El email a día de hoy sigue siendo una de las principales herramientas de comunicación entre empresas o entre empresas y clientes, por ello, que tus emails vayan a parar siempre a la carpeta de spam de tus destinatarios puede suponer un problema considerable. Por ello, en esta entrada vamos a ver cuáles son los motivos por lo que esto ocurre y cómo podemos intentar solucionarlo.

¿Qué es la carpeta de spam?

La carpeta de spam es donde van a parar todos aquellos emails que nuestro proveedor de correo considera correo masivo no deseado o correo basura. Todos los proveedores de correo cuentan con esta carpeta y, puesto que en ocasiones pueden acabar allí correos que no son spam, podremos revisarla para recuperarlos e incluso marcar la dirección de la que provienen como no spam, de manera que los siguientes correos que recibamos de ella, vayan a la bandeja de entrada.

Pero revisar la carpeta de spam, si debemos hacerlo muchas veces, puede acabar resultando una pequeña pérdida de tiempo, por lo que ninguna empresa o profesional quiere que sus correos acaben allí, especialmente porque hay gente que directamente nunca mira esa carpeta o ni siquiera sabe dónde queda la carpeta de spam en la página de su proveedor de correo. Y esto supone un problema para de comunicaciones perdidas o campañas de email marketing poco o nada efectivas.

Ahora que sabemos qué es la carpeta de spam, ¿cómo podemos evitar que los correos que enviamos a nuestros clientes (u otro tipo de destinatario) acaben ahí?

Concepto de carpeta de spam

¿Por qué motivos mis emails van directos a la carpeta de SPAM de los destinatarios?

Para evitar que tus emails acaben en la carpeta de spam de los destinatarios, lo primero es conocer los motivos que causan este hecho.

Así, las principales causas que llevan a los emails a la carpeta de spam son:

  • El asunto es demasiado largo.
  • El asunto es claramente comercial y emplea palabras que lo marcan automáticamente como spam, como «gratis», «oferta» o «descuento».
  • El correo incluye tiene poco texto pero muchas imágenes.
  • El correo incluye enlaces sospechosos o aparentemente sospechosos.
  • Envío desde dominios comerciales o cuentas con denominación comercial.
  • Envío desde dominios con reputación negativa (bien porque varios usuarios lo hayan marcado como spam, bien por la forma y estructura de los emails, bien por la frecuencia de los envíos o porque usemos un servidor cuyo dominio ya esté marcado así).
  • El contenido del email es poco relevante o esta vacío o consiste en una imagen.
  • Incluye una o varias imágenes muy grandes.
  • Se ha abusado del envío de correos masivos.
  • Se ha enviado a personas que no se han suscrito a nuestra newsletter, es decir, no han dado su consentimiento para recibir nuestras comunicaciones comerciales (si usáis bases de datos compradas, es muy probable que vuestros emails acaben marcados como spam).
  • El propio destinatario lo ha marcado como spam, por lo que los siguientes envíos se calificarán como tales y acabarán en esa carpeta.
  • Has acabado en una lista negra de spam.

¿Cómo puedo evitarlo?

Como habéis visto hay diversos motivos que llevan los emails a la carpeta de spam de los destinatarios, pero conociendo las causas, resulta algo más sencillo encontrar las soluciones para evitar que nuestros emails acaben perdidos entre el resto de spam.

Para evitar acabar en la carpeta de spam de Gmail, Hotmail, Yahoo o cualquier otro proveedor de correo electrónico, necesitamos que nuestro email se considere apto por los propios filtros del proveedor. Estos filtros son diferentes criterios, algunos de los cuales hemos visto en el punto anterior, pero otros son desconocidos precisamente para evitar que los usuarios reciban una gran cantidad de spam en su bandeja de correo.

En muchas ocasiones, como veremos a continuación, bastará con evitar cometer los errores que hemos descrito más arriba.

Enviando emails carpeta de spam

Revisa la calidad de los correos que envías. Baja el spam score de tus envíos

Así, la principal herramienta para evitar acabar en la carpeta de spam de los destinatarios para por revisar la calidad de los correos que enviamos. Actualmente, muchas de los servicios de email marketing incluyen herramientas que sirven para medir el spam score de nuestros emails, es decir, basándose en un sistema de puntación graduado, podemos ver las posibilidades de que ese email acabe en la carpeta de spam en base a los criterios conocidos de los filtros de los proveedores de correo.

A continuación os dejamos algunas recomendaciones para bajar el spam score de vuestros envíos y evitar acabar en la carpeta de spam de vuestros destinatarios.

Asunto

Hay que evitar escribir asuntos demasiado llamativos, es decir, utilizar un lenguaje natural, en el que no se usen mayúsculas en exceso, así como signos de exclamación, además de evitar el uso de palabras que puedan clasificar el email automáticamente como spam (arriba ya vimos algunos ejemplos).

El asunto, además, no debe ser muy largo, por lo que crea textos cortos y concisos y, sobre todo, evita que sean evidentemente comerciales.

Versión de texto

Es indispensable que todos los correos que envías cuenten con una versión de texto equivalente, pero eso no quiere decir que no debas cuidar la apariencia y el diseño. Aún así debes tener en cuenta que en muchas ocasiones, la versión de texto será la única forma en la que tu destinatario pueda ver el mensaje.

Tamaño reducido

Procura que el peso de tus emails no supere los 100 kb, puesto que los emails muy pesados reciben un spam score más alto. Además, es más probable que un destinatario marque como spam aquellos emails muy pesados.

Un contenido breve y conciso, acompañado de un buen diseño y estructura, funcionará mucho mejor que un email sobrecargado.

HTML

Si quieres que tus correos incluyan texto enriquecido e imágenes, debes usar HTML para emails (recuerda que no es lo mismo maquetar una web que un correo electrónico). Debes asegurarte que las etiquetas HTML que usas no crean errores a la hora de abrir el email o responderlo. Además, recuerda siempre incluir una versión de texto plano del email.

Si usas imágenes, también debes asegurarte de que hay un equilibrio entre la cantidad de las mismas y la cantidad de texto; no abuses de las imágenes y aprovecha las opciones de diseño para equilibrar con el texto.

Links

Si vas a incluir enlaces, debes asegurarte que son de páginas web de confianza, además estos enlaces deben proceder de la misma dirección desde la que escribimos, para evitar que se catalogue como spam.

Es recomendable que los anchor text (el texto sobre el que va el enlace) no incluyan nombres de dominio, sino que sea un pequeño texto natural. Es decir, evita enlazar sobre «tuempresa.com», usando algo del estilo, «todo lo que necesitas sobre X aquí».

Autenticación

También es necesario asegurarse de que el servicio o gestor de envíos que utilices para enviar tus emails cumpla con los estándares de seguridad y autenticación de los proveedores de correo habituales. Cada proveedor confía más o menos en uno u otros gestores; por ejemplo, es más fácil que los correos que incluyen la implementación de registros SPF, Sender ID y el reverso de DNS (PTR) acaben la carpeta de spam de Hotmail.

Así que deberás consultar los permisos de autenticación de correo para no tener problemas con tus dominios a la hora de enviar correos.

Realiza tests

Finalmente, comprueba la calidad de tus emails para saber las posibilidades que tienen de acabar en la carpeta de spam.

Existen diferentes herramientas que podemos usar para este fin, fáciles de usar y con las que podremos comprobar el spam score de los emails que vamos a enviar. La mayoría son herramientas de pago, pero resultarán muy útiles para evitar ser marcados como spam por los filtros de los proveedores de correo electrónico.

Entre estas herramientas tenemos:

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