Guía rápida para elegir un software de control horario
Esta guía rápida te ayuda a elegir un software de control horario que cumpla la normativa, sea fácil de usar y encaje con el tamaño de tu empresa. En unos pocos pasos verás qué exigir en legalidad, funciones y soporte antes de contratar.
Necesitas un software de control horario
En España, todas las empresas deberán llevar un registro digital diario de la jornada:
- Registrar hora de inicio y fin de cada trabajador.
- Conservar los registros 4 años.
- Tenerlos disponibles para Inspección de Trabajo y para el propio empleado.
Un software de control horario te ayuda a:
- Evitar sanciones por falta de registro o datos incompletos.
- Saber cuántas horas se trabajan realmente.
- Detectar excesos de horas extra y desequilibrios de carga.
¿ Qué debe cumplir el software que elijas?
Asegúrate de que la herramienta cumple con:
- Registro trazable: que quede constancia de los fichajes y de quién los modifica.
- Conservación mínima de 4 años: alineada con la normativa laboral.
- RGPD y LOPDGDD:
- Datos cifrados.
- Servidores seguros (idealmente en la UE/EEE).
- Contrato de encargado del tratamiento con el proveedor.
- Accesos por roles: no todo el mundo debe ver todo.
- Geolocalización proporcional: solo cuando sea necesaria y con información clara al empleado.
¿Cómo elegir un software de control horario? (checklist rápido)
1. Necesidades del día a día
- ¿Solo quieres fichajes básicos o también vacaciones, turnos y ausencias?
- ¿Tienes empleados en remoto o en movilidad?
- ¿Necesitas geolocalización en el fichaje?
2. Facilidad de uso
- ¿Tus empleados podrán fichar sin formación complicada?
- ¿Tiene app móvil sencilla?
- ¿El panel de administración es claro para RRHH o dirección?
3. Integraciones
- ¿Se integra con tu nómina, ERP o software de RRHH?
- ¿Permite exportar informes en Excel/PDF para gestoría o inspecciones?
4. Seguridad y soporte
- ¿El proveedor demuestra cumplimiento de RGPD?
- ¿Ofrecen soporte en español y tiempos de respuesta razonables?
- ¿Incluye actualizaciones automáticas y mejoras continuas?
5. Pasos prácticos para tomar una decisión
- Define tus requisitos mínimos
Nº de empleados, fichaje móvil sí/no, turnos, vacaciones, geolocalización, etc. - Haz una preselección de 3–5 herramientas
Busca comparativas especializadas y filtra por precio, funciones y cumplimiento legal. - Prueba las demos
Aprovecha las pruebas gratuitas y pide a 2–3 personas del equipo que las usen unos días y te den feedback. - Valora costes y crecimiento
Comprueba cuánto pagarás hoy y cuánto costará si duplicas plantilla. Prioriza herramientas que crezcan contigo sin cambiar de sistema. - Decide y documenta el proceso
Elige la opción que mejor equilibre precio, facilidad de uso y seguridad jurídica. Deja por escrito por qué la has elegido (te servirá en auditorías internas y externas).
6. Idea clave para cerrar
El mejor software de control horario no es el más caro ni el que tiene más funciones, sino el que te permite:
- Cumplir la ley sin sustos.
- Controlar el tiempo de trabajo de forma clara.
- Encajar con el tamaño y el ritmo de tu empresa.
Algunos ejemplos de software que encajan bien con estos criterios son:
- Kronjop: Una opción fácil de manejar y versátil, especializada en registro horario digital y cumplimiento normativo en España, con informes listos para inspecciones, geolocalización puntual y alojamiento de datos alineado con RGPD.
- Deputy: solución internacional muy extendida en hostelería y retail, con planificación de turnos, fichaje sencillo y buenos mecanismos de trazabilidad y exportación de datos para auditorías.
- Replicon: plataforma extranjera de time & attendance orientada a medianas y grandes empresas, con audit trails detallados, reporting avanzado y opciones de configuración pensadas para entornos con alta exigencia de cumplimiento.
Con esta guía rápida puedes filtrar opciones en minutos y centrarte solo en las herramientas que realmente te van a ayudar.