Abrir una nueva empresa, comenzar un nuevo negocio como autónomos o tener una página web, son actividades en las que inevitablemente trataremos con datos personales y necesitaremos cumplir con la normativa de protección de datos. Este cumplimiento exige tener conocimientos técnicos y jurídicos que no todo el mundo posee, entonces ¿es obligatorio contratar una empresa de protección de datos? En el siguiente artículo te razonamos nuestra respuesta.
¿Es obligatorio cumplir con el RGPD y la LOPD en España?
Sí, todas las empresas, autónomos y organizaciones que manejen datos personales están obligadas a cumplir con el RGPD y la LOPDGDD. Estas normativas establecen una serie de obligaciones, entre las que destacan:
- Informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales.
- Obtener el consentimiento explícito para el tratamiento de datos.
- Garantizar la seguridad de los datos personales.
- Permitir el acceso, rectificación y eliminación de los datos a los interesados.
- Notificar las brechas de seguridad en un plazo de 72 horas.
El incumplimiento de estas obligaciones puede conllevar sanciones que van desde multas administrativas hasta consecuencias legales más graves.
¿Es obligatorio contratar una empresa de protección de datos?
No es obligatorio contratar una empresa de protección de datos para cumplir con la normativa, pero sí es altamente recomendable. Cualquier empresa o autónomo puede gestionar por sí mismo el cumplimiento de la normativa, siempre y cuando tenga los conocimientos necesarios para ello. Sin embargo, dada la complejidad y el constante cambio de la regulación en materia de protección de datos, contar con una empresa especializada puede evitar errores que puedan derivar en sanciones.
Empresas como Grupo Atico34, Audidat o EvaluaRGPD ofrecen servicios especializados para garantizar que las organizaciones cumplan con la normativa vigente de manera eficiente y segura.
6 motivos por los que deberías contratar la Protección de Datos a una empresa especializada
Contratar a una empresa de protección de datos con un equipo jurídico especializado en la materia ofrece numerosas ventajas, como vemos a continuación.
Cumplimiento legal asegurado
Una empresa especializada en protección de datos se encarga de que tu organización cumpla con todas las regulaciones aplicables. El RGPD y la LOPDGDD son normativas complejas que requieren un conocimiento profundo para su correcta aplicación. Un equipo experto se asegura de que todos los procesos de la empresa estén alineados con la legislación vigente, evitando posibles infracciones.
Evitar sanciones
Las multas por incumplimiento del RGPD pueden ser muy elevadas, llegando hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de la empresa. Un error en la gestión de los datos personales puede derivar en consecuencias económicas y dañar la reputación de la empresa. Contar con una empresa especializada minimiza estos riesgos al garantizar que todas las medidas de seguridad y cumplimiento se implementen correctamente.
Ahorro de tiempo y recursos
Gestionar internamente la protección de datos requiere tiempo, formación y dedicación. Delegar esta tarea a una empresa especializada permite que los empleados se centren en su actividad principal sin tener que preocuparse por cuestiones legales y técnicas. Además, un proveedor especializado cuenta con herramientas y metodologías optimizadas que agilizan el cumplimiento normativo.
Adaptación a cambios normativos
La legislación en materia de protección de datos está en constante evolución, y es fundamental mantenerse actualizado. Una empresa especializada se encarga de adaptar continuamente las políticas y procedimientos de tu negocio a cualquier cambio normativo, evitando así incumplimientos y garantizando la seguridad jurídica.
Mayor seguridad en la gestión de datos
Las empresas especializadas implementan medidas de seguridad avanzadas para proteger la información personal y evitar filtraciones o accesos no autorizados. Esto incluye auditorías periódicas, cifrado de datos, control de accesos y planes de contingencia ante posibles brechas de seguridad. Una adecuada gestión de la seguridad de los datos reduce el riesgo de ciberataques y garantiza la confianza de los clientes.
Asesoramiento experto
Contar con el respaldo de profesionales especializados permite resolver cualquier duda o incidencia relacionada con la protección de datos de manera rápida y eficiente. Desde la redacción de documentos legales hasta la gestión de reclamaciones o auditorías, una empresa experta proporciona el soporte necesario para que el negocio funcione con total tranquilidad.
6 aspectos a tener en cuenta para contratar la mejor empresa de protección de datos posible
Desde que el Reglamento Europeo de Protección de Datos o RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) entrarán en vigor en España en mayo de 2018, han surgido innumerables empresas que nos prometen adaptarnos a la normativa de protección de datos, desde asesorías y consultorías jurídicas, pasando por servicios de prevención de riesgos laborales que incluyen también la protección de datos, hasta empresas especializadas en la materia.
Con tanta oferta en el mercado, puede resultar difícil escoger y contratar la empresa de protección de datos más adecuada para nuestro negocio. Pero necesitamos cumplir la normativa y, salvo que en nuestra empresa tengamos un especialista en protección de datos (o lo seamos nosotros mismos), tendremos que recurrir a contratar protección de datos como un servicio más, ya que, como decíamos, exige tener conocimientos jurídicos y técnicos específicos para garantizar el cumplimiento de la ley.
A continuación os dejamos 11 consejos a seguir para contratar una empresa de protección de datos con todas las garantías.
