque la herramienta sea de un proveedor, informa la empresa.
Se aplica a relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, haya o no representantes; la pesca y la gente de mar tienen reglas propias.
Usos sobre los que debe aplicarse
Revisa el uso de algoritmos en el trabajo, empezando por lo que más pesa: el empleo, el sueldo y la jornada.
| Uso | Qué explicar y cómo aplicarlo |
|---|---|
| Extinción del contrato y posibles despidos | Datos, periodo analizado y criterios para señalar a personas para una posible extinción. Si saca una lista por bajo rendimiento, explica cómo se forma y quién la revisa; no lo presentes como una simple medición de productividad. |
| Salario variable, comisiones e incentivos | Fórmula, objetivos, periodo y requisitos para cobrar. Si mezcla ventas y calidad, indica cuánto pesa cada factor y qué límites o exclusiones hay. El cálculo del variable se explica siempre, haya o no algoritmo. |
| Cuadrantes, turnos y horarios | Cómo cruza jornada, disponibilidad y cobertura, qué prioridades aplica en noches o fines de semana y cómo resuelve coincidencias. Dar el cuadrante no explica con qué reglas se ha hecho. |
| Cambios de jornada | Qué dispara la propuesta y cómo cambia las horas o su reparto. Informa también de cuándo y cómo puede cambiarse la jornada; una previsión de demanda no basta para ampliarla. |
| Evaluación del rendimiento | Qué mide, con qué datos, en qué periodo y cómo llega a la nota. Aclara si se usa para decidir incentivos, tareas, promociones o extinciones. |
| Promociones | Requisitos, criterios, pesos y desempates. Si ordena a la plantilla por experiencia, formación y desempeño, di si la lista deja fuera a candidatos o solo ayuda a decidir. |
| Lugar de trabajo | Criterios para asignar centros, proponer traslados o repartir días presenciales y en remoto, y cómo elige a las personas según carga de trabajo o cualificación. |
| Tareas, rutas o clientes | Cómo reparte el trabajo según carga, cualificación, ubicación o urgencia. Si varios factores chocan, cuál manda y qué excepciones hay. |
| Vacaciones y descansos | Cómo atiende solicitudes, cobertura mínima, prioridades y empates. En vacaciones, informa también de cuántos días son y cómo se fijan las fechas. |
Guardar documentos no es decidir condiciones laborales, pero si decides con la propuesta del sistema, explica qué criterios aplica y cómo influye en el resultado, aunque la revise una persona.
Si una persona revisa la propuesta del sistema, comprueba que pueda cuestionarla y decidir con criterio propio. En una advertencia sobre IA para selección de personal y movilidad interna, la AEPD señala que la intervención humana debe ser efectiva: no basta con confirmar automáticamente la puntuación. Cómo se realiza esa revisión determina si la decisión puede considerarse exclusivamente automatizada a efectos del RGPD.
Informar no justifica un despido: una puntuación baja no demuestra por sí sola una disminución continuada y voluntaria del rendimiento. Si la decisión se basa únicamente en el tratamiento automatizado de datos personales, comprueba también si está permitida y qué garantías exige.
Los cambios de jornada, salario o centro deben respetar además sus propios requisitos y procedimientos laborales.
Algunos ejemplos
Organizar turnos con ChatGPT
Una encargada pide a ChatGPT una propuesta de cuadrante y la revisa antes de aplicarla. Debe explicar cómo interviene el sistema en la decisión (datos, criterios y comprobaciones que hace) y describir solo lo que pueda verificar.
Calcular comisiones con una hoja de cálculo
Si una hoja combina ventas y calidad para fijar comisiones, explica cómo se calcula el incentivo y qué permite cobrarlo, aunque no haya IA. Las reglas del importe también van en la información algorítmica.
Reutilizar una evaluación para ascensos o despidos
Una puntuación que se usaba para recomendar formación empieza a servir para ascensos o posibles despidos. Hay que actualizar la explicación de ese nuevo uso, con sus criterios y consecuencias, en el plazo de los cambios.
Cambiar de proveedor
Si cambias de programa, actualiza el aviso. Revisa también la información de privacidad y las condiciones del encargo del tratamiento si el proveedor trata datos por tu cuenta, incluida la devolución o supresión de los datos según el contrato anterior y las obligaciones legales.
