Como habrás leído o escuchado recientemente, el Gobierno ha propuesto recuperar el registro de horas de los trabajadores al entrar y al salir de trabajar llevando un control de horas de trabajo.
Si eres empleado o si tienes empleados, este artículo te interesa.
Te contamos las últimas novedades.
Qué dice el Estatuto de los trabajadores del registro de horas
El Registro de horas de los trabajadores se encuentra regulado de forma dispersa en el estatuto de los trabajadores.
Concretamente existen referencias al registro de la jornada laboral en sus artículos 12, 34 y 35.
La primera referencia normativa está dedicada a los contratos de trabajo a tiempo parcial, estableciendo la obligatoriedad de registrar día a día y cuantificar mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con su nómina, el resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias o pactadas.
Esta obligación, es una clásica reivindicación de los sindicatos, la cual pretende evitar que un trabajador haga una jornada completa cuando su contrato de trabajo sea por menos horas, es decir, trata de perseguir una situación muy común en nuestro país, esto es, un trabajador al que formalmente se le da de alta a media jornada pero de facto trabaja la jornada completa, y además no se le remunera por ello.
Horas extraordinarias. Art. 35 del Estatuto de los Trabajadores
Por otra parte, el Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de registrar la jornada a efectos de las horas extras, computándose día a día y entregando copia del resumen al trabajador en la nómina correspondiente.
Esta obligación no ha sido exigida anteriormente por la Autoridad Laboral, especialmente en las jornadas a tiempo completo, hasta que la Audiencia Nacional se ha pronunciado en dos sentencias de 2015 y 2016 respectivamente.
El contenido de estas resoluciones ha dado lugar a que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social inicie una campaña de control de la jornada a tiempo parcial y otra de control en materia de tiempo de trabajo -tiempo completo- y horas extraordinarias.
Obligatoriedad de registro de horario y control de horas en 2019
El Gobierno ha propuesto obligar a las empresas a implantar un control y registro horario para los trabajadores que ponga coto a las horas extra no pagadas o fraudulentas que encubren jornadas completas, pero también para controlar el absentismo laboral, porque esta medida actuaría como «garantía» pero también como «obligación».
El texto del registro de jornada que negocian Gobierno y agentes sociales pretende obligar a las empresas a registrar las horas de entrada y salida de cada trabajador con el objetivo de que éstas se ajusten a las legalmente establecidas, evitando situaciones abusivas.
Esta reforma normativa busca garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y crear un marco de seguridad jurídica para trabajadores y empresas que solucione discrepancias en materia de jornada y de salario y termine con la precariedad laboral.
En estos momentos, la mitad de las horas extras salen gratis a las empresas en España, situación que se pretende mitigar con esta propuesta.
Por parte de los agentes sociales, se considera fundamental establecer en las empresas estos sistemas de control y de horarios y se quiere cerrar un acuerdo en un breve período de tiempo.
Como vemos, es cuestión de poco tiempo que se generalice la obligatoriedad legal de registrar la jornada diaria de las plantillas como método de control horario laboral, y los propios Inspectores de Trabajo apuestan por un “sistema de registro mecanizado” al considerarlo el más fiable. Las empresas van a tener que elegir un medio y verán la utilidad de aplicaciones integradas con sistemas de fichaje que generen la información de cada empleado requerida por la Inspección de Trabajo y así evitar el absentismo laboral.
No todos los métodos de control son igual de válidos y los trabajadores deben conocer las herramientas que decida usar cada empresa con ese fin.
Sistema para fichar y control horario: datos biométricos, huella dactilar
Los sistemas de fichaje biométricos permiten el reconocimiento de un individuo a través de la medición de algunas características biológicas adquiridas por los sensores y comparadas con los datos que ya están presentes dentro de una base de datos.
El ejemplo más común sería la huella dactilar.
No obstante existen otro muchos tipos como serían:
- Reconocimiento facial
- Reconocimiento del iris
- Reconocimiento de la geometría de la mano
- Reconocimiento de retina
- Reconocimiento vascular
- Reconocimiento de firma
- Reconocimiento de escrito
- Reconocimiento de voz
- Reconocimiento de escritura de teclado
- Reconocimiento de la forma de andar
Como todos los datos recogidos sobre un individuo, también las tecnologías biométricas plantean cuestiones relacionadas con la protección de la privacidad, máxime teniendo en cuenta que los biométricos tienen reconocida la condición de datos sensibles.
