Contrato de Protección de Datos para administradores de fincas

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Proteccion de datos administradores de comunidades

Sabemos que muchos de los lectores del artículo sobre las obligaciones de las comunidades de vecinos, en relación a la Ley de Protección de Datos, son administradores de fincas. En él explicábamos la obligación de regular, mediante un contrato, el acceso a los datos personales de los propietarios por parte del administrador de la comunidad pero, por los mensajes recibidos, nos hemos dado cuenta del fallo que comenten muchos administradores preocupados en que las comunidades que gestionan cumplan la LOPD y, sin embargo, olvidan que también ellos deben de adecuarse a esta normativa.

A continuación explicamos, de manera resumida, las principales obligaciones de los administradores de fincas en materia LOPD y que, al final, son similares a las de cualquier otra empresa que trate con datos básicos de los clientes para su contacto o la gestión del servicio contratado.

Soy un administrador de fincas, ¿tengo que cumplir la Ley de Protección de Datos?

Al igual que cualquier otra organización que trate con datos personales, los administradores de fincas están obligados a cumplir la LOPD al poseer nombre, apellidos, correos electrónico, cuenta bancaria… de los propietarios de las comunidades que gestiona, es más, el administrador será el Encargado del Tratamiento, figura legal que establece el artículo 3 al ser responsable de los datos que le ceden los vecinos.

Las obligaciones son las que principalmente tiene que cumplir cualquier otra empresa que almacene datos básicos de sus clientes para el contacto o la gestión de los servicios contratados.

Inscribirse en la Agencia Española de Protección de Datos

Deberá notificar en este organismo los distintos ficheros de los que dispone con datos personales, para la mayoría de gestores de fincas serán el de clientes, proveedores, vecinos y quizás también empleados y videovigilancia (si tienen cámaras en la gestoría). Aquí te explicamos cómo inscribir los ficheros en la AEPD.

Documento de Seguridad

Se trata de un dossier compuesto por diversos anexos en el que deberán reflejarse, principalmente, las distintas medidas de seguridad implantadas en la organización para garantizar un correcto tratamiento de los datos personales.

Para los administradores de fincas, por el tipo de datos que se tratan, el documento deberá ser de nivel básico. Por ejemplo, contendrá la periodicidad de las copias de seguridad, los distintos trabajadores de la gestoría que acceden a los datos personales de los vecinos, las características del sistema informático, etc. Este documento es un tanto extenso por la cantidad de información y anexos que lo forman, por ello, publicamos un modelo de Documento de Seguridad en Word.

Clausulas informativas

Modelo de texto legal:

De conformidad con lo dispuesto en el art. 5.1 LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos, informar que sus datos personales se incorporarán al fichero Propietarios inscrito ante la AEPD, titularidad de (administrador de fincas) con el fin de prestar los servicios relacionados con la gestión de su comunidad. Puede ejercer sus derechos ARCO en (dirección postal y correo electrónico).

La normativa de Protección de Datos, a través del artículo 5, obliga al responsable, el administrador de fincas, informar desde la recogida de los datos personales sobre el tipo de tratamiento que se va a realizar de los mismos y de los derechos ARCO que tienen sus titulares incluyendo los datos de contacto del responsable. En la parte derecha detallamos un modelo del texto legal a insertar en cualquier documento que contenga o donde se soliciten datos personales: facturas, comunicados, contratos… Nuestra recomendación es incluir dicho texto como plantilla en el pie de todos los papeles que entreguen a los vecinos.

Contratos con terceros

Siempre se debe de firmar un contrato con terceras organizaciones (encargado del tratamiento) a las que ceda o permita el acceso a los datos personales de los vecinos.

En este contrato, firmado por ambas partes, deberá constar el tipo y la finalidad de los datos personales que se ceden, las medidas de seguridad obligadas a cumplir por cesionario y las consecuencias del incumplimiento del contrato.

ejemplos proteccion de datos

El administrador de fincas contrata a Gexfincas un año de mantenimiento del software para la gestión de las comunidades que administra. Gexfincas puede acceder a los datos de los vecinos almacenados en el programa y, para evitar que, por ejemplo, puedan utilizarlos para enviar publicidad a los propietarios, se firma un contrato que regule esta cesión de datos personales.

Contrato de Protección de Datos para administradores de fincas
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4 Comentarios

  1. Buenos días,
    De antemano, agradecerles su ayuda. Mi pregunta es, aunque la Comunidad sea el responsable del tratamiento del fichero, y haya que hacer un contrato Comunidad-Administrador para que éste se encargue del tratamiento, ¿Es necesario hacer un contrato Comunidad-Presidente ? ¿éste debería poder tener acceso a las base de datos inscritos en un fichero en la Agencia? Como por ejemplo, teléfonos y correos electrónicos.

    • Buenas tardes Eva,
      El contrato entre Comunidad y Presidente no es necesario ya que el Presidente, como representante de la Comunidad, tiene acceso a los datos personales de esta. Muchas gracias por leernos

  2. buenos dias ,
    tengo una duda solo tiene acceso el Presidente a los datos personales o tambien tiene acceso el Secretario Ya que ambos estan y ambos representas a los Vecinos ? y habeces si no esta uno esta otro para gestionar o avisar a alguien si lo requeriera el momento o situacion no se si me explico bien?
    muchas gracias

    • Buenos días Javier,
      Así es, tanto el Presidente como el Secretario pueden tener acceso a los datos de los vecinos. Gracias a ti por leer el blog y por tu consulta

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