¿Cómo saber si mis ficheros están inscritos en la AEPD?

Ésta es una de las preguntas que con más frecuencia me hace la gente, ya que, la mayoría de las pequeñas empresas y autónomos, realmente no saben saben si están inscritos en la AEPD y como dar de alta un nuevo fichero. Te lo contamos todo aquí.

¿Qué es un Fichero?

Un fichero es el soporte en el que se almacenan los datos de carácter personal.

Según la LOPD, fichero es «todo conjunto organizado de datos de carácter personal que permita el acceso a dichos datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización o acceso«.

Tipos de ficheros

Según el procedimiento de almacenamiento, organización y acceso de los datos personales se diferencian los siguientes tipos de ficheros:

Automatizados

Son aquellos que almacenan los datos personales en soportes informáticos y están organizados de forma que es posible acceder a la información utilizando cualquier tipo de aplicación o procedimiento informatizado.

No automatizados

Son los que almacenan datos personales en soportes no automatizados, como el papel. El mejor ejemplo de este tipo de ficheros sería el archivador donde las empresas guardan los expedientes de empleados o clientes.

Titularidad privada

En líneas generales, aquellos de los que son responsables empresas o personas físicas. También se consideran como tales, aquellos ficheros cuyo responsable sea una entidad pública, siempre que estos ficheros no estén vinculados al ejercicio de la función pública de dicha entidad. En lo que nos atañe, todos los ficheros con datos personales que tenemos en las empresas son de titularidad privada.

Titularidad pública

Todos los ficheros cuyo titular sea una entidad pública (gobierno, autonomías, Administraciones públicas, etc) y que estén vinculados a su actividad pública.

¿Cómo saber si estamos inscritos en la AEPD?

El RGPD es un registro de libre acceso, de forma que en cualquier momento podemos consultar tanto la inscripción de nuestros ficheros propios como los de cualquier tercero que tenga esa misma obligación.

Formulario de búsqueda

Pasos a seguir para comprobar en 3 minutos si una empresa está inscrita:

1. Entra en sección de ficheros de la web de la AEPD
2. Selecciona ficheros de titularidad privada
3. Introduce el DNI/NIF o la denominación social
4. Pulsa en «Buscar»

Al ser un buscador que resuelve la petición sólo en el caso de coincidencia exacta, es conveniente buscar a través del NIF, que al ser un número no está sujeto a variaciones.

Como resultado de la búsqueda obtendrá la relación de ficheros que cumplen los criterios indicados, clasificados según la razón social y el nombre del fichero. La elección de uno de ellos da paso a una página en la que se detalla la información publicada para el fichero.

Resultados

Para cada fichero inscrito en el Registro General de Protección de Datos se detallan, en una primera página de resumen, la siguiente información:

• Nombre o razón social del responsable del fichero
• Nombre del fichero
• Finalidad y usos declarados
• Dirección en la que el interesado puede ejercitar los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación de la información contenida en el fichero

Desde esta página, se podrá mostrar información más detallada pulsando el botón “Ver Más“:

• Datos del responsable del fichero
• Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación
• Identificación y finalidad del fichero
• Origen y procedencia de datos
• Tipos de datos, estructura y organización del fichero
• Cesión y comunicación de datos
• Transferencias internacionales