Protección de datos para autónomos

Como las empresas, los trabajadores por cuenta propia deben contemplar la protección de datos para autónomos y cumplir con la normativa vigente cuando traten datos de carácter personal. En esta entrada detallaremos todos los aspectos relacionados con la normativa aplicable, sanciones y cómo cumplir con la ley.

Normativa de protección de datos para autónomos 

Siempre que un autónomo o freelance trate con datos de carácter personal, independientemente del tipo que sea (societario, con trabajadores a cargo, sin trabajadores…), debe tener en cuenta el cumplimiento obligado de una serie de normativas:

Reglamento (UE) 2016/679 – Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

• Norma europea de aplicación directa desde el 25 de mayo de 2018.
• Establece principios, derechos y obligaciones sobre el tratamiento de datos personales.

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre – de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD)

• Ley española que adapta y complementa el RGPD.
• Introduce medidas específicas como el derecho digital al olvido y a la portabilidad.

Ley 34/2002, de 11 de julio – de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE)

• Regula comunicaciones electrónicas y páginas web (cookies, envío de emails comerciales, etc.).
• Exige consentimiento previo para envíos publicitarios.

Ley General Tributaria y otras normas sectoriales

• En casos de tratamiento de datos con fines fiscales, sanitarios o laborales, pueden aplicar normativas específicas según el sector.

Normas técnicas del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) (para autónomos que trabajen con la Administración Pública)

• Aplicable si el autónomo presta servicios a entidades del sector público.

¿Es obligatoria la protección de datos para los autónomos?

Sí, todos los autónomos que traten datos personales están obligados a cumplir con la LOPDGDD y el RGPD.

La normativa no distingue entre pymes o grandes empresas: si gestionas datos de clientes, proveedores, trabajadores o leads, debes aplicar las exigencias legales.

La LOPDGDD sanciona incumplimientos (como no informar correctamente o no aplicar medidas de seguridad) con multas que pueden alcanzar los 300 000 € o incluso más según la gravedad.

La AEPD confirma que el 72 % de las sanciones en 2024 se impusieron a autónomos y pymes, por prácticas tan comunes como compartir datos sin consentimiento o no notificar brechas.

En resumen: cualquier actividad profesional que suponga tratamiento de datos personales exige cumplir con la normativa.

¿En qué casos se pueden tratar datos de carácter personal?

El tratamiento está permitido si se basa en una base legal válida, alineada con LOPDGDD y RGPD:

• Contrato/servicio: tratamiento necesario para ejecutar el servicio que prestas (gestión de clientes, facturación, etc.).
• Obligación legal: por ejemplo, conservación de facturas.
• Consentimiento explícito: si usas datos para emailing comercial o marketing; debe ser previo, claro y registrable.
• Intereses legítimos: aunque deben balancearse con los derechos del afectado.

En casos de datos sensibles, como salud o ideología, se requiere consentimiento expreso y por escrito.

Además, según LOPDGDD:

Pueden tratarse datos sin consentimiento si provienen de fuentes públicas, pero debes señalar su origen e informar al interesado.

En definitiva, cualquier tratamiento requiere base jurídica concreta, información previa al interesado y, cuando corresponda, consentimiento válido.

Ventajas que se obtienen

Al cumplir con la normativa se obtienen diversas ventajas:

• Ofrecer una imagen seria y de confianza a nuestros clientes.
• Mejorar la seguridad de la información y la gestión de la misma.
• Seguridad jurídica al contar con el consentimiento de los interesados para el tratamiento de datos y al tener contratos redactados con terceros en caso de cesión de dichos datos.
• Evitar posibles fugas de información personal.
• Contar con medidas de seguridad adecuadas a la clase de datos personales a tratar y el lugar en el que se van a almacenar.

Obligaciones de la Ley de protección de datos para autónomos

Si eres trabajador por cuenta propia y quieres cumplir con las obligaciones de protección de datos para autónomos, debes seguir los pasos que describimos a continuación:

Registro de Actividades de Tratamiento

El registro de actividades de tratamiento sustituyó a la obligación de inscribir los ficheros en el Registro de la AEPD y sirve para documentar el flujo de datos personales que se manejan dentro de un negocio. Se trata de un registro interno que detalla las actividades llevadas a cabo sobre los datos personales recogidos.

El registro de actividades solo debe realizarse cuando los datos recogidos:

• Puedan suponer un riesgo para los derechos y libertades de los interesados
• Se recojan datos de manera habitual (no ocasional)
• Incluyan datos de categorías especiales:
  • Origen étnico o racial
  • Opiniones políticas
  • Convicciones religiosas o filosóficas
  • Afiliación sindical
  • Tratamiento de datos genéticos
  • Datos biométricos que puedan identificar a la persona de forma inequívoca
  • Datos relativos a la salud o relativos a la vida sexual o la orientación sexual de la persona
• Se traten datos relativos a condenas e infracciones

El registro de actividades debe contener la siguiente información:

• Identificación y datos de contacto del responsable o encargado del tratamiento o, si se cuenta con él, del DPO
• Los fines del tratamiento, es decir, para qué se van a usar esos datos (fines comerciales, informativos, publicitarios, etc.)
• Descripción de categorías de interesados y datos tratados
• Categorías de destinatarios (si hay cesión de datos a terceros)
• Transferencia de datos internacionales y garantías (si procede)
• Plazos previstos para la eliminación de los datos
• Descripción de las medidas de seguridad adoptadas para la protección de datos

Debe estar siempre a disposición de la AEPD cuando esta lo solicite.

Puede realizarse en formato digital o físico.

