En este análisis independiente evaluamos las mejores aplicaciones de control horario a nivel internacional, según criterios relacionados con el cumplimiento legal: privacidad, transparencia, control del usuario, seguridad de datos y minimización de la información tratada.
¿Qué normas deben cumplir las aplicaciones de registro horario para garantizar el cumplimiento legal?
Las aplicaciones de registro horario digital deben cumplir una serie de regulaciones obligatorias, además de una serie de normas o certificaciones voluntarias.
- Protección de Datos y Privacidad: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
- Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico: LSSI-CE.
- Accesibilidad Digital: actualizado en la Ley 11/2023.
Normas ISO
Las normas ISO pueden llegar a ser de obligatorio cumplimiento en determinados casos. Estas son algunas de las más importantes en el ámbito laboral y del registro de jornada:
- ISO/IEC 27001: acredita un sistema sólido de gestión de seguridad de la información y refuerza el cumplimiento RGPD y ENS.
- ISO/IEC 27002: establece controles prácticos para desplegar seguridad en procesos y sistemas.
- ISO/IEC 27701: añade un marco específico para gobernar la privacidad y el tratamiento de datos personales.
- ISO/IEC 25000: permite evaluar la calidad del software en áreas esenciales como funcionalidad, robustez, rendimiento y mantenimiento.
- ISO 9001: formaliza procesos de calidad para asegurar que la app se diseña, mantiene y actualiza con rigor.
Normas UNE
Las normas UNE son el equivalente español a las normas ISO. Por tanto, supondría adoptar los mismos estándares pero bajo el sello normativo nacional. .
Esquema Nacional de Seguridad (ENS)
De momento, solamente se aplica al sector público. Obliga a garantizar confidencialidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y autenticidad de la información.
Para una app significaría implementar controles que impidan manipulaciones, registren cada acceso y mantengan la seguridad de extremo a extremo, en línea con lo que ya exige la Inspección de Trabajo.
¿Es obligatorio que las apps de control horario tengan certificación?
De momento, no es obligatorio que las aplicaciones de registro de jornada estén certificadas.
Sin embargo, a raíz de la entrada en vigor del nuevo Decreto-ley sobre registro horario digital en 2026, es muy probable que en el futuro el Gobierno exija una homologación, como ha hecho en el caso de los software de facturación online.
Criterios clave para valorar la privacidad del trabajador en aplicaciones de control horario
A continuación ampliamos la explicación de cada criterio empleado, detallando por qué son relevantes en la evaluación de aplicaciones y cómo afectan directamente a la protección del empleado en el entorno laboral digital.
Estos criterios permiten determinar si una aplicación respeta la normativa (GDPR/LOPDGDD) y protege realmente al empleado.
- Transparencia y gestión del consentimiento del empleado.
- Control y edición de datos por parte del usuario.
- Seguridad de los datos y almacenamiento.
- Minimización de datos y anonimización.
Mejores apps para registro horario digital
En función de la transparencia y consentimiento del empleado
A continuación, analizamos qué aplicaciones para control horario cuentan con políticas públicas claras sobre privacidad y certificaciones o mecanismos verificables de cumplimiento legal, lo que permite compararlas con rigor
Apps evaluadas: Kronjop, Toggl Track, Timely
Kronjop
Kronjop es un software para recursos humanos que cuenta con una app de control horario que destaca por su cumplimiento legal. Mantiene seguros tanto los datos de la empresa como los de los trabajadores, ofreciendo una excelente experiencia de fichaje sin contratiempos.
Algunas de sus principales fortalezas son:
- Registro con sellado de tiempo hash inalterable.
- Uso de métodos de fichaje no invasivos (sin huella/reconocimiento facial).
- Asesoramiento legal.
- Actualización automática a las novedades de las leyes de control horario o protección de datos.
Toggl Track
Plataforma HR completa con buen enfoque de transparencia, aunque trata más datos al integrar funciones adicionales de RR. HH. (nómina, desempeño, documentación). Destaca por:
- Filosofía anti-vigilancia por diseño.
- Control manual como característica principal.
- Recopilación de datos no intrusiva por defecto.
- Informes agregados y anonimizados para gestión.
Timely
Software popular en pymes, con políticas claras y un ecosistema amplio de funciones que puede implicar más tratamiento de datos, pero con buen equilibrio entre información útil y protección del empleado.
Entre sus funcionalidades destacadas:
- Seguimiento automático con control de privacidad total.
- Consentimiento explícito antes de compartir.
- No hay monitorización en tiempo real por parte del jefe.
- Enfoque en las horas planeadas vs. registradas.
- Notificaciones claras de uso.
Control y edición de datos por parte del usuario
A continuación, analizamos la intervención humana, la capacidad de edición, el modo pausa y el ajuste del nivel de seguimiento.
Apps evaluadas: Rize, TimeClick, Workmeter.
Rize
Herramienta con fuerte orientación a la privacidad y control del usuario, ideal para registros no invasivos y entornos de trabajo por proyectos. Tiene puntos fuertes como:
- Intervención humana (corrección de registros).
- Edición flexible de tiempos.