El cambio no obliga por sí solo a pedir otro consentimiento: informar y obtener consentimiento son obligaciones distintas. Revisa la base jurídica si cambia el tratamiento.
Analizar currículos con IA
Los candidatos externos no reciben esta información laboral individual, pero sí debes revisar la protección de datos en la selección con IA y, cuando toque, la información a los representantes sobre el acceso al empleo. En promociones internas, informa también a los afectados.
Si el programa puntúa currículos: explica a candidatos y empleados para qué utilizas sus datos y cómo influye la puntuación en la evaluación. Si un descarte exclusivamente automatizado les afecta significativamente, comprueba si existe una excepción que lo permita y qué garantías exige el RGPD.
Qué información debes entregar al trabajador
- Sistema y finalidad: herramienta, función y decisión laboral para la que sirve.
- Datos utilizados: disponibilidad, jornada, rendimiento u otros datos que emplee.
- Reglas: prioridades, pesos, umbrales y excepciones, si los hay.
- Efectos: qué genera y qué condición laboral fija o cambia.
- Revisión: quién valida el resultado y cómo avisar de un error.
Ajusta estos campos a tu sistema real. La guía del Ministerio de Trabajo orienta sobre qué criterios y reglas explicar a los representantes, pero no es un formulario oficial del real decreto.
Cómo preparar y entregar la información paso a paso
Lo práctico es una ficha por uso, un aviso y un registro de entregas. No son formularios obligatorios ni sustituyen el resto de la información contractual.
Ejemplo ilustrativo: una tienda reparte los sábados con una herramienta interna e incorpora a Ana con contrato indefinido el 19 de octubre de 2026. Adáptalo a tus reglas.
1. Identifica cada uso y abre una ficha
Pregunta a RR. HH., administración y responsables de equipo para identificar los programas que afectan a las condiciones laborales y registra cada uso, con su responsable, en una hoja de cálculo:
| Campo | Ejemplo cumplimentado |
|---|---|
| Código, herramienta y proveedor | TURNOS-01 · Cuadrantes internos · Desarrollo propio. |
| Uso y personas afectadas | Repartir sábados entre dependientes cuyo horario permite trabajar ese día. |
| Datos y reglas | Jornada, franjas pactadas, ausencias y sábados trabajados en ocho semanas. Tiene prioridad quien menos sábados haya trabajado entre quienes pueden cubrir el turno. |
| Resultado y revisión | Propuesta de turnos. La responsable comprueba restricciones, resuelve empates y aprueba el cuadrante. |
| Responsable y documentación | RR. HH. mantiene la ficha. Administración aporta la descripción del cálculo y la configuración. |
| Estado y siguiente acción | Reglas verificadas. Preparar el aviso para Ana. |
Si no sabes cómo interviene una función, márcala como pendiente y apunta qué preguntar a quien la usa.
2. Comprueba las reglas y completa lo que falte
Pide al proveedor una explicación de la función que usas o, si la herramienta es propia, a quien la configuró. Por ejemplo:
Necesitamos explicar [función] para [decisión laboral]. ¿Podéis indicarnos los datos, reglas, prioridades, empates y excepciones, qué podemos configurar, cómo influye en el resultado y cómo nos avisaréis de cambios y limitaciones relevantes?
Contrasta la respuesta con la configuración y con un resultado real (en el ejemplo, si el turno propuesto cuadra con las personas disponibles y sus sábados) y guarda la documentación.
Antes de usar IA con datos personales: evalúa los riesgos y las medidas para reducirlos. Si el tratamiento puede entrañar un alto riesgo para las personas, realiza previamente una evaluación de impacto. Como registro práctico, anota: riesgo, medida, responsable y comprobación.
Si faltan criterios: pide aclaraciones concretas y, si no llegan, busca apoyo técnico y laboral para decidir cómo completar la información y qué uso mantener. No te inventes reglas: preguntar al proveedor no te exime del deber ni amplía el plazo.
3. Anota a quién informar y la fecha límite
En cada aviso, apunta a quién va dirigido, el motivo (incorporación, solicitud o cambio) y la fecha límite de la tabla del apartado 2.
En el ejemplo: Ana empieza el 19 de octubre, así que RR. HH. programa la entrega para el día 16.
