El Real Decreto 723/2026 añade un punto nuevo a la información que cada trabajador debe recibir: los sistemas algorítmicos o automatizados que usa la empresa. Si decides turnos, tareas, salarios o promociones con ayuda de un programa, tienes que explicar qué hace y con qué pautas, criterios y reglas. Esta guía te ayuda a preparar esa información algorítmica laboral, entregarla a tiempo y guardar las pruebas.
Qué exige el RD 723/2026 sobre información algorítmica
La novedad es un deber de información individual. Debes comunicar a cada trabajador qué sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones utilizas y explicar sus pautas, criterios y reglas cuando sirvan para fijar o cambiar sus condiciones de trabajo.
Esta obligación también puede alcanzar programas que toman decisiones laborales siguiendo reglas fijas, aunque no utilicen inteligencia artificial ni se consideren de alto riesgo.
Así encaja con las demás normas:
- Estatuto de los Trabajadores: los representantes siguen teniendo derecho a conocer los algoritmos que influyen en las condiciones laborales o en el acceso y mantenimiento del empleo. Informar a la plantilla no sustituye ese deber colectivo.
- RGPD: sigue aplicándose a los datos de tus trabajadores. El aviso laboral no sustituye la información de privacidad de los trabajadores ni constituye, por sí solo, una base jurídica para tratar sus datos.
- Reglamento europeo de IA: puede añadir obligaciones según el sistema y su uso, pero su clasificación y su calendario no retrasan el cumplimiento del real decreto.
Desde cuándo se aplica y cuándo debes informar
El RD 723/2026 se publicó el 15 de septiembre de 2026 y entra en vigor el 5 de octubre de 2026. Estas nuevas obligaciones de información a los trabajadores se aplican según los siguientes plazos:
| Situación | Qué debes hacer y cuándo |
|---|---|
| Entrada en vigor (5 de octubre de 2026) | Empieza a aplicarse el nuevo deber de información dentro de su ámbito. |
| Incorporaciones desde el 5 de octubre de 2026 | Entrega la información antes de que empiece la relación laboral. Si alguien se incorpora el 19 de octubre, debe tenerla antes de ese día. |
| Relaciones existentes el 5 de octubre de 2026 | Si la piden y no la tienen, entrégala en un máximo de 30 días hábiles desde que recibes la solicitud. No hay una fecha límite única para toda la plantilla. |
| Cambios | Comunícalos lo antes posible y, como tarde, cuando surtan efecto, salvo las excepciones de la norma. Si las nuevas reglas se aplican desde el 2 de noviembre, informa ese día como máximo. |
Para las relaciones existentes, el régimen transitorio también regula cómo informar de los cambios ya producidos.
A quién afecta y qué usos debes revisar
Afecta tanto a una pyme como a una gran empresa si usa sistemas algorítmicos o automatizados para tomar decisiones laborales. Da igual que el programa sea propio o de un proveedor: la empresa es quien informa a los trabajadores.
Se aplica a relaciones laborales de más de cuatro semanas. Cada trabajador tiene derecho a recibir la información, aunque no haya comité ni delegados. Para pesca y gente de mar, el real decreto fija reglas específicas.
Si tu empresa está en este ámbito, revisa el uso de algoritmos en el trabajo e identifica los sistemas que intervienen en estas decisiones:
| Uso del sistema | Qué debes identificar para explicarlo |
|---|---|
| Asignar turnos, jornadas o tareas | Qué datos de disponibilidad, demanda o ausencias usa y qué reglas deciden la asignación. |
| Calcular incentivos o retribución variable | Qué indicadores, ponderaciones o umbrales fijan el importe. |
| Evaluar el desempeño para decidir promociones | Cómo se obtiene la valoración y cuánto pesa en la decisión. |
| Decidir cambios de lugar de trabajo o extinciones de contrato | Qué resultado da el sistema y cómo interviene en la medida laboral. |
Guardar documentos no es decidir condiciones laborales. Pero si el sistema propone turnos, salarios o promociones, revisa su influencia aunque una persona valide el resultado: el deber de información no se limita expresamente a las decisiones totalmente automatizadas.
