Una de las muchas posibilidades que ofrece LibreOffice es la de crear bases de datos. Pero, ¿sabes cómo manejar este programa para utilizarlo como almacenamiento de información? No te preocupes, en este artículo te damos las nociones básicas para crear bases de datos LibreOffice.

¿Qué es una base de datos LibreOffice?

LibreOffice es un software de código abierto desarrollado por el equipo de The Document Foundation y programado en C++, Java y Python. Se trata de un software pensado para ser compatible con el paquete Office y que incluye diversas herramientas:

  • Writer (procesador de texto)
  • Calc (hojas de cálculo)
  • Impress (creador de presentaciones)
  • Draw (editor de gráficos)
  • Math (software matemático)

Sin embargo, la herramienta que nos ocupa es su gestor de bases de datos, denominado Base. Gracias a esta solución se pueden crear y gestionar bases de datos en LibreOffice.

Componentes básicos de un proyecto LibreOffice

Las bases de datos en LibreOffice contienen una serie de componentes principales que es necesario conocer antes de empezar un proyecto. Entre ellos están las tablas, formularios, consultas e informes.

Tablas

Las tablas son uno de los componentes más importantes de las bases de datos LibreOffice. En ellas se almacena l a información en el apartado «campos«. Una tabla puede contener información de diversa índole, desde listas de clientes, a números de teléfono, pasando por un inventario de productos. Una base de datos puedes contener más de una tabla.

Formularios

Los formularios funcionan como una especie de asistente para introducir datos de forma más rápida y sencilla. La opción para añadir un nuevo formulario se encuentra en el menú principal de LibreOffice Base, en el menú «Formularios». Más adelante lo veremos con más detenimiento.

Consultas

Las consultas son llamadas a la base de datos para obtener información específica. Por ejemplo, si tienes una lista de CDs de diferentes grupos según estilo musical y año de publicación, puedes realizar una consulta para mostrar los CDs publicados a partir de 1990, o los que pertenecen a grupos de rock.

Reportes

Los reportes o informes sirven para obtener información de la base de datos de forma ordenada. Estos reportes se crean de acuerdo a la información presente en las tablas o consultas de la base de datos. Se puede distinguir entre informes estáticos, que solo ofrecen los datos presentes en el momento de su creación, o dinámicos, que se actualizan para mostrar los datos más recientes.

¿Cómo crear una base de datos con LibreOffice?

A continuación te ofrecemos un pequeño tutorial con el que puedes aprender nociones básicas sobre cómo hacer una base de datos en LibreOffice.

En primer lugar, lo que debes hacer es crear la base de datos. Para ello, haz clic en el símbolo de la fecha que verás al lado del icono «Nuevo». En el menú desplegable que aparece, selecciona «Base de datos».

También puedes abrir el asistente para la creación de bases de datos desde la ruta Archivo > Nuevo > Base de datos.

Crea las tablas de la base de datos y agregar los datos

Crear tablas en una base de datos de LibreOffice resulta bastante sencillo. Para ello tienes diferentes opciones:

  • Selecciona el icono «Tablas» en el panel Base de datos
  • Usa el comando Alt + a.

Con el Asistente de LibreOffice

El asistente de LibreOffice ayuda a crear tablas con campos predefinidos que simplificarán tu tarea. Para ello debes seguir los siguientes pasos:

  1. Selecciona los campos
    • Selecciona una categoría. Una vez seleccionada, la opción «Tablas de muestra» mostrará tablas de muestra acordes a la categoría elegida.
    • En tablas de muestra, selecciona la que mejor se adapte a lo que buscas. Cada uno tiene determinados campos disponibles.
    • Utiliza el botón «>» para mover los «campos disponibles» a los «campos seleccionados», respetando el orden con el que quieres que aparezcan en la tabla.
  2. Elegir tipos y formatos
    • En este paso se aplican propiedades a los campos. Para ello, haz clic en los campos en los que desees realizar los campos ( de uno en uno)
  3. Establecer una clave principal marcando la casilla «Crear una clave principal»
    • En este punto, puedes cambiarle el nombre a la tabla.
    • Te recomendamos dejar marcada la opción para Insertar datos inmediatamente.
    • Selecciona finalizar para cerrar el asistente de creación de tablas. Ahora volverás a estar en la interfaz principal de la base de datos.

