Una gran parte de la información que manejan las empresas u organismos públicos se encuentra en papel y estas entidades están obligadas a cumplir la normativa de Protección de datos. Por eso la destrucción de la documentación es un tema fundamental para las organizaciones.
Un parte importante de las empresas no disponen de medidas de seguridad suficientes para asegurar la inviolabilidad de la información que contienen esos documentos. Tampoco tienen almacenes suficientemente grandes para guardar esa documentación ni cuentan con medios o tiempo suficientes para efectuar una destrucción segura y certificada de esa documentación.
Aquí te explicaré por qué es importante que la empresa realice periódicamente una destrucción de los documentos, cómo puede destruirlos y los beneficios de hacerlo correctamente.
Motivos para realizar una correcta destrucción de documentos
Los principales motivos por los que, tanto organismos públicos como empresas o particulares, deben destruir los documentos que contienen información personal son:
- Cumplimiento de la ley: el RGPD exige que todas aquellas entidades o empresas que manejen datos personales deben demostrar que esos datos los han conseguido de forma legítima. Si esto no lo pueden demostrar, deben destruir esa información personal de la cual no conozcan de dónde procede o si está obsoleta. Por otro lado, tanto el RGPD como la LOPDGDD, exigen que el responsable del tratamiento debe destruir o devolver a los titulares cualquier documento o soporte que contenga datos personales una vez que se haya cumplido la prestación objeto del contrato entre la empresa y el cliente.
- Seguridad: Entre esos documentos la empresa puede tener alguno en el que aparezca información confidencial o sensible a la que no sea conveniente que terceros puedan acceder. Por eso tiene que aplicar las medidas de seguridad adecuadas para evitar esos accesos.
- Motivos económicos: almacenar una gran cantidad de documentos en papel puede conllevar un importante gasto, tanto en espacio como en gestión. Y eso producirá unos efectos directos e indirectos sobre la empresa.
- Preservar el medio ambiente: cada vez existe una mayor digitalización de los procesos en las empresas y, por tanto, una reducción del papel. Se digitalizan los contratos, las facturas u otra documentación interna para eliminar el formato papel y así cuidar el medio ambiente.
Riesgos de incumplimiento de la normativa de Protección de datos
Toda empresa o negocio genera una gran cantidad de documentación en el desarrollo de su actividad diaria. Y muchos de esos documentos contienen datos personales de cliente, empleados, proveedores, etc. Esa información personal debe estar protegida de accesos no autorizados ya que eso supondrá un incumplimiento de la normativa de Protección de datos.
El RGPD aumenta las sanciones por incumplimiento hasta los 20 millones de euros o el 4% del la facturación total anual de la empresa. Por eso, incumplir esta normativa puede suponer un duro revés para la empresa en caso de ser multada.
Por otro lado, las empresas que no cumplan con las medidas de seguridad adecuadas para proteger esa información personal que manejan, se enfrentan también a riesgos penales. Pueden incurrir en un delito de revelación de secretos.
Finalmente, en caso de que se produzca un robo o acceso no autorizado a la información personal, se originaria un riesgo para la reputación de la empresa que tendría importantes consecuencias para su imagen pública.
¿Qué dice el RGPD sobre la destrucción documental?
Como indicaba anteriormente, el RGPD, para garantizar la protección de los datos personales, exige al responsable del tratamiento que adopte las medidas de seguridad necesarias y que destruya esos datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron.
¿Qué documentos deben destruirse?
Un ejemplo de todos los documentos que la empresa debe destruir es:
- Curriculums,
- Facturas,
- listas de clientes,
- presupuestos,
- registros de la Seguridad Social,
- Informes médicos,
- planes de márketing,
- nóminas,
- correos electrónicos,
- inventarios,
- solicitudes de empleo,
- declaraciones de impuestos,
- información de créditos,
- contratos,
- informes de recursos humanos, etc.
Medios de destrucción de documentos
Al exigir la normativa de Protección de datos que esa destrucción documental sea segura, no sirve con romper en varios trozos el papel. Tampoco tachar la información considerada importante, ya que hoy en día existen medios que permiten la reconstrucción de esos documentos.
Para cumplir las garantías exigidas por el RGPD, lo ideal es acudir a empresas especializadas en la destrucción de documentos que cumplen esta norma y aseguran ese cumplimiento.
En este caso estamos ante una externalización del servicio pero es el sistema más seguro y eficaz para garantizar una correcta destrucción de esa documentación.
Existen también otros medios para destruir la documentación, como quemar esos documentos o destruirlos en una trituradora de papel.
Veamos cada uno de ellos.
Empresas de destrucción de documentos
Existen varias empresas especializadas en la destrucción de documentos que entre sus servicios ofrecen, además de esa destrucción, un certificado que garantiza la calidad de su servicio.
