Inscripción de ficheros en el RGPD. 6) Modificación y Supresión de la inscripción

1853

Una vez que un fichero ha sido notificado al Registro General de Protección de Datos (RGPD) y hemos recibido la carta de confirmación de la inscripción, según se detalla en los capítulos anteriores de esta serie, nos podemos encontrar con el tiempo que algunos de los aspectos y/o información señalados en el Formulario NOTA sufran modificaciones, de las cuales estamos obligados a informar al RGPD. Asímismo puede ocurrir que por cese de actividad o cambio de orientación de negocio, un fichero con datos de carácter personal sea anulado y se quiera surpimir su inscripción en el RGPD.

Veamos a continuación cómo actuar en ambos casos.

Tanto para modificar como para suprimir un fichero se debe indicar el código de inscripción del mismo (que hemos recibido desde la AEPD en la carta de confirmación de la inscripción) y los datos identificativos del responsable del fichero.

En el caso de la modificación los apartados que se pretendan modificar deben cumplimentarse por completo, indicando todos los datos y no sólo los modificados respecto a notificaciones previas, ya que esta notificación es
sustitutiva a efectos de inscripción en el RGPD. Hay que tener en cuenta que para modificar el NIF/CIF o la denominación social del responsable del fichero, se debe acompañar documentación que justifique el cambio.

En el caso de la supresión se debe indicar el motivo de la misma, así como el destino de la información. Si se va a proceder a destruir el fichero, se deben indicar las previsiones adoptadas para ello. Si la notifiación de la supresión se notifica por responsable distinto del que figura inscrito en el RGPD también se deberá acompañar documentación fehaciente que justifique el cambio del titular.

Viene de: Inscripción de ficheros en el RGPD. 5) Hoja de Solicitud
Continúa en: Inscripción de ficheros en el RGPD. 7) Notificaciones Tipo

Inscripción de ficheros en el RGPD. 6) Modificación y Supresión de la inscripción
Vota este artículo

3 Comentarios

  1. Relativo al cambio de denominación social del responsable del fichero, la documentación a aportar que justifica el cambio, ¿requiere copia original del mismo? ¿bastaría con una copia simple? ¿se puede adjuntar en el mismo fax que envía la hoja de solicitud o se exige envío por correo certificado?

    Tantas preguntas responden a que una demora en el proceso de cambio por errores en el trámite burocrático al final acaban perjudicando a los que más hacen por estar al corriente de sus obligaciones legales.

    Creo que la Agencia, en este sentido, debería facilitar más información en cuanto a los requisitos que va a solicitar a la hora de realizar el cambio.

    Gracias de antemano Jesús

  2. Y se me olvidaba:

    ¿Cuál es el orden correcto? Primero realizar la modificación del fichero con la nueva denominación social y luego comenzar con las actividades de la empresa, o a la inversa, cuando se de comienzo a la actividad con la nueva razón social, entonces realizar el cambio en la agencia.

    Gracias

Dejar respuesta