La Ley de Transparencia Salarial (Directiva UE 2023/970) obliga a todas las empresas europeas a publicar bandas salariales y a reportar la brecha retributiva antes del 7 de junio de 2026. Esta guía actualizada a 2026 resume las obligaciones por tamaño de plantilla, los plazos del reporte y las sanciones aplicables tras la transposición.
¿Qué es la Directiva 2023/970 de transparencia salarial?
La Directiva europea de transparencia retributiva establece requisitos mínimos para que los trabajadores puedan conocer, comparar y reclamar información salarial cuando existan indicios de desigualdad.
Objetivo principal de la norma
El objetivo es reforzar la igualdad retributiva mediante obligaciones concretas de transparencia, información y control.
La empresa deberá disponer de criterios objetivos para justificar:
- La retribución inicial.
- Los complementos salariales.
- Las variables.
- La progresión salarial.
- Las diferencias entre puestos de igual valor.
- Las promociones internas.
Qué se entiende por retribución
La normativa no se limita al salario base. Incluye también cualquier gratificación abonada directa o indirectamente por la empresa.
Esto afecta a:
- Salario fijo.
- Complementos salariales.
- Bonus.
- Retribución variable.
- Pagos en especie.
- Primas.
- Incentivos.
- Beneficios vinculados al puesto.
¿A quién obliga la normativa de transparencia salarial?
La Directiva se aplica a empleadores públicos y privados. Por tanto, afecta tanto a empresas como a administraciones y entidades del sector público.
Empresas obligadas
La norma afecta a cualquier empleador, aunque algunas obligaciones de información periódica dependen del tamaño de la plantilla.
Están afectadas:
- Empresas privadas.
- Administraciones públicas.
- Organismos públicos.
- Pymes.
- Grandes empresas.
- Empresas con centros de trabajo múltiples.
- Empresas con trabajadores en remoto o híbrido.
Trabajadores protegidos
La protección alcanza a todos los trabajadores con contrato o relación laboral, de acuerdo con el Derecho nacional aplicable.
También protege a los solicitantes de empleo en los procesos de selección, especialmente en lo relativo a la información salarial previa y a la prohibición de preguntar por el historial retributivo.
¿Cuándo entra en vigor la transparencia salarial?
Fecha límite para España
España deberá aprobar las normas internas necesarias para aplicar la Directiva antes del 7 de junio de 2026.
Desde ese momento, las empresas deberán adaptar sus procesos de selección, política retributiva, sistemas de información salarial y documentación interna.
Calendario de obligaciones de información salarial
Las obligaciones de reporte sobre brecha salarial se aplican de forma progresiva según el tamaño de la empresa.
| Tamaño de empresa | Primera obligación de informar | Periodicidad |
|---|---|---|
| 250 trabajadores o más | 7 de junio de 2027 | Anual |
| 150 a 249 trabajadores | 7 de junio de 2027 | Cada 3 años |
| 100 a 149 trabajadores | 7 de junio de 2031 | Cada 3 años |
Obligaciones de la normativa de transparencia salarial
La Directiva impone nueve obligaciones operativas: banda salarial visible en ofertas, denominaciones de puesto neutras, criterios objetivos de fijación salarial, derecho de información retributiva con respuesta en dos meses, comunicación anual del derecho, reporte de brecha, evaluación conjunta si supera el 5 %, accesibilidad de la información y protección de datos por diseño.
Informar del salario o banda salarial antes de contratar
Las empresas deberán facilitar a los candidatos información sobre la retribución inicial o la banda salarial del puesto, conforme al artículo 5 de la Directiva.
Esta información deberá basarse en criterios objetivos y neutros respecto al género.
Además, la empresa no podrá preguntar al candidato por su historial salarial anterior.
Un software RR.HH. preparado para esta obligación debería permitir:
- Publicar ofertas con banda salarial visible.
- Configurar rangos salariales por puesto, categoría o nivel profesional.
- Usar plantillas de ofertas con lenguaje neutro.
- Guardar trazabilidad del proceso de selección.
- Auditar decisiones de contratación y promoción.
- Analizar posibles sesgos en selección mediante indicadores objetivos.
Usar denominaciones de puestos neutras
Las ofertas de empleo y las denominaciones de los puestos deberán redactarse de forma neutra, evitando expresiones que puedan excluir o desincentivar candidaturas por razón de sexo.
Un software RR.HH. adecuado debería incluir:
- Plantillas de descripción de puestos revisables.
- Flujos de aprobación antes de publicar una oferta.
- Control documental de versiones.
- Alertas sobre lenguaje potencialmente discriminatorio.
