¿Cómo crear una base de datos con Excel?

En este tutorial te enseñamos a crear una base de datos en Excel. Aprende a diseñar tus propias bases de datos con este programa, añade registros y columnas, establece relaciones, cambia el diseño y descubre cómo utilizar las funciones para hacer consultar o implementar macros.

¿Qué es una base de datos en Excel?

Las bases de datos son sistemas que permiten almacenar información de forma ordenada y estructurada para su posterior consulta. La mayor parte de las bases de datos actuales son relacionales, es decir, usan tablas que dividen su contenido en registros y campos.

Seguramente has observado que una Hoja de Excel también divide su contenido en celdas organizadas por filas y columnas. Es decir, su estructura es similar a la de una tabla y por eso es una herramienta muy utilizada para la creación de bases de datos.

Por tanto, una base de datos en Excel no es más que una Hoja de Excel en la que se han insertado datos en forma de registros y campos, tal y como se haría en cualquier base de datos relacional.

Las bases de datos creadas con Excel son una alternativa a las bases de datos en Access, otra de las herramientas de Microsoft para creación de databases.

Ejemplos de bases de datos hechas en Excel para inspirarte

En internet puedes ver y descargar diversos ejemplos de bases de datos en Excel 2007. A continuación te mostramos algunas plantillas que puedes descargar en la red.

Ejemplos para descargar directamente

Para descargar plantillas de bases de datos en Excel no tienes que buscar demasiado. En la propia página de soporte de Microsoft puedes encontrar algunas ejemplos para bajar de forma gratuita a tu ordenador.

Crea una base de datos Excel desde 0

A partir de ahora vamos a ver cómo hacer una base de datos en Excel desde cero. Aprenderás a crear tablas, establecer los campos y registros y a crear relaciones entre ellas, además de usar algunas de las funciones avanzadas de este programa.

Crea la tabla para tu base de datos

Lo primero es crear las tablas de tu base de datos. Has de tener en cuenta que debes organizar la información de una forma natural.

Imaginemos que quieres crear una base de datos con Excel para una tienda de discos de música. En este caso, deberías crear varias bases de datos para diferentes conceptos:

• Discos de música
• Pedidos
• Base de datos de Clientes

Por ejemplo, las tablas se podrían organizar de la siguiente manera:

Las filas de la tabla son los registros de la BBDD

En cada una de las filas de la tabla se incorporan los registros de las mismas. Es decir, cada uno de los discos, pedidos o clientes que añadas a la base de datos. Esos registros se identifican por una serie de datos organizados en campos.

Las columnas de la tabla son los campos de la BBDD

En este caso, los campos son las columnas de la base de datos y reflejan información concreta relativa a todos los registros. Cada registro tiene asignada determinada información que los diferencia del resto.

• En la tabla de Discos, los campos sería el Código ISCR, Artista, Nombre del disco y Precio
• En la tabla de Pedidos serían ID Pedido, Código ISCR, Cantidad, Precio, Total, Fecha e ID Cliente
• En la tabla de Clientes serían ID Cliente, Nombre, Apellidos, Teléfono y Email.

Identifica la llave primaria

El siguiente paso será identificar las llaves primarias que van a identificar (valga la redundancia) de forma única e inequívoca a cada uno de los registros de las tablas:

• En la tabla de discos, la llave primaria será el Código ISCR ya que es un código que sirve para identificar de forma inequívoca las grabaciones de audio.
• En la tabla de pedidos la llave primaria será ID Pedido.
• En la tabla de clientes será ID Cliente.

Integra los datos

El siguiente paso será añadir los datos a la tabla. Por ejemplo:

Elimina datos repetidos

Otro punto importante a la hora de crear una base de datos en Excel es comprobar que no existen datos repetidos. Por ejemplo, en la tabla discos es muy probable que haya diferentes registros para el mismo artista

En este caso lo más recomendable sería crear una nueva tabla donde se almacene la información sobre los artistas y relacionarse con la tabla de discos a través de su campo llave:

Da el formato visual adecuada a tu tabla

El ejemplo que te hemos puesto de la tienda de discos no está hecho desde el propio Excel, pero te da la idea de la estructura que deberías usar a la hora de añadir los registros y los campos en tu base de datos.

El siguiente paso es dar formato a la tabla y elegir un diseño visual que resulta agradable a la vista y funcional. En la barra de herramientas superior de Microsoft Excel cuentas con diversas opciones para el diseño de tu base de datos. Puedes elegir el color del texto, el color de relleno de las celdas, el tamaño del texto, centrar y combinar las celdas y mucho más.