Qué información debes entregar al trabajador
El trabajador debe poder entender qué sistema se usa y cómo influye en sus condiciones de trabajo. Para explicarlo bien, recoge:
- Sistema y finalidad: herramienta, función que usas y decisión laboral para la que sirve.
- Datos que utiliza: por ejemplo, disponibilidad, jornada contratada o indicadores de rendimiento.
- Pautas, criterios y reglas: prioridades, ponderaciones, umbrales y excepciones, si existen.
- Resultado y efecto: qué genera y cómo se usa para fijar o cambiar una condición laboral.
- Intervención de la empresa: quién revisa o valida el resultado y cómo avisar de un error.
Estos campos son orientativos: adáptalos al funcionamiento real del sistema. No basta con decir «utilizamos IA»; hay que explicar qué criterios y reglas intervienen en las decisiones laborales.
Cómo cumplir paso a paso
Prepara una ficha por uso, una comunicación para los trabajadores y un registro de entregas.
1. Identifica los usos que afectan a condiciones laborales
Pide a RR. HH., administración y responsables de equipo que te ayuden a identificar los programas que afectan a las condiciones laborales. Anota una fila por uso:
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Herramienta y responsable | Nombre, proveedor, función que se usa y persona que mantiene la ficha. |
| Uso y personas afectadas | Decisión laboral, departamento y colectivo afectado. |
| Datos y reglas | Datos de entrada, criterios, prioridades y umbrales conocidos. |
| Resultado y revisión | Qué produce, qué condición afecta y quién lo comprueba. |
| Información entregada | Documento, versión, destinatarios, fecha y dónde está la prueba. |
Ejemplo: una tienda usa un programa que propone turnos según la jornada contratada y la disponibilidad. Registra ese uso, anota qué prioridades tiene configuradas y quién valida el cuadrante.
2. Pide al proveedor la información que te falte
Pide al proveedor una explicación de la función que usas y comprueba que coincide con tu configuración, por ejemplo con esta petición:
Necesitamos documentar el uso de [función] para [decisión laboral]. Indicad qué datos utiliza, qué pautas y criterios aplica, qué podemos configurar y cómo influyen en el resultado. Incluid sus limitaciones conocidas y cómo nos avisaréis de los cambios que afecten a esta explicación.
Guarda la respuesta y la documentación. Si faltan criterios importantes, pide que los aclaren antes de cerrar la comunicación, no los inventes.
3. Redacta la comunicación
Puedes facilitar la información en uno o varios documentos escritos. Si reúnes varias herramientas en un mismo aviso, separa sus usos y reglas para que cada trabajador sepa cuáles le afectan.
Modelo orientativo de información algorítmica:
- Sistema y uso: [herramienta y tarea laboral].
- Personas afectadas y fecha de aplicación: [colectivo y fecha].
- Datos utilizados: [datos concretos].
- Pautas, criterios y reglas: [cómo se obtiene el resultado, prioridades y umbrales si existen].
- Efecto sobre las condiciones de trabajo: [qué determina o modifica].
- Revisión y consultas: [quién interviene y canal para comunicar errores].
- Versión del documento: [número y fecha].
Este modelo explica el sistema, pero no sustituye el resto de información contractual obligatoria. Si todo figura ya en el contrato entregado, no hace falta repetirlo.
4. Entrégala por un canal que permita guardarla
Guarda el original editable y entrega una versión fechada. En formato electrónico, el trabajador debe poder acceder, guardar e imprimir la información, y tú debes conservar la prueba de envío o recepción.
| Canal | Cómo hacerlo | Qué guardar |
|---|---|---|
| Correo electrónico | Envía el documento indicando su versión y revisa los envíos fallidos. | Mensaje original, adjunto y prueba de envío o recepción. |
| Portal del empleado | Avisa de que está disponible y permite descargarlo e imprimirlo. Ofrece otra vía a quien no pueda acceder. | Copia publicada y registro del aviso o la entrega, con persona, fecha y versión. |
| Papel | Entrega una copia y pide un recibí. | Recibí u otra constancia de la entrega. |
Son formas prácticas de cumplir los requisitos de entrega. Si pides un recibí, indica que solo acredita la recepción, no la conformidad con las decisiones del sistema. La AEPD recuerda, en un caso de videovigilancia, que el recibí no equivale al consentimiento para tratar datos.