- Registro de cambios en cada oferta publicada.
Definir criterios objetivos de fijación salarial
La empresa deberá poner a disposición de su plantilla los criterios utilizados para determinar la retribución, los niveles salariales y la progresión retributiva, en cumplimiento del artículo 6 de la Directiva.
Estos criterios deberán ser objetivos y neutros respecto al género.
Cómo cumplirlo con un software RR.HH.
La solución más recomendable es disponer de un software de gestión que permita documentar y consultar:
- Categorías profesionales.
- Niveles salariales.
- Complementos aplicables.
- Criterios de promoción.
- Histórico de cambios salariales.
- Responsables que aprobaron cada modificación.
También es importante que el sistema cuente con audit trail, sellado de cambios y registros inalterables para demostrar que las decisiones salariales no se modifican de forma arbitraria.
Permitir el derecho de información salarial de los trabajadores
Los trabajadores tendrán derecho a solicitar información sobre su nivel retributivo individual y sobre los niveles medios de retribución, desglosados por sexo, de quienes realicen el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.
La empresa deberá responder por escrito en un plazo razonable y, en todo caso, en un máximo de dos meses.
Un software HRIS eficaz debería permitir:
- Centralizar la información salarial.
- Generar informes por puesto, sexo, categoría y centro de trabajo.
- Configurar permisos de acceso según perfil.
- Responder solicitudes desde el portal del empleado.
- Registrar fecha de entrada y respuesta de cada solicitud.
- Exportar informes en formatos accesibles.
Además, debe contar con medidas de privacidad, cifrado y control de accesos para evitar que la información salarial identificable sea consultada por personas no autorizadas.
Informar anualmente a la plantilla sobre su derecho de acceso
Las empresas deberán informar cada año a todos los trabajadores de que tienen derecho a solicitar información salarial y de los pasos que deben seguir para ejercerlo.
Para ello, es fundamental una solución de Recursos Humanos que permita:
- Comunicaciones internas automatizadas.
- Acuse de recibo digital.
- Notificaciones recurrentes.
- Portal del empleado con instrucciones claras.
- Registro de comunicaciones enviadas.
- Histórico probatorio ante una inspección o reclamación.
Reportar información sobre brecha salarial
Las empresas obligadas deberán facilitar información sobre la brecha retributiva entre mujeres y hombres, según los siete indicadores enumerados en el artículo 9 de la Directiva.
Esta información deberá incluir:
- Brecha retributiva de género.
- Brecha en componentes variables o complementarios.
- Brecha retributiva mediana.
- Proporción de mujeres y hombres que reciben variables.
- Distribución por cuartiles salariales.
- Brecha por categorías de trabajadores.
La clave no está solo en calcular la brecha, sino en poder justificar las diferencias con criterios objetivos, documentados y verificables.
Realizar una evaluación retributiva conjunta si la brecha supera el 5%
Cuando la información salarial muestre una diferencia media de al menos el 5% entre mujeres y hombres en una categoría de trabajadores, la empresa deberá realizar una evaluación retributiva conjunta si no puede justificar objetivamente esa diferencia y no la corrige en seis meses.
Esta evaluación debe:
- Analizar causas por categoría, puesto y complemento.
- Documentar medidas correctoras.
- Asignar responsables y plazos.
- Controlar la eficacia de las medidas adoptadas.
- Compartir informes con la representación legal de los trabajadores.
- Conservar evidencias para inspección o procedimiento judicial.
Garantizar accesibilidad de la información
La información facilitada a trabajadores y candidatos deberá estar disponible en un formato accesible, teniendo en cuenta las necesidades de las personas con discapacidad. Los programas de gestión empresarial deben estar preparados para:
- Generar documentos accesibles.
- Facilitar información en formatos descargables.
- Centralizar comunicaciones en el portal del empleado.
- Permitir acceso desde distintos dispositivos.
- Adaptar comunicaciones internas según necesidades concretas.
Proteger los datos personales tratados
La información salarial puede contener datos personales especialmente sensibles en el contexto laboral. Por tanto, su tratamiento debe respetar el RGPD y la normativa nacional de protección de datos. Imprescindible incluir la protección de datos desde el diseño y por defecto en todas las herramientas empresariales:
- Cifrado de información.
- Servidores ubicados en el Espacio Económico Europeo.
- Control granular de permisos.
- Registro de accesos.
- Minimización de datos.
- Gestión automatizada de derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad.
- Trazabilidad de cualquier modificación o consulta.
