Aprende a proteger celdas en Excel en unos sencillos pasos

Has trabajado duro en tu hoja de cálculo y ahora quieres asegurarte de que las personas con las que la compartas no cambien inadvertidamente las celdas que no deberían cambiarse. Afortunadamente, Microsoft Excel 2016 y versiones anteriores te permiten bloquear celdas o proteger celdas para evitar que se modifiquen en Windows 10. Puedes bloquear todas las celdas en una hoja de trabajo o celdas específicas, lo que permite cambiar algunas partes de la hoja de cálculo. Aquí se explica cómo proteger celdas en Excel.

Para qué proteger las celdas en Excel

No se puede formatear una celda bloqueada, ni se puede cambiar o eliminar su contenido. Esta es una gran característica para evitar que se borren accidentalmente fórmulas y funciones complejas. Pero aunque las celdas pueden estar bloqueadas, el «bloqueo» no entra en vigor hasta que el usuario también protege la hoja de trabajo.

Para que el contenido de una celda esté a salvo de ser eliminado accidentalmente, la celda debe estar bloqueada Y la hoja de trabajo o todo el libro de trabajo protegido.

En todas las hojas de cálculo de Excel, todas las celdas están bloqueadas de forma predeterminada. Sin embargo, la mayoría de los usuarios no querrán que todas las celdas estén bloqueadas a menos que ninguna de las celdas, incluidas las que contienen datos, necesite actualizarse. Para las hojas de trabajo dinámicas donde los datos se actualizarán con frecuencia, algunas celdas deberán desbloquearse para que la idea de protección sea sensata.

En lugar de intentar desbloquear celdas individuales que no necesitan protección, la forma más fácil es desbloquear primero todas las celdas y luego bloquear solo aquellas celdas que contienen ecuaciones matemáticas, funciones o celdas de datos que nunca se cambiarán.

Cuando bloqueas una celda en Excel, impides que los usuarios realicen cambios en sus hojas. Es particularmente útil cuando se trabaja en un proyecto que involucra a varios miembros del equipo.

Por ejemplo, digamos que eres el director de marketing y le has pedido a cada cliente potencial de canal (correo electrónico, sitio web, redes sociales) que informe sus números trimestrales para una próxima reunión.

No querrás que alguien elimine accidentalmente información importante o cambie fórmulas o formato condicional antes de consultar con las partes interesadas clave. Este proceso garantiza que solo los usuarios preaprobados puedan editar la celda, lo que le evitará dolores de cabeza en el futuro.

Bloquear celdas para protegerlas en una hoja de cálculo

De forma predeterminada, cuando proteges celdas en una hoja o libro de trabajo, todas las celdas se bloquearán. Esto significa que no se pueden reformatear ni eliminar, y su contenido no se puede editar. De forma predeterminada, las celdas bloqueadas se pueden seleccionar, pero puedes cambiar eso en las opciones de protección. Aquí te contamos cómo proteger celdas en Excel.

En Windows

¿Sabes cómo bloquear celdas de Excel en Windows? Estos son los pasos que debes seguir:

• Navega a la pestaña Revisar.
• Haz clic en Proteger hoja en excel. En la ventana Proteger hoja, introduce una contraseña necesaria para desproteger la hoja (opcional) y cualquiera de las acciones que desees permitir a los usuarios.
• Haz clic en Aceptar para proteger la hoja. Cuando tu o cualquier otra persona intente editar cualquiera de las celdas bloqueadas, aparecerá el mensaje de que las celdas solo se pueden desbloquear cuando la hoja está desprotegida (yendo a la pestaña Revisar nuevamente, seleccionando «Desproteger hoja» e ingresando la contraseña, si es necesario).

Puede haber ocasiones en las que desees bloquear ciertas celdas para que no se modifiquen, pero aún así permitir que los usuarios ajusten otras celdas en una hoja de trabajo. Como se mencionó anteriormente, todas las celdas están bloqueadas de forma predeterminada cuando proteges la hoja. Sin embargo, puedes especificar si una determinada celda debe bloquearse o desbloquearse en las propiedades de formato de la celda.

