¿Cómo crear una base de datos de clientes?

Tener una base de datos de clientes actualizada es clave para cualquier negocio. Pero, ¿cómo conseguir que sea una base de datos efectiva? ¿Qué información debe contener? ¿Cómo se debe usar la información que contiene? Te lo explicamos todo en este artículo.

Base de Datos de Clientes: Definición

Las bases de datos de clientes son registros en los que se incluyen los datos relevantes referentes a los clientes de una empresa. Son una poderosa herramienta de mercadeo ya que gracias a ella se puede conocer el perfil de los clientes y poner en marcha las estrategias de marketing o fidelización adecuadas.

Estas bases de datos no solo permiten identificar a cada cliente, su nombre, dónde vive o su edad, sino también realizar un seguimiento de su comportamiento o segmentarlos según su perfil. Gracias a ellas las empresas cuenta con una valiosa información para poner en marcha sus campañas de mercadotecnia.

¿Para qué podemos emplear una base de datos de clientes?

Una base de datos de clientes se puede utilizar con numerosos objetivos, todos ellos encaminados a mejorar la marcha del negocio.

Análisis de Compras

En función del comportamiento y perfil de los clientes se puede saber cuáles son los productos más demandados y decidir qué productos poner a la venta. Esto es básico ya que de lo contrario podríamos llegarnos a ver sin stock de un producto con alta demanda.

Previsión de Ventas

Relacionado con el punto anterior, una base de datos de clientes actualizada también ayuda a estimar las posibles ventas del negocio. Qué artículos se van a vender más o menos, cuáles serán las ventas totales estimadas, o qué hacer para aumentar las ventas, lo cual nos lleva al siguiente punto.

Plantear estrategias de marketing

Una base de datos de clientes, vendedores y productos también es fundamental para conocer el perfil de los usuario y sus comportamientos de compra. Esto es imprescindible para poner en marcha estrategias de impacto efectivas, que atraigan a nuevos usuarios y fidelicen a los clientes ya existentes.

Aspectos previos a tener en cuenta antes de empezar a recolectar datos

A la hora de elaborar una base de datos de clientes es necesario tener en cuenta una serie de requisitos como los que vemos a continuación.

Privacidad y protección de datos

En primer lugar, es obligatorio cumplir con la normativa actual de protección de datos, esto es, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales).

Una de las premisas más importantes sobre privacidad en internet es que ahora hay que obtener el consentimiento expreso, voluntario e inequívoco de cualquier persona para tratar sus datos personales, ya no sirve con el consentimiento tácito.

Segmentación de clientes

Hay que crear diversos apartados en los que dividir a los distintos tipos de clientes. Por ejemplo, se pueden dividir a los clientes recurrentes respecto a los ocasionales. O según el tipo de productos que suelen comprar. O según su edad y sexo… Lo mejor es tener claro cual es nuestro buyer persona principal, y a partir de ahí segmentar entre diferentes perfiles. En función del perfil de cada cliente, se le ofrecerán unos u otros productos, o se les impactará de diferentes formas.

Actualización de registros

Los registros se debe actualizar constantemente para añadir a nuevos clientes a la base de datos. Ninguno se debe quedar fuera. El objetivo es tener una base de datos de clientes cada vez mayor y, por tanto, más oportunidades de venta.

Validación constante

Del mismo modo, la base de datos se debe revisar periódicamente para comprobar que no existen registros equivocados, con información falsa u obsoleta. Esta tarea es imprescindible para poder contar con información verídica y fiable.

¿Qué tipo de información debería contener tu «customers database»?

Por un lado está la información transaccional. Esto es, todos aquellos datos relativos al comportamiento de clientes, por ejemplo, sus compras, fechas de los pedidos, devoluciones, carritos de compra abandonados, etc.

Los datos comportamentales también sirven para definir la relación del cliente con la empresa. Por ejemplo, si se han suscrito al boletín de noticias, descargas de eBooks, tasa de apertura de emails, inscripción en eventos, etc.

También es importante contar con datos sociodemográficos de los clientes. Es decir, sus preferencias, estilo de vida, nivel de estudios, contexto de compra, etc.

Por otro lado, no solo es necesario tener información sobre los clientes, sino también sobre los productos. Existencias, pedidos, inventario, fluctuaciones de precios, etc.

