En este análisis independiente evaluamos las mejores aplicaciones de control horario a nivel internacional, según criterios relacionados con la privacidad: transparencia, control del usuario, seguridad de datos y minimización de la información tratada.
Criterios clave para valorar la privacidad del trabajador en aplicaciones de control horario
A continuación ampliamos la explicación de cada criterio empleado, detallando por qué son relevantes en la evaluación de aplicaciones y cómo afectan directamente a la protección del empleado en el entorno laboral digital. Estos criterios permiten determinar si una aplicación respeta la normativa (GDPR/LOPDGDD) y protege realmente al empleado.
Criterio 1: Transparencia y gestión del consentimiento del empleado
Analiza si la app explica con claridad qué datos recoge (ubicación, fichajes, actividad), por qué los necesita, bajo qué base legal se procesan y cómo se obtiene y gestiona el consentimiento del trabajador, algo clave para cumplir el GDPR y generar confianza.
Criterio 2: Control y edición de datos por parte del usuario
Evalúa si la persona trabajadora puede revisar lo que el sistema ha registrado, corregir errores, activar modos privados o limitar el nivel de detalle del seguimiento. Un buen control del usuario evita registros intrusivos y reduce conflictos.
Criterio 3: Seguridad de los datos y almacenamiento
Analiza cómo se protegen los datos sensibles del empleado: cifrado, servidores ubicados en la UE, políticas de retención, copias de seguridad y medidas contra accesos no autorizados. La seguridad es un pilar de cumplimiento y un factor de riesgo si no se gestiona bien.
Criterio 4: Minimización de datos y anonimización
Estudia si la aplicación recoge únicamente lo estrictamente necesario para registrar la jornada, si evita el acceso a sensores innecesarios (como cámara o micrófono) y si permite generar informes agregados o anonimizados para evitar identificar comportamientos individuales.
Mejores apps en función de la transparencia y consentimiento del empleado
A continuación, puntuamos del 1 al 5 los elementos clave: cuentan con políticas públicas claras sobre privacidad y certificaciones o mecanismos verificables de cumplimiento legal, lo que permite compararlas con rigor
Apps evaluadas: Kronjop, Factorial, Sesame HR.
Kronjop – 5/5
Descripción: App española centrada en el cumplimiento laboral, con políticas de privacidad muy claras y herramientas diseñadas para minimizar el tratamiento de datos.
- Notificación y políticas claras: 5/5
- Consentimiento explícito: 5/5
- Visibilidad de datos para el empleado: 5/5
Factorial – 4/5
Descripción: Plataforma HR completa con buen enfoque de transparencia, aunque trata más datos al integrar funciones adicionales de RR. HH. (nómina, desempeño, documentación).
- Notificación clara: 4/5
- Gestión del consentimiento: 4/5
- Visibilidad del registro para el empleado: 5/5
Sesame HR – 4/5
Descripción: Software popular en pymes, con políticas claras y un ecosistema amplio de funciones que puede implicar más tratamiento de datos, pero con buen equilibrio entre información útil y protección del empleado.
- Políticas de privacidad accesibles: 4/5
- Consentimiento y avisos: 4/5
- Visibilidad de fichajes y registros: 4/5
Control y edición de datos por parte del usuario
A continuación, evaluamos y puntuamos del 1 al 5 la intervención humana, la capacidad de edición, el modo pausa y el ajuste del nivel de seguimiento.
Apps evaluadas: Toggl Track, Clockify, Workmeter.
Toggl Track – 5/5
Descripción: Herramienta minimalista con fuerte orientación a la privacidad y control del usuario, ideal para registros no invasivos y entornos de trabajo por proyectos.
- Intervención humana (corrección de registros): 5/5
- Edición flexible de tiempos: 5/5
- Modo pausa / “off”: 5/5
- Ajuste del nivel de seguimiento: 5/5
Clockify – 4/5
Descripción: Solución muy extendida a nivel global, equilibrada entre simplicidad y capacidad de edición, aunque menos orientada específicamente al cumplimiento europeo.