Cumplir esta obligación sin infringir la LOPDGDD
Con las nuevas tecnologías, las posibilidades de vigilancia y control laboral son prácticamente ilimitadas. Y ante eso, debemos preguntarnos, ¿existen límites a ese control del empleador? ¿Puede este controlar todas las actuaciones de los empleados durante su jornada laboral?
Hoy en día ha cambiado la manera en la que las empresas recopilan y tratan los datos de sus trabajadores. Y las empresas tienen también muchos más datos de los trabajadores que tenían hace años.
En el caso de usar sistemas biométricos para registrar la jornada laboral es necesario tener en cuenta que estamos tratando datos considerados por el RGPD y la LOPDGDD como especialmente protegidos. Y es necesario cumplir las obligaciones exigidas para proteger esos datos.
Obligaciones
Dentro de estas obligaciones destacamos:
- Obligación de Informar a los trabajadores sobre la recogida de esos datos biométricos, para qué se van a utilizar y el procedimiento a través de cual pueden ejercer sus derechos ARCO, limitación y portabilidad.
- Obtener el consentimiento expreso de cada trabajador para el tratamiento de estos datos. Es decir, el contrato que firme el trabajador, se le debe solicitar su consentimiento para tratar sus datos personales y en él se incluirán también esos datos biométricos.
- Incluir ese tratamiento de datos biométricos dentro del Registro de actividades de tratamiento que debe llevar la empresa.
- Firmar el correspondiente contrato de confidencialidad con terceros que tengan acceso a esos datos. Por ejemplo, si tenemos contratada una empresa externa que gestiona el control a través de huella dactilar.
- Efectuar el correspondiente análisis de riesgos donde analizaremos los riesgos asociados a ese tratamiento concreto y estableceremos los correspondientes controles para mitigarlos o reducirlos.
- Al ser considerados como datos sensibles, debemos realizar también una evaluación de impacto con la que podemos anticiparnos a los riesgos a los que están expuestos esos datos según el tratamiento que realizamos. Y, en base a los riesgos localizados, aplicar las medidas de seguridad adecuadas para intentar que esos riesgos no se produzcan o sean los mínimos posibles.
- Incluir en el Documento de seguridad de la empresa ese tratamiento y las medidas de seguridad a aplicar para salvaguardar los datos biométricos.
- Establecer un procedimiento interno para comunicar los incidentes de seguridad que afecten también a estos datos.
Medidas de seguridad
Tratar estos datos sensibles por parte de la empresa va a suponer que tengamos que adoptar unas medidas de seguridad para certificar que se está cumpliendo con el RGPD y la nueva LOPDGDD.
Como responsables del tratamiento, debemos garantizar la privacidad y proteger esos datos de aquellas personas que no estén autorizados para tratarlos. Además de protegerlos de una destrucción o pérdida accidental o ilícita.
Las medidas técnicas para tratar estos datos deben ser las siguientes:
- Que se almacenen en plantillas biométricas cuando sea posible
- Que no se realice un almacenamiento centralizado de estos datos, si no que se almacene en dispositivos cifrados que porten los interesados
- La información de los datos biométricos debe almacenarse siempre de forma cifrada
- Es muy importante también suprimir los datos biométricos de forma automática cuando se cumpla el tiempo necesario para el fin por el que fueron recogidos
Además se determina la obligación por parte del responsable del tratamiento de establecer un protocolo de control de acceso donde se registre:
- Qué persona ha accedido a esos datos
- La fecha y hora en que se accedió
- Los datos a los que se ha accedido
Como es lógico, los datos biométricos deben ser recogidos para unos fines determinados, no pudiendo realizarse tratamientos distintos a los que se recojan en el consentimiento prestado por el trabajador.
Por otra parte, los datos biométricos que se vayan a recabar deben ser los adecuados y nunca excesivos para los fines que se vayan a tratar.
