¿Tienes trabajadores en tu empresa? Si la respuesta es sí, esto te interesa.

Debes saber que tienes que firmar un acuerdo de confidencialidad con todos tus empleados para evitar que se lleven información de tu empresa.

Cuando contratamos a un empleado esperamos siempre lo mejor de él. Debemos tener en cuenta muchas cosas, sobre todo que su perfil se adapte a lo que estamos buscando. Pero también necesitamos que nuestra información esté a salvo y para eso es imprescindible firmar ese acuerdo de confidencialidad.

¿Qué es un contrato de confidencialidad?

El contrato de confidencialidad es el documento firmado entre la empresa y el empleado cuyo objetivo es mantener en secreto cierta información reservada de la empresa durante la relación laboral y una vez finalizada la misma.

El Estatuto de los Trabajadores establece entre los deberes de los trabajadores el de cumplir con las obligaciones concretas de su puesto de trabajo, de conformidad a las reglas de la buena fe y diligencia. Por tanto, la buena fe se considera la máxima de la relación laboral entre empresario y trabajador.

Una de las obligaciones que tiene toda empresa o profesional que maneje datos personales es establecer las medidas de control oportunas para protegerlos. Y, por supuesto, que estas medidas funcionen. Una de esas medidas de control es tener firmada esa cláusula de confidencialidad para evitar la divulgación o uso indebido de la información disponible en la empresa.

Regulación

RGPD

Se regula también en el nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos (RGPD). En su artículo 5 se definen los principios relativos al tratamiento de datos personales. Y, dentro de los mismos, se refiere a la integridad y confidencialidad de los datos. La citada norma alude también a la confidencialidad en otros artículos como el 28, relativo al Encargado del tratamiento y el 32, que se refiere a la seguridad del tratamiento.

LOPD

Esta cláusula de confidencialidad o deber de secreto se regulaba en la anterior LOPD, en el artículo 10, que indicaba:

Artículo 10 Reglamento de desarrollo LOPD

El responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo.

Nueva LOPD 2018

En la nueva ley de Protección de Datos, pendiente de aprobar en España, se regula la confidencialidad en el artículo 6:

Artículo 6 Reglamento de desarrollo LOPD

  1. Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de éste estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1 f) del Reglamento (UE) 2016/679.
  2. La obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable.
  3. Las obligaciones establecidas en los apartados anteriores se mantendrán con carácter indefinido, aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento.

Código penal

En nuestro Código penal se hace referencia también al deber de secreto y se regula el delito de revelación de secretos.

A los que se apoderen de datos o documentos con el fin de descubrir un secreto de empresa, la pena que se les puede aplicar oscila entre los dos y los cuatro años de prisión, además de la multa.

La difusión, revelación o cesión de un secreto de empresa realizada por quien tenga legal o contractualmente obligación de guardar reserva, se castiga con prisión de dos a cuatro años, pero si es en provecho propio la pena se reduce.

Contenido del acuerdo de confidencialidad

Dentro del mismo debemos incluir:

Duración

La empresa puede pedir que una vez finalizada la relación laboral se siga manteniendo ese compromiso de secreto. Normalmente un par de años después de finalizar la relación contractual. La explicación del porqué de esta prorroga es para evitar la competencia desleal. Si el trabajador se va a la competencia y nada se lo impide, puede pasar información a ésta.

Tipo de información a proteger

Se deberá indicar qué información no se debe revelar bajo ningún concepto. Conocer a qué información va a tener acceso en el puesto de trabajo y anticiparse a la que sin ser de su incumbencia pueda acabar en sus manos:

  • datos financieros de la empresa,
  • proyectos que se están llevando a cabo,
  • líneas de desarrollo de nuevos productos o investigación,
  • datos de estudios de mercado que se hayan realizado por cuenta de la empresa y
  • datos de nuestros clientes.

Obligaciones de los empleados

El personal de la empresa estará obligado a:

  • Entender la privacidad de todos los datos que manejan y, por lo tanto, su obligación de mantener el secreto de dicha información.
  • Hacer uso de los datos únicamente para los fines para los cuales han sido recogidos.
  • No divulgar las contraseñas que posean para acceder tanto a los sistemas informáticos como a los ficheros que contengan datos de carácter personal.
  • Pedir los consentimientos necesarios para el tratamiento de dichos datos siempre que se refieran a salidas o entradas de soportes informáticos
  • No utilizar con fines privados los sistemas informáticos de la empresa, sin autorización del empresario.

