En este artículo te mostramos qué es y cómo crear una base de datos Access. Aprende a crear tablas y conoce otros conceptos importantes como los campos, formularios, informes, consultas y macros.

¿Qué es una base de datos en Access?

Access es un programa desarrollado por Microsoft que permite crear bases de datos. La información se recoge a través de tablas, las cuáles almacenan información sobre temas concretos. Gracias a dichas tablas se puede clasificar y estructurar la información para su posterior consulta.

Una base de datos en Access permite realizar numerosas funciones:

  • Crear tablas con datos relativos a temas concretos, por ejemplo un inventario de productos.
  • Añadir nuevos datos a una base ya existente, por ejemplo añadir nuevos productos.
  • Modificar los datos pertenecientes a una tabla, por ejemplo el precio de un artículo.
  • Eliminar datos obsoletos, por ejemplo relativos a un producto que ya no está en venta.
  • Estructurar y visualizar los datos de diferentes formas.
  • Compartir la información de la tabla con terceros, por ejemplo mediante correo electrónico, intranet o en texto impreso.

Ejemplos de bases de datos hechas en Access para inspirarte

A continuación te dejamos con una serie de plantillas de base de datos en Access para que las puedas consultar y guarte por ellas. Puedes encontrarlas todas en la página de soporte de Microsoft.

Ejemplos para descargar directamente (Access 2016)

Bases de datos en Access 2016, ejemplos para descargar:

Estos son solo algunos ejemplos, pero puedes encontrar más bases de datos en Access hechas en el enlace que te hemos dejado de la página de soporte de Microsoft. Desde bases de datos de clientes en Access hasta otras más específicas, por ejemplo sobre mantenimiento de vehículos.

Ahora crea tu propia Base de Datos Access

Ya has visto algunos ejemplos de bases de datos en Access online. Ahora, es el momento de aprender a crear la tuya desde cero. Sigue leyendo y sabrás como hacerlo.

Primero debes conocer el entorno de Access

El primer paso fundamental a la hora de crear una base de datos en Access es conocer el entorno en el que vas a trabajar. Access es un programa bastante sencillo y con una interfaz intuitiva, similar a la de otros productos de Microsoft como el paquete Office. En cualquier caso, tiene algunas particularidades que debes conocer.

Pantalla inicial

Es la pantalla que verás cuando ejecutas al programa Access, pero no abres ninguna base de datos. En esta vista puedes crear una nueva base de datos, abrir una ya existente y realizar otras tareas relacionadas con la gestión de tus bases de datos.

Panel de navegación

El panel de navegación es el lugar donde se abren los objetos y el diseño de los mismos en la base de datos. Estos objetos incluyen tablas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. De todos ellos hablaremos más adelante.

Cinta de opciones

La cinta de opciones funciona como una barra de herramientas y es la interfaz principal de comandos en Access. Cuando abras una base de datos en Access verás la cinta de opciones en la parte superior. En ella se muestran diferentes pestañas con diferentes comandos: Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.

Ventana de documentos

También es posible habilitar o deshabilitar el uso de documentos con diferentes pestañas. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionar la pestaña «Archivo» y después hacer clic en «Opciones» Esto hará que se muestre el cuadro de diálogo de Access.
  2. Elegir la opción «Base de datos activa«, en el panel de la parte izquierda de la pantalla.
  3. Buscar la sección «Opciones de la aplicación» y la opción «Ventanas del documento«. Seleccionar «Documentos con pestañas«.
  4. Activar o desactivar la casilla «Mostrar fichas de documento» y Aceptar.

Empezamos a crear nuestra Base de datos

Ahora que ya conoces de forma básica el entorno en el que vas a trabajar, puedes empezar a crear tu propia base de datos de clientes o de lo que quieras. Eso sí, te recomendemos que pruebes y «trastees» un poco con el programa para hacerte a él y conocer sus opciones más en profundidad.

Y no te preocupes, tus primeras bases de datos serán de prueba, para ir aprendiendo a crear tablas, introducir datos, modificarlos y crear relaciones entre ellos.

Crea tu Base de datos Access desde plantilla

Una de las opciones es crear tu base de datos Access sobre una plantilla predeterminada, La gran ventaja de esto es que no tendrás que crear las tablas ya que te vendrán dadas. Tú solo tendrás que añadir los datos o valores, o modificar los que ya estén incluidos. Además, una vez descargadas las puedes modificar para adaptarlas a tus necesidades.

Las mejores plantillas hechas (solo descargar)

Te volvemos a recordar algunas de las bases de datos en Access para descargar que tienes disponibles en la web oficial de Microsoft:

Crea un nueva BBDD Access desde 0

Otra opción es crear tu propia base de datos Access desde cero. Para ello, debes saber qué son y cómo funcionan tablas, campos, formularios o informes, entre otras cosas.