A su vez, resultan de plena aplicación los principios de idoneidad y proporcionalidad que hacen referencia a los riesgos que se entrañan para la protección de los derechos y libertades fundamentales de las personas.
Es recomendable utilizar estos sistemas cuando los fines perseguidos no pueden alcanzarse de otra forma menos agresiva.
Interés legítimo de la empresa
El consentimiento expreso de los trabajadores en estos casos pueden presentar problemas. Por un lado, ese trabajador puede sentirse presionado a dar su consentimiento por miedo a despido u otras represalias. Y, por otro lado, el consentimiento, según la normativa de Protección de datos, puede ser revocado en cualquier momento.
Por tanto, si los empleados revocan ese consentimiento otorgado, debería existir otro método de fichaje alternativo. O fundamentar el tratamiento de esos datos en otra base legitimadora, como el interés legítimo.
Esto también resulta complicado ya que exige una ponderación entre el interés de la empresa (llevar un control horario de sus empleados) y el derecho de esos empleados a la protección de sus datos personales.
Para fundamentarnos en el interés legítimo es necesario acreditar que ese tratamiento es proporcional al fin perseguido.
Para cumplir ese interés legítimo el uso de esos sistemas de control biométrico deben ser los únicos posibles para realizar ese control horario de los trabajadores o que otros mecanismos menos intrusivos no sean suficientes para lograr el fin de controlar el horario de trabajo.
En este caso estamos, como hemos dicho, ante datos especialmente protegidos. Por eso es necesario justificar muy bien ese interés legítimo de la empresa, indicando que si no usamos ese sistema de huella dactilar, por ejemplo, no podremos llevar el registro horario en la empresa. Sino, con esa ponderación, estará prohibido ese tratamiento.
Criterio de los Tribunales
Sobre el uso de sistemas biométricos como mecanismo de control horario en las empresas se han pronunciado tanto el Tribunal Supremo como la AEPD (Informe 0324/2009).
Estos indican que las medidas son legales al ser adecuadas, pertinentes y no excesivas. Pero siempre que se limiten a la simple identificación del empleado con el fin de controlar su presencia en el puesto de trabajo. No se considera una invasión de la intimidad de los trabajadores si se les informa previamente sobre la instalación de ese sistema y los motivos que determinan esa instalación, entre los que debe indicarse el de control horario.
Sin embargo, se establece que no será necesario el consentimiento del trabajador cuando “el tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales”. O en los casos en que “el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento”. También cuando “el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales”.
¿Cómo cumplir esta nueva normativa laboral?
El Gobierno, en un Real Decreto-ley de medidas urgentes de protección social en la lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo ha impuesto la obligación de aplicar en las empresas un sistema de registro.
Así, las empresas deben llevar un registro de las horas de entrada y salida de cada trabajador. Esta información debe guardarse durante un plazo de 4 años.
Además, el no realizar ese registro de jornada se considera una infracción grave que puede sancionarse con una multa de más de 6.000 euros.
La empresa es libre para elegir el sistema de registro que desee, pero siempre que sea fiable e indique el horario de entrada y el de salida cada día.
Pueden utilizarse sistemas manuales como, por ejemplo, los relojes analógicos de fichaje. Y también pueden usarse sistemas digitales como registros automáticos de presencia.
Pero igualmente se permite el uso de otros medios como las hojas de firmas o aplicaciones informáticas instaladas en dispositivos de los trabajadores, personales o de la empresa.
No son considerados como registro de jornada ni los horarios ni los calendarios laborales.
Las empresas deben informar y consultar con los representantes de los trabajadores, si los hubiera, antes de aplicar el sistema de registro de jornada.
Para evitar invasiones en la privacidad de esos empleados es necesario tener en cuenta la proporcionalidad del sistema implantado.
Aparte de este registro de jornada diaria, las empresas también deben seguir teniendo el registro de horas extraordinarias.
Existen determinados sectores profesionales en los cuales el registro de jornada resulta más complicado. Vamos a analizarlos.
Prestación de servicios a distancia
En caso de trabajadores que, como los representantes comerciales, realicen su trabajo a distancia el método más adecuado para realizar ese registro diario de jornada será la instalación de aplicaciones en los móviles facilitados a esos empleados.
