Enviar un email a varios destinatarios: siempre Con Copia Oculta

Las empresas realizan actividades habituales dentro de Internet que son ilegales o poco seguras. Uno de ellos es el envío de correos electrónicos son respetar las adecuadas medidas de seguridad y privacidad. Por eso, en este artículo te mostramos cómo enviar un email con copia oculta a varios destinatarios.

El correo electrónico es un dato personal

Cuando una empresa gestiona el fichero de datos de sus clientes está en la obligación de protegerlos. Esta protección pasa por no compartir ni vender esos datos a otras personas o empresas.

Es ahí donde aparece el problema de los correos que no van en copia oculta: los destinatarios pueden ver las direcciones de correo electrónico de todos los que han recibido el email, algo que la LOPD cataloga de infracción grave.

Cada vez que se va a enviar un correo electrónico a varios destinatarios hay que tener la precaución de incluir sus direcciones en la casilla «Con Copia Oculta» (CCO). Si lo hacemos en «Para» o incluso en «Con Copia» (CC), como es frecuente en las clásicas cadenas por Internet, estaremos permitiendo que cada uno de los receptores tenga a la vista el resto de direcciones de envío y por tanto vulnerando la Ley de Protección de Datos.

Correo electrónico y LODP

¿Qué dice la normativa de protección de datos sobre el envío de correos electrónicos?

Por un lado, tenemos que tener en cuenta que, generalmente, el correo electrónico es un dato personal y debemos hacer todo lo que esté en nuestras manos para protegerlo. Por tanto, no debemos darlo a conocer sin el consentimiento de su propietario.

Si todos los destinatarios se conocen, no supone ningún problema el hecho de enviar un correo electrónico a todos estos contactos con su dirección visible. Pero si por el contrario el envío se hace entre direcciones de correo de personas que no se conocen entre ellas (diferentes proveedores, empresas o clientes, por ejemplo), entonces es necesario proteger su privacidad y no dar a conocer su dirección al resto de destinatarios.

Además, algunos cibercriminales utilizan los mensajes reenviados con múltiples destinatarios para recolectar direcciones a las que enviar correo basura (spam) y, por tanto, también pueden hacernos llegar, tanto a nosotros como a nuestros contactos, algún tipo de ciberataque malware, phishing, bulos, etc. que pueden acarrear graves perjuicios para la empresa.

¿Qué podemos hacer para evitar este tipo de situaciones?

¿Cuál sería la forma correcta de actuar?

La solución está en utilizar la opción que nos ofrece el correo electrónico a través del campo conocido como «copia oculta» (CCO), en inglés BCC (Blind Carbon Copy). De esta forma, podemos enviar un correo a múltiples destinatarios que no se conocen entre sí sin que se muestren en el email las direcciones de correo de todos ellos.

Para ello, cada vez que se envíe un correo electrónico a varios destinatarios desconocidos entre sí pondremos sus direcciones en el campo «CCO», en lugar del «Para».

A continuación te mostramos algunos ejemplos de cómo enviar un correo con copia oculta,

Correos con copia oculta en Gmail

¿Qué es CCO en Gmail? Muy sencillo. Es una opción que te permite ocultar a los destinatarios. De esta manera, las personas añadidas como destinatarias del mensaje no sabrán que has añadido más personas al campo CCO. Es decir, no podrán ver al resto de contactos añadidos a CCO ni las respuestas de esos mensajes al correo.

Gmail es, sin duda, el servicio de correo más utilizado en todo el mundo y Google sigue ampliando sus posibilidades. Para enviar un correo con copia oculta en Gmail has de seguir los siguientes pasos:

1. Abre Gmail.
2. Haz clic en Redactar (arriba a la izquierda).
3. En el campo «Para», añade a los destinatarios. Si quieres, también puedes añadir destinatarios en los campos «Cc» y «Cco».
4. Escribe el asunto del correo.
5. Redacta el mensaje.
6. Al final de la página, haz clic en Enviar.

Una vez que selecciones «CCO», te aparecerá un nuevo campo en los destinatarios para añadir contactos en copia oculta.

Cómo enviar un correo con copia oculta en Outlook

A continuación de mostramos cómo enviar un correo a varios destinatarios en Outlook, y poner los contactos en CCO o copia oculta.

1. Abra un nuevo mensaje de correo electrónico.
2. Haga clic en la flecha situada junto a Opciones para mostrar el menú de Opciones .
3. Haga clic en CCO.

En Outlook Express

Correos con copia oculta en Hotmail

1. Deberás hacer clic en la opción Enviar correo electrónico.
2. Una vez tengas el formulario de correo electrónico, deberás redactar tu mensaje como de costumbre, si gustas puedes adjuntar un archivo. Para ingresar los destinatarios deberás hacer clic en el link CCO. Deberás seleccionar la opción CCO e ingresar tus correos separados por comas.
3. Realizado este paso, solo queda que hagas clic en Enviar, y ¡listo! tu correo será enviado a múltiples destinatarios.

¿Qué diferencia hay entre CC y CCO en el correo electrónico?

El campo CC o «Añadir destinatarios» sirve para poner a más personas en copia del mensaje. Estos contactos pueden ver al resto de destinatarios del mensaje. Se suele utilizar para añadir a personas que tienen que leer el correo, pero no hace falta que lo respondan.

Por su parte, el campo CCO o «Ocultar destinatarios» permite añadir más personas al correo sin que el resto de destinatarios lo sepa ni tengan acceso a sus datos. Solo podrán ver a los contactos añadidos en los campos «Para» o «CC». Se utiliza cuando se envía un correo a mucha gente que no guarda relación entre sí, por ejemplo una empresa que envío una comunicación a sus clientes.

¿Cuál es la multa por no usar CCO?

Depende de cada caso concreto.

La multa por no usar CCO, con el RGPD puede ir desde 10 millones de euros hasta el 2% del volumen total de facturación anual de la empresa.

La cuantía depende de la cantidad de correos electrónicos que son vulnerados en un mensaje. Es decir, que no es lo mismo enviar un correo sin CCO a 15 destinatarios, a 70 o a 5.000.

Entre algunos de los casos de nuestro país encontramos la multa de 3.000 euros impuesta a una inmobiliaria. Esta empresa envió una felicitación navideña a todos sus clientes (4.000 personas) olvidando la CCO en 2010.

Otro caso es el de una empresa de recursos humanos a la que se le aplicó la multa mínima (600€) por vulnerar por error la privacidad de 10 personas que habían sido descartadas en una oferta laboral.

Cláusula LOPD

Es muy importante también insertar en los correos electrónicos un texto sobre Protección de Datos. En él debemos informar sobre el carácter confidencial de ese correo y facilitar la dirección donde los interesados pueden ejercer los derechos ARCO.

De esta forma la empresa garantiza el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos.

Para que el texto aparezca por defecto cada vez que redactamos un correo electrónico debemos configurarlo como “Firma”.

Modelo

En nuestra web puedes descargar un modelo de cláusula de protección de datos en el correo electrónico.

Descargar modelo de comunicaciones por correo electrónico

Ahora ya sabes qué significa CCO en Gmail y has aprendido a enviar correos electrónicos con copia oculta. Recuerda usarlo siempre que no quieres que las personas a las que envías el mensaje tengan acceso a los datos de contacto del resto de destinatarios.