Los bancos son unos de los grandes afectados por el Reglamento de Protección de Datos.

Deben evitar que los datos de sus clientes sean objeto de una cesión no consentida y garantizar su integridad.

Por eso necesitan adaptarse a esta normativa.

En este post te doy los pasos a seguir para adaptar tu banco a la nueva normativa de Protección de Datos.

Normativa de Protección de Datos

Las normas que regulan la Protección de Datos para empresas financieras y de crédito son:

  • RGPD (vigente a partir del 25 de mayo en toda Europa)
  • LOPD (España)
  • Nueva Ley de Protección de Datos (pendiente de aprobar aún en España)
  • Real Decreto-ley 5/2018 de medidas urgentes para la adaptación del Derecho español a la normativa de la Unión Europea en materia de protección de datos
  • LSSI (Ley de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico)
  • Ley 2/1962, de 14 de abril, sobre bases de ordenación del crédito y de la Banca.
  • Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.

¿Cómo deben cumplir los bancos el RGPD?

Las empresas financieras y de crédito forman parte de ese tipo de negocios que tiene en sus manos una gran cantidad de datos, por lo que también tendrán que adaptarse a la nueva normativa.

Para asegurar un debido cumplimiento de esta, debes tener en cuenta una serie de preguntas y cuestiones que te facilitarán la tarea.

Cada vez que un cliente contrata los servicios financieros o de crédito estás manejando datos de carácter personal de terceros. Para el correcto manejo de estos datos es preciso cumplir con la normativa de protección de datos.

Las principales actuaciones que debes realizar en tu banco para adaptarte al RGPD son:

  1. Realizar un Registro de actividades de tratamiento
  2. Elaborar un análisis de riesgos
  3. Realizar una Evaluación de impacto
  4. Firmar los contratos con terceros
  5. Incluir los textos legales en la página web
  6. Solicitar el consentimiento a los clientes
  7. Facilitar los derechos de los usuarios
  8. Firmar los contratos con los empleados
  9. Nombrar un DPD

Pero no te preocupes, te explico paso por paso todo lo que debes hacer.

1. Registro de actividades de tratamiento

Lo primero que debe tenerse en cuenta es qué tipo de datos se manejan y qué cantidad.

Así de simple.

Debes responder a preguntas como:

  • Tipo de datos que recopilas
  • Finalidad del tratamiento
  • Política de almacenamiento de esos datos
  • Si cedes esos datos o los transfieres fuera de nuestro país
  • Medios de tratamiento

Para ello es necesario realizar un registro de actividades de tratamiento que debes mantener actualizado. Este documento te lo pueden pedir en caso de tener alguna inspección por la AEPD. Normalmente deberá constar por escrito aunque también es válido en formato electrónico.

2. Análisis de riesgos

En la empresa financiera y de crédito debes también realizar un análisis del riesgo en el que valores las posibles contingencias de los tratamientos que se realicen, teniendo en cuenta, entre otras cuestiones,

  • el tipo de tratamiento:
    • ¿dónde se almacenan los datos?
    • ¿durante cuánto tiempo?
    • ¿en un fichero o en una base de datos?
    • ¿en qué equipos?
  • la naturaleza de los datos,
    • identificativos
    • bancarios
    • financieros …
  • el número de interesados afectados;
    • 1.000
    • 5.000
    • 50.000 …

¿Y ya está?

No tan rápido.

Una vez realizado este análisis, debes implementarse medidas de seguridad avanzadas, nunca obsoletas, que sean capaces de impedir o bloquear los ataques informáticos actuales. Un ejemplo de incumplimiento sería el uso de sistemas de cifrado obsoletos.

3. Evaluación de impacto

Agárrate a la silla.

Aquí viene lo complicado

Además, si el riesgo resultara ser especialmente alto deberás realizar una evaluación de impacto para minimizar las posibilidades de afectar a los derechos o libertades de los interesados; tras estos análisis deberás implementar unas medidas de seguridad adecuadas.

Las principales empresas que deberán realizar esta evaluación de impacto son:

  • Empresas que realicen una evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado, como la elaboración de perfiles, y sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos para las personas físicas o que les afecten significativamente de modo similar.
  • Entidades que realicen un tratamiento a gran escala de las categorías especiales de datos, o de los datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
  • Empresas que realicen una observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.

