[{"@context":"http:\/\/schema.org\/","@type":"BlogPosting","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2023\/11\/30\/gestionar-canal-de-denuncias\/#BlogPosting","mainEntityOfPage":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2023\/11\/30\/gestionar-canal-de-denuncias\/","headline":"\u00bfC\u00f3mo gestionar el canal de denuncias y qui\u00e9n debe hacerlo?","name":"\u00bfC\u00f3mo gestionar el canal de denuncias y qui\u00e9n debe hacerlo?","description":"\u00bfC\u00f3mo gestionar el canal de denuncias? \u00bfQui\u00e9n debe gestionar el canal de denuncias? \u00bfC\u00f3mo se gestionan las denuncias recibidas en el canal? \u2705","datePublished":"2023-11-30","dateModified":"2023-11-30","author":{"@type":"Person","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/author\/helena\/#Person","name":"Helena","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/author\/helena\/","image":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/b023e7afa5522ddec000b8b3b8bf4f7c?s=96&d=blank&r=g","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/b023e7afa5522ddec000b8b3b8bf4f7c?s=96&d=blank&r=g","height":96,"width":96}},"publisher":{"@type":"Organization","name":"AyudaLeyProteccionDatos","logo":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","width":600,"height":60}},"image":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/gestionar-canal-denuncias.jpg","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/gestionar-canal-denuncias.jpg","height":800,"width":1400},"url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2023\/11\/30\/gestionar-canal-de-denuncias\/","about":["EMPRESAS"],"wordCount":1536,"articleBody":"              if (typeof BingeIframeRan === \"undefined\") {                window.addEventListener(\"message\", receiveMessage, false);                function receiveMessage(event) {                  try {                    var parsed = JSON.parse(event.data)                    if (parsed.context === \"iframe.resize\") {                      var iframes = document.getElementsByClassName(\"binge-iframe\");                      for (let i = 0; i < iframes.length; ++i) {                        if (iframes[i].src == parsed.src || iframes[i].contentWindow === event.source) {                          iframes[i].height = parsed.height; }                         iframes[i].style.opacity = 1;                     }                    }                  } catch (error) {                  }                }                var BingeIframeRan = true;              }              \u00bfQui\u00e9n debe gestionar el canal de denuncias interno en empresas y otras organizaciones? \u00bfQu\u00e9 requisitos hacen falta para gestionar el canal de denuncias? \u00bfQu\u00e9 funciones tiene el gestor del canal de denuncias? \u00bfC\u00f3mo se gestiona el canal de denuncias? En este art\u00edculo responderemos a estas dudas relativas a la gesti\u00f3n del sistema interno de informaci\u00f3n.\u00bfQui\u00e9n debe gestionar el canal de denuncias?Requisitos para gestionar el canal de denunciasFunciones del encargado de gestionar el canal de denunciasC\u00f3mo gestionar el canal de denuncias\u00bfQui\u00e9n debe gestionar el canal de denuncias?De acuerdo a la ley del canal de denuncias (Ley 2\/2023), el encargado de gestionar el canal de denuncias es el Responsable del Sistema interno de informaci\u00f3n (o Responsable del canal de denuncias). Este Responsable puede ser tanto una persona f\u00edsica como un equipo u \u00f3rgano colegiado (aunque de cara a la Agencia Independiente de Protecci\u00f3n del Informante solo figurar\u00e1 un \u00fanico Responsable).Este Responsable del canal de denuncias se debe designar dentro de la propia empresa u organizaci\u00f3n, por lo que en el caso de tener contratado el canal de denuncias con un proveedor externo, este no puede ser designado como Responsable del canal, sino que asistir\u00e1 y asesorar\u00e1 a este en aquellas funciones del canal que lo requieran, pudiendo, tal y como permite la ley, recepcionar, valorar y clasificar las denuncias, siempre manteniendo informado al Responsable del