Facturación electrónica ¿Qué es? ¿Por qué usarla?

La facturación electrónica no es una novedad en España, donde se viene regulando su uso desde 2015, pero con la entrada en vigor de la denominada Ley Crea y Crece, la obligatoriedad de usar la factura electrónica se extiende más allá de la Administración. En este artículo explicaremos qué es la factura electrónica y por qué usarla puede ser una ventaja para la empresa o el profesional autónomo.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es el proceso de facturar y enviar las facturas a través de medios electrónicos, ya sea convirtiendo una factura en papel en un documento PDF y enviándolo vía correo electrónico, o bien realizando las facturas a través de un programa o software de facturación y remitiendo estas facturas vía email o a través de una plataforma como es FACe (el punto de entrada de facturas electrónicas utilizado por la Administración).

Las facturas electrónicas son, según la ley, equivalentes a las facturas en papel y tienen los mismos efectos legales que estas, así como deben cumplir con las mismas obligaciones legales y requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Por lo tanto, la facturación electrónica en España es una alternativa a la facturación en papel, que, además, poco a poco se va extendiendo entre empresas y profesionales autónomos, dadas las ventajas que aporta este tipo de facturación y por la aprobación de nuevas leyes que amplían su obligatoriedad, cómo veremos más adelante.

Tipos de factura electrónica

Cuando hablamos de factura electrónica, debemos distinguir entre dos tipos:

• Factura electrónica no estructurada: Estas facturas electrónicas son aquellas que no se hacen usando un software de facturación, sino que son esencialmente una imagen, es decir, cuando pasamos la factura a PDF, la escaneamos o la fotografiamos para poder enviarla por email. Este tipo de facturas no pueden introducirse automáticamente en el sistema informático del receptor, lo que implica un proceso manual para ello o el uso de herramientas OCR.
• Factura electrónica estructurada: Este tipo de facturas electrónicas usan un formato estándar, habitualmente en lenguaje XML (como Facturae), EDIFACT, etc., lo que permite generar, mediante el empleo de software de facturación, las facturas de manera automatizada y transmitirlas también de manera automática al sistema de pago y contabilidad del receptor.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Hacer una factura electrónica no es diferente a cómo se hace una factura en papel, puesto que debe tener el mismo contenido que esta:

• Número y, en su caso, serie
• Fecha de la expedición
• Nombre y apellidos o razón social del emisor y del receptor de la factura
• NIF de emisor y receptor
• Domicilio del emisor y receptor
• Descripción de los bienes o servicios prestados
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria

La diferencia está en que si utilizamos un software de facturación, una vez configurado este, bastará con introducir los datos pertinentes para que la factura se genere de manera automática. Por lo tanto, cómo se hace una factura electrónica depende en gran medida del tipo de software que empleemos para ello (generalmente, estos programas son fáciles de aprender a usar en poco tiempo).

Requisitos de la factura electrónica

Para considerar válida la factura electrónica de autónomos y empresas, es necesario que, aparte del ya citado contenido mínimo, estas cumplan con una serie de requisitos:

• Legibilidad: La factura debe ser legible por personas, algo de lo que se ocupará cualquier programa de facturación que decidamos usar.
• Autenticidad del origen: La autenticidad implica garantizar la identidad del emisor de la factura, así como del proveedor de bienes o prestador de servicios, en caso de que no sean el mismo.
• Integridad del contenido: Significa que el contenido de la factura no ha sido modificado o alterado. Tanto para garantizar este requisito como el anterior, se emplea la firma electrónica al crear la factura (o cualquier otro medio aceptado por la normativa).
• Consentimiento del cliente: En el caso de facturar a clientes particulares, estos deben haber dado su consentimiento para recibir las facturas en formato electrónico.
• Interconexión e interoperabilidad: Los programas y sistemas para emitir y recibir facturas electrónicas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad entre ellos, que será gratuita (la acreditación de la interconexión y la interoperabilidad se determinará vía reglamento). En ese sentido, los receptores no podrán obligar a los emisores a utilizar una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
• Plazo de acceso: Se deberá mantener el acceso a las facturas durante 4 años. Así mismo, se deberá permitir el acceso durante 3 años a las facturas electrónicas para aquellos clientes cuyos contratos hayan finalizado.
• Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.

