¿Qué son y para qué sirven los metadatos?

¿Quién no ha oído alguna vez la palabra metadatos? Este concepto está actualmente ampliamente extendido, pero ¿qué son exactamente y cuál es su función?, ¿existe más de un tipo?, y si es así, ¿cómo se clasifican? En esta entrada daremos respuesta a estas preguntas, os explicaremos la importancia de los metadatos y dónde encontrarlos en diferentes soportes.

¿Qué es un metadato?

La definición más habitual que podéis encontrar respecto a qué son los metadatos es que son «datos sobre datos». Es decir, un metadato es la mínima información indispensable para identificar un recurso, como puede ser un archivo en tu ordenador, una información extra sobre un tipo de dato, como por ejemplo el autor, la extensión o su formato.

Otra forma de explicar qué son estos metadatos, también llamados metadata, es que son los datos que se usan para describir el contenido o información de otros datos. De hecho, si atendemos a su etimología, literalmente significa «más allá de los datos» en referencia a esos datos que describen.

Los metadatos son muy importantes en el entorno digital (aunque no solo los encontramos en él), pues ayudan a mejorar la estructuración de la información, puesto que describen y catalogan esta, además de mejorar su recuperación, ya que nos sirven para identificar la relevancia de aquello que estamos buscando. Toda información, sea cual sea su soporte, contiene metadatos, por ejemplo, para un libro serían el nombre del autor, la fecha de publicación, la editorial o la cantidad de páginas.

Para entenderlo mejor, los metadados son datos muy estructurados que describen características de los datos (como puede ser el contenido, la información o sus atributos). A su vez, presentan diferencias que dependen de las reglas incluidas en las aplicaciones empleadas para determinar la estructura interna de los esquemas de datos, es decir, que no solo existe una única estandarización de metadatos. Y pueden clasificarse en base a diferentes criterios (como su contenido o función).

Ahora, en un mundo donde la «vida» digital ha aumentado exponencialmente, donde el Internet de las cosas crece día a día junto al cloud computing y la relevancia del Big Data es más importante que nunca para las empresas, los metadatos se convierten en un elemento imprescindible para poder manejar y gestionar el enorme volumen de información disponible y a través de ello poder mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones para lograr ventajas competitivas.

¿Qué informaciones pueden mostrar los metadatos?

Como decíamos, los metadatos pueden mostrar información extra de los datos; se trata de una información descriptiva sobre el contexto, la calidad, la condición o las características de un dato. Lo cierto es que mientras sirvan para organizar, encontrar y recuperar los datos que se buscan, los metadatos pueden mostrar prácticamente cualquier tipo de información, dependiendo del método o modelo de metadados empleado.

Así, encontramos diferentes modelos de metadatos, cada uno con un esquema de descripción propio. En estos modelos, cada dato se describe a través de una serie de atributos, cuyo valor es el que se puede utilizar para recuperar la información. En función de la clase de metadatos podemos obtener información sobre elementos de datos o atributos, información sobre la propia estructura de los datos o sobre un aspecto concreto de los mismos, etc.

Entre los diferentes tipos de información que ofrecen los metadatos podemos encontrar:

• Información del contenido.
• Información sobre aspectos formales (tamaño, fecha, tipo, idioma, etc.).
• Información de derechos de autor o copyright.
• Información de la autenticidad del documento o recurso.
• Información sobre el contexto (calidad, condiciones de acceso, uso, etc.).

Funciones y aplicaciones principales de un metadato

Las principales aplicaciones de un metadato es la recuperación de información, así como la descripción y catalogación de un recurso, pero también se emplea para definir los derechos de autor, valorar y evaluar contenidos, etc.

En cuanto a sus funciones principales de los metadatos, están ya fueron delimitadas por Kate Beard en 1996 y Gayarti y Ramachandran en 2007:

• Búsqueda: Los metadatos deben proporcionar la información suficiente para determinar si existen datos de interés dentro del recurso o colección de recursos o, simplemente, para saber que existen esos datos.
• Recuperación: La información que proporcionen los metadatos debe servir a los usuarios para adquirir el recurso que están buscando y que les resulte de interés.
• Transferencia: Los metadatos deben facilitar la información necesarias para que los usuarios puedan usar los recursos recuperados en sus dispositivos (incluye información sobre el tamaño del recurso, su estructura lógica y física y los propios metadatos).
• Evaluación: Los metadatos deben evaluar la información para determinar si el recurso será útil para el usuario.
• Archivo y conservación: Los metadatos sirven también para garantizar que los recursos de información se documenten, se definan sus responsables y sigan siendo accesibles en el futuro.
• Interporeabilidad: Los metadatos deben facilitar la interoperalidad, para lo que se han creado y definido estándares y protocolos que permiten el intercambio de esta información. Ejemplos de estos protocolos y estándares serían el protocolo Z39.50 o la norma ISO 15836-2003.