Otros sistemas como las hojas de firmas podrían resultar menos efectivos ya que existiría mayor descontrol o podrían perderse.
Trabajos donde se realizan guardias
En las empresas donde se prestan servicios las 24 horas del día los 7 días de la semana (sanidad, servicios aéreos o tecnológicos) hay trabajadores que deben estar disponibles aunque haya finalizado su horario normal de trabajo. En ese registro se incluirán también las horas realizadas de guardia fuera del puesto de trabajo. Y, si esas horas exceden la jornada ordinaria, se anotarán en el registro de horas extraordinarias.
Servicios contables y legales
En muchos de estos casos se factura por horas pero igualmente debe llevarse ese registro de jornada para controlar el tiempo diario de trabajo. Deben encontrarse sistemas adecuados a las características de cada servicio. Lo que siempre debemos tener en cuenta es el cumplimiento de la normativa de Protección de Datos y que para ello se utilicen sistemas que resulten lo menos invasores posible de la intimidad de esos trabajadores y que protejan adecuadamente toda la información recogida sobre ellos.
Programas para fichar empleados gratis
Como indicaba anteriormente, para poder llevar la normativa a cabo necesitamos un control de horas de trabajo con programas para fichar empleados y así registrar la jornada laboral. Vamos analizar diferentes apps para fichar y llevar este control.
Sage Control Horario
Sage Control Horario es un software en la nube que permite gestionar la presencia y el tiempo de trabajo. A través de esta aplicación pueden gestionarse tanto los registros de jornada laboral como los descansos o vacaciones.
Las ventajas de esta app son:
- Dispone de un sistema de fichaje digital fácil de usar tanto por el empresario como por el trabajador
- Los empleados tendrán toda la información sobre la jornada laboral y también sobre el calendario laboral y vacaciones
- Puede integrarse con dispositivos biométricos de fichaje
- Es posible crear multitud de horarios
- Posibilita la creación de listados oficiales que puede pedir la Inspección de Trabajo.
Woffu
Woffu es una herramienta adaptada a la ley para realizar un registro de jornada laboral. Es sencilla de instalar y permite el acceso a los informes de horas trabajadas y a informes de seguridad y de gestión de visitas.
Los beneficios de esta aplicación son:
- Admite múltiples dispositivos de fichaje
- Posibilita la gestión de visitas y la asignación rápida de accesos
- Permite exportar el informe de horas trabajadas, actualizado a la modificación del Estatuto de los Trabajadores.
- Permite la consulta inmediata de los fichajes del día.
Sesame
Sesame es otra app para el control horario de los trabajadores. Los empleados pueden fichar desde su móvil y, en caso de que realicen su trabajo de forma itinerante, es posible mantenerlos geolocalizados.
Permite exportar informes con los datos de la jornada laboral de cada trabajador.
LaborOfficeFree
LaborOfficeFree es una aplicación gratuita que permite llevar un registro de las horas de entrada y salida de trabajadores. También permite generar el informe de control de presencia.
Los trabajadores pueden acceder desde cualquier dispositivo a sus turnos, los fichajes de entrada y salida o vacaciones.
Control laboral
Control laboral es un sistema que permite el acceso desde el móvil o tablet, para gestionar las horas laborales de los empleados y generar informes legales al instante.
Los trabajadores tienen la opción de validar su jornada, vacaciones, bajas, horas de entradas y salidas. Permite cumplir la ley de manera sencilla y económica.
Intratime
Otra app para el control horario es Intratime.
Esta herramienta permite fichar a través de la App con el móvil (trabajadores con movilidad) o fichar desde la web con el ordenador (trabajadores fijos o de oficina).
Puede utilizarse en cualquier sector profesional.
Preguntas Frecuentes
¿Es obligatorio que todos los trabajadores fichen actualmente?
La respuesta es aún NO. Si sale adelante la propuesta del Gobierno, lo será en un corto período de tiempo.
¿Es legal que la empresa para la que trabajo me exija fichar para entrar y salir de trabajar?
Efectivamente, ninguna norma impide hacerlo, de hecho, debería tener efectos positivos tanto para el trabajador como para la empresa, evitando el descontrol horario y también el absentismo laboral respectivamente.