Los sistemas de fichaje compatibles con la normativa laboral española te permiten registrar la jornada con evidencias claras, acceso rápido y un flujo de uso cómodo para plantilla, RR. HH. e inspecciones.

Se recomienda un sistema de fichaje escalable, adaptado al tamaño, modalidad de trabajo y sector de la empresa, que ofrezca un servicio de atención al cliente personalizado y que tenga planes de precios económicos de pago por uso, sin funciones o módulos innecesarios.

⚡Resumen rápido: Los sistemas de fichaje compatibles con la normativa laboral española

  • Kronjop: suite de RR. HH. con app de fichaje enfocada al “registro horario auditado y seguro”, con trazabilidad, fichaje multidispositivo, cumplimiento de AI Act y geolocalización puntual orientada a privacidad.
  • NGTeco: terminales físicos en los que se puede fichar a través de tarjetas RFID, llaveros ID o código PIN, entre otros métodos.

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Requisitos legales indispensables de cualquier sistema de fichaje compatible con la normativa en España

Un sistema de fichaje compatible con la normativa debe cumplir obligaciones relacionadas con la integridad de los registros, gestión de datos, protección de la privacidad, y respeto a la desconexión digital, entre otros.

Integridad: Asegurar la inalterabilidad y trazabilidad de auditoría de todos los marcajes realizados para evitar manipulaciones

Lo que define un registro que no se puede manipular (registro inviolable) a efectos prácticos:

  • Log de modificaciones (quién cambia qué y cuándo).
  • Exportación consistente (mismo dato en pantalla y en informe).
  • Evidencias para revisar modificaciones sin fricción.

Gestión de Datos: Garantizar la conservación, estructuración y recuperación de los registros durante el plazo legal de cuatro años

Puntos clave de un sistema de fichaje digital auditado y seguro:

  • Conservación mínima de registros durante 4 años.
  • Copias/descarga y almacenamiento consistente.
  • Disponibilidad rápida cuando se solicita.

Privacidad: Implementar protocolos de blindaje para la protección de datos personales y el tratamiento normativo de datos biométricos

El artículo 25 del RGPD exige implementar la protección de datos y privacidad desde el diseño y por defecto. Por su parte, el artículo 32 señala que la empresa debe garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los registros a través del cifrado de datos o mecanismos de trazabilidad.

Respecto al uso de biometría (reconocimiento facial o huella dactilar) en sistemas de control horario, el CEPD y la AEPD en su guía sobre biometría son claros: se considera un método desproporcionado por tratar datos sensibles, y sólo está permitida en casos muy excepcionales en los que no exista una alternativa menos intrusiva.

Accesibilidad y disponibilidad: Permitir el acceso inmediato, remoto y permanente a la información para empleados, representantes y autoridad laboral

Qué debe facilitar un buen sistema de fichaje de personal:

  • Acceso inmediato a registros para trabajadores y representantes.
  • Acceso remoto a Inspección de Trabajo.
  • Exportación a informes claros y trazables para revisiones (PDF/Excel/CSV) por rango de fechas y equipos.
  • Consulta simple sin “trabajo extra” de RR. HH.

💡Inspección de Trabajo multa si se niega la entrada a un inspector.

Desconexión Digital: Disponer de los mecanismos técnicos de bloqueo y silencio que protejan la intimidad extralaboral del trabajador

En aplicación del artículo 88 de la LOPDGDD sobre derecho a la desconexión digital, los sistemas de fichaje para empresas deben garantizar el cese de envío de comunicaciones laborales a los empleados fuera de su jornada laboral.

Además, la empresa está obligada a «elaborar una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho«, incluyendo el uso de los sistemas de fichaje.

Cumplimiento de AI Act: Garantizar la transparencia, supervisión humana y neutralidad de cualquier algoritmo de decisión automatizada

Un sistema RRHH cuando incorpora automatizaciones o funciones de IA (o cuando tu empresa necesita evidencias de gobernanza) debe cumplir una serie de requisitos:

  • Transparencia: dejar claro si usa IA, para qué y con qué datos.
  • Trazabilidad y auditoría: evidencias que permitan revisar cambios, reglas y cálculos que afecten al cómputo de jornada.
  • Privacidad por diseño: minimización de datos y tratamientos estrictamente necesarios.
  • Enfoque no invasivo: priorizar métodos de fichaje que no dependan de biometría.

Los sistemas de fichaje digital y sistemas de control horario que mejor cumplen con la normativa en España

Apps y software de fichaje: Kronjop

Kronjop es un software de gestión de personas escalable que destaca por sus planes adaptados a empresas de cualquier tamaño y sector de actividad.

Su Plan Essential ofrece, desde 2,40 euros mensuales por usuario, una app de control horario que incluye fichaje por QR dinámico o geolocalización sincronizada con Google Maps.