Tipos de metadatos

Los metadatos pueden clasificarse en diferentes tipos. Por un lado, los metadatos pueden clasificarse por el tipo de información sobre el recurso que proporcionan (como vimos más arriba, contenido, aspectos formales, contexto…).

Y por otro lado, los metadatos pueden clasificarse según su función:

• Descriptivos: Son los metadatos que describen e identifican los recursos, permitiendo a los usuarios su búsqueda y recuperación.
• Estructurales: Estos metadatos proporcionar información sobre la estructura interna de los recursos y la relación entre ellos. Su objetivo es facilitar la navegación y la presentación de estos recursos.
• Administrativos: Los metadatos destinado a facilitar la gestión del conjunto de recursos, incluyendo los derechos y el control de acceso y uso. Dentro de este tipo de metadatos tenemos metadatos:
  • Técnicos: Sirven para decodificar y representar archivos.
  • De presernvación: Para la gestión a largo plazo de archivos.
  • De derechos: Los derechos de propiedad intelectual adjuntos al contenido.

Beneficios de los metadatos

Tal y como señalábamos antes, en esta mundo digital se mueven grandes cantidades de datos y son muchas las empresas que se han fijado en el valor que pueden representar para su negocio. Pero para poder sacar el máximo partido a estos datos es necesario poder gestionarlos de manera ágil y útil y es ahí donde entra en juego la importancia de los metadatos.

Y es que los metadatos ayudan a clasificar los datos, facilitando su recuperación y, consecuentemente, su análisis para poder usarlos en beneficio de la empresa. Así, entre los principales beneficios que pueden aportar los metadatos encontramos:

• Gracias a que con ellos podemos clasificar los datos en función de diferentes atributos, la búsqueda de información relevante es más fácil.
• La información que obtenemos a través de los metadatos puede ayudar en la toma decisiones.
• Una buena gestión de los datos a través del uso de metadatos y, por tanto, la capacidad de recuperar y analizar información relevante, puede ayudar a mejorar la competitividad de las empresas.
• En el entorno web, una buena aplicación de los metadatos ayudará mejorar el posicionamiento en buscadores.

Ventajas de una correcta gestión de metadatos

Llevar a cabo una correcta gestión de metadatos también puede reportar una serie de ventajas de cara a la mejor de los procesos de gestión y gobierno de datos; vemos algunas de las ventajas más importantes:

• Los metadatos nos ayudan a buscar y localizar los datos que resultan relevantes. Además, también pueden facilitar el análisis del flujo de los datos desde la fuente, las funciones de transformación y el propio análisis.
• Al usar un estándar de metadatos, podemos eliminar los errores o inconsistencias de los datos que manejamos, es decir, estandarizamos también estos.
• Cuando usamos un estándar de metadatos, también ayudamos con la integración de datos y su uso compartido entre los usuarios de las tecnologías de la información.
• Ayudan a detectar y subsanar conflictos en las aplicaciones, ya que la gestión de metadatos da visibilidad y control sobre el cambio en los entornos de integración de datos empresariales.
• La adecuada gestión de metadatos ofrece una mayor seguridad a la hora de realizar cambios, puesto que protegen los datos críticos de la empresa, además de facilitar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
• Esta buena gestión de metadatos también permite la entrega de datos seguros y confiables, puesto que reduce notablemente las incidencias en la recuperación e la información.
• Intercambio de datos entre plataformas más eficiente que puede traducirse en un aumento de la productividad de los desarrolladores.
• Mejor control de los datos que se manejan.

¿Dónde encontramos metadatos?

Ya lo adelantábamos más arriba, prácticamente cualquier tipo de recurso (documento, imagen, vídeo…) contiene metadatos, a continuación vamos a ver dónde podemos encontrarlos en algunos de los soportes más usados. Aquí os vamos a describir cómo ver estos metadatos desde el propio ordenador, pero también que podéis emplear aplicaciones online gratuitas para ver todos los metadatos que contiene un recurso, como por ejemplo metada2go.com o FOCA

En fotos

Los metadatos en las fotos, también conocidos como datos EXIF, podemos encontrarlos en cualquier fotografía digital, tanto hechas con cámara de fotos como con un smartphone y muestran desde información sobre el modelo de cámara o teléfono con el que se tomo la imagen, hasta los parámetros del disparo, los derechos de autor o el tamaño de la imagen.

