La entrada en vigor de la nueva normativa de Protección de Datos afecta a todas las empresas y su forma de trabajar. Pero…

¿qué ocurre con los psicólogos?

También tienen la obligación de cumplir lo establecido en el RGPD.

En este post te doy los pasos a seguir para adaptar tu consulta de psicología a la nueva normativa de Protección de Datos.

Normativa de Protección de Datos

Las normas que regulan la Protección de Datos para psicólogos son:

¿Cómo deben cumplir los psicólogos el RGPD?

Los psicólogos por su naturaleza deben tratar datos de salud en su día a día. Deben tener especial diligencia con las historias clínicas y el consentimiento informado de sus pacientes.

Para asegurar un debido cumplimiento de esta normativa, debes tener en cuenta una serie de preguntas y cuestiones que te facilitarán la tarea.

Cada vez que un cliente te solicita los servicios como psicólogo estás manejando datos de carácter personal de terceros. Para el correcto manejo de estos datos es preciso cumplir con la normativa de protección de datos.

Las principales actuaciones que debes realizar como psicólogo para adaptarte al RGPD son:

  1. Realizar un Registro de actividades de tratamiento
  2. Elaborar un análisis de riesgos
  3. Realizar una Evaluación de impacto
  4. Firmar los contratos con terceros
  5. Incluir los textos legales en la página web
  6. Solicitar el consentimiento a los pacientes
  7. Facilitar los derechos de los usuarios
  8. Firmar los contratos con los empleados
  9. Nombrar un DPD

Pero no te preocupes, te explico paso por paso todo lo que debes hacer.

1. Registro de actividades de tratamiento

Empezamos.

Lo primero que debes tener en cuenta es qué tipo de datos manejas y qué cantidad.

Debes responder a preguntas como:

  • Tipo de datos que recopilas
  • Finalidad del tratamiento
  • Política de almacenamiento de esos datos
  • Si cedes esos datos o los transfieres fuera de nuestro país
  • Medios de tratamiento

Para ello es necesario realizar un registro de actividades de tratamiento que debes mantener actualizado. Este documento te lo pueden pedir en caso de tener alguna inspección por la AEPD. Normalmente deberá constar por escrito aunque también es válido en formato electrónico.

2. Análisis de riesgos

Como psicólogo debes también realizar un análisis del riesgo en el que valores las posibles contingencias de los tratamientos que se realicen, teniendo en cuenta, entre otras cuestiones,

  • el tipo de tratamiento:
    • ¿dónde se almacenan los datos?
    • ¿durante cuánto tiempo?
    • ¿en un fichero o en una base de datos?
    • ¿en qué equipos?
  • la naturaleza de los datos,
    • identificativos
    • bancarios
    • de salud …
  • el número de interesados afectados;
    • 1.000
    • 5.000
    • 50.000 …

¿Y luego qué?

Una vez realizado este análisis, debes implementarse medidas de seguridad avanzadas, nunca obsoletas, que sean capaces de impedir o bloquear los ataques informáticos actuales. Un ejemplo de incumplimiento sería el uso de sistemas de cifrado obsoletos.

3. Evaluación de impacto

Aquí viene lo complicado.

Siéntate y respira.

Además, al ser el riesgo especialmente alto por tratar datos sensibles, deberás realizar una evaluación de impacto para minimizar las posibilidades de afectar a los derechos o libertades de los interesados; tras estos análisis deberás implementar unas medidas de seguridad adecuadas.

Las principales empresas que deberán realizar esta evaluación de impacto son:

  • Empresas que realicen una evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de personas físicas que se base en un tratamiento automatizado, como la elaboración de perfiles, y sobre cuya base se tomen decisiones que produzcan efectos jurídicos para las personas físicas o que les afecten significativamente de modo similar.
  • Entidades que realicen un tratamiento a gran escala de las categorías especiales de datos, o de los datos personales relativos a condenas e infracciones penales.
  • Empresas que realicen una observación sistemática a gran escala de una zona de acceso público.

¿Te has quedado como estabas?

Resumiendo

Como psicólogo necesitar hacer esa Evaluación de impacto al realizar un tratamiento de categorías especiales de datos. Es decir, porque manejas datos de salud de tus pacientes.

