La comunicación horizontal en la empresa. Con ejemplos

La comunicación horizontal es una práctica clave utilizada en empresas para mejorar el intercambio de información entre empleados. Teniendo en cuenta la cantidad de tiempo que los empleados pasan durante las reuniones, dando presentaciones o enviando correos electrónicos a sus colegas, la comunicación efectiva en el lugar de trabajo juega un papel importante en el éxito de una empresa. Por lo tanto, a medida que su empresa crezca, deberá adaptar sus prácticas de comunicación en consecuencia. En este artículo explicamos qué es la comunicación horizontal , las ventajas de utilizar esta práctica, otros tipos de comunicación utilizados en los negocios y qué herramientas utilizar para mejorar la comunicación en un entorno laboral.

¿Qué es la comunicación horizontal?

La comunicación horizontal, también llamada comunicación lateral, es la práctica de compartir información entre empleados, departamentos y unidades dentro del mismo nivel de una organización.

Al utilizar este método, las empresas tienen como objetivo mejorar el trabajo en equipo y las habilidades de resolución de problemas fomentando el flujo correcto de mensajes de personas en el mismo nivel jerárquico. Por tanto, cuando la empresa crece, la comunicación horizontal proporciona un sentimiento de unidad dentro de un equipo que trabaja por los mismos objetivos.

Cuando las empresas son pequeñas y todos están sentados en la misma habitación, esta comunicación es esencialmente la única forma de comunicación. Pero, a medida que las empresas crecen y los equipos se expanden, la comunicación horizontal ya no se realiza en persona, se realiza por correo electrónico o por teléfono.

La comunicación horizontal se relaciona con los mensajes que se comunican entre personas en un nivel similar de jerarquía. Es un intercambio de mensajes lateral o diagonal, ya sea dentro de los límites de la unidad de trabajo, que involucra a compañeros que reportan al mismo supervisor o a través de los límites de la unidad de trabajo, involucra a individuos que reportan a diferentes supervisores.

Existen varios tipos de comunicación en la empresa: comunicación formal e informal, comunicación ascendente, descendente y horizontal o vertical.

Tipos

Veamos algunos tipos de comunicación horizontal en el lugar de trabajo:

• Presentaciones: Las presentaciones suelen ser supervisadas por todos los niveles de la dirección para juzgar la eficacia de las ideas. Tu director, gerente y compañeros pueden constituir la audiencia, por lo que debes adaptar tus palabras de manera adecuada. Es importante perfeccionar tus habilidades para hablar en este escenario para que puedas transmitir tus ideas con claridad.
• Reuniones: Ya se trate de actualizaciones de estado o reuniones de estrategia, las dirigen los gerentes porque de esta manera pueden asignar tareas y monitorizar su progreso. Puedes programar reuniones con los miembros de tu equipo para ponerte al día de manera más informal; estas pueden ser actividades divertidas para la formación de equipos con cuestionarios, juegos y conversaciones informales.
• Lluvia de ideas: Una de las formas más eficaces de comunicación horizontal es la lluvia de ideas. Tienes la oportunidad de decir lo que piensas y compartir tu idea con tu equipo, que también puede incluir a tu gerente.

Hay muchos otros tipos de comunicación que fluyen lateralmente. Las organizaciones encuentran formas creativas y atractivas de fomentar la interacción. Esto ayuda a desarrollar habilidades interpersonales para relaciones laborales duraderas.

Elementos esenciales

Los elementos esenciales de una comunicación horizontal eficaz son los siguientes:

• Reconocimiento: Para que la comunicación horizontal sea efectiva, el alto ejecutivo debe reconocer que es una forma realista y útil de intercambiar un mensaje.
• Comunicación de emergencia: para que sea eficaz, este sistema de comunicación horizontal debe considerarse una forma de comunicación de emergencia para lograr una resolución rápida de un problema en particular.
• Supervisión directa: Para hacer más efectivo este sistema, el gerente debe convencer a los trabajadores.
• Disciplina: Hacer que la disciplina sea más eficaz y se mantenga estrictamente en todos los niveles. De lo contrario, la administración puede fallar.
• Comprensibilidad: para que sea eficaz, se debe tener cuidado de que los gerentes puedan tener un entendimiento claro de que la comunicación horizontal es una parte funcional del total. proceso de comunicación .
• Aumento de la comunicación interdepartamental: para que sea eficaz, la estructura organizativa debe realizarse de tal manera que se pueda garantizar la oportunidad de comunicación interdepartamental.

Diferencias entre comunicación horizontal y vertical

Tradicionalmente, las grandes empresas tienen estructuras jerárquicas que se centran en la comunicación vertical. Pero los métodos y canales de comunicación han cambiado enormemente en los últimos 50 años, con el correo electrónico, las aplicaciones de chat, los dispositivos móviles y las videoconferencias transformando la forma en que todos nos hablamos.