Una vez que contratamos su servicio, esta empresa facilita a su cliente un contenedor de seguridad donde debe colocar todos aquellos documentos que vayan a ser destruidos. Este contenedor será distinto según el volumen de los documentos a destruir.
Estas empresas especializadas son beneficiosas tanto para empresa como para particulares. Sin embargo, los beneficios son mayores en caso de empresas ya que estas deben hacer limpieza cada cierto tiempo de la documentación que tienen en su poder y que ya no les sirve o no puede reclamarse legalmente.
La empresa recoge esos contenedores cuando están llenos para llevarlos al lugar donde se realizará su destrucción.
Ventajas para la empresa
Las ventajas que puede conllevar para nuestro negocio la contratación de estas empresas especializadas en destrucción de documentos son:
- Asegurar el cumplimiento legal
- Transferencia de riesgos: en caso de que se produzca un fallo en el proceso, la responsable es esta empresa subcontratada.
- Ahorro de tiempo: estas empresas colaboran muchas veces con el cliente a la hora de depositar los documentos y archivos en el contenedor. Así, el cliente no tendrá que preocuparse de eso y solo se dedicará a su actividad profesional, lo que le reportará mayores ingresos.
- Es un medio limpio, rápido y eficaz.
El principal inconveniente es que debemos pagar por esos servicios. Pero el IVA de ese importe podremos deducirlo al declarar los impuestos.
Certificado de seguridad
Esa empresa especializada en destrucción de documentos debe garantizar la seguridad del proceso a través de un certificado. Este certificado asegurará la confidencialidad de la información a lo largo de todo el procedimiento.
En caso de producirse alguna vulneración de los datos personales contenidos en esos documentos, la principal responsable será la empresa subcontratada.
Norma UNE-EN 15713-2010
Esta norma se refiere a que la empresa encargada de la destrucción de los documentos debe cumplir una serie de requisitos legales:
- Certificado de destrucción
- Contrato de prestación de servicio
- Establecimiento adecuado y propio
- Vehículos geolocalizados y especializados
- Empleados suficientemente cualificados
- Seguridad en la recogida y transporte
- Confidencialidad y seguridad en el almacenamiento y destrucción
Clasificación de la información
Existe una clasificación según la clase de material que se va a destruir:
- A: Papel (documentos, dibujos, planos,etc.)
- B: Tarjetas (SIM, bancarias, etc.)
- C: Cintas de sonido y vídeo (disquettes, películas, etc.)
- D: Ordenadores (programas, discos duros, componentes, etc.)
- E: Identificadores (DVD o CD)
- F: Artículos falsificados (tarjetas de crédito, planchas de impresión, etc.)
- G: Ropa de marca o uniformes
- H: Radiografías y diapositivas
Trituradoras de papel
En nuestra empresa también podemos optar por la compra de una trituradora de papel. Con ella podremos destruir todos los documentos que estén obsoletos o aquellos que queramos eliminar de forma legal por otros motivos.
Una vez destruido ese papel podremos arrojarlo a un contenedor normal de papel.
Sin embargo, no todas las trituradoras son válidas para todas las empresas. Tenemos que tener en cuenta el tipo de información almacenada en la empresa y los soportes donde se almacena para elegir la trituradora que mejor se adapte a nuestras necesidades. Además, debemos considerar cómo destruye ese papel la trituradora según el tipo de información personal que manejamos. Si los datos que tenemos en la empresa son básicos, nos sirve que esa trituradora haga tiras del papel. Pero si los datos personales que manejamos son sensibles, la destrucción del papel debe ser en tamaños tan pequeños que impidan su reconstrucción.
Las ventajas que tienen las trituradoras de papel es que tendremos en la propia empresa un sistema propio para destruir nuestros archivos y documentos.
Como inconvenientes podemos destacar:
- Se trata de un sistema ruidoso
- Pérdida de tiempo dedicado a la destrucción de esos documentos
- Muchas veces se produce un calentamiento de estos aparatos y se estropean
Quemar el papel
Como tercer método para destruir los documentos está su calcinado. La quema puede hacerse en un horno de leña o en una caldera.
La ventaja de este sistema de destrucción es que puedes hacerlo tú mismo. Pero existen inconvenientes ya que si se provoca un incendio, puedes ser castigado por un delito penal. También se necesita un tiempo para hacerlo, un lugar específico y con ello no se garantiza que se destruya toda la información.
Para concluir, por tanto, podemos indicar que la opción más cómoda y eficaz para destruir la información confidencial de nuestra empresa es contratar una empresa especializada. De esa forma evitamos perder tiempo en realizar esa tarea y eludimos nuestra responsabilidad en caso de que se produzca un fallo en ese proceso.
Espero que con esto tengas claro cómo destruir la información confidencial de tu empresa para cumplir la normativa de Protección de datos. Y si tienes cualquier duda estaré encantada de ayudarte.