4. Contratos con terceros

Como psicólogo seguro que te relacionas también con terceros que disponen de algunos de los datos de tus pacientes o empleados.

Y no me digas que no cedes los datos a nadie.

¿Tienes una empresa informática que te realiza el mantenimiento de los equipos o de la web?

¿Trabajas con una gestoría?

Entonces sí cedes datos a terceros. Y debes asegurar que también cumplan la normativa de Protección de Datos.

Numerosos psicólogos recurren con regularidad al software de gestión de pacientes. En el marco del cumplimiento del RGPD, resulta esencial tener en cuenta aspectos técnicos sobre cómo y dónde el software seleccionado procesa y aloja los datos personales, especialmente si está basado en la nube.

¿Es tu caso?

Entonces debes aclarar con tus proveedores de TI y de software de qué manera estos sistemas se adaptarán para la implementación del RGPD. Un cuestionario o una lista de verificación exhaustivos ayudarán a comprender los flujos de datos, así como a identificar posibles vulnerabilidades.

Y qué decir tiene que hay que estar seguros de que el paciente sepa qué datos suyos se recopilan a través de las páginas web de estas empresas.

terceros

Recuerda firmar el contrato de encargo de tratamiento con los terceros

Para ello es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento con esos terceros en el que se establezcan las obligaciones de estos para proteger los datos personales a los que accedan.

5. Página web

Si ofreces los servicios de asesoramiento a través de una página web debes incluir en ella los textos exigidos por la ley de Protección de Datos y la LSSI:

  • Aviso legal
  • Política de privacidad
  • Política de cookies

Aviso legal

Este es el documento donde se identifica al propietario de la página web. En él debes incluir:

  • Nombre del propietario
  • CIF / NIF
  • Dirección
  • Email
  • Nº de inscripción en el Registro mercantil o nº de colegiado, si eres autónomo

Debes poner un enlace visible a este texto desde cualquier página de la web.

Política de privacidad

Es importante revisar la política de privacidad de tu gabinete de psicología y hacer una versión de esta más extensa, que incluya más información acerca del procesamiento de los datos.

  • ¿Dónde se utilizan esos datos?
  • ¿Se está haciendo con el consentimiento de los usuarios?
  • ¿Tiene fines comerciales?
  • ¿Se realizan cesiones a terceros o transferencias internacionales?

Así, al solicitar los datos personales del cliente, en el formulario tendrás que informar expresamente de

  • existencia de un tratamiento de los datos que se le están solicitando,
  • finalidad,
  • destinatario o destinatarios de aquella información,
  • identidad y dirección del responsable del tratamiento de los datos y
  • posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición y por qué vía.

Todos esos detalles deberán formar parte de la política de privacidad. Una vez actualizada, asegúrate de que esta nueva versión se publique en la web.

Política de cookies

Las cookies son archivos de información enviados por un sitio web y almacenados en el navegador del usuario que visita ese sitio. Se utilizan para analizar las visitas a nuestra página web o mostrar publicidad dinámica.

Por tanto, si tu web incluye algo de esto, debes cumplir con la ley de cookies.

La ley que regula las cookies es la propia LSSI. En ese texto debe informarse sobre las cookies utilizadas en la página, su finalidad y duración.

6. Consentimiento de pacientes

Además de actualizar la política de privacidad, debes tener el consentimiento expreso de todos tus pacientes para poder tratar sus datos.

Este consentimiento puede solicitarse de dos formas:

En la web

Si el cliente/paciente introduce sus datos personales en la página web, debe existir una casilla desmarcada por defecto que le permita aceptar esa política de privacidad.

En la consulta

En caso de que el paciente te facilite sus datos personalmente en la consulta, debe firmar un documento en el que le informes sobre:

  • responsable del tratamiento,
  • finalidad para la que se van a usar los datos,
  • si se van a ceder a terceros y
  • el medio por el que puede ejercer sus derechos ARCO.

Uno de los fines principales del RGPD es que los clientes sean mucho más conscientes de qué información disponen las empresas de ellos y para qué se utiliza. Por ello, es esencial que se les comunique cualquier cambio que se vaya a realizar. Una buena opción sería enviar emails a los clientes y empleados o publicar alguna entrada en la página web y difundirla posteriormente por redes sociales, para generar más confianza.

