Características a fijarte para elegir un software de gestión

Si estás pensando en avanzar en la digitalización de tu empresa, la implementación de un ERP o software de gestión empresarial es uno de los siguientes pasos a dar. Pero elegir un ERP, con todas las ofertas que hay en el mercado, puede ser una tarea compleja. Para ayudarte en este proceso, en este artículo te explicamos en qué características debes fijarte para elegir un software de gestión para tu empresa.

¿En qué características fijarte para elegir un software de gestión?

Tu empresa crece y también lo hacen sus necesidades de gestión para lograr sus objetivos de manera más eficiente. Además, la digitalización es un proceso que están llevando a cabo la mayoría de las empresas en busca de mejorar su producción, reducir determinados costes, automatizar procesos y, en definitiva, obtener más beneficios.

Entre las muchas herramientas que pueden ayudar a las empresas a alcanzar estas metas, un software ERP (Enterprise Resource Planning, sistema de planificación de recursos empresariales) es una de ellas y, posiblemente, la más fundamental de todas, puesto que a través de un sistema ERP se pueden integrar la mayoría, sino todos los recursos, procesos y controles esenciales de la empresa y gestionarlos de manera conjunta y en tiempo real, para optimizar su gestión y la toma decisiones.

Cuando una empresa crece y quiere mejorar la gestión de sus recursos materiales y humanos, así como sus procesos y controles, y quiere hacerlo de una manera centralizada y sencilla, la solución pasa por buscar y elegir un software de gestión que se adecue a su tamaño y sus necesidades reales. Esta búsqueda, cómo decíamos al principio, puede suponer todo un reto, especialmente si es la primera vez que consideras integrar y usar un ERP en tu empresa. Por ello, a continuación te explicamos las diferentes características de un ERP que debes tener en cuenta antes de adquirir uno para la empresa, como los que puedes encontrar en https://geinfor.com/ para el sector industrial.

Sector y funcionalidades

Lo primero es fijarse en si el ERP que vas a escoger es adecuado para tu sector de actividad; existen diferentes software de gestión para empresas, algunos más generales y otros más especializados, como, por ejemplo, puede ser el software ERP industrial pensado para mejorar el control y planificación de la producción de una empresa.

Además de fijarte en sí el software de gestión se adapta a las necesidades de tu sector y actividades, también debes mirar qué funcionalidades ofrece, puesto que cuantas más funciones tenga y permita integrar, más procesos se podrán automatizar y se podrá tener un mejor control y visión sobre estos y los recursos de la empresa.

Los software de gestión se articulan en diferentes módulos, con distintas funcionalidades, que se pueden ir integrando en base a las necesidades de tu empresa. Pero entre esas funcionalidades, un ERP debe permitir llevar un control de los costes de producción, lanzar órdenes de trabajo de manera automatizada, gestionar las compras y el inventario, llevar un seguimiento de las ventas, planificar fechas de entrega, generar informes de situación de la empresa, gestionar el calendario de producción, etc. Y todo ello a través de una interfaz centralizada.

Escalabilidad

Otra de las características fundamentales de un ERP es su escalabilidad, es decir, que el software, sus capacidades y funciones deben crecer con tu empresa, para que pueda seguir gestionando sus procesos, incluso cuando aumenten los volúmenes de datos y transacciones diarias que es necesario llevar a cabo.

Si tu productividad y volumen de negocio aumenta, el software de gestión que utilices también debe aumentar proporcionalmente. En ese sentido, deberás fijarte en las capacidades de escalabilidad que ofrece el proveedor del ERP, teniendo en mente las necesidades futuras que podría tener tu empresa.

Integraciones con otros sistemas y herramientas

El software de gestión que escojas debe poder integrarse con otros sistemas de la empresa, así como diferentes herramientas y soluciones informáticas que uses, de manera que pueda servir como un «hub central» desde el que controlar y supervisar todos los procesos y recursos de la empresa en tiempo real.

Esa integración, además, evitará la duplicidad de esfuerzos o tareas; por ejemplo, si a través del ERP podemos llevar un control del inventario y el aprovisionamiento de materiales y automatizar la emisión de órdenes de pedido de materiales que estén cerca de agotarse, no será necesario esperar a que un empleado a cargo decida hacer ese pedido de materiales.

Facilidad de uso

Para poder sacarle el mayor provecho, el software que escojas debe ser fácil de usar e intuitivo, de manera que cualquier trabajador pueda aprender a usarlo y trabajar con él de manera rápida. Un software ERP con una interfaz de usuario amigable e intuitiva ayudará en ello.

Si la empresa proveedora ofrece formación para empleados en el uso del ERP, será un plus a tener en cuenta.

Medidas de seguridad adecuadas

El software de gestión empresarial reunirá todos los datos de la empresa para poder llevar una correcta gestión y control de los procesos y recursos, de la productividad y de la planificación y seguimiento de cualquier proyecto, por ello, debes fijarte en que el ERP que vayas a escoger cuente con las medidas de seguridad de la información necesarias y adecuadas para proteger tu información y evitar su pérdida en caso de que se produzca algún incidente.

Estas medidas de seguridad pueden implicar, dependiendo de los datos que use el ERP, desde el cifrado de los datos hasta la realización regular de copias de seguridad.

Soporte técnico

Finalmente, la última característica, pero no la menos importante, en la que debes fijarte antes de adquirir un software ERP es su soporte técnico; ¿cuenta con él?, ¿cómo se puede contactar con ellos?, ¿cuál es su tiempo de respuesta?, ¿solucionan cualquier tipo de duda?, ¿cuánto tardan en solucionar una incidencia con el software?, etc.

Estas son algunas de las preguntas que debes hacer sobre el soporte técnico que ofrece el proveedor del software, porque cualquier incidencia del mismo podría paralizar parcial o totalmente la actividad de tu empresa, con las consecuencias que ello supone, y necesitas saber qué el proveedor tiene capacidad para responder rápido y solucionar el problema lo antes posible, asegurando que tu empresa pueda volver lo más pronto posible a la normalidad.

En definitiva, debes buscar un software ERP cuyas características te aseguren un funcionamiento continuado, con respuesta rápida ante problemas e incidencias, que se adapte a las necesidades reales de tu empresa y su actividad, que crezca con ella, y con el que puedas mejorar los procesos de producción de la empresa, así como el control de sus recursos humanos y materiales en tiempo real, ahorrando, además, costes de fabricación a través de la optimización de los procesos.