Esta es una de las partes más sencilla a la hora de crear tu tabla y, de hecho, es lo menos importante. Lo único que has de hacer es elegir un diseño visual que te permita consultar los datos de forma clara y sencilla. Nuestra recomendación es que uses colores diferentes en cada tabla para los campos y que no utilices colores demasiado estridentes o que se confundan con el fondo de las celdas.

Relaciones entre varias tablas

Para establecer relaciones entre tablas de Excel has de seguir los siguientes pasos:

1. Ten en cuenta que para establecer relaciones debes haber creado como mínimo dos tablas y que en cada una de ellas debe haber una columna que se pueda asignar a la otra tabla.
2. Elige un procedimiento para introducir los datos. Puedes dar formato de forma manual o importar datos externos como tabla en una nueva Hoja de Excel.
3. Asigna un nombre representativo a cada tabla. Para ello ve a Diseño > Nombre de tabla.
4. Comprueba que la columna de una de las tablas solo tiene valores únicos y que no están duplicados. Esto es importante ya que las relaciones en una base de datos de Excel solo se podrán crear si una columna posee valores únicos.
5. Selecciona Datos > Relaciones.

Ahora empecemos a crear las relaciones. Si la opción relaciones no se encuentra disponible (se mostrará en color atenuado) es que tu base de datos solo posee una tabla y no es posible establecer ningún tipo de relación.

1. Ve Administrar relaciones > Nueva.
2. En el cuadro Crear relación, haz clic en la flecha que aparece debajo de tablas y selecciona una de las tablas de la lista.
3. En la opción Columna externa elige la columna con los datos que se relacionan con la columna principal (Columna relacionada).
4. Ahora ve a tabla relacionada y selecciona una tabla que tenga una columna de datos que coincida con la tabla que has seleccionado previamente.
5. En columna relacionada, elige una columna con valores únicos que coincidan en las elegidas anteriormente en Columna externa.
6. Selecciona aceptar y la relación entre ambas tablas habrá sido creada.

Utiliza las funciones Excel de base de datos para crear, modificar o depurar datos

Microsoft Excel no solo es un programa con el que se pueden crear bases de datos y relacionarlas entre sí. Además, incorpora muchas otras funciones que permiten modificar o filtrar datos.

BASE

La función base en Excel convierte cualquier número comprendido entre el 2 y el 36 en una representación de texto. La sintaxis que se debe utilizar para ello es BASE(Número; Base [Long_mín]).

BDPROMEDIO

Con esta función se obtiene el promedio de los valores seleccionados en un campo. Por ejemplo, en el campo Precio devolverá el precio promedio de los campos seleccionados. La sintaxis es PROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios).

BDCONTAR

Esta función se emplea para contar las celdas que contienen números en un campo determinado. Su sintaxis es BDCONTAR(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios).

BDCONTARA

En este caso se trata de una función que se utiliza para contar las celdas que no están vacías en un campo determinado. Su sintaxis es BDCONTARA(base de datos, campo, criterios).

BDEXTRAER

Extrae un solo valor de un campo en base a los criterios seleccionados. Su sintaxis es BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

BDMAX

Extrae el valor máximo de un campo determinado en base a los criterios seleccionados. Su sintaxis es BDMAX(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

BDMIN

Extrae el valor máximo de un campo determinado en base a los criterios seleccionados. Su sintaxis es BDMIN(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

BDPRODUCTO

Se emplea para multiplicar los valores del campo de registros seleccionado. Su sintaxis es BDPRODUCTO(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

BDDESVEST

Esta función se emplea para calcular la desviación estándar de una muestra, basándose en los número de un campo seleccionado. Su sintaxis es BDDESVEST(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

BDDESVESTP

Esta función se emplea para calcular la desviación estándar de toda la población, basándose en los número de un campo seleccionado. Su sintaxis es BDDESVEST(base_de_datos, campo, criterios).

BDSUMA

Se emplea para sumar todos los valores de un campo determinado. Su sintaxis es BDSUMA(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

BDVAR

Es una función empleada para calcular la varianza de una muestra determinada, usando para ello los valores de un campo seleccionado. Su sintaxis es BDVAR(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

BDVARP

Es una función empleada para calcular la varianza detoda la población, usando para ello los valores de un campo seleccionado. Su sintaxis es BDVARP(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios).