4. Redacta un aviso que explique cómo se decide
Puedes usar uno o varios documentos escritos. Separa cada uso y, si el contrato ya recoge parte de la información, añade solo lo que falte.
TURNOS-01 · Información sobre el reparto de sábados
Versión 1 · 16/10/2026 · Destinataria: Ana, incorporación el 19/10/2026.
La tienda utiliza «Cuadrantes internos» para proponer quién trabaja los sábados. Usa la jornada contratada, las franjas pactadas, las ausencias aprobadas y los sábados trabajados en las ocho semanas anteriores.
Descarta las asignaciones que no encajan con la jornada, los descansos o las franjas pactadas. Entre quienes pueden cubrir el turno, da prioridad a quien menos sábados haya trabajado; si alguien no ha trabajado ninguno, cuenta como cero. Si hay empate o faltan datos, deja la asignación pendiente.
La responsable revisa los datos y las restricciones, resuelve los empates con las personas afectadas y anota los ajustes antes de aprobar el cuadrante. Este reparto no amplía las horas contratadas.
Para consultar o corregir un dato, habla con RR. HH. en la tienda o usa el apartado «Consultas» del portal cuando tengas acceso.
Antes de entregarlo, comprueba que refleja tus reglas reales, excepciones incluidas, y que el contacto funciona.
5. Entrega una copia accesible
Entrega una versión fechada que el trabajador pueda guardar e imprimir si la recibe electrónicamente, y conserva la prueba de envío o recepción. Adapta formato y lenguaje para que también lo entiendan personas con discapacidad o capacidad intelectual límite.
| Canal | Cómo entregarlo | Prueba que guardar |
|---|---|---|
| Correo electrónico | Adjunta el aviso indicando su versión y revisa los envíos fallidos. | Mensaje, adjunto y prueba de envío o recepción. |
| Portal del empleado | Avisa de que está publicado y permite descargarlo e imprimirlo. Ofrece otra vía a quien no pueda entrar. | Copia y registro del aviso o de la entrega, con persona, fecha y versión. |
| Papel | Entrega una copia y pide un recibí. | Recibí u otra constancia de la entrega. |
En el ejemplo: Ana aún no tiene acceso al portal y recibe una copia en papel el 16 de octubre.
El recibí solo acredita la recepción: no equivale al consentimiento para tratar sus datos ni a la conformidad con las decisiones del sistema.
6. Guarda el documento y su justificante
Archiva en el mismo sitio la ficha, la documentación técnica, las versiones y las pruebas. Pon al aviso un nombre reconocible, como TURNOS-01_informacion_v1_2026-10-16.pdf, y registra cada entrega:
| Persona | Documento | Entrega | Justificante e incidencias |
|---|---|---|---|
| Ana | TURNOS-01 · v1 · 16/10/2026 | 16/10/2026 · Papel | Recibí en la carpeta TURNOS-01 / entregas. Sin incidencias. |
Identifica a cada persona sin ambigüedad y dónde está su justificante, y anota los fallos de entrega y su solución.
Limita el acceso y aplica una conservación limitada de los datos según las obligaciones y posibles responsabilidades. El real decreto no fija un plazo único de archivo.
7. Revisa los cambios y actualiza lo afectado
La persona responsable de la ficha debe revisar los cambios del proveedor, de configuración o de uso. Si afectan a lo que explicaste, prepara una nueva versión y comunica los cambios por escrito dentro de plazo. Guarda la versión anterior y el motivo del cambio.
Si el reparto pasa a contar doce semanas en lugar de ocho, actualiza el aviso. Si solo cambia el cuadrante y las reglas siguen igual, basta con comunicar los horarios.
Al cambiar el uso o la configuración, comprueba también si varían los riesgos para las personas y ajusta las medidas de protección cuando proceda.
Qué sanciones puede tener incumplir la información
- Información individual: no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato y de las condiciones de trabajo es una infracción leve, con multas de 70 a 750 euros.
- Información a representantes: vulnerar sus derechos de información, audiencia y consulta puede ser una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
La calificación y la cuantía dependen de la conducta y de sus circunstancias, según los artículos 6.4, 7.7 y 40.1 de la LISOS.