7. Derechos de los usuarios

Los interesados, los dueños de los datos personales, pueden ejercer, según el RGPD, sus derechos. Estos son los derechos que pueden ejercer los interesados:

  • acceso a los propios datos personales;
  • rectificación si los datos son inexactos;
  • supresión (derecho al olvido) si se tratan de forma ilegal o ya no son necesarios para la finalidad con que se recogieron;
  • limitación del tratamiento;
  • portabilidad de los datos;
  • oposición a un uso posterior con fines de prospección comercial (marketing directo), investigación científica o histórica, o fines estadísticos; y
  • a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Debes proveer mecanismos para que los interesados puedan ejercer sus derechos. Estos medios deben indicarse en el documento de consentimiento a firmar por los pacientes y en la política de privacidad de la página web.

El derecho de portabilidad es uno de los nuevos derechos recogidos en el RGPD. Para facilitar el cumplimiento de este derecho los datos personales deben ser almacenados y administrados en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica para que sean fáciles de utilizar y compartir.

8. Contratos con empleados

¿Tienes empleados en tu gabinete de psicología?

Pues esto te interesa.

Los empleados tienen acceso a toda la información que maneja la clínica y, por tanto, deben firmar un acuerdo de confidencialidad.

¿Para qué?

Para evitar que esa información sea revelada a personas no autorizadas.

También deben cumplir las medidas de seguridad establecidas por la empresa para garantizar la protección de los datos personales.

En una clínica de psicología, los empleados tienen acceso a un correo electrónico para comunicarse entre ellos internamente, y también para comunicarse con pacientes y proveedores. Esto les convierte en objetivos de los atacantes, porque la ingeniería social y las técnicas como el phishing son los métodos de ataque más utilizados debido al éxito que tiene para los ciberdelincuentes.

9. Notificar brechas de seguridad

Una de las obligaciones que establece el nuevo Reglamento es la notificación de los incidentes de seguridad que se produzcan en la empresa, tanto a los afectados como a la AEPD.

En el caso de que se dé una situación de ciberataque o infracción en el gabinete de psicología, lo ideal es estar prevenidos con un plan de respuesta ante incidentes. Existe un límite de 72 horas para notificar a las autoridades y dotar a estas de información, por lo que el plan debe someterse a prueba para garantizar que cumpla con el plazo.

aviso alerta

¡Cuidado! Debes notificar las brechas de seguridad en un plazo de 72 horas

Cabe destacar que, aunque no se permitirán infracciones intencionadas de la ley, existirán atenuantes si se puede demostrar a las autoridades y a los clientes que se está haciendo todo lo posible para cumplir con ella.

10. Nombrar un DPD

Puede ser necesario que el psicólogo, por el volumen de datos que trate, designe a un profesional con la cualificación necesaria en esta materia para que salvaguarde los procesos y políticas internas del tratamiento de datos personales. Este profesional será el Delegado de Protección de Datos (DPD).

Además, para cumplir con el principio de información del nuevo RGPD, la designación del DPD y sus datos de contacto deben hacerse públicos y deberán ser comunicados a las autoridades de supervisión competentes.

El Delegado de Protección de Datos podrá ser tanto una persona en plantilla de la empresa como una externa y el cargo podrá ser desempeñado también por una empresa que ofrezca el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Puedo realizar sesiones con mis pacientes por videoconferencia?

Este medio de comunicación con los pacientes se usará siempre con su consentimiento expreso, en aquellos casos en que esté justificado.

Por ejemplo, cuando existen problemas de accesibilidad, si el paciente vive lejos del centro de atención psicológica, si tiene dificultades de movilidad y no puede desplazarse por sí mismo, si está enfermo, para repasar tareas y aclarar dudas sobre lo detallado en la sesión.

Estas herramientas informáticas se usan para asesorar en temas puntuales, para guiar a la persona sobre qué es lo que tiene que hacer para aceptar un tratamiento psicológico o incluso en un caso de urgencia cuando es complicado efectuar una atención de manera presencial.

Se deberá, por tanto garantizar la confidencialidad de los datos exigida por la normativa de protección de datos.