Por último, están los datos fuera de línea, como pueden ser la información telefónica o postal, los datos bancarios, etc.

¿Cómo se consigue la información para crear una base de datos de calidad?

Existen diferentes métodos para conseguir la información de los clientes (o clientes potenciales). A continuación vemos algunas de las técnicas más empleadas.

Contenido de calidad

Tener una web o un blog en el que se ofrece contenido original y de calidad es una de las mejores manera de atraer clientes. Los usuarios siempre estarán más dispuestos a confiar en nosotros si les hemos ofrecido información relevante o les hemos ayudado en su toma de decisiones.

SEO

El SEO va unido al contenido de calidad. Sin embargo, puede darle un plus a dicho contenido. Básicamente, el SEO sirve para que nuestros contenidos aparezcan en las primeras posiciones de Google para una determinada búsqueda. Cuando más arriba esté en el buscador, más probabilidades de que un usuario pinche y se haga cliente.

Ojo, el SEO no solo se puede emplear para posicionar contenido, sino también para posicionar productos, secciones de la tienda, etc.

SEM

El SEM busca atraer a usuarios mediante la publicidad en Google. ¿Te has fijado que cuando haces una búsqueda en Google, los primeros resultados siempre son anuncios? Pues eso es el SEM. Se trata de atraer usuarios colocando anuncios para ciertos términos de búsqueda.

Newletters

Las newsletters son una buena manera, ya no solo de atraer clientes, sino de fidelizarlos. Consiste en el envío de información de interés al usuario a su correo electrónico. De esta manera, el cliente siempre estará al tanto de ofertas o novedades, y sentirá que la empresa piensa en él y en sus necesidades.

Formularios de registro

Los formularios son otro método muy útil para que el usuario ceda sus datos de forma voluntaria. Evidentemente, hay que ofrecerles algo a cambio: tener acceso a más y mejores ofertas, descargar contenidos gratuitos. probar artículos gratis, etc.

Networking

Las relaciones empresariales siempre son útiles para conseguir nuevos socios y encontrar proyectos interesantes. Además, también es una buena fuente para encontrar nuevos clientes que brinden más oportunidades de negocio.

Sorteos, concursos, promociones

Uno de los métodos más de moda para aumentar la base de datos de clientes es hacer concursos o sorteos (por ejemplo, a través de las redes sociales) en los que los usuarios tienen que ceder sus datos para poder participar. A cambio de un posible premio, los usuario pasan a formar parte de la base de datos de clientes potenciales.

Programas para crear bases de datos

Existen diversos programas que permiten crear bases de datos de clientes de forma sencilla. Vemos algunos de los más utilizados.

Excel

Las hojas de cálculo de Microsoft Excel son una de las maneras más rápidas y fáciles de crear una base de datos de clientes. Puedes dividir los registros en filas y establecer diferentes valores para las columnas. Un programa sencillo e intuitivo para el que no se necesitan conocimientos de SQL o de informática.

Access

Es otro programa desarrollado por Microsoft que permite crear bases de datos de clientes mediante tablas. Si quieres saber más sobre esta herramienta, te recomendamos leer nuestro artículo sobre bases de datos en Access.

CRM (Customer Relationships Management)

Los software CRM o customer relationship manager con programas muy completos que permiten gestionar todo lo relacionado con los clientes de la empresa. Algunos de los más empleados son Salesforce, Netsuite, Microsoft Dynamics, etc.

Softwares de gestión empresarial

Por su parte, los software de gestión empresarial o ERP son herramientas todavía más completas que los CRM. Además de incluir módulos para clientes también tienen opciones para facturación, logística, recursos humanos, marketing y mucho más.

Plantillas para BBDD

Puedes descargar una plantilla para base de datos de clientes gratis a través de este enlace (en Microsoft Access).

También tienes otra base de datos de clientes gratis en este otro link (en Excel).

Y seguro que si buscas por internet, podrás encontrar muchas más.

Esto ha sido todo por nuestra parte. Esperamos que con estos consejos puedas crear una base de datos de clientes fiable y que te ayude a mejorar los resultados de tu negocio. ¡Tienes todo nuestro apoyo!