Ya hay condenas: en su sentencia 101/2025, de 4 de julio, la Audiencia Nacional condenó a una empresa a indemnizar al sindicato con 6.250 euros por no informar del algoritmo que asignaba los descansos. Fue una indemnización por vulnerar la libertad sindical, no una multa del RD 723/2026.
Derechos de los empleados frente al uso de algoritmos en el ámbito laboral
- Derecho a la información individual: el empleado tienen derecho a ser informado por escrito si la empresa utiliza algoritmos para tomar decisiones que afectan al empleo..
- Antelación: Esta información debe entregarse al trabajador por escrito y antes de que comience la relación laboral (para contratos de más de cuatro semanas).
- Derecho de solicitud para plantilla anterior: Los trabajadores contratados antes de la entrada en vigor de la norma (5 de octubre de 2026) pueden solicitar esta información, y la empresa tiene un plazo máximo de 30 días hábiles para responder.
- Derecho a conocer los parámetros: Entender qué reglas, criterios y datos de entrada utiliza el algoritmo para tomar decisiones que condicionan el día a día laboral.
- Derecho de representación colectiva (complementario): Se mantiene el derecho de los representantes legales de los trabajadores (comité de empresa) a ser informados sobre las reglas e instrucciones de estos sistemas según el Estatuto de los Trabajadores.
Estos derechos se unen a otras garantías establecidas en el RGPD, como el derecho de los trabajadores al acceso, rectificación supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos personales.
¿Cuándo y cómo denunciar o poner una reclamación?
Si una empresa no cumple con alguno de los puntos anteriores, los trabajadores disponen de tres vías de actuación:
- Vía interna: En primera instancia el trabajador puede acudir al comité de empresa o a los delegados de personal. Ellos tienen la competencia para exigir a la dirección la auditoría del algoritmo y mediar para solucionar el incumplimiento de forma interna.
- Vía administrativa: Si no obtiene respuesta por parte de la empresa se puede presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) o ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
- Vía judicial: El empleado puede interponer una demanda ante los Juzgados de lo Social. Si se demuestra que una decisión (como un despido o una sanción) fue tomada por un algoritmo opaco, sin supervisión humana o basándose en criterios discriminatorios, dicha decisión puede ser declarada nula.
Dudas frecuentes de los trabajadores
¿Cumplir el deber de información convierte en legal cualquier decisión algorítmica?
No. Aunque la empresa haya explicado correctamente el algoritmo, éste sigue estando sujeto a no tomar decisiones discriminatorias, desproporcionadas o contrarias al convenio. El deber de información y la legalidad de la decisión son cuestiones diferentes.
Mi jefe me dice que no me puede explicar cómo funciona el programa porque es «secreto de la empresa» o propiedad del fabricante. ¿Tiene razón?
No. Aunque no te enseñen el código de programación exacto, la ley te da derecho a conocer los criterios, las variables y las reglas que usa el programa para medir tu rendimiento o asignar tus tareas.
¿Qué puedo hacer si noto que el algoritmo me perjudica frente a otros compañeros (por ejemplo, dándome peores turnos o menos comisiones)?
Tienes derecho a solicitar una aclaración sobre los parámetros del sistema. Los algoritmos no pueden discriminar por motivos de conciliación familiar, bajas médicas, género o edad. Si el sistema te penaliza por haber estado de baja o por reducción de jornada, es una práctica ilegal que puedes denunciar.
¿Puedo negarme a que la empresa utilice cualquier algoritmo para evaluarme?
No existe un derecho general a rechazar todos los sistemas algorítmicos utilizados por la empresa. Sí puedes oponerte o impugnar determinados tratamientos de datos, decisiones exclusivamente automatizadas, sistemas desproporcionados o resultados discriminatorios.
¿Puede utilizar datos sobre mi salud, afiliación sindical o circunstancias familiares?
Estos datos disfrutan de una protección reforzada y su tratamiento está sujeto a restricciones específicas. Además, ningún algoritmo puede utilizarlos para producir discriminaciones en salarios, turnos, promociones, sanciones o despidos.
¿Puede la empresa tomar represalias porque solicite información o presente una reclamación?
No. Una sanción, exclusión o despido adoptado como represalia puede impugnarse y, si vulnera un derecho fundamental, llegar a declararse nulo.