Canal de denuncias en empresas de más de 50 trabajadores

El canal de denuncias para empresas de más de 50 trabajadores es obligatorio. En este artículo repasamos las claves principales y explicamos cómo implantar un canal de denuncias en la empresa.

¿Qué normativa regula el canal de denuncias para empresas de más de 50 trabajadores?

La normativa que regula el canal de denuncias para más de 50 trabajadores en España es la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también llamada ley del canal de denuncias o ley de protección de denunciantes.

Esta Ley transpone al ordenamiento jurídico español la Directiva Whistleblowing, una norma creada con el objetivo de fomentar la denuncia interna en organizaciones públicas y privadas, promover la cultura del cumplimiento y permitir la detección temprana y la prevención de irregularidades, infracciones o delitos en las organizaciones. Para ello, establece el canal de denuncias obligatorio a las organizaciones, así como garantizar la confidencialidad, permitir la denuncia anónima y adoptar medidas de protección para los denunciantes frente a posibles represalias.

Estas normativas regulan, además, cómo debe ser y funcionar el canal de denuncias en empresas de más de 50 trabajadores y, por extensión, para cualquier empresa obligada por otra ley o que decida implantar voluntariamente el canal de denuncias, así como en todas las administraciones y entidades públicas.

¿Cuál es el plazo máximo para implantar el canal de denuncias en empresas de más de 50 trabajadores?

La Ley 2/2023 establece dos plazos para que las empresas de más de 50 trabajadores implanten el canal de denuncias:

• Empresas de 50 a 249 empleados: 1 de diciembre de 2023.
• Empresas de 250 o más empleados: 13 de junio de 2023.

Así mismo, aquellas empresas de más de 50 empleados que ya tengan un canal de denuncias, deberán adaptar este a los requisitos y características de la Ley 2/2023 (por ejemplo, empresas sujetas a la Ley de Prevención de blanqueo de capitales).

¿Cuáles son los requisitos del canal de denuncias para más de 50 trabajadores?

A través del canal de denuncias, miembros de la empresa, y otros terceros que mantengan o hayan mantenido una relación con ella, podrán denunciar cualquier acción u omisión que pueda constituir infracciones del Derecho de la UE o ser constitutivas de infracciones administrativas o penales, graves o muy graves.

De acuerdo a la normativa, los canales de denuncias para 50 trabajadores o más deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Ser accesibles y fáciles de usar, a la vez que cuentan con todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad y, en su caso, el anonimato, de los denunciantes (informantes) y de las personas afectadas por la denuncia (denunciados o terceros mencionados en ella), así como de todas las actuaciones.
• Permitir las denuncias por escrito y verbales.
• Establecer vías de comunicación confidencial con los denunciantes, incluso para los denunciantes anónimos.
• Integrar los diferentes canales internos de información que ya tuviera la empresa, adaptarlos a la normativa vigente y diferenciarlos claramente.
• Ser independientes y autónomos respecto a otros organismos de la empresa.
• Tener designado un Responsable del canal (que podrá ser una persona física o un órgano colegiado), cuyas funciones serán la gestión del canal y las denuncias.
• Tener un protocolo y un reglamento en el que se explique cómo funciona el canal de denuncias y el procedimiento que seguirán las denuncias recibidas.
• Tener definido el procedimiento de gestión de las denuncias recibidas.
• Establecer las garantías para la protección de los denunciantes ante posibles represalias.
• Tener un libro-registro en el que se registrarán las denuncias recibidas, las archivas y las investigadas, incluyendo la resolución dada.
• Cumplir con la normativa de protección de datos y tener un Delegado de Protección de Datos.
• Cumplir con los plazos para la gestión de las denuncias y la información a los denunciantes:
  • 7 días para comunicar el acuse de recibo de la denuncia
  • 3 meses para valorar y, en su caso, investigar los hechos denunciados (prorrogables por otros 3 meses más).

Cómo implantar el canal de denuncias en empresas de 50 o más empleados

Para implantar el canal de denuncias en empresas de 50 o más trabajadores, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Elegir y establecer las vías de comunicación que se podrán usar para hacer las denuncias. Recordemos que la Ley nos dice que se deben poder presentar las denuncias tanto de forma escrita como oral.
2. Elaborar el protocolo y reglamento del canal de denuncias y definir el procedimiento de gestión de las denuncias.
3. Designar al Responsable del canal y comunicar su nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.) en un plazo no superior a 10 días.
4. Crear el libro-registro.
5. Designar un Delegado de Protección de Datos.
6. Difundir la existencia del canal, de su reglamento y protocolo.

Cabe señalar que, puesto que la Ley 2/2023 permite contratar el canal de denuncias con un gestor externo, como una consultoría especializada en compliance o un despacho de abogados, muchas empresas delegan en ellos la implantación e implementación del canal de denuncias, lo que se hace instalando un software para el canal de denuncias; este programa permite gestionar el sistema interno de información cumpliendo con todos los requisitos de la normativa y cuenta con las medidas de seguridad de la información y protección de datos necesarias para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones entre denunciantes y Responsable del canal, así como permitir la gestión de las denuncias anónimas.

Además, otros beneficios de los software para el canal de denuncias son su facilidad de uso, tanto para denunciantes como para el Responsable y su equipo, la automatización de determinadas tareas, como el envío del acuse de recibo o el registro de las denuncias, la gestión ordenada y eficaz de los casos o la generación de informes o estadísticas entre otros.

Así mismo, contratar el canal de denuncias a través de un proveedor externo también puede dar acceso a servicios de asesoramiento y asistencia en la valoración y clasificación de las denuncias, así como durante los procesos de investigación interna. Y asegura estar siempre actualizados ante posibles cambios en la normativa.

Sanciones por no implantar el canal de denuncias en empresas de más de 50 trabajadores

Finalmente, no implantar el canal de denuncias en empresas de más de 50 trabajadores es motivo de sanción.

No tener canal de denuncias estando obligado por la normativa, se considera una infracción muy grave, cuya multa para las empresas va de los 600.001 hasta el millón de euros.