Consecuencias del incumplimiento

Debemos distinguir dos supuestos:

  • Si el incumplimiento de la cláusula se realiza durante la relación laboral, las consecuencias pueden ser desde sanciones a un despido disciplinario.
  • Si ese incumplimiento se produce cuando ya ha finalizado la relación laboral, en el periodo marcado en el que se debería seguir cumpliendo, la empresa deberá acudir a los Tribunales. Allí se solicitará la correspondiente indemnización por daños y perjuicios.

Pero existe una excepción al cumplimiento de esta cláusula o pacto de confidencialidad. Que sea un organismo judicial o administrativo el que requiera al trabajador o ex-trabajador esa información sensible. En este caso la cláusula no tiene efecto.

Preguntas frecuentes

¿Por qué es necesario firmar ese acuerdo de confidencialidad?

Los principales motivos por los que deben firmarse esos acuerdos de confidencialidad son:

Evitar que el empleado desvele información a terceros

De esta forma, en caso de que dejen de trabajar en la empresa, no puedan llevarse información confidencial o reservada, nuestra base de datos, datos financieros, información de clientes, herramientas de la empresa, etc.

Sirve de prueba en juicios

Es posible utilizar este documento como prueba en un juicio para acreditar que el trabajador conocía su obligación de mantener el secreto y confidencialidad.

Recoger las consecuencias de su incumplimiento

En este documento se incluirán aquellas consecuencias que tendrá el incumplimiento del acuerdo, incorporando también una penalización económica.

¿Qué ocurre si el empleado se niega a firmarlo?

Es extraño que un trabajador al iniciar la relación laboral con la empresa se niegue a firmar este acuerdo. Pero puede ocurrir.

Aunque el trabajador puede negarse está obligado al deber de confidencialidad. Con lo que los efectos son los mismos. La cuestión es que la empresa está obligada a informar de esa obligación de confidencialidad a todos sus trabajadores. La mejor forma de informar debidamente es en la firma del contrato laboral. La obligación del trabajador de cumplir el contenido de la misma entra de lleno en la buena fe en su relación laboral.

Es importante recalcar que, en caso de que el empleado se niegue a firmar el contrato de confidencialidad y se produzca algún incidente con los datos personales que maneja la empresa, ésta puede ser sancionada por parte de la AEPD.

¿Debe firmarse antes o después de iniciar la relación laboral?

Es recomendable firmar este contrato de confidencialidad antes de iniciar la relación laboral, al firmar el contrato de trabajo. Porque de este modo, el trabajador sabe antes de aceptar el trabajo que es un requisito para el empleo.

Firmarlo después de la contratación provocaría que los empleados sientan como si el empresario cambiara los términos y condiciones de su empleo. Algunos se negarán a firmar.

¿Los autónomos también deben firmarlo?

Los autónomos no deben firmar este contrato de confidencialidad sino otro diferente. Este es únicamente para aquellos que tengan un contrato laboral, es decir, sean trabajadores por cuenta ajena.

Confidencialidad en el RGPD

El nuevo Reglamento europeo se refiere a la Confidencialidad como uno de los principios que deben regir el tratamiento de datos personales.

Este principio determina que los datos personales deben ser tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada. Incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental. Mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas, en función de los riesgos inherentes al tratamiento.

Por tanto, se exige a los responsables y encargados del tratamiento, a partir de un análisis sobre el tipo de tratamiento y naturaleza de los datos, que apliquen las “medidas apropiadas” para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos personales. Dentro de esas medidas de seguridad necesarias para asegurar esa confidencialidad está la firma de los correspondientes acuerdos con los empleados.

Plantillas

Modelo de contrato de confidencialidad para empleados

Espero que este post te haya servido de ayuda y ya sabes, si estás pensando en contratar a un empleado, es aconsejable que firme el contrato de confidencialidad.

¿Necesitas cumplir el RGPD?

Contrato de confidencialidad para empleados en el RGPD
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