• Selecciona todas las celdas que no deseas bloquear. Estas serán las celdas específicas que se pueden editar incluso después de que la hoja esté protegida.
• Haz clic con el botón derecho en tu selección, selecciona Formato de celdas y haz clic en la pestaña Protección.
• Desmarca «Bloqueado» (que está marcada de forma predeterminada) y haz clic en Aceptar.
• Ve a Revisar> Proteger hoja y presiona Aceptar para proteger la hoja. Todas las celdas que no desbloqueaste en la opción Formato de celdas (paso 3 anterior) se bloquearán, mientras que las celdas desbloqueadas serán editables.

Sugerencia: si deseas bloquear o desbloquear rápidamente las celdas que no están una al lado de la otra, puedes usar un atajo de teclado. Después de seleccionar una determinada celda o grupo de celdas, usa el cuadro de diálogo Formato de celdas para bloquearlo o desbloquearlo. Luego, selecciona la siguiente celda y presiona F4 para repetir tu última acción.

En Mac

Estos son los pasos a seguir para proteger celdas de Excel 2013 en Mac:

• Selecciona las celdas que deseas bloquear.
• En el menú Formato, haz clic en Celdas.
• Haz clic en la pestaña Protección y luego asegúrate de que la casilla de verificación Bloqueado esté seleccionada.
• Si alguna celda debe estar desbloqueada, selecciónala. Presiona MANDO + 1. Luego haz clic para desactivar la casilla de verificación Bloqueado para que no esté seleccionada.
• En la pestaña Revisar, haz clic en Proteger hoja o Proteger libro. Escribe una contraseña para la hoja o el libro y luego vuelve a escribir la contraseña en Verificar.
• Si no deseas que las personas seleccionen celdas bloqueadas, haz clic para desactivar la casilla de verificación Seleccionar celdas bloqueadas.
• Si deseas que las personas puedan seleccionar y completar celdas desbloqueadas, haz clic para seleccionar Seleccionar celdas desbloqueadas .
• Antes de hacer clic en Aceptar para finalizar, es posible que desees que las personas hagan otras cosas en las celdas bloqueadas, como seleccionarlas o formatearlas. Si es así, en Permitir a los usuarios de esta hoja, elige los elementos que deseas que las personas puedan seleccionar o cambiar.
• Haz clic en Aceptar.

En Excel web

En caso de que desees proteger las celdas de Excel 2007 a través de Excel web, sigue estos pasos:

• Abre tu hoja de cálculo de Excel en línea y selecciona editar la hoja de cálculo en Excel (no en Excel en línea).
• En la pestaña REVISAR, selecciona Permitir a los usuarios editar rangos en el Grupo de Changs
• Haz clic en Nuevo y selecciona las celdas para restringir
• Pincha en Permisos … y elige el grupo que puede editar (y selecciona Permitir).
• Haz clic en Aceptar para guardar la configuración y guardar tu libro de Excel en línea.

Desbloquear celdas en Excel

Las celdas de Excel se pueden bloquear de dos formas. Pueden ser celdas protegidas por contraseña o simplemente celdas bloqueadas.

Las celdas protegidas por contraseña requieren una contraseña establecida por el propietario del archivo al desbloquearlas. Estos archivos son más seguros porque están protegidos con contraseña. Por lo tanto, nadie puede editarlos sin desbloquearlos con la contraseña correcta.

A veces, es una desventaja de las celdas protegidas por contraseña; si olvidas la contraseña, no podrás volver a desbloquear las celdas.

Aunque también puedes proteger la celda en excel sin establecer la contraseña. Entonces, cuando desprotejas las celdas bloqueadas, no te pedirá ninguna contraseña y las desprotegerás directamente con un solo clic.

