Todavía hay algo de esa mentalidad de la vieja escuela de que las empresas deberían hacer copias impresas de los documentos importantes, pero este punto de vista es cada vez más minoritario. Ahora, la mayoría de las empresas tienen socios y clientes que completan y firman documentos electrónicamente, incluidos los contratos. Por ello, en este artículo te contamos cómo firmar contratos online de forma segura y fiable.
¿Qué es un contrato online?
Los contratos online son modelos de acuerdos en los que no es necesaria la presencia de las partes para la firma, sino que ésta se puede hacer a distancia, de forma telemática. Por lo demás, tienen la misma validez que un contrato tradicional.
Dentro de los contratos electrónicos podemos encontrar diferentes tipos: directos, indirectos, puros, mixtos, de consumo, mercantiles, con pago electrónico, con pago tradicional, de entrega o de prestación de servicios.
A la hora de firmar un contrato online se deben tener en cuenta determinados aspectos legales, así como otra serie de consejos y recomendaciones para que el acuerdo sea válido y fiable.
Legalidad de los contratos online
La firma de contratos en línea es una práctica habitual en las empresas que brindan servicios domésticos, financieros y de seguros a través de internet.
Los contratos entre empresas benefician a quienes necesitan acuerdos exigibles cuando se necesitan servicios y suministros. Para este tipo de empresas, la ley les ayuda a realizar negocios por completo en Internet. Esto da como resultado ahorros que pueden pasarse a los consumidores.
Para formar un contrato vinculante, no siempre se requiere una firma. Cuando se requiere, si la firma electrónica se considera legalmente vinculante depende de la intención de la parte, así como de su consentimiento.
Para que las firmas electrónicas sean válidas y exigibles, el documento electrónico en sí debe ser válido y exigible. Esto significa que el documento electrónico no debe modificarse de ninguna manera.
El documento debe estar completo, lo que significa que ha sido firmado por todas las partes. También debe estar disponible para cada parte como un documento que se pueda guardar e imprimir para recuperarlo más adelante.
Un contrato en línea tiene las mismas prácticas de desafío que un contrato en papel firmado y fechado a mano. En un tribunal de justicia, se puede cuestionar que el contrato se modificó después de su firma.
A la hora de firmar contratos electrónicos, se presume que la firma electrónica es válida a menos que se demuestre lo contrario. Se consideraría la evidencia de que se tomaron medidas para preservar la integridad del documento firmado en una situación en la que se cuestiona la firma.
Beneficios de firmar contratos online
Firmar contratos online tiene una serie de beneficios para ambas partes. Entre ellos, destacamos los siguientes.
Ampliamente utilizado
Una vez que la documentación electrónica se hizo legalmente permisible, y dado que la tecnología continuó evolucionando a un ritmo rápido, la mayoría de las compañías se apresuraron a hacer la transición a la computación en la nube.
Después de todo, si los competidores de una empresa están ofreciendo sus servicios en línea, todos los demás en el espacio tendrán que hacer lo mismo para seguir siendo competitivos.
Muchos bancos del país ahora ofrecen banca en línea. Y, muchas transacciones contractuales, tanto relacionadas con la banca como de otro tipo, generalmente se completan electrónicamente.
Ahorra tiempo y dinero
Por supuesto, una de las principales razones por las que las compañías estaban tan ansiosas por cambiar a los registros y firmas electrónicas es que ahorra una enorme cantidad de tiempo y dinero.
Firmar documentos online evita costes asociados con la impresión, el envío y la presentación, y no hay necesidad de esperar a que se envíe y devuelva un paquete de documentos.
Ahora, las personas pueden celebrar, negociar o rescindir contratos fácilmente a través de plataformas en línea, con la capacidad de tomar decisiones o tomar medidas en cuestión de minutos u horas.
Mejora la seguridad
Otro beneficio clave de la firma digital es que mejora la seguridad de los datos.
Los contratos que no tienen que imprimirse, enviarse por correo o adjuntarse a un correo electrónico y enviarse ya no son susceptibles de interceptación no deseada.
En cambio, las empresas pueden utilizar un repositorio de documentos altamente seguro para crear, compartir y almacenar todos los documentos importantes.
Con estas soluciones, los documentos nunca tienen que salir del sistema y, por lo tanto, si se incorporan las medidas de seguridad adecuadas, siguen siendo prácticamente impenetrables.
Facilita el mantenimiento de registros
Otra ventaja de firmar contratos online es que es mucho menos probable que los documentos se pierdan o se extravíen.
Ahora es mucho más fácil para las empresas guardar y organizar todos los documentos en una ubicación central, lo que facilita todo el proceso de mantenimiento de registros.
Nunca será necesario purgar documentos con el fin de preservar bienes inmuebles preciosos o preocuparse por el coste excesivo del papel y la tinta.
Además, para las personas a cargo de realizar un seguimiento de los documentos o contratos de una empresa, un sistema en línea hace que la presentación, búsqueda y localización de un artículo sea rápida, fácil y eficiente.
Requisitos para firmar contratos en línea
Al firmar contratos online se deben cumplir una serie de requisitos.