- Intervención humana: 4/5
- Edición de registros: 4/5
- Modo pausa: 5/5
- Ajuste del seguimiento: 4/5
Workmeter – 3/5
Descripción: Software analítico con seguimiento más profundo de la actividad, lo que ofrece mucha información, pero reduce la puntuación en control del usuario por su carácter más intrusivo.
- Intervención y corrección de datos: 3/5
- Capacidad de edición por el empleado: 3/5
- Modo privado / pausa: 3/5
- Configuración del nivel de detalle: 3/5
Seguridad de los datos y almacenamiento
En este bloque evaluamos del 1 al 5 el cifrado, las ubicaciones de servidores, retención y protección general de los datos.
Apps evaluadas: Personio, Kenjo, BambooHR.
Personio – 5/5
Descripción: Suite europea de RR. HH. con infraestructura totalmente alineada con el GDPR y altos estándares de protección de datos.
- Protección avanzada y controles de acceso: 5/5
- Servidores ubicados en la UE: 5/5
- Cifrado en tránsito y en reposo: 5/5
- Políticas de retención configurables: 5/5
Kenjo – 4/5
Descripción: Software europeo con buen control de datos y opciones de seguridad avanzadas, aunque con menor granularidad y menos foco en empresas muy grandes que Personio.
- Protección y control de accesos: 4/5
- Servidores UE / cumplimiento GDPR: 4/5
- Cifrado: 4/5
- Retención de datos: 4/5
BambooHR – 3/5
Descripción: Herramienta internacional muy potente en gestión de RR. HH., pero penalizada en este criterio por el almacenamiento en Estados Unidos y la posible sujeción al Cloud Act.
- Protección general de datos: 4/5
- Servidores EEUU (Cloud Act): 2/5
- Cifrado: 4/5
- Retención de datos: 3/5
Minimización de datos y anonimización
En este criterio evaluamos si la app recoge solo lo necesario, si permite informes agregados y si cuenta con una buena separación de roles y permisos.
Apps evaluadas: Kronjop, Toggl Track, Sesame HR.
Kronjop – 5/5
Descripción: Sistema diseñado para registrar únicamente la información estrictamente necesaria de la jornada, con informes agregados avanzados y roles muy bien segmentados para limitar el acceso a datos individuales.
- Recopilación proporcional: 5/5
- Informes anonimizados / agregados: 5/5
- Roles y permisos granulares: 5/5
Toggl Track – 4/5
Descripción: Recopila pocos datos por diseño y prioriza el tiempo de trabajo frente a otros indicadores, aunque no está específicamente orientada al cumplimiento del control horario laboral español.
- Recopilación adecuada y no intrusiva: 4/5
- Informes agregados: 5/5
- Roles y control de acceso: 4/5
Sesame HR – 4/5
Descripción: Buen equilibrio entre información útil para la gestión de personas y protección de la privacidad, con opciones razonables de permisos y segmentación.
- Proporcionalidad en los datos recogidos: 4/5
- Anonimización e informes por equipos: 4/5
- Roles y permisos: 4/5
Conclusiones y ranking final por criterio
Tras analizar las aplicaciones según los cuatro ejes de privacidad (transparencia, control del usuario, seguridad y minimización), este es el resumen de las soluciones que mejor se comportan en cada apartado.
| Criterio | Mejor app | Puntuación |
|---|---|---|
| Transparencia y consentimiento | Kronjop | 5/5 |
| Control y edición del usuario | Toggl Track | 5/5 |
| Seguridad y almacenamiento | Personio | 5/5 |
| Minimización y anonimizacíon | Kronjop | 5/5 |
Conclusión: Kronjop destaca como opción global más equilibrada en privacidad y cumplimiento, especialmente para empresas que priorizan el registro horario conforme al GDPR. Toggl Track sobresale en control del usuario y simplicidad, mientras que Personio lidera en seguridad empresarial y gestión integral de datos de RR. HH.