Experiencia demostrada en el sector
Uno de los factores más importantes a la hora de seleccionar y contratar una empresa de protección de datos es comprobar que tenga experiencia en el sector; cuantos más años lleve dedicada a la protección de datos, mejor.
Puede que estéis pensando que la normativa de protección de datos actual tiene aún una vida corta (en vigor desde 2018) y que las empresas dedicadas a este servicio no pueden tener muchos años de experiencia, pero lo cierto es que sí; antes de la actual LOPDGDD existía la LOPD, por lo que la protección de datos no es realmente nada nuevo y hay empresas que vienen ofreciendo de asesoramiento en protección de datos desde hace varios años.
La experiencia de la empresa es importante, pero también lo es la de su equipo de profesionales, que deben estar especializados en protección de datos y contar con los conocimientos jurídicos y técnicos para poder realizar su labor de manera adecuada y de acuerdo a los requisitos exigidos por la ley.
Servicio adaptado a las necesidades de tu empresa
En esa línea, cualquier servicio de protección de datos debe estar adaptado las necesidades específicas de tu empresa o negocio en cuanto a cumplimiento, puesto que dependiendo de tu actividad y los datos personales que manejes en ella, necesitarás cumplir o no una serie de obligaciones, de manera que un servicio genérico, que no entra detalles sobre tu negocio o empresa, que no indaga sobre qué datos tratas, si tienes empleados o no o con qué tipo de clientes sueles tratar, no es un buen servicio de protección de datos.
Por ejemplo, hay actividades que por las categorías de datos personales que tratan o por el volumen que manejan, deben contratar un DPO (delegado de protección de datos) o realizar una evaluación de impacto de los tratamientos que van a realizar, pero no todas las empresas o negocios necesitan cubrir estos elementos.
Así, si te intentan «vender» servicios que no necesitas o no te advierten sobre la posibilidad de necesitarlos, desconfía.
También es importante que ofrezcan servicios personalizados y diferenciados para empresas y autónomos, pues las necesidades y requisitos de la LOPDGDD para autónomos y empresas no son siempre iguales.
Asesoramiento y trato personalizado
Busca siempre una empresa de protección de datos que ofrezca un auténtico trato personalizado, es decir, con la que puedas contactar fácilmente si tienes dudas, surgen problemas o se van a realizar cambios sustanciales en tu empresa, que puedan afectar a la protección de datos.
Un buen indicador de esto es si cuentan con varias vías de contacto directo personal y tiempos de respuesta los más rápidos posibles, puesto que habrá situaciones en las que puede necesitar de asesoría o asistencia en un breve período de tiempo, como puede ser ante una brecha de seguridad.
Asesoría y soporte continuo
Cumplir con la normativa de protección de datos no consiste en rellenar unos documentos, crear un registro de actividades de tratamiento, recibir un documento con las medidas de seguridad que se recomienda implantar, crear un modelo para recabar el consentimiento expreso o suministrar «cuatro» modelos de textos legales. No, se trata de una actividad continua, que puede variar a lo largo de la vida de la empresa y de los cambios normativos.
Por ello, la empresa de protección de datos que vayas a contratar debe ofrecerte ayuda, soporte y asesoramiento continuo, documentación realmente adaptada y personalizada para tu empresa o negocio, acompañarte en la adaptación a la normativa de cualquier nuevo proceso o procedimiento, producto o proyecto que vayas a llevar a cabo y que pueda suponer el tratamiento de datos personales.
Recuerda que uno de los principios de la protección de datos según el RGPD es la proactividad y la protección desde el diseño y por defecto, lo que quiere decir que ante cualquier cambio o novedad en tu actividad, necesitas que tu servicio de protección de datos lo valore y evalúe y te ayuda a adaptarlo a la normativa.
Dominio de las nuevas tecnologías
Las nuevas tecnologías afectan en gran medida a la protección de datos y lo van a seguir haciendo según se desarrollan y evolucionan. Muchas empresas recurren a ellas para mejorar su negocio, desarrollar nuevos proyectos u ofrecer ciertos servicios. Una empresa de protección de datos debe estar al día y saber cómo funcionan e impactan estas nuevas tecnologías en la protección de datos, para poder cumplir con la ley de manera adecuada.
Pero no solo eso, sino también conocer los posibles cambios o novedades normativas que puedan afectar al uso de dichas tecnologías en lo relativo a la protección datos, puesto que en muchas ocasiones, las leyes van detrás de los avances tecnológicos y donde ahora hay un vacío legal, en un futuro no muy lejano puede haber una regulación que es necesario conocer y aplicar.
Al día de la actualidad normativa, sus cambios y modificaciones
En línea con el punto anterior, una buena empresa de protección de datos y sus profesionales deben estar continuamente actualizados y al tanto de cualquier cambio o modificación que pueda hacerse sobre la normativa vigente o la publicación de nuevas leyes o reglamentos relativos a la protección de datos personales.
Además, también deben ser capaces de «adelantarse», es decir, seguir anteproyectos, proyectos de ley y reglamentos, nacionales, europeo e internacionales, para poder ayudar a sus clientes adaptarse a ellos de forma rápida y sencilla, una vez sean aprobados.