canal.Requisitos para gestionar el canal de denunciasLo cierto es que la Ley 2\/2023 no contempla o espec\u00edfica ning\u00fan tipo de conocimiento o capacidades para ser nombrado Responsable del canal, m\u00e1s all\u00e1 de ser completamente independiente de otros \u00f3rganos directivos, ser aut\u00f3nomo y contar con los recursos humanos y materiales necesarios para poder desempe\u00f1ar de manera efectiva sus funciones.Ahora bien, dada las responsabilidades y funciones que como gestor del canal de denuncias tiene el Responsable, es muy recomendable que la persona o personas elegidas para desempe\u00f1ar este cargo tengan:Conocimientos suficientes sobre la normativa del canal de denuncias y se mantengan actualizados sobre la misma.Conocimientos jur\u00eddicos suficientes.Capacidad de an\u00e1lisis y de toma de decisiones.Capacidad para comunicarse claramente y saber guardar la debida confidencialidad y deber de secreto respecto a las denuncias.Funciones del encargado de gestionar el canal de denunciasEl Responsable, como encargado de gestionar el canal de denuncias, tiene las siguientes funciones:Aprobar el procedimiento del canal de denuncias (idealmente, tambi\u00e9n formar\u00e1 parte o, al menos, supervisar\u00e1 su elaboraci\u00f3n).Recibir y valorar las denuncias.Clasificar las denuncias, lo que significa que debe decidir si las denuncias se archivan al no haber indicios de irregularidades, o si las denuncias deben tramitarse y dar paso a un proceso de investigaci\u00f3n interna, abriendo para ello el correspondiente expediente de investigaci\u00f3n.Hacer un seguimiento del proceso de investigaci\u00f3n de las denuncias.Comunicarse con denunciantes y denunciados e informarles sobre la evoluci\u00f3n del proceso, dentro de los plazos dados por la Ley.Asegurarse de que las denuncias y sus resoluciones quedan registradas en el libro-registro, as\u00ed como archivadas.Comunicar la resoluci\u00f3n de las investigaciones a las partes y departamentos correspondientes.Cabe se\u00f1alar que el proceso de investigaci\u00f3n interna no lo realiza el Responsable del canal o la persona de su equipo asignada al caso, sino una comisi\u00f3n o equipo de investigaci\u00f3n interno creado a tal fin, de manera que mantenga la debida independencia y objetividad sobre el caso.C\u00f3mo gestionar el canal de denunciasGestionar el canal de denuncias depender\u00e1, en gran medida, de c\u00f3mo organice el Responsable del canal su funcionamiento y de los recursos y herramientas de que disponga para ello.Si la empresa u organizaci\u00f3n ha optado por contratar el canal de denuncias con un proveedor externo, est\u00e9 le habr\u00e1 facilitado la instalaci\u00f3n de un software para el canal de denuncias, que permitir\u00e1 al Responsable llevar una gesti\u00f3n m\u00e1s ordenada y sencilla del canal, puesto que este tipo de programas, entre otras cosas, permiten habilitar las v\u00edas de comunicaci\u00f3n, registrar la entrada de denuncias, asignar roles y responsables para cada caso, llevar un seguimiento de la denuncia y el proceso resultante y cumplir con los plazos dados por la Ley. Todo ello siempre aplicando las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad y, en su caso, el anonimato del denunciante.As\u00ed mismo, hay proveedores (especialmente consultor\u00edas o asesor\u00edas) que no solo se limitan a facilitar un software, tambi\u00e9n ofrecen un servicio de gesti\u00f3n del canal, de manera que la valoraci\u00f3n y la clasificaci\u00f3n de las denuncias las realizan ellos, adem\u00e1s, tambi\u00e9n pueden ofrecer asesoramiento jur\u00eddico durante el proceso de investigaci\u00f3n interna o, en algunos casos, incluso llevar a cabo ellos la investigaci\u00f3n. Siempre, c\u00f3mo dijimos m\u00e1s arriba, manteniendo informado al Responsable del canal de todo el proceso.En cualquier caso, la principal tarea en la gesti\u00f3n del canal de denuncias es la gesti\u00f3n de las denuncias, que se realiza en los siguientes pasos:Recepci\u00f3n de la denuncia: El primer paso es la recepci\u00f3n de la denuncia; para asegurar tanto una gesti\u00f3n eficaz como