Usando una tabla ya existente

Imagina que tienes una gran colección de películas de cine guardadas en una tabla llamada «PelículasID», y que quieres crear una tabla para organizar cada tipo de películas según su género: terror, comedia, thriller, etc. En este caso tienes la opción de copiar la tabla original y crear nuevas tablas nombrándolas como cada género de película.

  1. Selecciona el icono «Tablas» en el panel de la base de datos para ver las tablas que ya has creado.
  2. Encuentra la tabla «PelículasID» y haz clic en el botón derecho del ratón. Elige la opción «Copiar en el menú contextual».
  3. Coloca el puntero debajo de la tabla, haz clic en el botón derecho del ratón y selecciona «Pegar en el menú contextual». En este punto se abrirá un cuadro de diálogo llamado «Copiar tabla».
  4. Cambiar el nombre de la tabla, por ejemplo a «Terror» y selecciona «Siguiente».
  5. Utiliza el botón «>>» para mover los campos del panel izquierdo al derecho». Cuando hayas finalizado pulsa en «Siguiente».
  6. Si todos los archivos ya tienen el formato adecuado, haz clic en «Crear». Con ello ya habrás creado una nueva tabla para tus película de Terror.

Descarga ejemplos de base de datos LibreOffice

¿Necesitas ver con tus propios ojos alguna tabla o bases de datos ya creada? Puedes encontrar ejemplos de base de datos en LibreOffice en este enlace.

Convierte un base de datos Access a LibreOffice

Por otro lado, también se puede convertir una base de datos Access a LibreOffice. En el siguiente vídeo tienes un sencillo tutorial de cómo hacerlo.

En vista diseño

Otra de las posibilidades que ofrece LibreOffice para crear bases de datos es hacerlo a través de la opción «Vista diseño». Este es el método más visual para la creación de tablas en LibreOffice, ya que permite crear los campos e introducir la información directamente en cada campo de la tabla.

Crear tablas para las listas desplegables

Hay ocasiones en los que se podrán incluir los mismos datos en diferentes campos. En este caso, se puede crear una tabla para cada tipo de información. Para ello, cada tabla debe contener dos campos, «Información» e «ID». A continuación, debes seguir las instrucciones que se te indican cuando aparezca el mensaje “¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.”
de la página ¡Error! Marcador no definido«.

Agregar datos a la tabla de la lista desplegable

Imagina que quieres crear una tabla de lista desplegable con las opciones «Tarjeta» para las compras efectuadas con tarjeta y «Efectivo» para las compras con dinero en efectivo. Los pasos que has de seguir son los siguientes:

  1. Selecciona «Tablas» en el menú principal de la base de datos. En la tabla correspondiente elige «Tipos de pago» y haz clic en la opción «Abrir en el menú contextual».
  2. Escribe «Tarjeta» en la primera fila y «Efectivo» en la segunda fila.
  3. Guarda.

Establece las relaciones entre las distintas tablas que conformarán la base de datos

Otro punto importante a la hora de crear una base de datos LibreOffice son las relaciones existentes entre las tablas. Estas relaciones permiten realizar operaciones entre tablas, crear consultas cruzadas o generar reportes que contengan información de distintas tablas, entre otras opciones.

Para asignar relaciones entre tablas hay que ir a Herramientas > Relaciones > Diseño de relaciones, en la barra de menú.

El siguiente paso es elegir las tablas que se van a relacionar. Para ello, selecciona la opción «Añadir» en el menú o «Añadir tabla».

Crea un formulario de base de datos

Si no estás acostumbrado a trabajar con las bases de datos LIbreOffice, la opción más recomendada para crear un formulario es hacerlo a través del asistente. Solo tienes que hacer clic en el icono «Formularios» y luego seleccionar la opción «Usar el asistente». De esta forma, el propia asistente de LIbreOffice te guiará en la creación del formulario.

