Las empresas realizan actividades habituales dentro de Internet que son ilegales o poco seguras.

El envío de emails sin copia oculta es una de ellas, este y otros hábitos podrían salirles muy caros a las empresas si algún usuario les denuncia.

Por despiste o por desconocimiento, tu empresa puede estar a punto de enfrentarse a una multa considerable.

Uno de los motivos es el envío de correos electrónicos que los trabajadores mandan a diario a varios clientes de forma simultánea.

¿Lo hacen incluyendo a los distintos destinatarios en copia oculta?

El correo electrónico es un dato personal

Cuando una empresa gestiona el fichero de datos de sus clientes está en la obligación de protegerlos.

Esta protección pasa por no compartir ni vender esos datos a otras personas o empresas.

Es ahí donde aparece el problema de los correos que no van en copia oculta: los destinatarios pueden ver las direcciones de correo electrónico de todos los que han recibido el email, algo que la LOPD cataloga de infracción grave.

Cada vez que se envía un correo electrónico a varios destinatarios hay que tener la precaución de incluir sus direcciones en la casilla “Con Copia Oculta” (CCO). Si lo hacemos en “Para” o incluso en “Con Copia” (CC), como es frecuente en las clásicas cadenas por Internet, estaremos permitiendo que cada uno de los receptores tenga a la vista el resto de direcciones de envío y por tanto vulnerando la Ley de Protección de Datos.

¿Cómo cumplir la LOPD?

Por un lado, tenemos que tener en cuenta que, generalmente, el correo electrónico es un dato personal y debemos hacer todo lo que esté en nuestras manos para protegerlo. Por tanto, no debemos darlo a conocer sin el consentimiento de su propietario.

Si todos los destinatarios se conocen, no supone ningún problema el hecho de enviar un correo electrónico a todos estos contactos con su dirección visible. Pero si por el contrario el envío se hace entre direcciones de correo de personas que no se conocen entre ellas (diferentes proveedores, empresas o clientes, por ejemplo), entonces es necesario proteger su privacidad y no dar a conocer su dirección al resto de destinatarios.

Además, algunos cibercriminales utilizan los mensajes reenviados con múltiples destinatarios para recolectar direcciones a las que enviar correo basura (spam) y, por tanto, también pueden hacernos llegar, tanto a nosotros como a nuestros contactos, algún tipo de malware, phishing, bulos, etc. que pueden acarrear graves perjuicios para la empresa.

¿Qué podemos hacer para evitar este tipo de situaciones?

¿Cuál sería la forma correcta de actuar?

La solución está en utilizar la opción que nos ofrece el correo electrónico a través del campo conocido como «copia oculta» (CCO), en inglés BCC (Blind Carbon Copy). De esta forma, podemos enviar un correo a múltiples destinatarios que no se conocen entre sí sin que se muestren en el email las direcciones de correo de todos ellos.

Para ello, cada vez que se envíe un correo electrónico a varios destinatarios desconocidos entre sí pondremos sus direcciones en el campo «CCO», en lugar del «Para».

correo con copia oculta

Correos con copia oculta en Gmail

Gmail es, sin duda, el servicio de correo más utilizado en todo el mundo y Google sigue ampliando sus posibilidades.

  1. Abre Gmail.
  2. Haz clic en Redactar (arriba a la izquierda).
  3. En el campo “Para”, añade a los destinatarios. Si quieres, también puedes añadir destinatarios en los campos “Cc” y “Cco”.
  4. Escribe el asunto del correo.
  5. Redacta el mensaje.
  6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

En Gmail en castellano

copia ocualta en gmail

En Gmail en inglés

enviar correo con copia oculta

 

Correos con copia oculta en Outlook

  1. Abra un nuevo mensaje de correo electrónico.
  2. Haga clic en la flecha situada junto a Opciones para mostrar el menú de Opciones .
  3. Haga clic en CCO.

En Outlook Express

copia oculta en hotmail

Correos con copia oculta en Hotmail

  1. Deberás hacer clic en la opción Enviar correo electrónico.
  2. Una vez tengas el formulario de correo electronico, deberás redactar tu mensaje como de costumbre, si gustas puedes adjuntar un archivo. Para ingresar los destinatarios deberás hacer clic en el link CCO. Deberás seleccionar la opción CCO e ingresar tus correos separados por comas.
  3. Realizado este paso, solo queda que hagas clic en Enviar, y ¡listo! tu correo será enviado a múltiples destinatarios.

¿Cuál es la multa por no usar CCO?

Depende de cada caso concreto.

La multa por no usar CCO, con el RGPD puede ir desde 10 millones de euros hasta el 2% del volumen total de facturación anual de la empresa.

La cuantía depende de la cantidad de correos electrónicos que son vulnerados en un mensaje. Es decir, que no es lo mismo enviar un correo sin CCO a 15 destinatarios, a 70 o a 5.000.

Entre algunos de los casos de nuestro país encontramos la multa de 3.000 euros impuesta a una inmobiliaria. Esta empresa envió una felicitación navideña a todos sus clientes (4.000 personas) olvidando la CCO en 2010.

Otro caso es el de una empresa de recursos humanos a la que se le aplicó la multa mínima (600€) por vulnerar por error la privacidad de 10 personas que habían sido descartadas en una oferta laboral.

Cláusula LOPD

Es muy importante también insertar en los correos electrónicos un texto sobre Protección de Datos. En él debemos informar sobre el carácter confidencial de ese correo y facilitar la dirección donde los interesados pueden ejercer los derechos ARCO.

De esta forma la empresa garantiza el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos.

Para que el texto aparezca por defecto cada vez que redactamos un correo electrónico debemos configurarlo como “Firma”.

Modelo

Aquí puedes descargar el modelo de texto para incluir en los correos electrónicos.

¿Necesitas cumplir el RGPD?

Enviar un email a varios destinatarios: siempre Con Copia Oculta
4.7 (93.33%) 6 votos
  1. ya que nos ponemos tan explícitos, según la Ley de Portecc. de Datos, no deberemos decir nunca “e-mail” sino correo electrónico. Ojo al detalle. No somos un pais anglosajón, sino ESPAÑA


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