Las consultas a base de datos

Las consultas a las bases de datos Excel sirven para obtener información organizada y estructurada en base a determinados criterios previamente indicados. Por ejemplo, una consulta sería saber los pedidos realizados entre dos fechas, o el número de unidades que hay de un determinado producto. Gracias a las consultas se pueden visualizar los datos de la base de forma más rápida y sin tener que buscar la información de forma manual por cada una de las tablas.

¿Cómo crear consultas en Excel?

Para crear consultas en una base de datos de Excel es necesario elegir una tabla como origen de los datos. A continuación se especifican los campos sobre los cuáles se desea obtener la información. Por último, se indican los criterios de selección, es decir, los filtros que se van a utilizar a la hora de realizar la búsqueda.

Una vez que se han definido los parámetros de la consulta, se ejecuta en la vista «Hoja de datos«. En caso de que la consulta se quiera hacer para elaborar informes o formularios, es necesario guardarla para poder acceder a ella con posterioridad.

Las macros

Otra opción fundamental con la que cuentan las bases de datos en Excel es la de aplicar macros. Estos funcionan como una especie de atajos o plugins que permiten ejecutar determinadas funciones de manera auitomatizada.

¿Nos pueden ayudar las macros de Excel con nuestra base de datos?

Sí, de hecho, aprender a usar los macros es muy útil a la hora de ahorrar tiempo en la gestión y consulta de la base de datos en Excel. Gracias a ellos se pueden automatizar las tareas repetitivas y hacerlas mucho más rápida que si se usara un método manual.

En todo caso, la creación de macros en una base de datos Excel es una de las funciones más complejas, pero también una de las más avanzadas. La cantidad de posibilidades que ofrecen a la hora de diseñar funciones, sintaxis o procedimientos son enormes, pero también es muy importante aplicarlos de manera correcta para que resulten realmente efectivos.

¿Cómo crear macros?

Una de las maneras de crear macros para una base de datos en Microsoft Excel es utilizar el programa Visual Basic y crear un formulario de captura, con los controles necesarios para introducir los datos.

• En el Menú principal selecciona Insertar > User Form. En este cuadro podrás agregar etiquetas, textos y botones.

A la hora de crear botones será necesario añadir código. En algunos casos se trata de un código básico, mientras que para otros resulta algo más complejo.

Por ejemplo, para incluir un botón de CANCELAR solo hay que añadir la instrucción «Unload».

Sin embargo, si quieres incluir un botón con la opción AGREGAR el código a introducir será mucho más complicado:

PrivateSubCommandButton1_Click()

Dimfila AsLong

Dimduplicados AsBoolean

‘Obtener la fila disponible

fila = Application.WorksheetFunction.CountA(Range(«A:A»)) + 1

duplicados = False

‘Validar si se han ingresado datos duplicados

Fori = 1 Tofila

IfCells(i, 1).Value = UserForm1.TextBox1.Value Then

IfCells(i, 2).Value = UserForm1.TextBox2.Value Then

IfCells(i, 3).Value = UserForm1.TextBox3.Value Then

‘Se encontraron datos duplicados

MsgBox «Datos duplicados en la fila «& i

duplicados = True

EndIf

EndIf

EndIf

Nexti

IfNotduplicados Then

‘Insertar datos capturados

Cells(fila, 1).Value = UserForm1.TextBox1.Value

Cells(fila, 2).Value = UserForm1.TextBox2.Value

Cells(fila, 3).Value = UserForm1.TextBox3.Value

‘Limpiar cajas de texto

UserForm1.TextBox1.Value = «»

UserForm1.TextBox2.Value = «»

UserForm1.TextBox3.Value = «»

‘Notificar al usuario

MsgBox «Datos insertados en la fila «& fila

EndIf

EndSub

Se recomienda que tras pulsar el botón AGREGAR inicies la variable FILA, ya que de esa manera se activa la función CONTARA, que sirve para saber en cuántas filas de Excel se han de incluir los datos. Asimismo también es aconsejable iniciar la variable DUPLICADOS, la cual avisa si los valores ya han sido incluidos en la tabla.

Resumen

En definitiva, Microsoft Excel es una herramienta mucho más poderosa de lo que algunos creen para la creación de bases de datos. Lo mejor de este programa es que se adapta a todo tipo de usuarios. Está especialmente indicada para usuarios sin demasiadas nociones de bases de datos relacionales o NoSQL y que busquen crear databases sencillas. Sin embargo, también es capaz de adaptarse a usuarios más expertos que buscan crear bases de datos más amplias y complejas.