- Modo pausa / “off”.
- Ajuste del nivel de seguimiento.
TimeClick
Solución equilibrada entre simplicidad y capacidad de edición, aunque menos orientada específicamente al cumplimiento europeo. Está en nuestra elegidas gracias a:
- Edición manual simplificada de entradas de tiempo.
- Control de datos en local («On-premise»).
- Interfaz de usuario intuitiva para la gestión de tiempo.
Workmeter
Software analítico con seguimiento más profundo de la actividad, lo que ofrece mucha información, pero reduce la puntuación en control del usuario por su carácter más intrusivo. ¿Qué ofrece?
- Etiquetado automático e inteligente con revisión del usuario.
- Visibilidad detallada de la línea de tiempo de actividad.
- Notificaciones inteligentes para fomentar la autogestión.
- Sincronización de calendario para una categorización precisa y editable.
Seguridad de los datos y almacenamiento
En este bloque evaluamos el cifrado, las ubicaciones de servidores, retención y protección general de los datos.
Apps evaluadas: Personio, WorkTime, SolidTime.
Personio
Suite europea de RR. HH. con infraestructura totalmente alineada con el GDPR y altos estándares de protección de datos. ¿Qué características ofrece?
- Protección avanzada y controles de acceso.
- Servidores ubicados en la UE.
- Cifrado en tránsito y en reposo.
- Políticas de retención configurables.
WorkTime
Software europeo con buen control de datos y opciones de seguridad avanzadas, aunque con menor granularidad y menos foco en empresas muy grandes que Personio. Sus principales ventajas son:
- Flexibilidad de implementación (On-premise y Cloud).
- Cifrado de datos tanto en reposo como en tránsito.
- Controles de acceso basados en roles (RBAC).
- Auditoría completa de acciones del sistema.
SolidTime
Herramienta internacional muy potente en gestión de RR. HH., pero penalizada en este criterio por el almacenamiento en Estados Unidos y la posible sujeción al Cloud Act. ¿Por qué se recomienda?
- Garantía de inalterabilidad del registro (Validación Legal).
- Almacenamiento certificado y auditado en la nube.
- Copias de seguridad automatizadas y redundantes.
- Gestión de consentimientos y políticas de privacidad integradas.
Minimización de datos y anonimización
En este criterio evaluamos si la app recoge solo lo necesario, si permite informes agregados y si cuenta con una buena separación de roles y permisos.
Apps evaluadas: Kronjop, Unrubble, ActivTrak.
Kronjop
Este software de control horario digital para pequeñas empresas está diseñada para registrar únicamente la información estrictamente necesaria de la jornada. Ofrece informes avanzados y roles muy bien segmentados para limitar el acceso a datos individuales.
Su garantía en la seguridad y anonimización de datos personales se ve reforzada por:
- Enfoque en el evento de registro.
- Cumplimiento legal como prioridad.
- Control de registro manual.
- Ausencia de integraciones extensas.
- Permisos de geolocalización controlados.
Unrubble
Recopila pocos datos por diseño y prioriza el tiempo de trabajo frente a otros indicadores, aunque no está específicamente orientada al cumplimiento del control horario laboral español.
- Recolección de datos mínima por diseño.
- No registra la actividad del dispositivo o pulsaciones.
- Gestión de roles simple que limita la visibilidad.
- Enfoque en la confianza y el registro manual.
ActivTrak
Buen equilibrio entre información útil para la gestión de personas y protección de la privacidad, con opciones razonables de permisos y segmentación.
- Anonimización de datos de actividad mediante políticas.
- Agregación de datos a nivel de equipo por defecto.
- Programación de la monitorización (Minimización temporal).
- Borrado automático de datos (Retención limitada).
Advertencia: sistemas de fichaje a evitar
Se deben evitar todas aquellas aplicaciones de fichaje que usen biometría como el reconocimiento facial o la huella dactilar. Estos sistemas han sido prohibidos por el CEPD por tratar datos especialmente protegidos y ser desproporcionados para el fin perseguido.
Lo mismo sucede con el tracking de empleados. El tracking continuo solo es legal si es estrictamente necesario para la actividad, está justificado, es proporcional y no hay otra alternativa menos invasiva. En caso contrario se debe usar la geolocalización puntual que es menos invasiva.
Conclusiones y ranking final por criterio
Tras analizar las aplicaciones según los cuatro ejes de privacidad (transparencia, control del usuario, seguridad y minimización), este es el resumen de las soluciones que mejor se comportan en cada apartado.
| Criterio | Mejor app | Puntuación |
|---|---|---|
| Transparencia y consentimiento | Kronjop | 5/5 |
| Control y edición del usuario | Rize | 5/5 |
| Seguridad y almacenamiento | Personio | 5/5 |
| Minimización y anonimizacíon | Kronjop | 5/5 |
Conclusión: Kronjop es una app de fichaje para cumplir la ley sin complicaciones y que garantiza la seguridad de los datos de la empresa y los trabajadores. Toggl Track sobresale en control del usuario y simplicidad, mientras que Personio lidera en seguridad empresarial y gestión integral de datos de RR. HH.