Análisis de riesgos

En función de los datos personales que se vayan a recoger y tratar, será necesario llevar a cabo un análisis de riesgos, que permita determinar las medidas de seguridad necesarias que el autónomo debe implementar para asegurar la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores y cualquier otro interesado (persona física) de quien haya recopilado este tipo de datos.

Evaluación de Impacto

Con carácter previo al tratamiento de datos personales, especialmente en determinadas circunstancias, será necesario llevar a cabo una evaluación de impacto para determinar los riesgos que pueden surgir y minimizar la posibilidad de que ocurran, implementado las medidas de seguridad correspondientes. Es un análisis de riesgos más en profundidad y que debe realizarse cuando:

• El tratamiento de datos vaya a tener finalidades distintas a las previstas
• Se trata de datos no disociados
• Se vayan a producir transferencias internacionales
• Se cedan datos a terceros
• Se empleen tecnologías invasivas para su recogida y tratamiento
• Se vayan a emplear en el Big Data o el IoT (Internet de las cosas)
• Los datos personales sean de menores de 14 años
• El tratamiento entrañe un riesgo alto para los derechos y libertades de los interesados

Elaboración del Documento de Seguridad

Elaborar un Documento de Seguridad en el que se resume de manera detallada todo lo relativo al tratamiento de datos personales llevado a cabo por el autónomo en el desempeño de su actividad profesional.

Este documento debe contemplar, como mínimo:

• El registro de actividades
• Medidas de seguridad implantadas
• Registro de incidencia
• Contratos de cesión de datos
• Si se tienen empleados, qué empleados tienen acceso a los datos personales
• Si se tienen, contratos de encargo de tratamiento

Información a los propietarios de los datos

Como ya dijimos, el RGPD establece la obligación de informar a los interesados, es decir, los propietarios de los datos, de lo siguiente:

• Nombre del responsable del tratamiento
• Finalidad y legitimación para la recogida y tratamiento de datos personales
• Cómo y dónde ejercer sus derechos ARCO

Plazo de conservación de los datos

Los profesionales por cuenta propia deben informar a sus interesados del plazo de conservación de los datos personales que están tratando.

Sin embargo, ni el RGPD ni la LOPDGDD estipulan un plazo determinado para el borrado de datos personales, sino que depende tanto de la finalidad para la que son recogidos como de otras leyes aplicables (por ejemplo, las facturas deben conservarse durante 5 años).

Por lo tanto, el responsable del tratamiento debe determinar en cada caso, el tiempo de conservación de los datos personales recabados, teniendo en cuenta para qué fueron recogidos y otras leyes que puedan aplicarse sobre ellos.

Auditorías periódicas

Se han de realizar auditorías periódicas de protección de datos, llevadas a cabo por expertos externos en la materia, que puedan evaluar el cumplimiento correcto de la normativa.

De esta auditoría se obtendrá un informe del que el autónomo podrá concluir si es necesario implantar nuevas medidas de seguridad o mejorar las que ya tiene o si las medidas que tiene implantadas son suficientes.

Estos informes, además, pueden ser exigidos por las autoridades competentes para comprobar si estamos cumpliendo debidamente con la ley, aparte de servir como medio de prueba para demostrar que el negocio o actividad del autónomo cumple con las exigencias del RGPD y la LOPD.

¿Es obligatorio para los autónomos contratar una empresa de protección de datos?

No es obligatorio contratar a un tercero. La AEPD ofrece herramientas gratuitas para que los autónomos gestionen el cumplimiento directamente, sin necesidad de una empresa externa:

• Facilita RGPD: genera documentos básicos como el registro de actividades o cláusulas para tu negocio.
• Informa RGPD: canal para consultar dudas directamente con la AEPD.

Estas herramientas permiten a los autónomos cubrir las obligaciones sin recurrir a consultores o empresas especializadas. Solo sería recomendable subcontratar si manejas datos complejos o sensibles y prefieres tener soporte técnico o legal continuado.

¿Necesito un Delegado de Protección de Datos (DPO)?

La designación de un DPD solo es obligatoria en casos muy concretos:

• Autoridades públicas o entidades cuya actividad principal exija vigilancia regular y sistemática de datos a gran escala.
• Tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos (salud, ideología) o datos relativos a condenas y delitos.

Para la mayoría de autónomos, que no tratan datos de forma masiva o tan sensibles, no es obligatorio nombrar DPD. Puedes gestionar internamente tus responsabilidades (registro de tratamientos, atención de derechos, notificación de brechas…) sin tener un delegado nombrado.

¿Debo incluir un texto RGPD en las facturas a clientes?

Sí, es recomendable e incluso necesario incluir una cláusula informativa en documentos como facturas, presupuestos u otros soportes, para cumplir el deber de información que exige la normativa.

La cláusula mínima debe indicar:

• Quién eres (responsable).
• Fines del tratamiento (facturación, contabilidad).
• Posibles cesiones (Asnef, Hacienda…).
• Derechos de los interesados y cómo ejercerlos.
• Datos de contacto (postal o electrónico).

Aunque el consentimiento implícito suele bastar para la facturación, si utilizas esa información para envíos comerciales o publicidad, debes pedir consentimiento expreso y dejar claro el propósito en la factura o en un documento complementario.

Sanciones para autónomos por no cumplir el RGPD y la LOPD

No cumplir con la LOPDGDD y el RGPD tiene las siguientes sanciones, que se aplicarán de igual manera, independientemente de que el infractor sea un autónomo o una empresa:

• Sanciones leves: multa hasta 40.000 euros:
• Sanciones graves: multa entre 40.001 euros y 300.000 euros:
• Sanciones muy graves: multa entre 300.001 euros a 20 millones de euros (o el 4% del volumen de facturación, la cuantía que sea superior):