Hoy en día, las organizaciones recurren a formas creativas y divertidas para apoyar la comunicación efectiva en el lugar de trabajo. Ya sean herramientas de comunicación en equipo o presentaciones en video, el proceso se ha vuelto más ágil y abierto que nunca. Dicho esto, cuando se trata de hacer el trabajo, muchas organizaciones todavía prefieren la comunicación vertical. Es una forma lineal de compartir información, asignar trabajo o actualizar a los empleados sobre cualquier cambio. Esta es una manera formal de interactuar en el lugar de trabajo y puede ser hacia abajo o hacia arriba. Dedicamos este post a analizar qué es la comunicación vertical, tipos, objetivos, ventajas y desventajas y técnicas para realizar una comunicación vertical.
¿Qué es la comunicación vertical?
Como sugiere el nombre, la comunicación vertical sigue un sistema lineal en el que la información fluye de una persona a otra en función de sus títulos. Este tipo de comunicación se reserva principalmente para información sensible o si una organización sigue una estructura jerárquica.
La comunicación vertical es un tipo de flujo de información entre miembros de una organización que se encuentran en diferentes niveles de su jerarquía. Se puede utilizar tanto en dirección ascendente como descendente. A diferencia de la comunicación horizontal, la comunicación vertical tiene en cuenta la estructura organizativa y no permite pasar información de otra forma (por ejemplo, omitiendo al gerente supervisor). La mayoría de las comunicaciones en las organizaciones se consideran verticales.
Ejemplos de comunicación vertical son:
- Instrucciones,
- Pedidos comerciales,
- Informes formales,
- Informes sobre el trabajo realizado.
Entonces, la comunicación vertical es la comunicación donde la información o los mensajes fluyen dentro del nivel superior de la estructura organizacional y el nivel inferior de la estructura organizacional.
Diferencias entre comunicación vertical y horizontal
La comunicación horizontal es la transmisión de información entre personas, divisiones, departamentos o unidades dentro de un mismo nivel de estructura organizacional. Por el contrario, la comunicación vertical es la transmisión de información entre diferentes niveles de la estructura de la organización.
El propósito de operar con una comunicación horizontal es coordinar las actividades de los distintos departamentos y divisiones de la organización. El uso eficaz de la comunicación horizontal en el lugar de trabajo puede mejorar la productividad. Por el contrario, el objetivo principal de operar con un sistema de comunicación vertical es controlar el flujo de información y la toma de decisiones. La comunicación de arriba hacia abajo generalmente consiste en órdenes, mandatos, decisiones de política, direcciones e instrucciones; y recibir sugerencias, opiniones y comentarios de los subordinados en dirección ascendente.
En la comunicación horizontal, la información fluye entre personas que tienen el mismo rango y estatus, mientras que en la comunicación vertical, los flujos de información son superiores a los subordinados y viceversa.
La comunicación horizontal se realiza con mayor frecuencia a través de medios orales como la presentación oral, mientras que la comunicación vertical se realiza principalmente a través de medios escritos y esto puede ser manuales escritos, memorandos y políticas.
La información que se transmite a través de la comunicación horizontal suele estar libre de distorsiones. La información que se transmite a través de la comunicación vertical puede sufrir distorsiones, especialmente cuando se transmite verbalmente; puede estar contaminada por el lenguaje corporal, los matices hablados y la personalidad del informante.
Por último, el canal de comunicación es más corto en la comunicación horizontal ya que solo involucra al emisor y al receptor. Por otro lado, la comunicación vertical pasa a través de un largo canal de comunicación, es decir, de directores a gerentes, de supervisores a subordinados.
Comunicación vertical ascendente y descendente
La comunicación vertical puede ser tanto hacia abajo como hacia arriba, según el tipo de información. Este tipo de comunicación se realiza principalmente en formato escrito (correos electrónicos, informes o memorandos) para realizar un seguimiento de la información. Sin embargo, la comunicación vertical hablada también es un aspecto importante porque es una forma más directa de transmitir ideas o mensajes.
Cuando la información fluye de la alta dirección a los asociados, se denomina comunicación vertical descendente. Aquí, la gerencia generalmente envía un correo electrónico o informa a la siguiente persona a cargo. La información puede ser de naturaleza crítica, que es otra razón por la que no se comparte directamente con los empleados.
Hay cinco propósitos principales de la comunicación descendente:
- Implementar metas y estrategias. La introducción de nuevas estrategias y objetivos proporciona información de niveles inferiores sobre las acciones preferidas.
- Para proporcionar instrucciones de trabajo. Informar a los miembros sobre los requisitos de sus tareas.
- Explicar los procedimientos. Definición de las reglas y regulaciones básicas de la organización.
- Dar retroalimentación. Evaluar el trabajo tanto de individuales como de grupos.
