Con la entrada en vigor del RGPD, hace casi año y medio, se pretende garantizar un tratamiento más responsable de los datos personales por parte de las empresas.

Resultan afectados por esta normativa todas las empresas, autónomos y entidades públicas que se encuentren dentro de la Unión Europea.

Por otro lado, las empresas deben incorporar la tecnología y los procesos digitales en su funcionamiento diario si no quieren desaparecer.

Nuestros clientes se encuentran en Internet y usan las nuevas tecnologías por lo que la transformación digital no es una opción.

En este post te cuento en qué consiste la transformación digital y cómo afecta la normativa de Protección de datos a los procesos de transformación digital realizados en las empresas.

¿En qué consiste la Transformación digital?

Podemos definir la transformación digital como el proceso a través del cual se produce una reorganización de los sistemas de trabajo en las empresas. Se introducen nuevas tecnologías y se digitalizan los procesos para conseguir mayores beneficios.

Esto es una necesidad para las empresas aunque el proceso para realizarla no es sencillo. Normalmente este tema se asocia con la tecnología pero incluye mucho más que eso. A través de la transformación digital se pretende implantar novedades digitales en la búsqueda y aprovechamiento de oportunidades no tenidas en cuenta antes.

Las nuevas oportunidades para la empresa se obtienen mediante:

  • Automatización de procesos
  • Reducción de costes
  • Mejora de la comunicación
  • Ampliación de fronteras
  • Incremento de la eficiencia

Con la globalización y el continuo aumento de las tecnologías las empresas deben ponerse al día si no quieren quedarse atrás. Para ello no es suficiente con crear perfiles en redes sociales o tener un blog actualizado.

La mayoría de las pymes españolas no acaban de dar el salto a las nuevas tecnologías, bien sea por la desconfianza hacia las novedades o por falta de presupuesto. También existe una falta de personal cualificado en las empresas.

Requisitos para realizar la transformación digital

La transformación digital debe realizarse teniendo en cuenta las características de cada empresa y afecta a todos los departamentos, incluso a la dirección.

El proceso debe ser progresivo para que todos los empleados asimilen los cambios. Nuestras empresas pierden competitividad en este ámbito sobre todo en la relación con los clientes debido a que, como usuarios, damos por hecho que nuestras dudas o nuestras necesidades podrán resolverse de forma digital.

Por eso, si eres responsable de una empresa, debes preguntarte si está preparada para llegar a los clientes usando medios digitales. Si la respuesta es no, debes actuar rápidamente.

Para ello te indico los requisitos a tener en cuenta a la hora de iniciar el proceso de transformación digital.

1. Formar a los empleados digitalmente

Los empleados deben poner de su parte y participar activamente para que el proceso tenga éxito. Y, para conseguir esa implicación, es necesario que estos estén formados adecuadamente.

Es fundamental dar a conocer a los empleados en qué consisten los cambios, los beneficios que con ello tendrán en su carrera profesional y cómo les va a afectar en su vida personal. Es decir, deberán conocer lo que se va a hacer, cuándo, cómo y la forma en que eso va a afectarles.

2. Conocer las herramientas digitales

El principal problema es que muchas empresas no entienden en qué consiste la transformación digital. Piensan que es suficiente con estar en redes sociales y tener una página web. Pero tienen que implantar otros procesos importantes en la empresa si quieren lograr ese avance tecnológico.

Es fundamental disponer de un Plan de Social Media Marketing así como tener un ERP (Planificación de Recursos Empresariales) en la nube. También existen muchas otras herramientas creadas específicamente para ser usadas por las empresas en ese proceso de transformación digital.

Normalmente las empresas se resisten a usar software ajeno sin darse cuenta de que eso les supone mayores costes y puede dejarles desactualizadas y fuera de juego.

Es recomendable por ello contratar servicios externos que nos ayuden a conseguir los objetivos marcados por la empresa.

3. Reconocimiento de marca

Si nos convertimos en una marca reconocida y avalada por una buena reputación digital se nos abrirán las puertas de nuevas oportunidades de negocio.

Llegar a ser una marca reconocida conlleva un duro trabajo pero, si lo conseguimos, incrementaremos nuestras ventas. Para ello es esencial planificarnos y estar presentes donde se encuentren nuestros clientes.

4. Innovación

La empresa debe dedicar recursos y esfuerzos a innovar en I+D+I para diferenciar su marca de las demás.

Piensa que cualquier novedad o invento que conlleve un incremento de los beneficios o una disminución de costes puede hacer que tu empresa destaque.