Ahora, cualquiera puede hablar y compartir información con cualquier persona en segundos. Esto naturalmente ha hecho que la comunicación organizacional sea un poco más horizontal en la práctica por defecto, incluso dentro de una estructura de comunicación vertical.

La comunicación horizontal es la práctica de compartir información en todos los niveles de la organización, en lugar de solo ciertas piezas que se filtran desde la parte superior.

Por otro lado, la comunicación vertical es la práctica de compartir información jerárquicamente, de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.

Probablemente todos estemos más familiarizados con este tipo de comunicación: la alta dirección comparte información como presupuestos, objetivos, comentarios y metas con los mandos intermedios, que luego la comparten con sus equipos. Las decisiones se toman en la parte superior, luego los resultados se filtran hacia abajo.

Cuando la información fluye en sentido contrario, un equipo trabaja en conjunto en un proyecto, luego informa al gerente, comparte el progreso, las dificultades, las mejoras y pide consejo. El gerente pasa esta información a las personas en la parte superior. Luego usan esto para tomar decisiones y la información vuelve a filtrarse.

Saber de qué se trata tu negocio es clave para elegir un canal de comunicación que funcione para ti.

Cada negocio es diferente, y el hecho de que muchas startups geniales adopten estructuras de comunicación horizontales no significa que sea la opción correcta para su negocio.

Elige una ruta que funcione con tus valores, no en contra de ellos. Si tu empresa valora la estructura y la autoridad, entonces la vertical probablemente se sentirá como una opción más natural. Si es una pequeña empresa o una empresa que se centra en la transparencia, la creatividad y el liderazgo compartido, entonces un estilo de comunicación horizontal podría ser lo mejor. O, en cambio, tal vez, como muchas empresas, pueda adoptar una combinación de ambos.

Objetivos de la comunicación horizontal

La jornada laboral implica mucha comunicación: enviar correos electrónicos, dar instrucciones, pedir ayuda. Todas estas partes necesarias para hacer nuestro trabajo, pero ocupan gran parte de nuestro día. Todos sabemos que es un hundimiento del tiempo, pero no podemos dejar de enviarnos correos electrónicos.

Luego está el creciente aumento del teletrabajo. Pero, de nuevo, los trabajadores remotos pueden escapar de la charla de los oficiales, pero nunca escaparán de esos molestos correos electrónicos.

Los principales objetivos de la comunicación horizontal son:

• La comunicación horizontal introduce flexibilidad en la estructura organizativa.
• Permite que las personas del mismo nivel se comuniquen directamente sin pasar por varios niveles de organización.
• Facilita la resolución de problemas, el intercambio de información entre diferentes grupos de trabajo.
• También facilita la coordinación de tareas entre departamentos o equipos de proyectos.
• Mejora la moral y proporciona un medio para resolver conflictos.
• Es una característica esencial de la toma de decisiones participativa y la adaptabilidad organizacional.

¿Cuándo emplear este tipo de comunicación?

La comunicación horizontal se recomienda sobre todo en aquellos supuestos en los que:

• Se necesita una alta coordinación de varios profesionales para la consecución de los objetivos marcados. Por ejemplo, en la apertura de una nueva sede, donde todos los departamentos se ven implicados en el traslado e inicio de la actividad.
• Es conveniente prestar apoyo y emocional a los trabajadores. Se trata, por ejemplo, de un nuevo empleado que se incorpora a la compañía y necesita que sus compañeros le ayuden a adaptarse.

Ventajas y desventajas de la comunicación horizontal

La comunicación horizontal no siempre es la mejor opción y, en algunas situaciones, es la única opción. Estos son sus beneficios e inconvenientes:

Ventajas

La mejora de la comunicación horizontal es una tendencia en los negocios en la actualidad, debido a la cantidad de ventajas que ofrece este método, tales como:

• Coordina actividades
• Mejora las habilidades de resolución de problemas
• Disminuye los malentendidos
• Promueve el trabajo en equipo
• Aumenta la satisfacción laboral
• Empodera a los empleados

Desventajas

Sin embargo, existen algunas desventajas en el uso de la comunicación horizontal que debes considerar antes de implementarla en tu lugar de trabajo. Este método puede:

• Ser difícil de mantener el control
• Consumir mucho tiempo
• Crear conflicto entre empleados
• Crear una falta de disciplina

¿Qué instrumentos o mecanismos se pueden usar en la empresa para ponerla en práctica?