- Socializar. Alentar a los miembros del personal a conocer y adoptar los valores de la institución.
La comunicación descendente es la forma más utilizada de transferir información en las organizaciones.
Cuando la información fluye de los asociados a la alta dirección, es una comunicación vertical ascendente. Esto es cuando los empleados tienen que actualizar a sus gerentes sobre su estado laboral, compartir hallazgos o investigaciones e informarles de algo importante.
Esta comunicación se utiliza en numerosas situaciones como:
- Hacer que el líder sea consciente de las dificultades que enfrentan los miembros del material.
- Miembros de Stuff sugiriendo mejoras para la institución.
- Presentar informes sobre los resultados de los miembros.
- Informar a los líderes sobre las quejas de los miembros.
Una forma perfecta de comunicarse en una institución es confiar tanto en la comunicación ascendente como en la descendente. Sin embargo, a menudo se ve que en la estructura de la organización, la información desde el nivel inferior al superior no fluye con tanta eficacia como en la comunicación descendente. Esto se debe a varias barreras como:
- Actitud defensiva del líder ante acciones que no cumplen perfectamente con los requisitos.
- Falta de respuesta del administrador a la comunicación de los miembros del personal.
- Separación entre niveles superiores e inferiores.
- Período de tiempo demasiado largo entre la comunicación de los miembros y la acción del líder.
Objetivos de la comunicación vertical
El objetivo principal de operar con un sistema de comunicación interna vertical es controlar el flujo de información y la toma de decisiones. La comunicación de arriba hacia abajo generalmente consta de órdenes, mandatos, decisiones de política, direcciones e instrucciones. Las políticas y los objetivos de la organización generalmente provienen de la parte superior y se mueven hacia abajo a través de la cadena de mando.
La comunicación que fluye hacia arriba generalmente involucra información de las líneas del frente a los ejecutivos sobre lo que está sucediendo en los niveles inferiores. Puede incluir quejas, sugerencias, informes, solicitudes de aclaración o noticias sobre tendencias.
Esta comunicación permite una retroalimentación inmediata a la situación requerida, ya que quienes tienen este tipo de comunicación intercambiarán ideas y tratarán de resolverse entre sí.
¿Cuándo emplear este modelo de comunicación interna?
Saber de qué se trata tu negocio es clave para elegir un canal de comunicación que funcione para ti.
Cada negocio es diferente, y el hecho de que muchas startups adopten estructuras de comunicación horizontales no significa que sea la opción correcta para su negocio.
Elige una ruta que funcione con tus valores, no en contra de ellos. Si tu empresa valora la estructura y la autoridad, entonces la vertical probablemente se sentirá como una opción más natural. Si es una pequeña empresa o una empresa que se centra en la transparencia, la creatividad y el liderazgo compartido, entonces un estilo de comunicación horizontal podría ser lo adecuado. O, en cambio, tal vez, como muchas empresas, pueda adoptar una combinación de ambos.
La comunicación ocupa una gran parte de la jornada laboral y da forma al futuro de tu negocio, por lo que vale la pena hacerlo bien. Con cada vez más personas trabajando desde casa (y los desafíos que conlleva el trabajo remoto ), es cada vez más importante asegurarse de que todos en la empresa sepan cómo, cuándo y por qué deben comunicarse. Por lo tanto, invertir en herramientas que hagan que la comunicación sea más fácil, más eficiente y más divertida de usar es una necesidad absoluta. Tener una buena variedad de canales ayudará a crear un entorno cohesivo y flexible para que los empleados colaboren en toda la organización, ya sea que sea estrictamente vertical o adopte una forma más plana y colaborativa de compartir información.
Ventajas y desventajas de la comunicación vertical
La comunicación vertical no se limita a un lugar de trabajo tradicional y rígido. Hay varias organizaciones que siguen una estructura organizativa plana y dependen de la comunicación vertical. Depende del tipo de información, su importancia y urgencia, que determina si la comunicación fluirá verticalmente. La comunicación vertical tiene sus ventajas e inconvenientes en el lugar de trabajo.
Ventajas
Sin comunicarse con el superior y el subordinado, ninguna organización ejecuta un solo día. La comunicación sin el nivel superior y el empleado de nivel inferior es muy esencial para la organización. Algunas ventajas de la comunicación vertical son las siguientes:
- Transmitir el mensaje del subordinado: A través de la dirección ascendente del sistema de comunicación vertical, la gerencia de nivel superior transmite sus sugerencias, quejas y recomendaciones a los subordinados.
- Mantiene buenas relaciones laborales-gerenciales: Existe un flujo sistemático de información bajo su sistema de comunicación, por lo que se puede desarrollar una buena relación entre superiores y subordinados.
- Mantiene la disciplina organizacional: Existe una cadena de mando en el sistema de comunicación vertical. Entonces, se puede desarrollar un sentido de disciplina entre los empleados.
