Protección de Datos para autónomos

Me consulta un lector que trabaja como abogado autónomo en qué puede afectarle la Ley de Protección de Datos.

De hecho, si preguntamos a gran parte de los profesionales autónomos sobre el cumplimiento de esta normativa, la mayoría no sabe ni qué es esto.

En estas líneas te explicaré los puntos más importantes de la normativa de Protección de Datos y cómo afectan a uno de los principales sectores de nuestro país, los autónomos.

Los autónomos, al igual que cualquier otra empresa, en cuanto recogen y tratan datos personales de sus clientes o proveedores, están sujetos a la normativa de Protección de Datos.

Regulación

LOPD

La Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal y su Reglamento de desarrollo son aplicables a todas las empresas y profesionales (pymes y autónomos) que realizan tratamientos (tanto en papel como en soporte informático) de datos personales de personas físicas (clientes, empleados, proveedores, colaboradores, etc).

Con carácter general sabemos que la LOPD se aplica exclusivamente a datos de personas físicas, quedando las jurídicas (y algunos datos concretos de las físicas) excluidas.

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Diferencias entre autónomo y empresario individual

A primera vista puede parecer muy claro, pero debemos recordar que los términos autónomo y empresario individual no son exactamente sinónimos.

Según la tesis de la Agencia de Protección de Datos (AEPD) los autónomos solo quedarían excluidos de la aplicación de la LOPD en caso de que organicen su actividad en forma de empresa.

Situaciones en que puede encontrarse un autónomo respecto a la LOPD

A la hora de establecer la obligación de un profesional autónomo de cumplir la LOPD debemos diferencias varias situaciones:

Socio-administrador de una Sociedad Anónima o Sociedad Limitada

En este caso, a nivel personal no tiene ninguna obligación de cumplir la Ley de Protección de Datos. Es su empresa la que debe cumplirla. Él tendrá en todo caso la responsabilidad como administrador de asegurar que su empresa cumpla la LOPD.

Actividad empresarial con empleados

En ese caso está obligado a cumplir la Ley de Protección de Datos, ya que es el Responsable de los datos que posee de sus empleados que son datos de carácter personal. Además es probable que recoja en su negocio otros datos personales, por ejemplo, los de sus clientes, proveedores, etc. Pero sólo por el hecho de tener empleados ya está obligado a cumplir la LODP.

Actividad empresarial sin empleados

Aquí, al no tener empleados, habría que examinar si, por la naturaleza de su negocio, trata datos personales de clientes o proveedores, qué tipo de datos trata y si esos datos que maneja están organizados en ficheros o no, ya que si no tiene ficheros no estaría sometido a la Ley de Protección de Datos. En caso de que sus clientes sean personas particulares y no empresas es muy probable que tenga la obligación de cumplir la LOPD.

RGPD

El  25 de mayo ha entrado en vigor el nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos y con él nuevas obligaciones y exigencias en materia de Protección de Datos para profesionales autónomos.

Este Reglamento ha sido creado para regular la gestión y el tráfico de datos en el marco de la Unión Europea. Tanto grandes empresas como pymes y autónomos deberán revisar sus sistemas de Seguridad de la Información para cumplir con esta nueva normativa.

Obligaciones del autónomo en materia de Protección de Datos

El RGPD establece nuevas obligaciones que, como autónomo, debes también cumplir, entre las que están:

1. Realizar un Registro de actividades de tratamiento
2. Elaborar un análisis de riesgos
3. Realizar una Evaluación de impacto
4. Facilitar más información a los titulares de los datos
5. Firmar contratos con Encargados de tratamiento
6. Garantizar el cumplimiento normativo
7. Solicitar el consentimiento a los clientes
8. Nombrar un Delegado de Protección de Datos
9. Notificar las brechas de seguridad

1. Registro de actividades de tratamiento

Lo primero que debes tener en cuenta es qué tipo de datos manejas y qué cantidad.

En ese registro debes incluir la siguiente información:

• Tipo de datos almacenados
• Finalidad
• Legitimados
• Política de almacenamiento de esos datos
• Si realizas cesiones o transferencias internacionales
• Medios a través de los que se realiza el tratamiento

Este registro de actividades de tratamiento debes mantenerlo siempre actualizado.

2. Análisis de riesgos

Como profesional autónomo debes también realizar un análisis del riesgo en el que valores los riesgos que puedan derivarse de los tratamientos que se realicen, teniendo en cuenta, entre otras cuestiones,

• tipo de datos,
• naturaleza de los datos,
• medios de tratamiento,
• cesiones,
• transferencias internacionales y
• número de interesados afectados;

Tras este análisis deberás implementar unas medidas de seguridad adecuadas.

¿Cuánto cuesta cumplir la LOPD?

3. Evaluación de Impacto en Protección de Datos

¡Agárrate! porque esto es más complicado.

