El Comisionado de Protección de Datos y Libertad de Información del Estado federal alemán de Hesse ha emitido un dictamen en el que prohíbe el uso de Microsoft Office 365 en las escuelas. Entiende que no cumple la normativa de Protección de datos.

Alemania ha analizado durante años si los colegios pueden utilizar el software Office 365 de Microsoft en cumplimiento con la ley de protección de datos.

En agosto de 2017, el Comisionado de Protección de Datos y Libertad de Información de Hesse realizó un extenso examen de la nube de Microsoft en Alemania y emitió un informe. En ese momento, se determinó que las escuelas pueden aplicar Office 365 de conformidad con la protección de datos en la nube de Alemania, en la medida en que las estas faciliten las herramientas proporcionadas por Microsoft.

Un año después, Microsoft anunció al público que dejaba de ofrecer los contratos de nube en Alemania y la distribución de este producto se suspende. Desde entonces se ha pedido a un gran número de maestros y administradores escolares, así como a las autoridades escolares, que utilicen Office 365 en la nube europea. Además, Office 365 ha sido promovido masivamente en el entorno escolar por las autoridades escolares individuales en los últimos meses, independientemente de los problemas de protección de datos no resueltos.

¿Por qué la aplicación en la nube de Office 365 es actualmente inadmisible?

El uso de aplicaciones en la nube por parte de las escuelas generalmente no es un problema de protección de datos.

La mayoría de los colegios en Hesse ya están usando soluciones en la nube. Por ejemplo, el libro electrónico o la plataforma de aprendizaje.

Según la normativa de Protección de datos, en los colegios sí es posible usar aplicaciones digitales siempre que se garanticen la seguridad del tratamiento de datos y la privacidad de los alumnos.

En el caso del uso de Office 365 como solución en la nube la situación legal es más complicada. Durante años se ha intentado llegar a un acuerdo entre los legisladores y Microsoft.

La cuestión principal es si un colegio, como entidad pública, puede almacenar datos personales de niños en una nube (europea) a la que pueden acceder autoridades estadounidenses. Las entidades públicas alemanas deben tener una especial responsabilidad en relación a la aceptación y trazabilidad del tratamiento de datos personales. Además debe garantizarse la soberanía digital del tratamiento de datos estatales.

También existe otra cuestión indicada hace un año por la Oficina Federal para la Seguridad de la Información. A través del uso del sistema operativo Windows 10, se envían a Microsoft una gran cantidad de datos de telemetría. Y la compañía, después de varias consultas, no ha aclarado el contenido concreto de esos datos.

Dichos datos también se transmiten cuando se usa Office 365.

¿Puede resolverse este problema en los colegios a través del consentimiento?

Hasta el momento, la escuela cuenta con el consentimiento de los interesados, en la medida en que el procesamiento digital de datos personales se realiza en la escuela o a través de ella. Si el consentimiento del sujeto de los datos en ciertas situaciones justifica lo digital, el procesamiento de datos personales puede omitirse.

Sin embargo, el consentimiento no proporciona una solución para usar Office 365 en la nube. La seguridad y la trazabilidad de los procesos de tratamiento de datos no están garantizadas. Por lo tanto, es inadmisible el tratamiento de datos.

El intento de lograr una solución mediante una declaración de consentimiento de los padres no tendría suficientemente en cuenta los derechos especiales de protección de los niños, por ejemplo, de conformidad con el artículo 8 del RGPD. Con el consentimiento de los padres, el problema no se resuelve.

¿Cómo puede utilizarse Office 365 de forma legal?

El Comisionado de Protección de datos es consciente de las demandas que las escuelas hacen para el uso de paquetes de oficina. Por ello, existe interés en llegar a una solución con Microsoft que resulte compatible con la privacidad de los menores.

Sin embargo, esto no depende de las autoridades de supervisión alemanas, sino especialmente de Microsoft.

Tan pronto como el posible acceso de terceros a los datos en la nube y el tema de los datos de telemetría cumplan con los requisitos exigidos para la protección de datos, Office 365 puede actuar como una nube y puede ser utilizada por las escuelas. Hasta lograr una adecuada solución, los colegios puede utilizar otras herramientas, como las licencias locales en los sistemas locales.

Otras soluciones en la nube de Google y Apple

Lo que está ocurriendo en Microsoft también ocurre en las soluciones de nube de Google y Apple. Estos proveedores han ofrecido soluciones en la nube que hasta ahora no han sido comprensibles ni transparentes. Por lo tanto, también es cierto que para las escuelas el uso que cumple con la privacidad actualmente no es posible.

Prohibición de usar Microsoft Office 365 en escuelas alemanas
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