- Explicar las políticas y el plan: a través del sistema de comunicación vertical, la gerencia de nivel superior puede enviar las políticas y los procedimientos a los subordinados.
- Toma de decisiones efectiva: los superiores necesitaban información diversa para tomar decisiones en la organización. Con la ayuda de las comunicaciones verticales, los superiores recopilan información del subordinado.
- Ayuda en descentralizaciones: los deberes y responsabilidades se pueden delegar entre departamentos a través de una comunicación vertical.
- Evita el desvío: bajo este sistema de comunicación, el superior y los subordinados intercambian mensajes directamente. Así que no hay posibilidad de pasar por alto.
- Mantiene la cadena de mando: la cadena de mando adecuada se mantiene fácilmente a través del sistema de comunicación vertical.
- Asignar trabajos y evaluar el desempeño: la comunicación vertical facilita la asignación y la evaluación del trabajo de los empleados.
- Aumentar la eficiencia: se envían las instrucciones necesarias a los subordinados y ellos realizan sus deberes y responsabilidades en consecuencia, lo que ayuda a aumentar la eficiencia tanto del superior como del subordinado.
Desventajas
A pesar de tener muchas ventajas, la comunicación vertical, existen algunas desventajas que se detallan a continuación:
- Proceso de retraso: el sistema de comunicación vertical es un proceso de retraso. Mantiene una larga cadena de mando en una gran organización para intercambiar información.
- Disciplina perturbadora: en esta comunicación, si los subordinados ven el papel de dirección del jefe con ojos dudosos, la cadena de mando y la disciplina pueden romperse.
- La eficiencia se reduce: la dirección descendente de la comunicación vertical es de naturaleza dominante. Entonces, no hay oportunidad de que los trabajadores se vuelvan eficientes.
- Pérdida o distorsión de información: los empleados pueden fabricar información para mantener un canal extenso. Entonces, a través de su comunicación, la información puede perder su originalidad.
- Reduce las relaciones: Mediante este sistema de comunicación, la relación entre superior y subordinado puede reducirse debido a la incapacidad e ineficiencia.
- Sistema de lentitud: La comunicación vertical es el método de comunicación más lento porque requiere pasar por los distintos niveles de una organización. Por esto, puede volverse ineficaz.
- Negligencia de los superiores: En esta comunicación, los superiores pueden descuidar enviar mensajes a sus subordinados.
Técnicas de comunicación vertical
Veamos ahora cómo construir una cultura de comunicación vertical en el lugar de trabajo.
Obtén la aceptación de los gerentes
Los gerentes desempeñan el papel más importante a la hora de impulsar la comunicación ascendente en el lugar de trabajo. Por lo tanto, el primer paso para construir dicha cultura es lograr la aceptación de los gerentes. Sin embargo, muchos gerentes todavía no quieren o no saben cómo fomentar la participación de sus empleados.
Este problema es aún más obvio ahora, cuando la mayor parte de la comunicación ocurre en línea. Es por eso que estamos viendo una creciente demanda de herramientas y soluciones tecnológicas que permitan a los empleados compartir fácilmente sus ideas, inquietudes y preguntas no solo con sus gerentes, sino con todo el lugar de trabajo.
Construir una cultura de comunicación abierta
La alta dirección debería crear una cultura de escucha en el lugar de trabajo. Los mandos intermedios y los supervisores que interactúan con empleados de nivel medio y bajo deben abrir la línea a las comunicaciones bidireccionales .
Para construir una cultura de comunicación ascendente, los gerentes deben fomentar políticas digitales de puertas abiertas que inviten a los empleados a discusiones o sugerencias sin miedo.
Comprende a tu audiencia para personalizar la comunicación
Para que las organizaciones cambien su enfoque hacia la comunicación ascendente, primero deben comprender el estado mental actual de sus empleados. Más precisamente, muchas grandes empresas que operan en diferentes países necesitan comprender las diferencias culturales entre su fuerza laboral y adaptar sus esfuerzos de comunicación en consecuencia.
Las diferencias culturales pueden afectar el idioma en los mensajes que fluyen a través de canales ascendentes hacia los gerentes. Si deseas que tus empleados hablen y se unan a las conversaciones diarias de la empresa, la comunicación debe ser personal y relevante para lo que hacen.
Sin embargo, muchos comunicadores internos, gerentes y líderes no tienen una manera fácil de segmentar sus audiencias y hacer que la comunicación sea más personal y localizada .
Elige los medios de comunicación adecuados
Los canales de comunicación ascendentes pueden romperse por los medios de comunicación disponibles para los empleados de nivel inferior frente a los gerentes y líderes. Los directores o gerentes a menudo usan múltiples canales de comunicación a los que otros empleados pueden no tener acceso.
