Modelo consentimiento Whatsapp

¿Por qué debo solicitar una autorización para WhatsApp?

Cuando queremos utilizar WhatsApp para comunicarnos con los empleados o a nivel comercial con los clientes, estamos usando la aplicación de mensajería con fines profesionales y no domésticos y es en ese caso cuando debemos cumplir con la Ley de Protección de Datos y recabar el consentimiento para realizar comunicaciones vía WhatsApp, de no hacerlo, estaríamos infringiendo dicha ley.

Por ejemplo, enviar mensajes masivos a aquellos clientes de los que tengamos su número de teléfono móvil, pero que no hayan dado su consentimiento para que nos comuniquemos con ellos a través de esta aplicación, se considera spam en WhatsApp, de la misma forma que se considera spam a los correos electrónicos no deseados que llegan a nuestra bandeja de entrada.

Ten en cuenta que emplear WhatsApp sin la autorización de los interesados, es decir, de tus clientes o empleados, puede ser motivo de denuncia ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) y que puede conllevar la imposición de sanciones.

Por lo tanto, si quieres evitar problemas en el futuro y usar para tus comunicaciones profesionales WhatsApp cumple con la Ley de Protección de Datos y recaba siempre el consentimiento para usar este canal con clientes y empleados.

¿Cómo obtengo la autorización para usar WhatsApp con clientes y empleados?

Para conseguir la autorización para usar WhatsApp como medio de comunicación con clientes y empleados, tendrás que recabar su consentimiento expreso, para lo que deberás informarles de todo lo relativo al tratamiento de sus datos personales (identidad del responsable del tratamiento, finalidad, legitimación, derechos ARCO, etc.).

La forma de recabar dicho consentimiento puede ser mediante la firma de un documento de consentimiento, que contendrá dicha información, o a través de un formulario web en el que se incluya la aceptación de WhatsApp como vía de comunicación, donde se facilitará un enlace a la política de privacidad.

En cualquier caso, debe poder quedar un registro del consentimiento dado.

¿Puedo revocar un consentimiento para uso de WhatsApp?

Sí, en cualquier momento podrás revocar el consentimiento que hayas dado para que una empresa se comunique contigo a través de WhatsApp.

La empresa está obligada a facilitar dicha revocación, por lo que es habitual que recurran a incorporar enlaces tipo «si quieres dejar de recibir estas comunicaciones dirígete aquí» o similar­.

La normativa de protección de datos y la LSSI-CE establecen que revocar el consentimiento tiene que ser tan fácil como otorgarlo.

Así que lo único que deberás hacer es o seguir las indicaciones que facilita la empresa para ello o solicitárselo directamente.

¿Cómo usar WhatsApp en la empresa cumpliendo con el RGPD?

Lo primero que debes tener en cuenta si vas a emplear WhatsApp para comunicarte con tus empleados o clientes, es que tendrás que usar la versión para uso profesional de la app, WhatsApp Business, que está diseñada para facilitar este tipo de comunicaciones en los negocios, contando con herramientas específicas para ello.

Lo segundo, es que no puedes coger y meter a tus empleados o clientes en un mismo grupo sin avisarles previamente y sin haber conseguido primero su consentimiento para ello. Ni siquiera deberías abrir una conversación sin tener antes firmado o aceptado el consentimiento.

Informar antes de enviar cualquier comunicación por WhatsApp

Para cumplir con el RGPD a la hora de usar WhatsApp como vía de comunicación con clientes o empleados, debes facilitarles la siguiente información, tal y como puedes ver en el modelo de consentimiento para WhatsApp que encontrarás en esta entrada:

• Identidad del responsable del tratamiento y sus datos de contacto. Y si procede, del Delegado de Protección de Datos
• Finalidad del tratamiento
• Legitimación sobre la que se basa el tratamiento
• Destinatarios, que en este caso será WhatsApp
• Vía para ejercer sus derechos ARCO

Autorización expresa

Clientes o empleados deberán poder aceptar o rechazar las comunicaciones vía WhatsApp o ser incluidos en un grupo libremente, especialmente en el caso de empleados.

Como ya dijimos, tendrás que recabar el consentimiento expreso para poder usar WhatsApp de acuerdo a la protección de datos y la LSSI-CE para el envío de comunicaciones comerciales o publicitarias.

Respecto al modelo de consentimiento para WhatsApp, grupo o conversación, WhatsApp Business cuenta con una API que permite obtener dicho consentimiento de los usuarios antes de interactuar con ellos a través de la app. Podrás crear mensajes de bienvenida que incluyan toda la información básica relativa al tratamiento de datos, así como la posibilidad de que el usuario no acepte este tipo de comunicaciones.

Derechos ARCO

Como ya dijimos, en la información que se suministra para obtener el consentimiento, se debe incluir el cómo y el dónde se pueden ejercer los derechos ARCO; acceso, rectificación, supresión, cancelación, oposición, limitación y portabilidad.

Para ello, deberemos facilitar en la información una dirección de contacto, un email, al que los clientes o empleados deben enviar su solicitud, para que podamos atenderla. Además, tendremos que ponernos en contacto con WhatsApp para solicitarles que ellos también den cumplimiento a la solicitud. Se recomienda enviar copia de este email al interesado, para que quede constancia de haber atendido a su solicitud.

Confidencialidad de los datos que se manejan en WhatsApp

Es importante que en todo momento puedas garantizar la confidencialidad de los datos personales que manejas a través de WhatsApp. Si usas este medio como canal comercial o publicitario, debes asegurarte que ni tú ni los clientes o los empleados que se comuniquen con los clientes compartáis datos personales.

Además, debes garantizar que en todo momento solo se hará un uso profesional de la aplicación, por lo que si otros empleados la usan para comunicarse entre ellos o con los clientes, siempre debe ser dentro de un contexto profesional y asegurarte de que los empleados no emplean su teléfono personal para comunicarse con tus clientes.

Así mismo, los empleados deben mantener también la confidencialidad de los datos y la información obtenida a través de este medio.

Ten en cuenta que al utilizar WhatsApp perderás parte del control que tienes sobre estas comunicaciones, por lo que es importante establecer claramente los límites y finalidad para la que se usará este canal de comunicación.

Por ejemplo, si empleas WhatsApp para resolver dudas de usuarios o clientes y estos facilitan algún tipo de dato personal en la conversación, deberías eliminar dicha conversación una vez finalizada. En este artículo te explicamos cómo borrar datos en WhatsApp.

Medidas de seguridad sobre los datos enviados o almacenados

Como responsable del tratamiento, también debes implantar las medidas de seguridad necesarias que garanticen la protección de datos al usar WhatsApp. Medidas relacionadas con la custodia de dispositivos donde se almacenan los datos personales de clientes y empleados, así como del control de uso de la aplicación para llevar a cabo las comunicaciones comerciales o las comunicaciones dentro de la empresa.

Sobre todo, ten en cuenta que estas medidas de seguridad no se van a limitar a decirles a tus empleados cómo configurar los ajustes de privacidad en WhatsApp.

En ese sentido, será necesario llevar a cabo un análisis de riesgos sobre el uso de WhatsApp como canal de comunicación con clientes y empleados, para determinar qué riesgos pueden existir para los datos personales de los interesados y poder así establecer las medidas de seguridad adecuadas para reducirlos (riesgos como por ejemplo, que se realice un uso indebido de los grupos para el envío de publicidad o el secuestro de WhatsApp).