5. Uso del Big Data

Para la transformación digital de una empresa es fundamental el Big Data. Si organizas y analizas las bases de datos que tiene la empresa puedes conocer tu público objetivo y enfocarte hacia él.

A través del uso del Big Data puedes conocer cuál ha sido el servicio o producto más demandado en la empresa o las principales dudas que tienen tus clientes. Y con ello podrás avanzar en la consecución de los objetivos de la empresa.

6. Compromiso de la dirección

En la transformación digital de la empresa, el primer departamento que debe digitalizarse es la dirección. Como responsable de la empresa debes dar ejemplo al resto.

Los directivos deben impulsar la cultura del cambio y dar a conocer a sus empleados los beneficios de esos cambios.

Características del RGPD

En un mundo globalizado y con gran incremento de la tecnología y la transferencia de datos personales debe establecerse una regulación más coherente y sólida sobre Protección de datos.

Así surge el RGPD que, además de fortalecer las normas existentes, introduce una serie de novedades.

Dentro de los requisitos establecidos por esta norma europea podemos destacar:

  • Exigencia de un consentimiento más riguroso por parte de los interesados para poder tratar sus datos personales.
  • Establecimiento de nuevos derechos para los interesados, como el derecho al olvido, limitación del tratamiento o portabilidad de los datos.
  • Necesidad de crear sistemas de cifrado más fuertes, voluntarios u obligatorios.
  • Creación de la figura del Delegado de Protección de datos como supervisor del cumplimiento por parte de la empresa de la normativa de Protección de datos.
  • Obligación de notificar las brechas de seguridad a la autoridad competente de Protección de datos y a los afectados.
  • Incremento de las sanciones con multas que pueden alcanzar los 20 millones de euros.
  • Regulación del principio de responsabilidad proactiva del responsable del tratamiento para garantizar la seguridad de ese tratamiento.

Esta norma exige que las empresas realicen importantes cambios. Muchas de esas empresas considerarán la aplicación de estas medidas como un reto y para otras esa adaptación será una oportunidad.

Relación entre transformación digital y RGPD

A simple vista, el RGPD y la transformación digital no tienen nada que ver, salvo que son temas de actualidad. Pero si profundizamos un poco más en ambos conceptos podemos ver una serie de principios generales comunes para que ambos puedan implementarse con éxito.

La transformación digital puede definirse como el proceso de cambio realizado por una empresa a través de la utilización de las últimas tecnologías digitales con el fin de obtener unos beneficios competitivos en el mercado. Este cambio se realiza principalmente mediante la automatización de procesos realizados manualmente.

En esta transformación se utilizan tecnologías como la Inteligencia artificial o el Internet de las cosas, cada vez más en auge.

Para cumplir con el RGPD las empresas necesitarán realizar cambios en sus procesos y estructuras de tratamiento de datos.

Efectos del RGPD en la transformación digital

Los efectos del RGPD en los procesos de digitalización de las empresas serán muy positivos, aunque muchas lo vean como un obstáculo.

Las empresas gestionan al día una gran cantidad de información por lo que deben ser conscientes de la importancia que tiene la adecuada protección de esos datos que manejan. También tienen la responsabilidad de formar a sus empleados en temas de seguridad.

Estas empresas deberán incrementar la inversión para renovar sus equipos por la necesidad de dar mayor privacidad y seguridad a sus procesos. Con ello, además de adaptarse al RGPD, conseguirán un aumento de la digitalización que dará lugar a un incremento de la productividad en la empresa.

Entre los principales beneficios que la transformación digital producirá a las empresas destacamos:

  • Aumento de la velocidad de desarrollo y gestión a través de la migración a plataformas cloud
  • Uso de herramientas predictivas e inteligentes para analizar y tratar los datos
  • Implantación de soluciones que permitan controlar aquellos documentos que contengan información sensible
  • Optimización de las bases de datos mediante la recopilación solo de los datos necesarios
  • Formación de los usuarios en materia de ciberseguridad para evitar que sean víctimas de ataques informáticos

También se producirá un aumento de las transacciones por medios digitales y del comercio electrónico al incrementarse la confianza de los consumidores. Estos estarán seguros de que la empresa adopta las medidas necesarias para proteger sus datos y los del resto de clientes.

En resumen, podemos decir que la nueva normativa de Protección de datos supone un impulso para la transformación digital de las empresas.

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Las siguientes reglas del RGPD deben leerse y aceptarse:
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