En cambio, los empleadores deben recurrir a los canales de comunicación disponibles e inclusivos para todo el lugar de trabajo .
Los canales de comunicación unidireccionales, como los boletines informativos por correo electrónico para toda la empresa, están, por lo tanto, muertos. El uso de estos medios evita que los empleados se unan a la conversación y compartan su voz.
Crear canales para que los empleados expresen sus ideas e inquietudes
Si deseas que tus empleados se involucren en una comunicación ascendente, considera la posibilidad de crear canales de comunicación designados para que tus empleados hagan preguntas, comenten anuncios de liderazgo, interactúen entre sí y brinden sus comentarios.
¿Cómo mejorar la comunicación vertical en la empresa?
La participación de los empleados es importante y es imperativo que haga todo lo posible para solicitar sus comentarios. Es uno de los elementos de la comunicación vertical. Además, el 75% de los empleados dice que preferiría quedarse en una empresa que valora sus opiniones y aborda sus preocupaciones.
Las empresas necesitan mejores formas para que los trabajadores y gerentes se comuniquen, no solo canales peer-to-peer como Slack o IRC.
Una solución son los programas de sugerencias para empleados. Se crea un buen programa de sugerencias para empleados digitales para brindar a los gerentes la capacidad de separar las buenas ideas de las malas y asegurarse de que las buenas ideas no se pierdan en el proceso. Una buena funciona como una herramienta de comunicación vertical para complementar las herramientas de comunicación colaborativa existentes. Proporciona un canal adecuado para que los empleados comuniquen información valiosa a las personas con más poder en la organización, es decir. las personas con el poder de hacer que las cosas sucedan.
La clave suele ser la interfaz. En un buen sistema, las ideas pueden ser enviadas por cualquier empleado y luego se colocan en un foro abierto para comentarios. A otras personas les pueden gustar las ideas y éstas se colocan en posiciones destacadas en el tablero de visualización general. Todas estas son herramientas y conceptos familiares para cualquiera que haya utilizado las redes sociales. El buen software, en general, está diseñado para facilitar su uso tanto a los empleados como a los gerentes. Además, un buen programa de sugerencias tiene herramientas de informes para proporcionar a los gerentes una idea de qué empleados envían las mejores ideas.
El programa de sugerencias digitales ideal también abre un canal para que los gerentes se comuniquen directamente con los empleados. Con este software, los gerentes pueden plantear desafíos a equipos completos y ofrecer recompensas a los participantes. Esto también se conoce como aprovechar la sabiduría de la multitud, lo que puede llevar a resultados asombrosos.
Ejemplos de comunicación vertical
Aquí tienes algunos ejemplos de comunicación vertical:
Informes de desempeño
En la comunicación ascendente, los informes de desempeño permiten a los empleados de nivel inferior calificar el desempeño de sus gerentes directos y otros funcionarios de la empresa. Los informes de desempeño de la alta dirección podrían realizarse al mismo tiempo que las evaluaciones de desempeño de los empleados para demostrar que los funcionarios de la empresa saben que también deben esforzarse por mejorar, al igual que sus empleados.
Grupos de discusión
Los grupos focales suelen estar compuestos por empleados de la empresa acompañados por un especialista en recursos humanos o un funcionario de la empresa. Durante los grupos focales, los empleados pueden discutir problemas recurrentes a nivel de departamento, o los funcionarios de la empresa pueden usar estas sesiones para preguntarles a los empleados cómo se sentirían acerca de una nueva política. Los funcionarios graban estas sesiones para que otros ejecutivos las vean más adelante y les ayuden en la toma de decisiones.
Encuestas de satisfacción de los empleados
Las empresas utilizan encuestas de satisfacción de los empleados para medir el grado en que los empleados disfrutan de sus deberes laborales diarios, la cultura del lugar de trabajo y la propia empresa en general. Las encuestas son un gran ejemplo de comunicación vertical ascendente porque alientan a los empleados a calificar su experiencia personal trabajando para la empresa.
Reuniones de empresa
Las reuniones de la empresa son un ejemplo de comunicación vertical porque animan a la alta dirección y a los empleados de nivel inferior a interactuar entre sí en persona. Estos incluyen reuniones individuales entre los empleados y su gerente directo o reuniones de toda la empresa donde todos los empleados y el personal ejecutivo se reúnen para celebrar un hito importante o abordar cambios importantes.
Buzones de sugerencias
Las empresas pueden utilizar un buzón de sugerencias real donde los empleados colocan comentarios, quejas o consejos por escrito para que la alta dirección los revise, o pueden utilizar un formato en línea. Los funcionarios de la empresa pueden crear una dirección de correo electrónico de «buzón de sugerencias» a la que los empleados pueden enviar sus comentarios, quejas o consejos digitales.
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