¿Y usar WhatsApp para comunicarme con los pacientes?

Sí, puedes hacerlo. Pero siempre que tengas el consentimiento expreso de tus pacientes para ello.

Esta app de mensajería comparte datos de clientes con Facebook sin comunicárselo de forma clara al usuario ni darle la opción de negarse a ello. Esto es algo ilegal según la actual regulación de datos. Por tanto, el uso de este sistema de comunicación sin consentimiento puede conllevar importantes sanciones.

La comunicación de datos médicos confidenciales mediante mensajes de texto SMS y otro tipo de mensajes electrónicos no cifrados está prohibido, por infringir las leyes de Protección de Datos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los datos si se cesa en el ejercicio profesional?

La Ley reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, regula específicamente la historia clínica.

Dicha ley determina que se deberá conservar la historia clínica por un periodo de al menos cinco años contados a partir de la fecha de alta del último proceso asistencial. También hay que recordar que podrá conservarse la documentación durante más tiempo a efectos judiciales, si el profesional valora que puede ser conveniente:

  • por las características de un caso en concreto,
  • por preverse una reclamación civil como consecuencia de una acción profesional o
  • porque lo pudiera solicitar un juez.

¿Cómo se pueden destruir los datos, una vez finalizado el periodo de custodia?

Hay que destruir los documentos o soportes que contengan datos de carácter personal de tal forma que se impida el acceso a la información contenida en el mismo o su recuperación posterior. Se pueden emplear máquinas destructoras de documentos o encargar la gestión a empresas especializadas que certifiquen que la destrucción será realizada mediante procedimientos que garanticen el cumplimiento del RGPD.

¿Pueden los familiares acceder a la historia clínica del paciente?

Los familiares pueden acceder a la historia clínica si el paciente lo autoriza de forma expresa, por tanto ningún familiar puede acceder a la información del paciente salvo que exista dicho consentimiento o una habilitación legal. Si según el criterio del profesional, el individuo carece de capacidad para entender la información, a causa de su estado físico o psíquico, entonces sí se podrá poner en conocimiento de personas vinculadas por razones familiares o de hecho.

¿Cómo debo realizar la cesión de datos de mis pacientes a otros profesionales?

Tras la evaluación psicológica se puede concluir que es más conveniente que la intervención la realice otro profesional. Si es necesario facilitar datos sobre el paciente, se deberá informar al paciente y solicitar su consentimiento para facilitar dichos datos, o que sea el propio paciente quien los facilite al profesional al que se deriva el caso.

Modelos

Aquí te dejo todos los documentos que necesitarás para adaptar tu consulta de psicología a la normativa de Protección de Datos.

Sanciones

Con la aplicación del Reglamento General de Protección de Datos, se va a producir un exponencial incremento en la cuantía de las sanciones impuestas por incumplimiento de la normativa.

¿A que asusta?

Pues no es ninguna broma.

El RGPD pretende, por tanto, que los responsables y encargados se conciencien y responsabilicen con la normativa de protección de datos, estableciendo para ello sanciones de gran calibre para el caso de que la protección de este derecho fundamental sea insuficiente.

Aquí te dejo algunos ejemplos de sanciones impuestas por la AEPD a gabinetes de psicología.

No atender debidamente el derecho de acceso

El interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevén hacer de los mismos.
La información podrá obtenerse mediante la mera consulta de los datos por medio de su visualización, o la indicación de los datos que son objeto de tratamiento mediante escrito, copia, telecopia o fotocopia, certificada o no, en forma legible e inteligible. Resolución AEPD R/03315/2015

Publicar fotografías sin el consentimiento del afectado

El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa. Esto exige que se declare de forma clara e inequívoca por parte del interesado que acepta o consiente el tratamiento o la cesión de los que se le informa, mediante la expresión de su voluntad, que podrá ser por escrito, verbalmente, mediante comunicación telemática o por cualquier otro medio. Resolución AEPD E/03579/2011

Y tú, ¿ya te has adaptado al nuevo RGPD? ¿tienes claro todo lo que debes hacer? Espero que me comentes cualquier duda que tengas.

¿Necesitas cumplir el RGPD?

Protección de datos para psicólogos, ¿cómo cumplir el RGPD?
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