Estos metadatos pueden revelar información privada, por ejemplo, las fotos tomadas con un smartphone pueden contener datos sobre la ubicación dónde fue tomada (sí, pueden indicar las coordenadas en las que se encuentra tu casa), por ello, antes de subirlas a Internet se recomienda borrar aquellos metadatos que no queremos que aparezcan.

Para ver los metadatos de una foto desde un ordenador, bastará con acceder a «Propiedades» y en esa ventana entrar en «Detalles».

También pueden verse desde el propio smartphone, accediendo a la galería de imágenes, abriendo una y en el menú de opciones, pulsando en «Detalles» (esto puede variar de unos modelos a otros, pero la ruta es muy similar).

En PDFs

Los metadatos en documentos PDF contienen información sobre el documento y su contenido, es decir, el nombre del autor, palabras clave e información sobre el copyright. A través de aplicaciones de terceros, todos los PDFs creados usando Acrobat 5.0 pueden modificarse.

Para ver los metadados de un PDF solo tenemos que elegir un documento, ir a «Archivo», entrar en «Propiedades» hacer clic en «Metadatos adicionales» en la ficha de Descripción. Si hacemos clic en «Avanzado» podremos visualizar todos los metadatos incrustados en el documento.

En Word

Como en los soportes anteriores, si queréis ver los metadatos de un documento de Word, solo tenéis que abrir las «Propiedades» del documento (esta vez pulsando con botón derecho sobre el archivo) y entrar en la pestaña «Detalles». Aquí os aparecerá información sobre el nombre del autor, la fecha de creación del documento y su última modificación, el número de palabras, el número de caracteres, etc.

En un WordPress

En WordPress los metatados son elementos HTML con los que se muestra información sobre la propia página web, en este caso se generan automáticamente y aunque no hará falta tocarlos si no vamos a añadir nada adicional, podemos encontrarlos en el head del código de la web.

Su estructura habitual es la siguiente:

Y los metadatos más comunes son:

• Metadescripción
• Keywords
• Author
• Copyright
• Generator
• Robots

En Lightroom

La aplicación de Acrobat para la edición de fotografías e imagen, Lightroom, también nos permite visualizar diferentes tipos de metadatos de las imágenes que tengamos seleccionadas. Para ello tenemos que acceder al módulo «Biblioteca» y entrar en el panel de Metadatos, que nos mostrará el nombre del archivo, la ruta, la clasificación, la etiqueta de texto y los metadatos EXIF e IPTC. Aparte, a través de un menú emergente podremos seleccionar uno de los siguientes conjuntos de campos de metadatos preestablecidos:

• Todos los metadatos del plugin
• DNG
• EXIF e IPTC
• IPTC
• Extensión IPTC
• Pie de ilustración grande
• Ubicación
• Mínima
• Descripción rápida
• Proyección tridimensional

En PhotoShop

Usando PhotoShop también podremos no solo visualizar los metadatos de una fotografía (o cualquier imagen), sino editarlos si necesitamos añadir, por ejemplo, el nombre del autor o cualquier otra información relevante. Lo normal es que algunos metadatos se carguen automáticamente (como el modelo de la cámara, el tamaño y resolución o las propiedades del tipo de extensión).

Para acceder a estos metadatos, con la imagen abierta en el programa, tendréis que ir «Archivo» y «Información de archivo…». Os aparecerá una ventana con diferentes categorías a las que podéis entrar para visualizar los metadatos y editar, añadir o borrar aquellos que sean necesarios.

En archivos MP3

Encontrar los metadatos de archivos MP3 es igual de sencillo que con las fotografías o los documentos de Word. Solo tenemos que pulsar con el botón derecho del ratón en el archivo MP3 elegido, entrar en «Propiedades» y después en la pestaña de «Detalles». Aquí encontraremos todos los metadatos del archivo, como el título, el álbum al que pertenece (si es una canción), el género, la velocidad, la duración, el editor, etc.

En bases de datos Oracle

Las bases de datos también cuentan con sus propios metadatos; en el caso de las bases de datos de Oracle se encuentra en dos ubicaciones, por un lado en las tablas de diccionario de datos, a las que podemos acceder mediante vistas integradas utilizando los comandos adecuados, y por otro lado un registro de metadatos, como Oracle Enterprise Meatada Manager.

Los metadatos que podemos visualizar son información sobre todas las tablas, vistas, columnas y procedimientos de la base de datos.