Criptografía
La criptografía es una forma de codificar la información cuando se envía, y el destinatario puede descifrarla en su extremo mediante una clave de descifrado. PKI, o Infraestructura de clave pública, es uno de los estándares más comunes utilizados en la criptografía en línea. Funciona mediante un algoritmo que codifica y cifra documentos y contratos electrónicos para que solo los usuarios autorizados puedan ver la información.
Términos del contrato electrónico
Al igual que los contratos estándar, los contratos electrónicos tienen los mismos elementos.
El primero es la oferta, que es el deseo de entablar una relación legal. Debes comunicar los términos importantes de manera clara para crear una oferta que el invitado pueda aceptar. Redacta la oferta en un lenguaje claro y simple que no sea ambiguo. Debes revelar completamente todos los derechos y obligaciones, así como expresar claramente que se formará una relación legal vinculante si se acepta la oferta.
La aceptación electrónica se considerará efectiva cuando se comunique o envíe, no cuando se reciba o se reconozca. Cualquier contrato que sea exigible debe ser considerado, lo cual es un intercambio de promesas que representan una obligación legal vinculante.
Cómo crear una oferta electrónica que sea vinculante
Como ya has visto, se pueden firmar contratos online, pero es necesario seguir una serie de consejos:
- Intenta configurar la página web para que todos los términos sean visibles cuando se cargue la página sin necesidad de desplazarse hacia abajo, instalar software, descargar información, etc.
- Las partes contratantes deberían poder leer y navegar fácilmente por los términos. No los apresures a través de los términos agregando tiempos de espera de la página web, y deberían poder leer tantas veces como quieran antes de aceptar.
- Los términos deben estar cerca del botón de aceptación, y la opción de rechazar debe ser tan prominente como el mismo método que una opción para aceptar.
- Asegúrate de que los términos sean accesibles en línea una vez que se haya formado el contrato.
- Resalta los términos importantes en un color o tamaño de fuente diferente para que se destaquen.
- Separa los términos del contrato de cualquier texto de marketing y asegúrate de que no contradicen ninguna otra información en el sitio web.
Consejos para la aceptación válida
Para que la firma digital de contratos sea válida hay que cumplir una serie de condiciones:
- Debe exigir a las partes que acepten los términos del contrato de una manera que confirme afirmativamente el asentimiento.
- Tener una firma mecanografiada al final de un correo electrónico o documento.
- Tenga una casilla de verificación para los acuerdos de clic antes de que el usuario presione el botón «Acepto».
- La parte contratante reconocerá expresamente que el uso de un servicio o sitio web en línea una vez que se les haya notificado con suficiente antelación los términos y cualquier incumplimiento al rechazarlos constituirá aceptación.
- Los procesos automatizados de firma electrónica deben permitir la verificación por todas las partes.
Contratos electrónicos y firmas
Con los contratos electrónicos en línea, el documento se crea para leerse y firmarse electrónicamente sin papel. Un ejemplo sería crear un contrato para productos o servicios en el ordenador y enviarlo por correo electrónico a una empresa. Un representante autorizado de la empresa lee el contrato, lo firma electrónicamente y devuelve su aceptación por correo electrónico.
También hay contratos electrónicos que tienen la opción «Hacer clic para aceptar«. Este tipo de contrato electrónico generalmente se usa con el software descargado. Después de leer el contrato, el usuario hace clic en el botón «Acepto». Esto generalmente se muestra como un botón en la página que contiene los términos y condiciones del contrato. Una vez que se hace clic en el botón, el contrato está vigente.
No es posible proporcionar una firma de tinta tradicional a mano con un contrato en línea.
Al firmar contratos online se requiere una de las siguientes opciones:
- Escribiendo tu nombre en el cuadro de firma.
- Pegar una versión previamente escaneada de tu firma en el cuadro de firma.
- Al hacer clic en el botón «Acepto».
- Escribir un código o número de identificación personal en el cuadro de firma asociado con una persona en particular.
- Utilizando tecnología de cifrado. El uso de este tipo de tecnología para crear una firma electrónica a menudo se denomina «firma digital«. Las firmas criptográficas utilizan una infraestructura de clave pública, que los expertos en seguridad consideran el método más seguro para firmar contratos en línea.
Contratos que deben estar en papel
En algunos casos, los contratos en línea se consideran inválidos y no se pueden hacer cumplir. Ejemplos incluyen:
- Fideicomisos testamentarios, testamentos y codicilos.
- Derecho de familia, adopción y contratos de divorcio.
- Documentos de los tribunales.
- Terminación o cancelación de servicios públicos.
- Avisos de ejecución hipotecaria, incumplimiento, desalojo o recuperación.
- Terminación del seguro de vida o salud.
- Documentos legalmente requeridos para el transporte de materiales peligrosos.
Estos documentos deben proporcionarse en papel tradicional y en formato de tinta.
Principales herramientas para realizar contratos online
Al hacer negocios en línea, siempre es más seguro tener sus acuerdos por escrito. Afortunadamente, ahora hay una variedad de herramientas que nos permiten digitalizar la firma online.