Resumiendo …

Las entidades financieras y de crédito son unas de las empresas que más han invertido en el análisis de grandes volúmenes de datos (Big Data) con la finalidad de tomar decisiones diseñar nuevos y mejores productos y servicios para los clientes. La tecnología hace que estas entidades puedan analizar información interna y externa para lograr predicciones estadísticas sobre el comportamiento de los asegurados, mejorando y personalizando las ofertas de las aseguradoras.

Por eso necesitas realizar la Evaluación de impacto.

4. Contratos con terceros

No me digas que tú no cedes datos a terceros porque no me lo creo.

¿Tienes una empresa informática que realiza el mantenimiento de los equipos o la página web?

¿Trabajas con una empresa de márketing que realiza las campañas comerciales?

Entonces sí cedes datos a terceros.

Así que, además de tener un registro de actividades de tratamiento, debes tener presente una lista de esas empresas externas con las que tienes contacto, y asegurar que también cumplan la normativa de Protección de Datos.

Numerosas entidades financieras que administran datos financieros y personales en nombre de sus clientes recurren con regularidad al software de contabilidad. En el marco del cumplimiento del RGPD, resulta esencial tener en cuenta aspectos técnicos sobre cómo y dónde el software seleccionado procesa y aloja los datos personales, especialmente si está basado en la nube.

¿Y qué hay que hacer?

Debes aclarar con tus proveedores de TI y de software de qué manera estos sistemas se adaptarán para la implementación del RGPD. Un cuestionario o una lista de verificación exhaustivos ayudarán a comprender los flujos de datos, así como a identificar posibles vulnerabilidades.

Y qué decir tiene que hay que estar seguros de que el cliente sepa qué datos suyos se recopilan a través de las páginas web de estas empresas.

terceros

Recuerda firmar el contrato de encargo de tratamiento con los terceros

Para ello es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento con esos terceros en el que se establezcan las obligaciones de estos para proteger los datos personales a los que accedan.

5. Página web

Si ofreces los servicios a través de una página web debes incluir en ella los textos exigidos por la ley de Protección de Datos y la LSSI:

  • Aviso legal
  • Política de privacidad
  • Política de cookies

Aviso legal

Este es el documento donde se identifica al propietario de la página web. En él debes incluir:

  • Nombre del propietario
  • CIF / NIF
  • Dirección
  • Email
  • Nº de inscripción en el Registro mercantil

Debes poner un enlace visible a este texto desde cualquier página de la web.

Política de privacidad

Es importante que revises la política de privacidad de la entidad bancaria y hagas una versión de esta más extensa, que incluya más información acerca del procesamiento de los datos.

  • ¿Dónde se utilizan esos datos?
  • ¿Se está haciendo con el consentimiento de los usuarios?
  • ¿Tiene fines comerciales?
  • ¿Se realizan cesiones a terceros o transferencias internacionales?

Así, al solicitar los datos personales del cliente, en el formulario habrá que informar expresamente de

  • existencia de un tratamiento de los datos que se le están solicitando,
  • finalidad,
  • destinatario o destinatarios de aquella información,
  • identidad y dirección del responsable del tratamiento de los datos y
  • posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y por qué vía.

Todos esos detalles deberán formar parte de la política de privacidad. Una vez actualizada, asegúrate de que esta nueva versión se publique en la web.

Política de cookies

Las cookies son archivos de información enviados por un sitio web y almacenados en el navegador del usuario que visita ese sitio. Se utilizan para analizar las visitas a nuestra página web o mostrar publicidad dinámica.

Por tanto, si tu web incluye algo de esto, debes cumplir con la ley de cookies.

La ley que regula las cookies es la propia LSSI. En ese texto debe informarse sobre las cookies utilizadas en la página, su finalidad y duración.

6. Consentimiento de clientes

Esto es muy importante.

Así que no lo olvides.

Además de actualizar la política de privacidad, en la empresa financiera y de crédito debes tener el consentimiento expreso de todos sus clientes para poder tratar sus datos.

Este consentimiento puede solicitarse de dos formas:

En la web

Si el cliente introduce sus datos personales en la página web, debe existir una casilla desmarcada por defecto que le permita aceptar esa política de privacidad.

En la oficina

En caso de que el cliente facilite sus datos personalmente en la oficina, debe firmar un documento en el que se le informe sobre:

  • responsable del tratamiento,
  • finalidad para la que se van a usar los datos,
  • si se van a ceder a terceros y
  • el medio por el que puede ejercer sus derechos ARCO.