5. Guarda la información y la prueba de entrega
Archiva juntos la ficha, la respuesta del proveedor, cada versión comunicada y sus justificantes. Usa nombres reconocibles, por ejemplo: TURNOS-01_informacion_v1_2026-10-05.pdf.
En el registro de entregas, anota destinatario, documento y versión, fecha, canal y dónde está el justificante. Apunta también los rebotes o problemas de acceso y cómo los resolviste.
Restringe el acceso y aplica una conservación limitada de los datos: guárdalos durante el tiempo necesario para cumplir tus obligaciones y atender posibles responsabilidades. El artículo 6 del real decreto exige conservar la prueba, pero no establece un plazo único de archivo.
6. Actualiza antes de aplicar cambios
Si cambian los sistemas o sus reglas y eso modifica la información que debes facilitar, revisa el documento y comunica los cambios por escrito dentro de los plazos del apartado 2. Como medida práctica, conserva la versión anterior y registra qué ha cambiado.
Al terminar, debes poder saber qué explicación recibió cada trabajador, cuándo y con qué reglas vigentes.
Qué sanciones puede tener incumplir
- Información individual: si el incumplimiento consiste en no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato y de las condiciones de trabajo, la LISOS lo considera infracción leve, con multas de 70 a 750 euros.
- Información a representantes: vulnerar sus derechos de información, audiencia y consulta puede ser una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
Son los tramos de los artículos 6.4, 7.7 y 40.1 de la LISOS; la calificación y la cuantía dependen de la conducta y sus circunstancias. Si además se incumple la protección de datos u otra obligación, se analiza por separado.
Ya hay sanciones por no dar información algorítmica. En su sentencia 101/2025, de 4 de julio, la Audiencia Nacional condenó a una empresa a indemnizar al sindicato con 6.250 euros por no informar del algoritmo que asignaba los días de descanso. Fue una indemnización por vulnerar la libertad sindical, no una multa del RD 723/2026. El estudio jurídico enlazado analiza ese incumplimiento del deber colectivo de información.
Dudas habituales sobre el RD 723/2026
¿Debo informar si uso ChatGPT para organizar turnos?
Depende de si su propuesta interviene en cómo se reparte la jornada. Si lo usas para decidir esa condición laboral, prepara la información. Que el uso sea puntual no lo excluye automáticamente.
¿Y si utilizo ChatGPT para analizar CV?
El deber individual del real decreto se refiere a la relación laboral, no a quien solo participa en un proceso de selección. Sí debes revisar la protección de datos en la selección de personal con IA y la información a los representantes sobre algoritmos que afecten al acceso al empleo.
¿Puedo informar sobre varias herramientas en un solo documento?
Sí. Separa cada uso, sus criterios y a quién afecta. Lo importante es que la información esté completa y se entienda.
¿Qué hago cuando se incorpora un trabajador?
En las relaciones sujetas al capítulo II, entrega la información antes de que empiece. Inclúyela en el contrato o en un documento aparte y guarda la prueba.
¿Y si ya estaba en plantilla?
Si la relación ya existía al entrar en vigor el real decreto, atiende su solicitud en treinta días hábiles si no tiene ya la información. Para los cambios, revisa también las reglas de actualización.
Si cambio de proveedor, ¿debo volver a informar?
Revisa si cambian las reglas del sistema, las finalidades, los destinatarios o las transferencias, y actualiza la información afectada. Si el proveedor actúa como encargado, revisa las condiciones del encargo del tratamiento. Cambiarlo no exige por sí solo un nuevo consentimiento: informar y obtener consentimiento son obligaciones distintas.
¿Basta con avisar al comité de empresa?
No. El real decreto exige informar a cada trabajador. El deber de informar a los representantes tiene su propia base y contenido en el Estatuto de los Trabajadores.