Textos legales web. ¿Cómo cumplir el RGPD y la LOPDGDD?

Una de las obligaciones del RGPD y la LOPDGDD es la de incluir los textos legales web en todas aquellas páginas, apps o tiendas online que realicen un tratamiento de datos personales de los usuarios. Pero, ¿cuáles son, en concreto, estos textos legales? ¿Qué información se debe presentar en cada uno de ellos? ¿Qué textos legales debe incluir cada tipo de sitio web? En este artículo te contamos todo lo que debes saber.

¿Qué textos legales debe incluir una página web?

Los textos legales para páginas web se deben incluir en todos aquellos sitios online que traten datos personales de sus usuarios o visitantes, es decir, prácticamente todas las páginas web (corporativas, informativas, tiendas online, plataformas de servicios, blogs, etc.) están obligadas a incluir estos textos para web de carácter legal, basta con que solo registren la dirección IP para tener que cumplir con la normativa.

En concreto, los textos legales para web son el aviso legal, la política de privacidad, la política de cookies y, para ecommerce, las condiciones de uso y venta. A continuación veremos con más detenimiento cada uno de ellos.

Aviso legal

El aviso legal es uno de los textos legales para web muy importante, ya que en él se informa al usuario sobre la identidad de la empresa (o titular de la web) que va a tratar sus datos personales. Este texto legal de incluir la siguiente información:

• Nombre y dirección de la empresa
• NIF o Número de Identificación Fiscal
• Número del Registro Mercantil, en caso de estar inscrita
• Teléfono, correo electrónico y otros datos de contacto
• Datos sobre el Colegio Profesional al que pertenece (solo si pertenece a alguno)
• Otra información que pudiera ser de interés, como acuerdos de confidencialidad o cláusulas sobre propiedad intelectual o industrial

El aviso legal debe incluirse siempre en las páginas web de empresas o autónomos, en páginas que incluyan publicidad o tengan fines comerciales.

Política de privacidad

Si trato datos personales de usuarios y clientes, otro de los textos legales para mi web es la política de privacidad. En ella se explica, precisamente, qué tipo de datos se recogen de los usuarios, cómo se han recogido, y cómo se van a tratar. Es decir, la política de privacidad ha de incluir la siguiente información:

• Identificar a responsables del tratamiento, sus representantes y a los encargados del tratamiento
• Indicar la base legal para el tratamiento
• Señalar la finalidad del tratamiento
• Informar sobre si los datos se van a ceder a terceros
• Indicar el plazo de conservación de los datos
• Informar acerca de los canales a través de los cuales los usuarios pueden ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Limitación del tratamiento, Portabilidad y Oposición (derechos ARSULIPO)

Todo sitio online, independientemente de si tiene o no finalidad comercial, en el que se puedan recoger datos personales, debe cumplir con esta obligación de la LOPDGDD y el RGPD para web.

Política de cookies

La política de cookies es otro texto RGPD obligatorio para aquellas páginas web que empleen cookies, algo que básicamente hacen todas ellas (como mínimo, una web usa cookies técnicas, que aunque no necesitan el consentimiento del usuario, sí debemos informar sobre su uso).

Este texto legal se debe complementar sobre un aviso de cookies, que debe mostrarse al usuario la primera vez que entra a la web o cuando haya borrado las cookies de su navegador o estas hayan caducado. En dicho aviso se debe solicitar consentimiento expreso al usuario para poder tratar los datos a través de las cookies y no aplicarlas hasta haber recibido ese consentimiento.

Este texto ha de indicar las cookies que va a recabar la página web y el uso que se va a hacer de dicha información. Ha de cumplir con el principio de transparencia que se indica en el artículo 22 de la LSSI-CE.

Condiciones de uso y de venta

El último de los textos para sitios web con fines comerciales (como las tiendas online) son las cláusulas sobre uso y venta, las cuales regulan el acceso y uso de los servicios que ofrece la empresa a los usuarios. En este texto se indica todo lo relativo a las condiciones del servicio, como las políticas de compra, devolución, reembolso, envío de facturas, etc.

¿Qué normativa regula los textos legales para web?

Aunque ya los hemos mencionado en algunos de los puntos anteriores, esta es la normativa que debemos tener en cuenta a la hora de elaborar los textos legales web:

• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD)
• Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSI-CE)
• Ley de Propiedad Intelectual

Textos legales necesarios según el tipo de web

El RGPD y la LOPDGDD obligan a que todas las web que tratan datos de los usuarios incluyan los textos legales web. Sin embargo, no todas las páginas web tienen que incluir los mismos textos. En la siguiente tabla te indicamos qué texto legal debe incluir cada tipo de página web.

¿Cómo incluir los textos legales en página web o sitio online?

Los textos legales web se deben alojar en una página o URL aparte en nuestro sitio web; cada texto tendrá su propia subpágina (aunque la política de cookies puede incluirse como parte de la política de privacidad) y deberán ser accesibles desde cualquier sección de la página web, por lo que lo más habitual es colocar un enlace a cada uno en el footer de la web.

En el caso de la política de privacidad y política de cookies, será necesario incluir una «versión resumida» de las mismas siempre que existan formularios de cualquier clase (suscripción, comentarios, etc.), incluyendo un enlace que conduzca al texto legal correspondiente. Es lo que se conoce como primera y segunda capa informativa.

¿Qué puede ocurrir si no incluyo los textos legales en mi página web, app o tienda online?

No incluir los textos legales web puede ser motivo para sanción en caso de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). La cuantía de las sanciones depende de diversos factores, como pueden ser la gravedad de la infracción, la cantidad de personas afectadas, la extensión de la infracción en el tiempo o la reincidencia en este comportamiento ilícito. Del mismo modo, las sanciones pueden ser rebajadas si la empresa infractora se muestra diligente o actúa de buena fe a la hora de solucionar la situación.

Hablamos de sanciones que en el caso más grave pueden alcanzar los 20 millones de euros (o el 4% de la facturación anual, la cuantía mayor), pero que en los casos leves también pueden suponer un duro golpe para el titular de la web, con sanciones de hasta 40.000 euros.

Por ello, incluir los textos legales para webs es básico, y resulta muy sencillo con la ayuda de una consultora LOPD o de un software de protección de datos.

Incluye los textos legales y adapta tu web al RGPD y la LOPDGDD

Recuerda que incluir los textos legales web es obligatorio. Fíjate en nuestra tabla y descubre los textos que tendrás que incluir en tu página web. Si no sabes cómo hacerlo, podemos ayudarte. Ponte en contacto con nosotros y nos encargaremos de garantizar que todos los textos legales de tu web cumplen con la normativa vigente sobre protección de datos.

Además de elaborar todos los textos legales para tu página web o tienda online, también podemos ayudarte en cualquier otra cosa relacionada con la adaptación de tu empresa al RGPD y la LOPDGDD. Habla con nosotros si quieres cumplir la ley y evitar sanciones que pueden llegar a ser muy cuantiosas.