Qué sanciones puede recibir una empresa por incumplir la transparencia salarial
El régimen sancionador combina multas administrativas, indemnización íntegra al trabajador, inversión de la carga de la prueba, órdenes de corrección con multas coercitivas y posible exclusión de licitaciones públicas si la brecha supera el 5 % sin justificación.
Multas económicas
El incumplimiento de las obligaciones de transparencia salarial podrá dar lugar a multas.
La cuantía concreta dependerá de la transposición nacional que apruebe cada Estado miembro. En España, previsiblemente se integrará dentro del marco sancionador laboral aplicable a igualdad, discriminación y derechos de información.
Indemnización a trabajadores afectados
Los trabajadores que sufran un perjuicio por una infracción del principio de igualdad retributiva tendrán derecho a reclamar una reparación íntegra.
Esa reparación puede incluir:
- Atrasos salariales.
- Primas o pagos en especie no percibidos.
- Compensación por pérdida de oportunidades.
- Daños morales.
- Intereses de demora.
Inversión de la carga de la prueba
Uno de los mayores riesgos para la empresa es la inversión de la carga de la prueba.
Si el trabajador aporta hechos que permitan presumir discriminación salarial, corresponderá a la empresa demostrar que no ha existido discriminación directa ni indirecta.
Además, si la empresa ha incumplido sus obligaciones de transparencia, tendrá más difícil defenderse en un procedimiento administrativo o judicial.
Órdenes de corrección y multas coercitivas
Las autoridades competentes o los órganos judiciales podrán ordenar a la empresa:
- Cesar la infracción.
- Adoptar medidas correctoras.
- Modificar sistemas retributivos.
- Aplicar criterios objetivos de valoración de puestos.
- Corregir diferencias salariales injustificadas.
Si la empresa no cumple, podrán imponerse multas coercitivas.
Riesgo en contratación pública
El incumplimiento de las obligaciones de igualdad retributiva también puede afectar a la participación en contratos y concesiones públicas.
La Directiva contempla que los poderes adjudicadores puedan introducir sanciones, condiciones de rescisión o incluso exclusiones cuando se incumplan obligaciones de transparencia salarial o existan brechas superiores al 5% no justificadas.
Norma vs aplicación real: el verdadero riesgo para las empresas
| Nivel | Qué exige | Riesgo práctico |
|---|---|---|
| Norma | Criterios salariales objetivos, transparencia e información accesible | No basta con una política interna genérica |
| Inspección | Registros, informes, trazabilidad y justificación documental | La empresa debe demostrar cómo decide y modifica salarios |
| Tribunales | Prueba suficiente de ausencia de discriminación | Sin datos fiables, la defensa empresarial se debilita |
El cumplimiento real no dependerá únicamente de tener documentos redactados. Dependerá de que la empresa pueda demostrar, con evidencias, que sus decisiones salariales son coherentes, objetivas y no discriminatorias.
Errores frecuentes al aplicar la transparencia salarial
No publicar bandas salariales en las ofertas
Las empresas deberán revisar sus procesos de selección. Publicar ofertas sin información retributiva puede convertirse en un incumplimiento directo.
Preguntar por el salario anterior del candidato
La Directiva prohíbe preguntar a los candidatos por su historial salarial en relaciones laborales actuales o anteriores.
No tener categorías profesionales comparables
Sin categorías claras y criterios de valoración del puesto, será muy difícil demostrar que dos trabajadores no realizan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.
Confundir igualdad salarial con salario idéntico
La norma no prohíbe toda diferencia salarial. Prohíbe las diferencias no justificadas por criterios objetivos y neutros.
Pueden existir diferencias si se basan en factores acreditables como:
- Responsabilidad.
- Competencias.
- Experiencia objetivamente valorada.
- Condiciones de trabajo.
- Desempeño medible.
- Complementos justificados.
No conservar evidencias suficientes
Una política salarial sin trazabilidad tiene poco valor probatorio. La empresa debe poder demostrar quién decidió, cuándo, por qué motivo y con qué criterio.
Conclusión
La transparencia salarial convierte la igualdad retributiva en una obligación verificable. Las empresas deberán informar, justificar, documentar y corregir diferencias salariales cuando no puedan explicarse mediante criterios objetivos y neutros.
Las empresas que sigan gestionando salarios, promociones y categorías profesionales con hojas de cálculo dispersas tendrán más riesgo de errores, falta de trazabilidad y dificultades probatorias.
La solución más recomendable es apoyarse en un software RR.HH. que permita centralizar información salarial, automatizar informes, controlar accesos, conservar evidencias y detectar brechas antes de que se conviertan en una reclamación, inspección o sanción.