Tablas

Las tablas son el elemento principal sobre el que vas a trabajar. Se puede decir que son la estructura que contiene tu base de datos.

¿Qué son las Tablas en Access?

Las tablas en Access estructuran los datos en filas y columnas de forma similar a como se organizarían en una hoja de Excel. Por eso resulta tan sencillo importar datos desde Excel para usarlos en una base de datos de Access.

Las tablas han de estar correctamente organizadas para evitar que se produzcan redundancias. Por ejemplo, no se debe incluir el mismo registro varias veces. Del mismo modo, se deben crear tablas para diferentes tipos de registros, por ejemplo una para empleados y otra para productos

Cómo crear y diseñar tablas

Existen diferentes opciones a la hora de crear tablas en Access. Por un lado, podemos crear una tabla en una nueva base de datos. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Hacer clic en «Archivo» > «Nuevo» > «Base de datos de escritorio en blanco«.
  2. Introducir un nombre para la tabla en el campo «Nombre de archivo«.
  3. Seleccionar «Crear».

Una vez que hayas realizados estos pasos se creará la tabla y se abrirá en la vista «Hoja de Datos». Podrás guardar esta tabla en la ubicación que desees haciendo clic en el icono de la carpeta.

Por otro lado, está la opción de crear una tabla en una base de datos ya existente. Para ello hay que hacer lo siguiente:

  1. Seleccionar «Archivo» > «Abrir«.
  2. En el cuadro de diálogo buscar la base de datos a la que quieras añadir la tabla, y selecciona «Abrir».
  3. En la pestaña «Crear», haz clic en «Tabla»

Tras realizar estos pasos se creará una nueva tabla en la base de datos, la cual se abrirá en la vista «Hoja de datos».

Por último también se pueden importar datos, o vincular datos almacenados en otros programas o ubicaciones. Por ejemplo, se pueden importar datos de Excel, archivos XML, carpetas de Microsoft Outlook u otras bases de datos de Access.

Campos

Los campos son uno de los aspectos fundamentales de cualquier tabla. Pero, ¿en qué consisten y dónde se deben colocar?

¿Qué son los campos?

Imagina que tienes una tabla llamada «Empleados». En ella se incluyen diferentes registros sobre los empleados de la empresa. Estos registros serán los nombres de los empleados (Pepe, Luis, Carmen, Juan y María). Cada fila de la tabla corresponde a un registro.

Aparte, cada uno de estos registros puede tener diferentes campos: Nombre, dirección, puesto de trabajo, inicio/fin de contrato, edad, etc. Cada uno de estos campos corresponde a una columna de la tabla.

Qué tipos de campo permite Access?

Cada uno de los campos debe contener un tipo determinado de datos, por ejemplo texto, número, fecha u hora. Los tipos de campo que se pueden introducir en Access son texto, hipervínculos, números enteros, números dobles, moneda, fecha y hora.

Las propiedades de los campos

Las propiedades de campo se asignan a un campo de la tabla para determinar la manera en que se comporta dicho campo. Las propiedades de campo se pueden ajustar desde la opción «Vista de hoja de datos»  o en el panel «Propiedades de campo» > «Diseño».

Formularios Access

Los formularios Access son una función que permite agilizar las tareas a realizar en las tablas, como añadir, modificar o visualizar los datos. Por ello, también es básico saber cómo funcionan.

¿Qué son formularios?

Los formularios permiten crear botones de comandos con los que se pueden realizar diversas tareas de forma más rápida. Hay usuarios que prefieren acudir a la tabla y cambiar los datos manualmente. Sin embargo, gracias a los formularios estas operaciones se simplifican gracias al uso de comandos que permiten crear una interfaz de usuario personalizada.

¿Cómo crear un formulario?

Para crear un formulario en Access hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Ir al Panel de Navegación y buscar la tabla cuyos datos quieras ver en el formulario.
  2. En la pestaña «Crear» busca la opción «Formularios» y haz clic en «Formulario».

Una vez hecho esto, Access creará el formulario, el cual estará disponible en la vista «Presentación». En esta vista también se pueden realizar diversos cambios en el diseño del formulario, por ejemplo ajustar el tamaño del texto para que quepan los datos en cada cuadro.

Una de las ventajas de las bases de datos en Access es que se pueden crear diferentes tipos de formularios. Por ejemplo, otra de las opciones es crear un formulario dividido:

  1. Ve al Panel de Navegación y buscar la tabla cuyos datos quieras ver en el formulario.
  2. En la pestaña «Crear» busca la opción «Formularios» y haz clic en «Más formularios» y luego en «Formulario dividido».

Informes

Otra opción con la que cuentan las bases de datos en Access es la de presentar informes. Pero, ¿para qué sirven y cómo se generan?

¿Qué son los Informes?