Aquí hay un resumen de algunas de esas herramientas y algunos consejos sobre cómo usarlas.
Plantillas de contrato y asistentes
La parte más difícil para firmar contratos online es la redacción del acuerdo en sí. A menos que ya tengas un abogado que haya creado los documentos para ti, encontrar la mejor plantilla puede tomar mucho tiempo y esfuerzo.
No importa lo buena sea una plantilla de contrato online, es raro encontrar una que se adapte perfectamente a tu situación.
La buena noticia es que hay algunos recursos útiles que pueden hacer esto por ti a la mitad del precio de contratar a un abogado. Las soluciones como FastDue y RocketLawyer son buenos lugares para comenzar.
RocketLawyer tiene una colección de formas legales de negocios que van desde acuerdos de consultoría hasta artículos de incorporación. Rellena un cuestionario simple y un documento se personaliza en función de tus respuestas. Otras características incluyen la firma electrónica y la capacidad de colaborar en documentos. Los usuarios de Google Docs (s goog) también pueden usar plantillas gratuitas de RocketLawyer, pero tendrás que personalizarlas tú mismo.
FastDue también proporciona plantillas para contratos y acuerdos, aunque no tantos como RocketLawyer. Sin embargo, una ventaja es la variedad de formularios que se ofrecen, incluidos avisos vencidos, facturas, informes de gastos y recibos. Los formularios también incluyen mensajes interactivos, lo que permite a sus clientes y colegas hacer comentarios directamente sobre el documento. El servicio gratuito ofrecido es suficiente para un contratista independiente, pero puedes suscribirse al servicio premium si deseas algo más robusto.
Envío y firma
Una vez que tengas tu contrato listo, es solo cuestión de enviarlo y firmarlo. Algunos asistentes para firmar contratos online ofrecen funcionalidad gratuita de firma electrónica como parte del servicio, pero hay muchas otras aplicaciones de firma electrónica.
Algunas de las herramientas que permiten firmar un contrato a distancia son::
- Signaturit: una plataforma cuyos servicios principales son la firma electrónica, la entrega electrónica certificada y la identificación electrónica. Cumplen con el Reglamento UE 910/2014 y con las leyes de Estados Unidos eSign y UETA Acts.
- EchoSign. Hay dos formas de firmar un documento a través de EchoSign. Los usuarios pueden simplemente escribir sus iniciales o, si prefieren un enfoque analógico de la «vieja escuela», pueden imprimir el documento, firmarlo y enviarlo por fax. EchoSign también puede integrarse con Google Docs y Zoho Writer .
- DocuSign. Al igual que EchoSign, DocuSign es un servicio de firma electrónica basado en la web. Las características adicionales incluyen la integración de CRM, la capacidad de incrustar sus documentos firmables en su titio web. También ofrece firma móvil si desea usar tu teléfono móvil.
- E-lock. E-lock tiene soluciones exclusivas para la web y tu escritorio. La aplicación de escritorio se integra con MS Excel, MS Word (s msft) y Adobe Acrobat (s adbe).
Para clientes que prefieren una firma escrita en lugar de una digital, puedes enviar tus contratos a través de soluciones de fax en línea como MyFax y eFax . Para facilitar el proceso, solo levanta una de las firmas escaneadas en el archivo y la pegas en el documento. Luego, exporta todo el contrato como PDF y lo envías como un fax electrónico, evitando cualquier impresión.
Sin embargo, hay un par de desventajas en la firma electrónica. Algunas personas pueden no leer sus contratos a fondo. Para evitar esto, debe adjuntar una nota enfatizando la importancia de leer el documento completo o incluso discutirlo en el teléfono párrafo por párrafo, si es necesario. Además, debe asegurarse de que las firmas electrónicas sean legalmente válidas en los estados y países donde reside cada firmante.
Con todas estas herramientas disponibles, ya no tenemos una excusa para dar por sentado los contratos. Obtener el documento correcto y las firmas necesarias está a solo unos clics de distancia.
Certificado digital y contratos electrónicos
Para enviar información encriptada a alguien, primero necesitarás cierta información. Además, si un destinatario desea verificar una firma electrónica, entonces debe tener información especial sobre el remitente: la persona que firma. Esta información se guarda en el certificado digital de un individuo.
Un certificado digital actúa de manera muy similar a un pasaporte electrónico, verifica tu identidad y confirma tus derechos para acceder a información y servicios electrónicos particulares.
Puedes obtener una firma digital de cualquiera de varias autoridades de certificación aprobadas. Estas organizaciones a veces se conocen como ‘terceros confiables’.
Los certificados están disponibles tanto para individuos como para empresas: las versiones aprobadas a menudo están disponibles en forma de suscripción mensual o anual y el coste dependerá de la cantidad de firmas que requieras. Necesitas un certificado digital separado para cada cuenta de correo electrónico desde la que deseas enviar correos electrónicos firmados.
Los certificados digitales están disponibles online y, según el nivel de seguridad que desees, se te enviarán por correo electrónico en el plazo de un día desde que envíes la información necesaria para demostrar tu identidad.