Las empresas manejan una gran cantidad de información confidencial como características de sus productos, listas de clientes y proveedores, libros de contabilidad, etc. Por eso proteger esa información es fundamental para el correcto desarrollo del negocio.
La desorganización digital es un riesgo que preocupa no solo a las empresas sino también a los trabajadores. Y a través de nuestro hábitos en el trabajo es posible disminuir ese riesgo.
En un estudio realizado por Kaspersky Lab se ha determinado la relación existente entre la organización de las neveras y el desorden digital. Se ha preguntado a los trabajadores y casi el 90% consideran que su nevera está organizada y también su vida digital en el ámbito laboral. Casi el mismo porcentaje de trabajadores que organiza su nevera antes de irse de vacaciones, hace lo mismo con sus archivos digitales en el trabajo. Y aquellos que por error han comprado por duplicado el mismo alimento tienen dificultades para localizar un archivo o documento en su trabajo.
Riesgo para los datos confidenciales de la empresa
Es difícil determinar a qué tipo de datos pueden acceder los empleados en la empresa, cuándo, cómo y dónde tienen ese acceso.
Por eso es esencial que la empresa bloquee esos datos online y así se evitará más de un disgusto. Cuántas veces ha ocurrido que un ex trabajador se lleva información confidencial de la empresa para usarla en su propio beneficio. O que borra esos datos o los daña al acceder a ellos.
Recuperar esos datos hace que la empresa deba invertir un esfuerzo y un tiempo que no podrá dedicar a otras actividades más productivas. Casi un 80% de los trabajadores reconoce que en su trabajo ha accedido a datos confidenciales como datos de contacto, información financiera o fechas de nacimiento. Por eso se trata de un problema real.
Otro de los riesgos que existen en las empresas es la divulgación de información protegida por secretos comerciales o derechos de autor. Esa información puede ser utilizada por la competencia o los ciberdelincuentes para obtener un beneficio. Y todo ello puede ocasionar denuncias a la empresa por los clientes por infringir los acuerdos de confidencialidad o la normativa de Protección de datos, imponiéndole importantes sanciones.
Diferencias según la edad de los empleados
Existen diferencias claras entre las costumbres de los jóvenes entre 18 y 24 años y los mayores de 55 años. Los más jóvenes pueden acceder más fácilmente, de manera accidental, a la información confidencial de la empresa (nóminas, contraseñas o datos bancarios). Sin embargo, les resulta más complicado buscar archivos de trabajo que al grupo de mayores.
Por el contrario, respecto al hecho de compartir su usuario y contraseña con otros compañeros, no existen diferencias en base a la edad de los empleados. Actualmente existe una cultura de la colaboración en el trabajo y de espacios abiertos lo que hace que los empleados no limiten la información a compartir con sus compañeros. Por eso es importante educar a esos empleados sobre los riesgos informáticos que pueden existir al compartir esa información.
Recomendaciones para garantizar la seguridad de los datos
Empresa
Existen una serie de recomendaciones para las empresas que garantizan una seguridad de la información confidencial que manejan:
- Implantar una política de acceso a la información de la empresa, que incluya los archivos compartidos, los documentos online y los buzones de correo electrónico. Una vez que el empleado se vaya de la empresa deben suprimirse esos derechos de acceso.
- Informar periódicamente a los trabajadores de las normas de ciberseguridad de la empresa para que tengan claro lo que pueden o no hacer.
- Cifrar los dispositivos que guardan datos importantes para la empresa.
- Efectuar copias de seguridad para asegurar que la información esté protegida y, en caso de incidente, pueda ser recuperada.
- Promover entre los empleados buenas costumbres sobre las contraseñas para evitar que compartan con terceros datos personales, dentro o fuera de la empresa.
- En caso de que la empresa trabaje con servicios cloud debe aplicar soluciones de ciberseguridad cloud adecuadas.
Trabajadores
También se establecen unas recomendaciones para los empleados:
- No clicar en los enlaces de los correos electrónicos si provienen de personas u organizaciones que no conoce o tienen direcciones sospechosas o inusuales. Debemos asegurarnos de que todos los enlaces sean legítimos y comiencen con ‘https’, cuando se solicite información.
- Usar el correo electrónico del trabajo solo para los sitios relacionados con el trabajo.
- Utilizar únicamente software legítimo, descargado de fuentes oficiales.
- No descargar, abrir o almacenar archivos aleatorios en el ordenador del trabajo, ya que podrían ser maliciosos para toda la empresa.
- No utilizar ningún dato personal en las contraseñas. Para garantizar la mayor seguridad de la contraseña, debe evitarse utilizar su nombre, fecha de nacimiento, domicilio y otra información personal.
- Mantener todas las contraseñas de acceso a los dispositivos en lugar seguro.