Modo confidencial de Gmail – Qué es

Desde 2018, el momento del último rediseño de Gmail, los usuarios de cuentas personales han podido activar el Modo confidencial, una serie de opciones destinadas a hacer que sus correos electrónicos sean más seguros.

Entre estas opciones está hacer que el correo electrónico se elimine a sí mismo después de un período de tiempo establecido, lo que limita la capacidad del destinatario de copiar, reenviar, imprimir o descargar los contenidos, revocar el acceso instantáneamente o configurar un bloqueo de verificación de SMS, que envía al destinatario un código que tiene para ingresar antes de leer lo que les ha enviado.

Los usuarios que tienen cuentas de G Suite para el trabajo obtendrán acceso a estas funciones si su administrador lo permite de forma predeterminada a partir del 25 de junio de 2019 cuando la actualización se ha activado.

El modo confidencial de Google, un servicio de correo electrónico protegido, es bastante fácil de usar, pero hay algunas peculiaridades que debes conocer.

Si deseas aprender cómo enviar y recibir correos electrónicos confidenciales con Gmail, aquí tienes una breve guía.

¿Qué es el modo confidencial de Gmail?

El modo confidencial es una potente herramienta que, en caso de enviar mensajes con información confidencial en el trabajo, será de gran utilidad. Te permite establecer una fecha de vencimiento para tu mensaje, lo que corta el acceso cuando llega ese día.

Durante el tiempo en que el mensaje se encuentre disponible, los destinatarios no podrán reenviarlo a terceros, descargarlo o copiar su contenido. Y el remitente puede cancelar en cualquier momento el acceso. Para agregar otra capa de seguridad, puedes configurar el mensaje para que se desbloquee solo después de que el destinatario ingrese un código de verificación de SMS que se envíe a tu número de teléfono.

¿Cómo funciona?

Después de enviar un correo electrónico, está fuera de tu control. El nuevo Modo confidencial de Gmail intenta devolverte un poco de control al ofrecer fechas de vencimiento de mensajes y hacer que sea más difícil enviar el correo electrónico.

El modo confidencial, parte de la nueva interfaz de Gmail, funciona porque técnicamente no utiliza protocolos de correo electrónico estándar para entregar el mensaje.

Por el contrario, si los mensajes son confidenciales se alojan en los servidores de Google.

Esto tiene sus desventajas: los destinatarios que no están viendo el correo electrónico en Gmail tienen que hacer clic en un enlace para abrir mensajes en un navegador, por ejemplo. Se trata un intento honrado para conseguir seguridad en el correo electrónico, y es bastante fácil cuando todas las partes utilizan Gmail. Así es como funciona.

Cuando activas el modo confidencial, aparece un panel que te ofrece dos opciones.

La primera te permite elegir cuándo deseas que caduque el correo electrónico para que el destinatario ya no pueda leerlo (también puedes revocar el acceso al correo enviado en cualquier momento).

Una segunda opción te permite solicitar al destinatario que ingrese una contraseña para acceder al mensaje. Google genera el código de acceso y lo envía al teléfono del destinatario por SMS, por lo que debes conocer el número de teléfono del destinatario. Además, cuando los correos electrónicos son enviados en modo confidencial no es posible copiarlos, reenviarlos, imprimirlos o descargarlos.

Enviar correos electrónicos en modo confidencial

Primero, debes asegurarte de que tienes habilitado el Modo confidencial.

Para hacer esto en la aplicación de Android Gmail, vete a Más (los tres puntos verticales en la esquina de su pantalla) y selecciona la opción correspondiente. En dispositivos iOS se sigue el mismo procedimiento, salvo que el ícono Más aparece con tres puntos horizontales.

Para PC y Mac, inicia un borrador de correo electrónico de forma normal y luego selecciona el icono del candado y el reloj, que se encuentra en la fila de iconos a la derecha del botón ‘Enviar’, para habilitar.

Podrá saber si el modo confidencial está habilitado por el banner de color azul de la ventana del mensaje, así como el texto que te advierte que el correo electrónico está protegido.

Una vez hecho todo esto, puedes ajustar la configuración de caducidad, protección de contenido y verificación de SMS como desees antes de presionar enviar.

En móvil

Los pasos a seguir son prácticamente los mismos, pero algunos elementos se encuentran en distintos lugares. El proceso es el mismo para las versiones de Gmail para iOS y Android.

• Redacta un mensaje
• Toca los tres puntos verticales en la esquina superior derecha de la aplicación, luego toca «Modo confidencial»
• Al igual que con un navegador, tendrás la opción de establecer durante cuánto tiempo los destinatarios deben ver el mensaje y si estás protegido por un código de acceso
• En el momento en que lo hayas configurado, al enviar un correo electrónico presentará una pequeña ventana en la parte inferior donde se especifica el tiempo en que el mensaje estará disponible antes de su caducidad.

