El derecho de información se regula en el RGPD.

La información es esencial para que puedas controlar el tratamiento leal y lícito de tus datos personales.

Y para saber quién es el responsable del tratamiento al que debes dirigirte para ejercer tus derechos.

¿Sabes qué información deben facilitarte cuando te piden tus datos personales?

Pues aquí te lo cuento todo.

¿Qué es el derecho de información?

El derecho a la información es el derecho que tienes como interesado (titular de los datos) a saber:

  • quién trata tus datos personales (el responsable del tratamiento),
  • para qué finalidad o finalidades los trata,
  • cómo los trata y
  • cómo dirigirte al mismo para ejercer tus derechos.

La información, por tanto, es uno de los requisitos que tiene que cumplir el responsable del tratamiento para que éste sea lícito y leal.

Debe proporcionar toda la información, incluso complementaria, para garantizar que el tratamiento de los datos personales sea leal y transparente.

Si los datos personales van a ser utilizados con una finalidad diferente, siempre y cuando sea compatible con la finalidad inicial para la que se obtuvieron, el responsable del tratamiento tendrá que proporcionar información sobre dicha finalidad antes de que se lleve a cabo el tratamiento. Así como cualquier otra información que sea necesaria para esta última finalidad.

Además, la información será fundamental en caso de que tengas que dar tu consentimiento explícito para que se puedan tratar tus datos personales.

¿Cuándo deben facilitarte información?

Con carácter general, la información tienen que proporcionártela en el momento en el que se obtengan o recaben tus datos personales.

Pueden darse dos supuestos:

  1. Cuando tus datos personales se los facilitas tú mismo: la información tiene que facilitarse en este momento.
  2. Cuando tus datos personales se obtienen de otra fuente, distinta a ti: la información tiene que proporcionarse en un plazo razonable, a más tardar en un mes, debiendo considerar las circunstancias específicas en cada caso. Si no es posible determinar cuál es el origen de los datos personales por haberse utilizado diferentes fuentes, el responsable del tratamiento deberá facilitarte información general al respecto.

Si los datos personales van a ser comunicados a otro responsable del tratamiento, el responsable del tratamiento inicial tendrá que informar al interesado cuando se produzca por primera vez.

¿Cuándo no es obligatorio que te proporcionen información?

El responsable del tratamiento no tendrá obligación de facilitarte información sobre el tratamiento de tus datos personales cuando se dé algunos de estos casos:

  • Si ya dispones de la información.
  • El tratamiento de los datos personales está claro y expresamente establecido en una ley europea o nacional que proteja los intereses legítimos de los interesados.
  • Facilitarte la información resulta imposible o exige un esfuerzo desproporcionado, debiendo considerarse:
    • número de interesados,
    • antigüedad de los datos y
    • garantías adecuadas que se hubieran adoptado en su caso.

¿Cómo debe ser la información que te faciliten?

En virtud del principio de transparencia recogido en el RGPD, la información que te facilite el responsable, adoptando las medidas oportunas al respecto, debe ser:

  • concisa,
  • transparente,
  • inteligible y de fácil acceso,
  • con un lenguaje claro y sencillo.

El responsable puede facilitarte la información sobre el tratamiento de tus datos personales:

  • Por escrito, por ejemplo, en un formulario en papel;
  • Por otros medios, incluidos los electrónicos, tales como una página web, etc., o
  • Verbalmente, siempre y cuando se pueda demostrar la identidad del interesado por otros medios.

La información podrá proporcionártela junto con iconos normalizados que permitan dar una adecuada visión de conjunto del tratamiento previsto. En este caso, si los iconos se presentan en formato electrónico tendrán que ser “legibles mecánicamente”, de manera que el dispositivo que utilices te permita conocer dicha información.

La Comisión Europea podrá determinar la información que se debe presentar a través de los iconos normalizados y los procedimientos aplicables para facilitar dichos iconos.

En cualquier caso, la información sobre el tratamiento de los datos personales tendrá que facilitártela de manera gratuita.

Información que debe proporcionarte

La información que el responsable debe facilitarte es diferente en caso de que los datos se los facilites directamente tú mismo o se obtengan de un tercero o de otra fuente.

Veamos ambos casos.

Si los datos los facilitas tú mismo

El responsable del tratamiento tendrá que facilitarte, salvo las excepciones ya indicadas, la siguiente información:

  • Identificación y contacto del responsable y, en su caso, de su representante;
  • Datos de contacto del delegado de protección de datos;
  • Finalidades para las que se van a destinar los datos personales y la base jurídica del tratamiento;
  • Cuando el tratamiento se base en el interés legítimo como base de legitimación del tratamiento, los intereses legítimos del responsable o de un tercero;
  • Receptores o tipos de destinatarios de los datos personales;
  • Propósito del responsable de transferir datos personales a un tercer país u organización internacional;
  • Periodo de conservación de los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
  • Posibilidad de ejercer ante el responsable del tratamiento los derechos de:
    • acceso a los datos personales,
    • rectificación o supresión,
    • limitación de su tratamiento,
    • oposición al tratamiento, y
    • portabilidad de los datos;
  • Si el tratamiento de esos datos está basado en el consentimiento, la existencia del derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento;
  • Derecho a reclamar ante la autoridad de protección de datos (AEPD);
  • Si debes facilitar tus datos personales por requisito legal o contractual, y las posibles consecuencias de no facilitar tales datos;
  • Existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento.

Y si tus datos personales van a ser utilizados para una finalidad que no es el inicial para que se recabaron, información sobre dicha finalidad. En este caso la información tendrá que proporcionarse antes de llevar a cabo el tratamiento de los datos personales con la nueva finalidad.

Si los datos no los has facilitado tú

Cuando los datos personales no los hayas facilitado tú, es decir, se han obtenido de una o varias fuentes distintas, el responsable del tratamiento tendrá que facilitarte la misma información del apartado anterior y, además, la fuente de la que proceden esos datos personales. Y si proceden de fuentes de acceso público.

En este caso, dado que los datos personales no se los has dado tú, el responsable del tratamiento, una vez que obtenga los datos personales, deberá informarte en un plazo razonable, a más tardar en un mes, sobre:

  • circunstancias en las que se tratan los datos personales o,
  • si se prevé la comunicación a otro destinatario, como muy tarde cuando se produzca la primera comunicación.

Consecuencias en caso de incumplimiento

En caso de que el responsable no te facilite la información indicada puedes denunciar ante la AEPD, como autoridad de protección de datos.

No facilitar la información sobre el tratamiento de los datos personales o no hacerlo de manera adecuada podría suponer la comisión de una infracción que podría ser sancionada, cuando se trate de empresas, con multa de veinte millones de euros o una cuantía equivalente al 4% como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía.

En el caso de las Administraciones Públicas, en España, este incumplimiento podría dar lugar a una resolución de la autoridad de protección de datos que declare la infracción.

Modelo

Aquí puedes descargar el modelo de solicitud de denuncia ante la AEPD.

Espero que te haya quedado claro tu derecho a recibir información sobre el tratamiento de tus datos personales.

Y si tienes cualquier duda estaré encantada de ayudarte.

El derecho de información en el RGPD
4.7 (94.29%) 7 votos