¿Cuáles son los canales de denuncia? Tipos canales de denuncia

Cuando una empresa u organización se enfrenta a la tarea de implantar un canal de denuncias, se ve ante la necesidad de elegir las vías de comunicación que habilitará para presentar las denuncias. En este artículo explicamos cuáles son los canales de denuncia que pueden implementarse en cualquier organización.

¿Qué tipos de canales de denuncia existen?

Cuando hablamos de canales de denuncia, muchas veces pensamos en un único canal, generalmente asociado a una línea telefónica, sin embargo, existen más tipos de canales de denuncia, de hecho, en función de su competencia, objetivo y responsables, podemos diferenciar entre tres tipos de canales de denuncia: los canales internos, los canales externos y los canales públicos.

Así mismo, dentro de los canales internos, también podemos establecer diferentes tipos de canal en base a la vía de comunicación que se habilite para enviar las denuncias.

En cualquier caso, independientemente de cuál sea el canal de denuncias del que estemos hablando, todos ellos tienen en común que deben ser confidenciales, de fácil acceso y uso para cualquier persona que pueda presentar una denuncia a través de ello, de acuerdo a la normativa vigente.

Canales internos

Los canales internos son los canales implantados y gestionados por la propia organización, es decir, es el canal de denuncias interno de la empresa u organismo o entidad pública.

De acuerdo a la Ley 2/2023 del canal de denuncias, estos canales internos pueden estar gestionados por un proveedor externo, como puede ser una consultoría o asesoría especializada en compliance, si bien el Responsable del canal siempre deberá ser nombrado dentro de la empresa. Esta gestión externa se puede ocupar de la recepción y clasificación de las denuncias recibidas, de recomendar abrir o no un proceso de investigación interna y de asistir jurídicamente durante el mismo. En cualquier caso, el Responsable del canal siempre deberá estar informado por el proveedor de todo lo relativo a la gestión de las denuncias.

Así mismo, dentro del canal denuncias interno, podemos distinguir entre tres tipos de canales de denuncias en base a la vía escogida para las comunicaciones.

Digitales

Los canales de denuncias digitales se habilitan a través de un medio electrónico que, si bien puede ser una dirección de correo electrónico creada para tal fin, se recomienda optar por usar un software para el canal de denuncias, ya que a través de este tipo de programas, que pueden implementarse tanto en la nube como en local, se cumplirá con los requisitos de confidencialidad, posibilidad de recibir denuncias anónimas, llevar un registro de las denuncias recibidas y su correspondiente archivo o resolución y serán más fácil aplicar medidas para la protección de los denunciantes. Así mismo, muchos de estos programas permiten recabar denuncias verbales al poder adjuntar archivos de audio.

Además, los software para el canal de denuncias permiten automatizar algunos de sus procesos, lo que permite llevar una gestión más ágil y ordenada del canal.

Telefónicos

Puesto que la normativa del canal de denuncias establece que se deben habilitar vías que permitan la denuncia escrita y verbal, es habitual que las organizaciones creen una línea telefónica para el canal de denuncias.

Sin embargo, el canal de denuncias telefónico, si bien está admitido, presenta como inconveniente que no es la vía más adecuada para la denuncia anónima, ya que podría llegar a identificarse al denunciante. Además, el registro de la denuncia telefónica es necesario hacerlo «a mano» (aunque la mayoría de software para el canal de denuncias permiten hacerlo con relativa facilidad).

Presenciales

La Ley también contempla habilitar la denuncia presencial, cuando así lo requiera el denunciante. Lo habitual es indicar en la página de inicio del canal de denuncias a través de qué medio se puede concertar una cita para hacer la denuncia presencial, que se podrá hacer en el espacio que haya decidido la empresa.

Cabe señalar que tanto los canales de denuncias telefónicos como los presenciales deben permitir el registro de la denuncia y la grabación de la misma, para que quede documentada, aplicando las medidas de seguridad de la información y protección de datos pertinentes.

Canales externos

Los canales externos de denuncia son aquellos canales habilitados por una autoridad oficial. Dependiendo del tipo de infracción o irregularidad que se quiera denunciar, habrá que acudir a una u otra autoridad competente.

Son ejemplos de canales externos de denuncia la Autoridad Independiente de Protección al Denunciante, el SEPBLAC, Hacienda, la OLAF (Oficina Europea de Lucha contra el Fraude), el canal de denuncias del Banco de España, el de la AESA (Agencia Europea de Seguridad Aérea) o el de la EMA (Agencia Europea de Medicamentos), por citar algunos.

Es decir, los canales externos de denuncia están gestionados por un organismo oficial y son el medio al que pueden recurrir los denunciantes que no hayan recibido una respuesta satisfactoria respecto a la denuncia hecha en el sistema interno de información de su empresa u organización, o, incluso, pueden acudir a ellos directamente, si temen sufrir algún tipo de represalias por parte de la empresa o consideran que hacer la denuncia a través de un canal externo será más efectivo.

Canales públicos

Finalmente, los canales públicos de denuncia son vías para la difusión pública de la denuncia, como pueden ser los medios de comunicación o las redes sociales. Idealmente, este sería el último recurso al que debería acudir un denunciante (teniendo en cuenta que se pierde tanto la confidencialidad como el anonimato), pero puede haber escenarios y situaciones en los que hacer una denuncia pública sea la opción más adecuada y efectiva.

En cualquier caso, la Ley 2/2023 establece que los denunciantes que hagan públicas sus denuncias usando este tipo de canales, también quedarán protegidos por la misma, es decir, que no podrán sufrir represalias por parte de la empresa u organización ni de sus miembros y podrán acogerse a las medidas de apoyo que debe disponer la empresa.

¿Qué tipo de canal de denuncias implantar en la empresa?

Siempre que cumpla con los requisitos y características establecidas en la normativa vigente, la empresa podrá implantar el canal de denuncias interno que mejor se adapte a sus necesidades. Si bien la mejor solución y la más recomendable, por cumplir con esos requisitos y características, es, precisamente, el canal de denuncias digital.

Como hemos dicho más arriba, la implantación del canal de denuncias a través de un software permite habilitar vías para la denuncia por escrito y para la denuncia verbal, así como garantizar la confidencialidad y disponer de una vía segura para la denuncia anónima. Además, se puede completar habilitando un canal de denuncia telefónico si se desea y una vía para concertar citas para la denuncia presencial.