LibreOffice.org te permite acceder a diversas fuentes de datos

Con LibreOffice es posible acceder a otras fuentes de información para crear la base de datos, por ejemplo de dBase, de hojas de cálculo o de la libreta de direcciones de Mozilla, entre otras.

Consigue acceso a una base de datos dBase

Para acceder a la información de una base de datos dBase hay que seguir los siguientes pasos:

  1. Selecciona Archivo > Nuevo > Base de datos en el asistente para la creación de bases de datos de LibreOffice.
  2. Haz clic en «Conectar con una base de datos existente».
  3. Pincha en «Examinar» y busca la carpeta que contiene la base de datos que deseas conectar. Selecciónala y haz clic en «Siguiente».
  4. Acepta la configuración predeterminada que indica  «Sí, registrar la base de datos», y «Abrir la base
    de datos para editar». A continuación pulsa en «Finalizar», dale un nombre a la base de datos y guárdala en la ubicación que desees.
  5. Si quieres crear un formulario, hazlo siguiendo las instrucciones del mensaje “¡Error! No se encuentra el origen de la referencia«.

Accede a la libreta de direcciones Mozilla

Para acceder a los datos de una libreta de direcciones de Mozilla debes seguir casi los mismos pasos que en el caso de dBase:

  1. Selecciona Archivo > Nuevo >Base de datos en el asistente para la creación de bases de datos de LibreOffice.
  2. Haz clic en «Conectar con una base de datos existente». Elige «Libreta de direcciones Mozilla» como el tipo de base de datos.
  3. Pincha en «Examinar» y busca la carpeta que contiene la base de datos que deseas conectar. Selecciónala y haz clic en «Siguiente».
  4. Pulsa en «Finalizar», dale un nombre a la base de datos y guárdala en la ubicación que desees.

Obtén acceso a hojas de cálculo

`Para obtener acceso a la información de hojas de cálculo, haz lo siguiente:

  1. Selecciona Archivo > Nuevo >Base de datos en el asistente para la creación de bases de datos de LibreOffice.
  2. Haz clic en «Conectar con una base de datos existente». Elige «Hoja de cálculo» como el tipo de base de datos.
  3. Pincha en «Examinar» y busca la carpeta que contiene la base de datos que deseas conectar. Selecciónala y haz clic en «Siguiente».
    • *Nota: la hoja de cálculo podría estar protegida por contraseña. Si es así selecciona la casilla «Se requiere una contraseña».

Registra bases de datos creadas con OOo2.x y superior

Para registrar base de datos creadas con OOo2.x y superior hay que seguir estos pasos:

  • Ve a Herramientas > Opciones «Libreoffice.org Base > Bases de datos
  • Encontrarás una sección denominada «Bases de datos registradas» donde encontrarás una lista de bases. Debajo de esta lista hay tres botones con diferentes opciones «Nuevo», Editar» y «Eliminar».
  • Pincha en el botón «Nuevo».
  • Indica la ruta de acceso a la base de datos.
  • Conforma que el nombre es correcto
  • Selecciona aceptar.

Gestionar las fuentes de datos en LibreOffice.org

Todas estas fuentes de bases de datos se pueden usar en diferentes herramientas de LibreOffice, como pueden ser Writer, Math o Calc. Además, también podrás ver y/o editar las fuentes de datos.

Ver las fuentes de datos

Para ver las fuentes de datos en otras herramientas de LIbreOffice como Calc o Writer has de hacer lo siguiente:

  • Abre un documento en Writer o Calc. Tienes dos opciones para ver las fuentes de datos:
    • Presionar F4
    • Seleccionar Ver > Fuentes de datos.

Por otro lado, para ver una base de datos en concreto has de hacer clic en el símbolo «+» que hay a la izquierda de cada base de datos.

  • En este punto, aparecerán Tablas y Consultas. Para ver todas las tablas creadas, pulsa en el símbolo «+» que hay junto a cada tabla. Ahora, selecciona una tabla para ver todo los registros incluidos en ella.