Es necesario realizar una Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos (EIPD), previamente al inicio de aquellos tratamientos que puedan conllevar un alto riesgo para los derechos y libertades de los interesados.

El tipo de análisis dependerá de cuestiones tales como el tratamiento y naturaleza de los datos, el número de interesados afectados, etc.

En el caso de los autónomos, al tratarse de empresas pequeñas que efectúan normalmente tratamientos de datos de poca dificultad, la normativa europea indica que pueden realizar este análisis fundamentándose en una consideración, mínimamente documentada, sobre las consecuencias de esos tratamientos en los derechos y libertades de los interesados.

Resumiendo.

Con carácter general, no necesitas hacer esta Evaluación de impacto. Salvo que trates datos sensibles como de salud, ideología, religión, condenas penales, financieros o de crédito, etc.

4. Deber de información

El RGPD aumenta la información que debes facilitar a los afectados al solicitar sus datos personales.

Con la LOPD, los datos sobre los que debías informar son los siguientes:

• finalidad
• destinatarios ficheros
• obligación o no de facilitarlos y sus consecuencias
• los derechos del interesado
• la identidad del responsable

Con el RGPD se añaden los siguientes:

• la legitimación para el tratamiento
• el plazo máximo de conservación
• la identificación, si procede, del Delegado de Protección de datos
• si realizarás o no trasferencia internacional de datos
• el derecho a reclamar
• la existencia o no de decisiones automatizadas.

5. Contratos con Encargados del tratamiento

¿Tienes una gestoría que te lleva los temas fiscales o laborales?

¿Y una empresa informática para el mantenimiento de los equipos o la página web?

Entonces cedes datos de tus clientes o empleados a terceros.

Y ellos son los Encargados de tratamiento.

Para ello es necesario firmar un contrato de encargo de tratamiento con esos terceros en el que se establezcan las obligaciones de estos para proteger los datos personales a los que accedan.

Recuerda firmar el contrato de encargo de tratamiento con los terceros

Se actualizan también los contratos que el Responsable del tratamiento debe firmar con aquellos terceros a los que ceda datos personales para la prestación de algún servicio.

El contrato debe realizarse por escrito y se especificarán las instrucciones del Responsable al encargado en relación con:

• medidas de seguridad,
• régimen de subcontratación,
• confidencialidad y
• destino que dará a los datos una vez finalizada la prestación del servicio.

6. Auditoría de cumplimiento legal e informática

Debes auditar cómo se encuentra el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos en la empresa. Esta auditoría debes efectuarla previamente a actualizar las políticas, los protocolos y los textos referidos al tratamiento de datos personales.

El RGPD establece qué clase de medidas técnicas y organizativas se deben imponer, indicando la necesidad de que se establezcan de forma personalizada para cada empresa. Así pues, para dar cumplimiento a la norma, el equipo auditor debe estar formado por:

• Profesionales con conocimientos jurídicos especializados en Protección de Datos.
• Profesionales informáticos con conocimientos especializados en Seguridad Informática.

7. Consentimiento de clientes

Además de actualizar la política de privacidad, debes tener el consentimiento expreso de todos tus clientes para poder tratar sus datos.

En caso de que el cliente facilite sus datos personalmente en la oficina, debe firmar un documento en el que se le informe sobre:

• responsable del tratamiento,
• finalidad para la que se van a usar los datos,
• si se van a ceder a terceros y
• el medio por el que puede ejercer sus derechos ARCO.

Uno de los fines principales del RGPD es que los clientes sean mucho más conscientes de qué información disponen las empresas de ellos y para qué se utiliza. Por ello, es esencial que se les comunique cualquier cambio que se vaya a realizar. Una buena opción sería enviar emails a los clientes y empleados o publicar alguna entrada en la página web y difundirla posteriormente por redes sociales, para generar más confianza.

En la web

Si el cliente introduce sus datos personales en la página web, debe existir una casilla desmarcada por defecto que le permita aceptar esa política de privacidad.

8. Delegado de Protección de Datos

Muchas empresas tendrán la obligación de nombrar un DPO. Una figura clave en el RGPD que se encargará del asesoramiento dentro de la entidad, garantizará el cumplimiento de la normativa y será el contacto inmediato con la autoridad de control.

¿Lo vas a necesitar?

La mayoría de los autónomos no necesitarán desigar un DPO, pero sí contar con un especialista que supervise la aplicación del Reglamento europeo.

Solo deberás designar a un DPO en el caso de que tu actividad principal sea el procesamiento de datos y presente riesgos específicas para los derechos y libertades de las personas (como el seguimiento de personas o el procesamiento de datos confidenciales o antecedentes penales), en particular porque se realice a gran escala.

Para ahorrar costes se puede nombrar un mismo Delegado de Protección de Datos para un grupo de trabajadores por cuenta propia.