Los informes sirven para mostrar los resultados de una consulta del usuario, de forma ordenada y estructurada. Generalmente estos informes responden a una pregunta específica, por ejemplo, ¿cuántas ventas se han obtenido con determinado producto? ¿De qué ciudad provienen los clientes de la empresa?

Los informes siempre reflejan los datos actuales de la base de datos y se presentan con un formato que los haga lo más legibles y entendibles posible. Estos informes se pueden imprimir, visualizar desde la propia pantalla del ordenador, enviarlos como datos adjuntos al correo electrónico o exportarlos a otros programas.

¿Cómo generar informes?

Para generar un informe en Access hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Elegir el origen de registros. El origen de registros serán todas las filas y columnas de la tabla que se desean mostrar en el informe.
  2. Seleccionar una herramienta para el informe. Para ello, hay que acudir a la pestaña «Crear» de la Cinta de opciones, Las diferentes opciones se muestra en la categoría «Informes». Las opciones disponibles son las siguientes:
    • Informe; crea un informe con todos los campos seleccionados previamente en el origen de registros.
    • Diseño de informe: permite crear un informe desde la vista «Diseño».
    • Informe en blanco: permite crear un informe desde la vista «Presentación» y agregar los campos que se quiera.
    • Asistente para informes: abre una ayuda que permite visualizar opciones para agregar campos, opciones de diseño y más.
    • Etiquetas: abre otro asistente para seleccionar etiquetas estándar o personalizadas.
  3. Crear el informe: elige la herramienta que quieras seleccionar. Si es un asistente, sigue los pasos que se indican. Al terminar haz clic en «Finalizar».
    • Recuerda que el informe se mostrará en la vista «Presentación».
    • Puedes darle formato al informe hasta que tenga el diseño que más te guste.
    • Puedes mover campos y etiquetas pinchando en ellos y arrastrándolos hacia una nueva ubicación.
    • También puedes combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos haciendo clic en el botón secundario y usando los comandos del menú contextual.

Relaciones de tablas

Otra de las funciones de una base de datos de Access es la posibilidad de crear relaciones entre tablas. En concreto, estas son las relaciones que se pueden establecer.

Relación uno a varios

Por ejemplo imagina una base de datos de una tienda online en el que se realice un seguimiento de pedidos. Habrá una tabla con el nombre de «Clientes» y otra con el nombre de «Pedidos». Es probable que haya clientes que hayan realizado más de un pedido. Por tanto, en este caso, en el que un cliente ha realizado varios pedidos se establece una relación entre tablas de uno a varios.

Para poder establecer esta relación, se añadiría el ID de la tabla de «Clientes» en un nuevo campo de la tabla «Pedidos», de manera que la base de datos pueda relacionar a qué cliente corresponde siempre un pedido.

Relación varios a varios

Ahora imagina una base de datos Access con las tablas «Pedidos» y «Productos». En este caso, un pedido puede incluir varios productos. Y de la misma manera, un producto puede haber sido objeto de varios pedidos. En este caso se tratará de una relación de varios a varios.

Para crear una relación de varios a varios se debe crear una tercera tabla en la base de datos que incluyan los identificadores tanto de la tabla «Pedidos» como de la de «Productos».

Relación uno a uno

En las relaciones uno a uno, los registros de una tabla solo pueden tener un registro relacionado en una segunda tabla. Este tipo de relación es la menos habitual ya que los datos relacionados de esta manera suelen estar incluidos en una misma tabla.

Las consultas

Las consultas pueden parecer similares a los informes, pero tienen sus propias particularidades. Básicamente, sirven para mostrar datos específicos de la base de datos, que de otra sería difícil encontrar al estar dispersos en diferentes tablas. Además, permiten agregar filtros según diferentes criterios para mostrar solo los registros más relevantes relacionados con la consulta.

Las macros

Los macros son como un pequeño lenguaje de programación que se incluye en la base de datos. Son como una especie de plugins o atajos que permiten añadir funciones a un determinado botón de comando en un formulario. Por ejemplo, se pueden utilizar macros para abrir informes, realizar consultas o guardar la base de datos. De hecho, la mayoría de funciones que se realizan manualmente en una base de datos de Access se pueden programar para realizarse automáticamente con macros, lo cual permite ahorrar mucho tiempo.

Resumen

En resumen una base de datos en Access es una herramienta bastante sencilla e intuitiva de utilizar que permite agrupar los datos en tablas y dividir la información de los registros en diferentes campos.

Además, permite realizar otras funciones más complejas, como elaborar informes o realizar consultas específicas a la base de datos. Otra de sus grandes ventajas es que es altamente compatible con las hojas de cálculo y que los datos se pueden imprimir, importar y exportar de otros programas, así como enviarlos a través de correo electrónico..

Sin duda, es una buena opción para aquellos que todavía le tengan un poco de respeto a las bases de datos que usan el lenguaje SQL.

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