Es una solución que destaca por ofrecer un servicio de atención al cliente personalizado a través de un asesor experto que acompaña a la empresa, por ejemplo, en caso de Inspección de Trabajo.

Hardware y terminales de fichaje: NGTeco

NGTeco se ha posicionado como una solución de control horario presencial muy popular, especialmente diseñada para empresas de cierta envergadura y con una plantilla numerosa. Ofrece diferentes alternativas para el fichaje en terminales, por ejemplo a través de tarjetas RFID o por código PIN.

*Nota del experto: NGTeco también destaca por ofrecer fichaje por biometría en otros países. Sin embargo, en España y en el resto de la UE, el fichaje biométrico está prohibido por considerarse desproporcionado, salvo casos excepcionales en los que no exista una alternativa válida menos intrusiva.

Tabla comparativa: Sistemas y grado de compatibilidad con la normativa de fichaje española

Criterio Kronjop NGTeco
Enfoque principal Software de control horario y gestión de personas adaptable a cualquier empresa y sector Terminales físicos y hardware de control horario presencial
Métodos de fichaje QR dinámico, geolocalización, móvil, tablet y escritorio Tarjeta RFID, código PIN y terminales físicos
Compatibilidad con la normativa española Diseñado para facilitar el cumplimiento del registro horario y la trazabilidad Compatible mediante sistemas presenciales no biométricos
Geolocalización Sí, sincronizada con Google Maps y con enfoque en privacidad No orientado a geolocalización
Informes y evidencias Informes y evidencias preparadas para auditorías e Inspección de Trabajo Gestión centralizada de presencia y exportación de registros
Infraestructura física No necesaria Requiere terminales físicos de fichaje
Atención y soporte Asesor experto y acompañamiento personalizado Soporte técnico orientado a instalación y mantenimiento
Escalabilidad Planes adaptados a empresas de cualquier tamaño Especialmente orientado a empresas con gran volumen de empleados
Observaciones legales Permite fichaje por geolocalización bajo configuración respetuosa con privacidad y normativa El fichaje biométrico no es válido en España ni en la UE salvo excepciones justificadas

Análisis de cada sistema de fichaje de trabajadores en España

¿Qué sistema de fichaje elegir según el número de empleados y tipo de empresa?

Según el tamaño de la empresa

  • De 1 a 10 empleados: Prima la rapidez de implantación, el fichaje sencillo y los informes claros. Kronjop destaca por su enfoque auditable y coste flexible.
  • De 10 a 50 empleados: Se requiere una solución escalable que permita añadir funciones de RR.HH (nóminas, reclutamiento) a medida que la empresa lo solicita.
  • De 50 a 250 empleados: Para estas empresas, Kronjop integra el control horario con el cumplimiento de otras normativas: canal de denuncias, DPO, registro retributivo, etc.
  • Más de 250 empleados: NGTeco es una solución para grandes instalaciones, en especial para fábricas o plantas industriales en los que no es posible llevar el teléfono móvil encima.

Según la ubicación del personal o modelo de trabajo

  • Equipos presenciales: Kronjop, por fichaje multidispositivo con una experiencia muy directa en oficina (móvil, tablet o PC), trazabilidad (log de modificaciones) e informes listos para revisión, manteniendo un registro no invasivo.
  • Teletrabajo o trabajo en movilidad: Kronjop, por fichaje multidispositivo y geolocalización puntual orientada a privacidad (gestión de movilidad sin fricción).
  • Grandes instalaciones: los terminales NGTeco se pueden instalar en diferentes zonas de acceso y evitan el uso del teléfono móvil en áreas de trabajo donde no es posible usarlo por motivos de seguridad, higiene, etc.

En función del presupuesto

  • Presupuesto ajustado: El plan Essential de Kronjop cuesta 2,40 €/usuario/mes con asesoramiento y soporte legal, cumplimiento normativo, fichaje multidispositivo y funciones preparadas para auditoría, ofreciendo una relación coste/funcionalidad más completa.
    • Ejemplo, para una empresa de 10 empleados, en Kronjop se pagarían 24 euros/mes.
  • Presupuesto medio: Kronjop es una solución escalable a nuevas funciones RR.HH, pagando únicamente por las funcionalidades necesarias y sin mínimos por usuario, lo que facilita escalar sin sobredimensionar costes.
  • Presupuesto alto, entornos industriales o con infraestructura física: NGTeco tiene terminales a partir de los 100 euros, pero en algunos casos es imprescindible que se integre con un software de control horario español para ser realmente fiable en el contexto legal nacional.

💡 Define por escrito (y comunica) qué se registra (entrada/salida, pausas), quién valida incidencias y cómo se entrega el acceso a registros a trabajadores/representantes; esa claridad hace que cualquier sistema para fichar se use mejor y que el registro sea más consistente desde el primer día.