Envío de correos electrónico en modo confidencial a aplicaciones y cuentas que no son de Gmail

En este caso las cosas son diferentes.

El destinatario sin una dirección de Gmail tendrá que pasar por un paso de verificación adicional antes de poder leer el correo electrónico, incluso si el usuario no configuró la verificación por SMS.

Al acceder a un correo electrónico en estas circunstancias, hallarás un enlace donde tendría que aparecer su contenido. Haz clic en él y serás redirigido a una página donde Google te pedirá que le envíes un mensaje de texto o un segundo correo electrónico con el código de acceso que necesitarás para acceder al correo electrónico.

Si estás utilizando una aplicación que no sea Gmail en tu teléfono para leer los correos electrónicos de Gmail, también es posible leer contenido protegido. Cuando recibas un correo electrónico en modo confidencial, deberás hacer clic en un enlace que te pedirá que inicies sesión con su cuenta de Google. Después de eso, puedes leer el correo electrónico normalmente.

Capturas de pantalla y copiar/pegar

Esta característica simplemente evita que las personas presionen Reenviar para compartir su mensaje pero no les impide compartirlo.

No existe ninguna forma de impedir que cualquiera copie y pegue el contenido de su mensaje en un mensaje nuevo y lo envíe a otras personas. Tampoco existen opciones para evitar las capturas de pantalla. Si no se puede confiar en la persona a la que está enviando un correo electrónico, esta característica no hará una diferencia más que indicar que prefiere que el mensaje permanezca privado.

Eliminar el acceso a correos electrónicos en modo confidencial

Para conseguir que un correo electrónico enviado caduque antes de tiempo, únicamente debes entrar en correo específico en tu carpeta Enviados y seleccionar la opción «Eliminar acceso».

Esto bloqueará inmediatamente al destinatario para que no vuelva a leer ese correo electrónico. Por eso, antes de eliminarlo debes tener la seguridad de que no tendrás que acceder a él de nuevo.

Problemas del modo confidencial

El modo confidencial de Gmail no hace que los correos electrónicos sean privados porque Google siempre puede leerlos.

Al enviar un correo electrónico con el modo confidencial activado, Google guarda en sus servidores el contenido del correo electrónico.

Una vez que el correo electrónico caduca, el destinatario ya no puede acceder a él. Pero el mensaje permanece en la carpeta enviada del remitente, que Google también puede leer.

Este no es un correo electrónico que expira. Google todavía puede acceder a él y puede estar expuesto a gobiernos o piratas informáticos.

La opción de contraseña es una nueva invasión de la privacidad. Si eliges establecer un código de acceso para tu destinatario, debes facilitar tu número de teléfono privado a Google. Si estás enviando un mensaje a un usuario de Gmail, es probable que Google ya conozca tu número de teléfono al leer tus correos electrónicos o de otros productos de Google.

En caso de que envíes un correo electrónico a un usuario que no es de Google y lo protejas con una contraseña, posibilitas que la compañía asocie el número de teléfono de esa persona a su dirección de correo electrónico, así como a cualquier información confidencial que el mensaje contenga.

Esta es una forma efectiva para que Google recopile información sobre personas que probablemente se han negado a usar su servicio para evitar tal recopilación de datos. También significa que Google sabe bastante sobre el correo electrónico supuestamente confidencial.

El otro supuesto beneficio de seguridad del modo confidencial es la incapacidad del destinatario para reenviar, copiar, descargar o imprimir el correo electrónico. Según Google, esto ayuda a reducir el riesgo de que la información confidencial se comparta accidentalmente con las personas equivocadas.

El destinatario puede simplemente tomar una captura de pantalla del correo electrónico, pegarla en un nuevo correo electrónico y enviársela a un amigo.

Alternativas

El uso del modo confidencial puede violar la política de retención de correo electrónico de una empresa. El incumplimiento de esta política podría poner en peligro al negocio si debe cumplir con regulaciones como la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) en Estados Unidos.

Finalmente, todas las empresas, incluso aquellas que no usan el modo confidencial, deben estar atentas a los ataques de phishing que usan correos electrónicos confidenciales falsificados. Los correos electrónicos enviados a direcciones que no son de Gmail serían ideales para suplantación de identidad ya que les dicen a los destinatarios que hagan clic en un enlace para ver el mensaje confidencial.

Debido a todos los posibles problemas, es posible que desees evitar el uso del modo confidencial de Gmail. Existen formas más seguras de compartir información confidencial con personas ajenas a tu empresa, que incluyen:

• Cifrado
• Usar un correo electrónico para informar a alguien que la información está disponible y hacer que esa persona inicie sesión en un recurso compartido con acceso controlado en la red o servidor de una empresa.

Ahora ya conoces en qué consiste el modo confidencial de Gmail. ¿Te atreves a utilizarlo? Cualquier duda me comentas.