Editar fuentes de datos

La mayoría de fuentes de datos se pueden editar en la opción «Ver fuentes de datos» (salvo las hojas de cálculo). Para editar o eliminar datos selecciona cualquier campo. Se pueden ver los datos a la derecha de la pantalla.

Debajo de todos los registros de una tabla hay cinco botones. Los primeros sirven para avanzar o retroceder por los registros de la tabla. El quinto, que tiene el símbolo de una estrella, permite añadir nuevos registros.

Añadir registros en un formulario de datos

Para introducir datos o añadir registros en un formulario hay que abrirlo en la ventana principal de la base de datos. Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

  • En la sección «Bases de datos» seleccionar el icono «Formularios».
  • Encontrar el nombre del formulario que se desea editar.
  • Hacer doble clic en el nombre del formulario para abrirlo. Una vez dentro, se podrán añadir registros y editar opciones.

Crear consultas para conseguir la información que necesitamos de la base de datos

Como ya te hemos indicado, las consultas sirven para «hacer preguntas» a la base de datos y que ésta nos responda con la información que hemos solicitado. Por ejemplo, las consulta sirven para saber cuándo se ha vendido de una determinado producto, para saber cuántas existencias hay de un artículo, o para conocer cuántos de nuestros clientes tienen más de X años.

Mediante el Asistente de LibreOffice

Para crear una consulta mediante el asistente de LIbreOffice debes seguir estos pasos:

  1. En la sección «Base de datos» (en la ventana de la base de datos principal) selecciona la opción «Consultas».
  2. Ve a Tareas > Usar asistente para crear consulta.
  3. Se abrirá el asistente, el cual te guiará para crear la consulta que desees.

En vista diseño

Otra opción es crear una consulta a través de la opción «Vista diseño». Para ello has de hacer lo siguiente:

  1. Abrir la consulta en Vista diseño, en la opción «Crear consulta».
  2. Agregar las tablas que deseas incluir en la consulta.
  3. Añadir campos a la tabla inferior.
  4. Configurar el criterio de la consulta.
  5. Guardar la consulta y cerrar.

Presentar informes

También te hemos mencionado ya que las bases de datos LIbreOffice también ofrecen la opción de crear informes. Estos reporte son una manera de presentar la información de las bases de datos de forma ordenada y en base a los criterios seleccionados.

Crear informes

Estos son los pasos que debes seguir para crear un informe nuevo en una base de datos LIbreOffice (lo más recomendable si no eres usuario avanzado es hacerlo a través del asistente):

  1. En el panel Bases de datos, haz clic en el icono «Informes»
  2. En la opción «Tareas», marca «Usar el asistente para crear informe». Se abrirá el asistente para informes, que te ayudará a la hora de realizar el proceso.

Editar informes

Los informes se puede editar de diferentes formas. Por ejemplo, se puede cambiar la fecha. Para ello haz que hacer lo siguiente:

  1. Hacer clic a la derecha de la fecha que se quiera seleccionar.
  2. Usar el botón del teclado «Retroceder» para quitar la fecha actual.
  3. Seleccionar Insertar > Campos > Fecha. Aparecerá la fecha actual.
  4. Si quieres cambiar el formato de la fecha haz doble clic en la fecha que acabas de introducir.
    • *La fecha suele ser un campo dinámico, por lo que si tienes seleccionada la opción «Fecha fija» lo has de sustituir por «Fecha».

Otra cosa que puedes hacer a la hora de editar informes es cambiar su apariencia visual. Por ejemplo, cambiar el ancho de las columnas. Para ello, solo tienes que pasar el cursor por el borde derecho de una columna. Cuando el cursor se convierta en una flecha, pincha en el borde, arrastra y suéltalo en el lugar que desees.

En este pequeño manual para bases de datos de LibreOffice te hemos enseñado algunos conceptos básicos, pero se trata de un programa con múltiples características y opciones, por lo que dominarlo al 100% puede ser bastante complejo. Un tutorial completo requeriría de cientos de páginas, y no tenemos espacio para ello. Sin embargo, seguro que en la web de la comunidad LIbreOffice puedes encontrar mucha más información.

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