de acuerdo a la Ley, las v\u00edas de comunicaci\u00f3n habilitadas para el env\u00edo de las denuncias deber\u00e1n estar integradas debidamente en el sistema del canal de denuncias, de manera que todas queden registradas. Una vez recibida la denuncia, se debe notificar al denunciante de ello en un plazo no superior a 7 d\u00edas. Esta comunicaci\u00f3n puede hacerse enviando la notificaci\u00f3n al medio indicado por el denunciante, en caso de que se hubiera identificado, o habilitar un sistema de asignaci\u00f3n de localizadores o contrase\u00f1as \u00fanicas, que permite al denunciante, identificado o an\u00f3nimo, acceder al estado de su denuncia en la p\u00e1gina del canal. Lo que s\u00ed es fundamental es que cualquier comunicaci\u00f3n con el denunciante debe ser confidencial.Valoraci\u00f3n y clasificaci\u00f3n de la denuncia: El siguiente paso es valorar la denuncia, es decir, determinar si la informaci\u00f3n dada por el denunciante tiene indicios de constituir una irregularidad, infracci\u00f3n o delito o, por el contrario, no lo hace o no aporta suficiente informaci\u00f3n. Dependiendo del resultado de esta valoraci\u00f3n, la denuncia se clasificar\u00e1 para que sea archivada o tramitada. O, en caso de constituir indicios de un delito penal, se informar\u00e1 al Ministerio Fiscal.Archivo o investigaci\u00f3n de la denuncia: En este punto, para las denuncias a las que les falte informaci\u00f3n, se podr\u00e1 solicitar m\u00e1s al denunciante. Si definitivamente se determina que no hay indicios de acciones o conductas irregulares, la denuncia quedar\u00e1 archivada. En caso contrario, se proceder\u00e1 a abrir un expediente de investigaci\u00f3n y comenzar\u00e1 una investigaci\u00f3n interna, que deber\u00e1 llevar a cabo, c\u00f3mo dijimos m\u00e1s arriba, un equipo de investigaci\u00f3n, que mantendr\u00e1 informado al Responsable del canal y, en su caso, al responsable del caso, de todo el proceso. Es fundamental que la investigaci\u00f3n interna se realice con la diligencia debida y de manera exhaustiva, aplicando el principio de imparcialidad, escuchando a todas las partes involucradas en la denuncia y llevando a cabo las actuaciones que sean necesarias para esclarecer los hechos.Resoluci\u00f3n de la denuncia: Finalmente, el \u00faltimo paso, tras el cierre del proceso de investigaci\u00f3n, es emitir la resoluci\u00f3n de la denuncia. Esta resoluci\u00f3n se basar\u00e1 en las conclusiones alcanzadas en la investigaci\u00f3n y se plasmar\u00e1 en un informe para la direcci\u00f3n de la empresa u organizaci\u00f3n, en el que se incluir\u00e1:El resumen de las actuaciones realizadas.Las conclusiones de la investigaci\u00f3n.Recomendaciones para las acciones que se deben tomar (sanciones, acciones correctivas, etc.).Cabe se\u00f1alar que el Responsable del canal deber\u00e1 mantener informado al denunciante y, en su caso, al denunciado, del seguimiento del proceso (no continuamente, pero s\u00ed de cada fase importante). As\u00ed mismo, es importante documentar rigurosamente todo el proceso de investigaci\u00f3n interna y las acciones que se aplicar\u00e1n tras sus conclusiones, de manera que si el caso se divulga (recordemos que los denunciantes pueden acudir a canales p\u00fablicos para informar sobre irregularidades), la empresa u organizaci\u00f3n est\u00e9 mejor preparada para evitar o minimizar posibles responsabilidades y da\u00f1os a su reputaci\u00f3n.Si la investigaci\u00f3n se llev\u00f3 a cabo adecuadamente y la resoluci\u00f3n fue satisfactoria para el denunciante, es muy posible que el problema quede solucionado a nivel interno de la empresa."},{"@context":"http:\/\/schema.org\/","@type":"BreadcrumbList","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"item":{"@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/#breadcrumbitem","name":"Ayuda Ley Protecci\u00f3n Datos"}},{"@type":"ListItem","position":2,"item":{"@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2023\/11\/30\/gestionar-canal-de-denuncias\/#breadcrumbitem","name":"\u00bfC\u00f3mo gestionar el canal de denuncias y qui\u00e9n debe hacerlo?"}}]}]