Uno de los fines principales del RGPD es que los clientes sean mucho más conscientes de qué información disponen las empresas de ellos y para qué se utiliza. Por ello, es esencial que se les comunique cualquier cambio que se vaya a realizar. Una buena opción sería enviar emails a los clientes y empleados o publicar alguna entrada en la página web y difundirla posteriormente por redes sociales, para generar más confianza.

7. Derechos de los usuarios

Los interesados, los dueños de los datos personales, pueden ejercer, según el RGPD, sus derechos. Estos son los derechos que pueden ejercer los interesados:

  • acceso a los propios datos personales;
  • rectificación si los datos son inexactos;
  • supresión (derecho al olvido) si se tratan de forma ilegal o ya no son necesarios para la finalidad con que se recogieron;
  • limitación del tratamiento;
  • portabilidad de los datos;
  • oposición a un uso posterior con fines de prospección comercial (marketing directo), investigación científica o histórica, o fines estadísticos; y
  • a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

En la entidad financiera debes proveer mecanismos para que los interesados puedan ejercer sus derechos. Estos medios deben indicarse en el documento de consentimiento a firmar por los clientes y en la política de privacidad de la página web.

El derecho de portabilidad es uno de los nuevos derechos recogidos en el RGPD. Por ejemplo, si una particular trabaja con tu banco, pero decide cambiar a otro, puede llevarse consigo cualquier dato suyo que tengas. Así pues, los datos personales debes almacenarlos y administrarlos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica para que sean fáciles de utilizar y compartir.

8. Contratos con empleados

Seguro que también tienes empleados en tu banco.

Pues esto te interesa.

Los empleados tienen acceso a toda la información que maneja la entidad y, por tanto, deben firmar un acuerdo de confidencialidad para evitar que esa información sea revelada a personas no autorizadas. También deben cumplir las medidas de seguridad establecidas por la empresa para garantizar la protección de los datos personales.

En un banco, los empleados tienen acceso a un correo electrónico para comunicarse entre ellos internamente, y también para comunicarse con clientes y proveedores. Esto les convierte en objetivos de los atacantes, porque la ingeniería social y técnicas como el phishing son los métodos de ataque más utilizados debido al éxito que tiene para los ciberdelincuentes.

9. Notificar brechas de seguridad

Recuerda esto.

Una de las obligaciones que establece el nuevo Reglamento es la notificación de los incidentes de seguridad que se produzcan en la empresa, tanto a los afectados como a la AEPD.

En el caso de que se dé una situación de ciberataque o infracción en la entidad bancaria, lo ideal es que estés prevenido con un plan de respuesta ante incidentes. Existe un límite de 72 horas para notificar a las autoridades y dotar a estas de información, por lo que el plan debe someterse a prueba para garantizar que cumpla con el plazo.

aviso alerta

¡Cuidado! Debes notificar las brechas de seguridad en un plazo de 72 horas

Cabe destacar que, aunque no se permitirán infracciones intencionadas de la ley, existirán atenuantes si se puede demostrar a las autoridades y a los clientes que se está haciendo todo lo posible para cumplir con ella.

10. Nombrar un DPD

Es necesario que en la empresa financiera y de crédito, por el volumen de datos que tratas, designes a un profesional con la cualificación necesaria en esta materia para que salvaguarde los procesos y políticas internas del tratamiento de datos personales. Este profesional será el Delegado de Protección de Datos (DPD).

Además, para cumplir con el principio de información del nuevo RGPD, la designación del DPD y sus datos de contacto deben hacerse públicos y deberán ser comunicados a las autoridades de supervisión competentes.

El Delegado de Protección de Datos podrá ser tanto una persona en plantilla de la empresa como una externa y el cargo podrá ser desempeñado también por una empresa que ofrezca el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo demostrar que mi entidad cumple el RGPD?

Puedes demostrar el cumplimiento de las siguientes formas:

  • Estableciendo políticas internas de protección de datos.
  • Adoptando códigos de conducta aprobados por asociaciones y otros organismos que representan categorías de responsables y encargados del tratamiento.
  • Obteniendo certificaciones de protección de datos por parte de organismos de certificación acreditados.
  • Ejecutando las directrices dadas por el Consejo Europeo de Protección de Datos.
  • Cumpliendo las indicaciones específicas dadas por un Delegado de Protección de datos.

¿Puedo incluir datos de clientes en una lista de morosos?