Los métodos o técnicas de comunicación horizontal se analizan a continuación:

• Método oral: la comunicación horizontal es más eficaz cuando se realiza a través de medios orales. La conversación telefónica, la discusión presencial, las reuniones, las entrevistas, los seminarios, las conferencias, etc. son los medios de comunicación oral más utilizados.
• Método escrito: La comunicación horizontal también se lleva a cabo a través de medios escritos. Los medios escritos de comunicación horizontal incluyen cartas, memorandos, informes, etc. Por último, se puede concluir que la eficacia de la comunicación horizontal depende principalmente de los medios verbales, pero los métodos escritos pueden utilizarse para transmitir mensajes importantes. Se utilizan cartas, memorandos, informes de aviso para realizar la comunicación horizontal.

Ambos métodos mencionados son populares para hacer comunicación horizontal en una organización. Sus presencias son igualmente importantes. Por último, se puede lograr que la efectividad de la comunicación horizontal dependa principalmente de los medios verbales, pero los métodos escritos se pueden utilizar para transmitir mensajes significativos.

Para ayudarte a implementar o mejorar tu estructura de comunicación, hemos seleccionado una lista de herramientas que recomendamos usar.

• Slite, ayuda a sus equipos a mantenerse organizados. Slite es una herramienta de documentación colaborativa diseñada para ayudar a los miembros del equipo a crear, compartir y archivar documentos fácilmente.
• Trello, una herramienta de colaboración visual. Trello es una herramienta de gestión de tareas en línea diseñada para ayudar a las empresas a crear mapas visuales y organizar tareas de acuerdo con los proyectos y el progreso.

¿Cómo mejorar la comunicación horizontal en la empresa?

Los fallos en la comunicación pueden ocurrir de diversas maneras y solo pueden diagnosticarse observando la situación específica de tu lugar de trabajo. Sin embargo, seguir algunos de estos sencillos pasos puede resultar en mejores prácticas de comunicación entre los grupos en tu lugar de trabajo.

• Haz un plan para generar retroalimentación y diálogo. Dependiendo de tu proyecto, es posible que debas poner un límite a la cantidad de tiempo dedicado a planificar y comunicarse entre los diferentes departamentos. También puede ser útil programar visitas periódicas o reuniones en las que se puedan discutir ideas, avances y problemas. Además, puedes optar por utilizar una encuesta interdepartamental para obtener comentarios sobre la calidad y cantidad de la comunicación horizontal dentro de tu organización. Como parte de su plan de retroalimentación, da ejemplo a aquellos a quienes supervisas como gerente pidiendo retroalimentación sobre su propio estilo y capacidad de comunicación.
• Utiliza un diagrama de flujo que detalle la estructura de la organización entre los diferentes miembros y jefes de departamento. Otras características útiles pueden incluir tiempos y frecuencia de contacto entre diferentes departamentos y reuniones del proyecto. Esto le mostrará a la gerencia la frecuencia y la base de la comunicación horizontal formal que, a su vez, debe conducir a una comunicación informal entre los miembros de cada departamento.
• Implementa un tablero de mensajes que detalle los elementos o agendas de comunicación más importantes para tu proyecto o para un período de tiempo específico cuando se produzcan cambios en las políticas, prácticas y procedimientos. Un tablero de mensajes también puede servir como una pista para comunicar mensajes entre turnos sobre accidentes u otras preocupaciones diarias dentro del lugar de trabajo.
• Realiza una encuesta sobre la cultura del lugar de trabajo. Algunos de los problemas de la cultura del lugar de trabajo que comúnmente impiden la comunicación horizontal efectiva incluyen comportamientos competitivos entre compañeros que se esfuerzan por destacarse por su propio desempeño en lugar de garantizar el bienestar y el desempeño general del equipo u organización. Al reducir el incentivo para la competencia en el lugar de trabajo e inculcar un sistema basado en recompensas para el desempeño del grupo frente al desempeño de un individuo, es posible que puedas mejorar la comunicación horizontal.

Ejemplos de comunicación horizontal

La comunicación dentro de un equipo es un ejemplo de comunicación horizontal; los miembros coordinan tareas, trabajan juntos y resuelven conflictos. La comunicación horizontal ocurre formalmente en reuniones, presentaciones y comunicación electrónica formal, e informalmente en otros intercambios más casuales dentro de la oficina.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de comunicación horizontal:

• Antonio trabaja en un equipo de cuatro miembros que se ocupa de los eventos corporativos de su organización. Tienen que organizar una conferencia con todos los jefes de departamento y gerentes. Antonio y su equipo discuten, intercambian ideas y colaboran sobre posibles ideas para que esto sea un éxito.
• La organización de Juan ha implementado una nueva herramienta de comunicación digital para todos los empleados. La herramienta les ayuda a comunicarse entre sí de forma rápida y eficiente sin esperar las respuestas por correo electrónico.

Tales situaciones son comunes en el lugar de trabajo actual. Probablemente uses una herramienta de comunicación para interactuar con tus compañeros de trabajo, especialmente porque gran parte del trabajo ahora se realiza en línea. Los avances tecnológicos han facilitado la incorporación de la comunicación horizontal en la actualidad.