¿Por qué utilizar la facturación electrónica?

Utilizar la facturación electrónica, entendida esta como la que emplea un software de facturación, permite a las empresas y profesionales elaborar sus facturas de una forma mucho más ágil y sencilla, ahorrando el tiempo que conlleva pasar las facturas en formato papel a formato digital, puesto que el proceso se simplifica una vez se ha configurado el programa y a la hora de hacer la factura, lo único que debe hacerse es introducir los datos correspondientes, incluso muchas veces no será necesario más que hacer pequeñas correcciones, si el programa que usamos permite también elaborar presupuestos y transformarlos en facturas.

Además, el proceso de emisión y envío de la factura también se simplifica y agiliza, especialmente si los receptores utilizan sistemas o plataformas de facturación compatibles.

La facturación electrónica permite llevar un mejor control de la facturación, evitando errores en la numeración, por ejemplo, y pudiendo integrarla con la contabilidad y la tributación, si se emplean programas compatibles o integrables en sistemas ERP.

Pero también hay una razón legal para empezar a usar las facturas electrónicas, y es que la facturación electrónica es obligatoria en España para los proveedores que trabajen con la Administración y también lo será a partir de 2024 para empresas y profesionales que facturen B2B (business to business, es decir, que facturen a otras empresas y profesionales).

¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?

Por lo tanto, la facturación electrónica es obligatoria:

• Para empresas y profesionales autónomos que provean bienes o presten servicios a las Administraciones Públicas.
• Para empresas y profesionales autónomos que provean bienes o presten servicios a otras empresas o autónomos.

¿Cuándo va a ser obligatoria la factura electrónica en España?

En el caso de la facturación a Administraciones Públicas, la facturación electrónica ya es obligatoria, cualquier empresa o autónomo que trabaje para un organismo público debe enviar sus facturas electrónicas a través de FACe.

En el caso de la factura electrónica B2B, esta será obligatoria en el plazo de uno o dos años (dependiendo del volumen de facturación) tras la publicación del reglamento técnico de la facturación electrónica contemplado en la Ley Crea y Crece:

• Para empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros, el plazo será de un año (plazo estimado, 29 de marzo de 2024).
• Para empresas con una facturación anual inferior a 8 millones de euros, el plazo será de dos años (plazo estimado, 29 de marzo de 2025).

Ventajas de la facturación electrónica

Aparte de los objetivos que se persiguen con la implementación obligatoria de la facturación electrónica B2B para acabar con la morosidad, el uso de la factura electrónica aporta una serie de ventajas a cualquier empresa o autónomo que decida dar el paso y digitalizar este aspecto de la gestión de su negocio:

• Ahorre de tiempo y costes; usar un programa de facturación permite, cómo ya hemos señalado, realizar las facturas de manera más rápida y ágil. Además, al enviarlas vía electrónica, no es necesaria su impresión, evitando el gasto de papel, y pueden almacenarse en formato electrónico.
• Mejor gestión de las facturas y facilidad para su integración en la contabilidad y tributación de la empresa.
• Mayor eficiencia, puesto que se reducen los errores más habituales en el formato papel.
• Más seguridad, puesto que es más complicado falsificar una factura electrónica.
• Permite una mejor trazabilidad y control de los pagos de clientes empresariales y autónomos.

En definitiva, la facturación electrónica es una apuesta por el futuro y la digitalización de los negocios, además de una obligación legal en las relaciones con la Administración y B2B, que permitirá a empresas y autónomos tener un mayor control sobre sus facturas, sus cobros y pagos.