La inscripción en el fichero de impagados sólo podrá efectuarse cuando concurran los siguientes requisitos:

  • Existencia previa de una deuda cierta, vencida y exigible, que haya resultado impagada.
  • Requerimiento previo de pago.
  • No podrán incluirse datos sobre los que exista un principio de prueba documental que contradiga alguno de los requisitos anteriores.
  • Se efectuará una notificación al interesado por cada deuda concreta.
  • No podrán incluirse datos con más de seis años de antigüedad.

El titular de los datos puede ejercitar el derecho a cancelarlos o rectificarlos solicitándolo directamente a la entidad. Si en el plazo de 10 días no recibe contestación o ésta no es satisfactoria, puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos acreditando la presentación de la solicitud.

Serán rectificados o cancelados, en su caso, los datos de carácter personal cuyo tratamiento no se ajuste a lo dispuesto en la LOPD y, en particular, cuando tales datos resulten inexactos o incompletos.

Las infracciones que puedan cometerse en la gestión de esos registros se sancionan por la AEPD.

¿Es legal recibir publicidad por teléfono, por correo electrónico o en el móvil?

En este caso, debemos distinguir dos supuestos:

  • Las llamadas o mensajes automáticos, es decir, en los que no existe la intervención física de una persona, requieren consentimiento previo por parte del abonado para que se realicen.
  • Las llamadas en las que interviene una persona son legales a menos que el abonado haya manifestado su deseo expreso de no recibirlas.

El titular de los datos puede ejercitar su derecho a cancelarlos o rectificarlos solicitándolo directamente a la entidad financiera o de crédito. Si en el plazo de 10 días no recibe contestación o ésta no es satisfactoria, puede reclamar ante la AEPD acreditando la presentación de la solicitud.

En cuanto a los correos electrónicos, existe una práctica muy extendida denominada ‘Spam’ que comprende todo tipo de comunicación no solicitada realizada por vía electrónica. La LSSI solamente autoriza el envío de comunicaciones comerciales con el consentimiento previo del receptor o si ha habido un contrato previo entre la empresa y el cliente.

¿Es legal que la empresa de crédito ceda datos personales de sus clientes a otras empresas para que estas reclamen y gestionen el cobro por cuenta de aquella?

Las empresas de gestión de recobros se consideran “encargadas del tratamiento” por lo que será necesario que entre la empresa titular del crédito (aquella con la que el particular contrató y a la que realmente le debe alguna cantidad) y la de recobro exista un contrato cuyo objeto esté constituido o comprenda la realización de un servicio de gestión de recuperaciones de deuda en los asuntos que le sean atribuidos.

La empresa de crédito para estar facultada para comunicar los datos a una empresa de recobro, primero debe asegurarse de que cuenta con el consentimiento del afectado para el tratamiento de sus datos personales.

Modelos

Aquí te dejo todos los documentos que necesitarás para adaptar tu entidad financiera a la normativa de Protección de Datos.

Sanciones

El incumplimiento del RGPD, bien porque se haya producido un incidente, un ciberataque o porque se haya cometido un error interno por parte algún empleado, podría dar lugar a una investigación regulatoria, lo que supone para las empresas una importante inversión de tiempo y recursos.

Las compañías se exponen, además, a una multa que en sus valores máximos podría llegar a suponer el 4% del volumen de negocio del último ejercicio, 20 millones de euros para las infracciones más graves, o hasta el 2% o 10 millones de euros para cuestiones de índole administrativo.

¿A que asusta?

Pues no hay excusas que valgan.

A continuación puedes ver algunas de las sanciones impuestas por la AEPD a entidades bancarias.

No facilitar la información necesaria a los clientes

La obligación que impone la normativa de protección de datos es la de informar al afectado en el momento de la recogida de datos, pues solo así queda garantizado el derecho del mismo a tener una apropiada información y a consentir o no el tratamiento, en función de aquella. Resolución AEPD R/01427/2018

Inclusión indebida en fichero de morosos

Los datos personales serán exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas la medidas necesarias para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos que sean inexactos con respecto a los fines para los se tratan. Sólo se podrán registrar y ceder los datos de carácter personal que sean determinantes para enjuiciar la solvencia económica de los interesados y que no se refieran, cuando sean adversos, a más de seis años, siempre que respondan con veracidad a la situación actual de aquéllos. Resolución AEPD R/01222/2018

Y tu entidad bancaria, ¿ya está adaptada al nuevo RGPD? ¿Cumples todos los requisitos?

¿Necesitas cumplir el RGPD?

Protección de datos en entidades financieras y de crédito
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