Estas celdas son simplemente celdas bloqueadas protegidas sin contraseña. Excel no pide la contraseña mientras los desbloquea. Por lo tanto, puedes desbloquear fácilmente sin una contraseña.

Si alguien no conoce esta función de bloqueo, no puede desbloquear las celdas. De lo contrario, las celdas se pueden desbloquear fácilmente.

Desbloquear celdas protegidas por contraseña

Los pasos a seguir son:

• Abre tu hoja de Excel cuyas celdas te gustaría volver a editar. Puede ser que algunas o todas las celdas estén bloqueadas.
• No necesitas seleccionar ninguna celda, simplemente ve a la pestaña Revisar en la barra de menú de Excel. Aquí, verás una opción para desproteger el libro de trabajo en lugar de la «Hoja de protección» si las celdas están bloqueadas.
• Haz clic en el libro de trabajo desprotegido para desbloquear las celdas y que se puedan editar.
• Si las celdas están protegidas con contraseña, te pedirá que ingreses la contraseña.
• Introduce la contraseña para desbloquear las celdas y haz clic en el botón Aceptar.
• Una vez que las celdas se desbloqueen correctamente, la opción Desproteger hoja se reemplazará con la opción Proteger hoja.

Desbloquear celdas simplemente bloqueadas

En este caso, los pasos a seguir son:

• Abre tu hoja de Excel cuyas celdas te gustaría volver a editar.
• No necesitas seleccionar ninguna celda, simplemente ve a la pestaña Revisar en la barra de menú de Excel. Aquí, verás una opción para desproteger el libro en lugar de la «Hoja de protección».
• Haz clic en el libro de trabajo desprotegido para desbloquear las celdas y que se puedan editar. Las celdas bloqueadas se desbloquearán automáticamente.
• Después de desbloquear las celdas, verás que la opción Hoja desprotegida se reemplaza con Proteger hoja. Significa que todas las celdas están desbloqueadas.

Proteger todo un rango de celdas en Excel

Para bloquear un rango específico de celdas en Excel, primero tienes que desbloquear todas las demás celdas. Este es un primer paso no intuitivo, pero es necesario, porque todas las celdas comienzan con su propiedad «Locked» establecida.

• Selecciona la hoja completa haciendo clic en el cuadrado gris a la izquierda de la letra gris A en la parte superior de la columna A
• En el menú, Formato> Celdas. Haz clic en la pestaña Protección. Desmarca la casilla de verificación Bloqueado. Haz clic en Aceptar.

Entonces, puedes proteger una cierta cantidad de celdas de excel. Para este ejemplo, protejamos F4: G10.

• Selecciona las celdas F4: G10.
• En el menú, Formato> Celdas. Haz clic en la pestaña Protección. Marca la casilla de verificación Bloqueado. Haz clic en Aceptar.
• Desde el menú, Herramientas> Protección> Proteger hoja. Ingresa una contraseña si así lo deseas.
• Ahora, solo las celdas en F4: G10 estarán protegidas.

Ventajas de proteger las celdas en Excel

Las principales ventajas de proteger las celdas en Excel 2010 son:

• Ayuda al usuario a mantener sus datos seguros frente a otros cuando envían sus archivos a otros destinatarios.
• Ayuda al usuario a ocultar su trabajo cuando el archivo se comparte con otros lectores y usuarios.
• El usuario puede usar una contraseña en el estuche para proteger todo el libro de trabajo, que se puede escribir en el cuadro de texto llamado «Contraseña para desproteger la hoja».

Otra ventaja es lo que podría protegerse con contraseña. En MS Excel, tiene 5 opciones distintas para la seguridad de la contraseña. Puedes proteger con contraseña el archivo individual de cualquier uso no autorizado. También puedes dejar que el documento se vea, sin embargo, un usuario no podrá modificarlo sin la contraseña segura. Es muy bueno cuando prefieres discutir información con el grupo, sin embargo, no quieres que ellos modifiquen la información.