9. Notificar brechas de seguridad

¡Ojo con esto!

Cualquier empresa o entidad puede sufrir pérdidas o filtraciones de sus datos personales, ya sea por negligencia, por un ataque externo o por la mezcla de ambos.

Es común que las pymes y autónomos piensen que los hackers no están interesados en su información. Este es un pensamiento erróneo ya que, muchas veces, los ciberdelincuentes atacan a este tipo de empresas ya que que sus bases de datos son fácilmente accesibles.

Por tanto, debes saber qué hacer en caso de sufrir una brecha de seguridad.

El RGPD establece que todas aquellas violaciones de datos que supongan un riesgo para la información personal, han de ser notificadas a la autoridad de control en un plazo máximo de 72 horas.

¡Cuidado! Debes notificar las brechas de seguridad en un plazo de 72 horas

La notificación debe incluir:

• La naturaleza del ataque y la cantidad estimada de afectados.
• El nombre y datos del DPO o persona responsable.
• Explicar las consecuencias de esta violación de datos.
• Informar de las medidas adoptadas.

Preguntas frecuentes

¿Debo revisar la política de privacidad de mi página web?

Sí. El nuevo Reglamento dispone que se incluyan nuevas informaciones como por ejemplo la base legal para el tratamiento de datos, períodos de retención de los datos, Autoridades disponibles para las reclamaciones de los interesados, etc. Y todo ello de forma que resulte fácil de entender, con un lenguaje claro y preciso.

También surgen nuevos instrumentos como el principio de transparencia, el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad que el Responsable de los ficheros deberá facilitar a los afectados o interesados.

¿Por qué debo cumplir la normativa de Protección de Datos como autónomo?

Los principales motivos por los que, aunque seas autónomo, debes adaptarte a la normativa son:

• Proporcionar confianza a tus clientes sobre el negocio
• Evitar denuncias y sanciones que repercutirán negativamente en nuestro negocio.
• Garantizar un correcto tratamiento de los datos personales
• Prevenir costes económicos y reputacionales en caso de sufrir pérdidas de datos por ataques informáticos.

¿Debo pedir de nuevo el consentimiento a mis clientes?

No será necesario obtener de nuevo el consentimiento de cada uno de los titulares de los datos tratados en el caso de que ese consentimiento hubiera sido otorgado en su momento de acuerdo con los  términos establecidos en el nuevo Reglamento y siempre que todo ello esté adecuadamente registrado.

No olvidemos que los consentimientos obtenidos tácitamente, a partir de mayo, serán ilícitos.

¿Durante cuánto tiempo puedo conservar los datos de mis clientes?

Los datos personales deben guardarse el menor tiempo posible teniendo en cuenta las finalidades de su tratamiento y las obligaciones legales de conservación.

Excepcionalmente, los datos personales pueden almacenarse durante un período más largo para fines de archivo de interés público o por razones de investigación científica o histórica, siempre que se adopten las medidas técnicas y organizativas adecuadas (como la anonimización, el cifrado, etc.).

¿Cuál es la tarifa por contratar el servicio de adaptación a la normativa de Protección de Datos?

No existen tarifas estándar para adaptación a la LOPD. Estas varían mucho en función de factores como el tamaño de las empresas o el tipo de datos que manejan.

No obstante, mi recomendación es contratar un profesional que te realice los trámites necesarios y te ofrezca la confianza de estar correctamente adaptado a esta normativa. Aunque en principio pueda parecerte un coste elevado, ¿te arriesgarías a recibir una sanción por importe mucho mayor?

Aquí tienes un enlace donde puedes pedir varios presupuestos de adaptación.

Modelos

Aquí te dejo todos los documentos que, como autónomo, necesitas para un correcto cumplimiento de la normativa de Protección de Datos en tu empresa.

Sanciones

Y llegamos a la parte más peliaguda.

¡Ojo! no es ninguna broma.

El incumplimiento del RGPD, bien porque se haya producido un incidente, un ciberataque o porque se haya cometido un error interno por parte algún empleado, podría dar lugar a una investigación regulatoria, lo que supone para las empresas una importante inversión de tiempo y recursos.

Las compañías se exponen, además, a una multa que en sus valores máximos podría llegar a suponer el 4% del volumen de negocio del último ejercicio, 20 millones de euros para las infracciones más graves, o hasta el 2% o 10 millones de euros para cuestiones de índole administrativo.

Y no hay excepciones para el caso de autónomos o pequeñas empresas.

Ya lo dice el refrán.

Más vale prevenir que curar.

¿Te ha quedado claro por qué debes cumplir la normativa de Protección de Datos aunque seas autónomo?

Sean cuales sean los datos personales que manejamos, una buena implementación de la normativa nos ayudará a protegerlos.