[{"@context":"http:\/\/schema.org\/","@type":"BlogPosting","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2019\/05\/20\/destruccion-documentos-proteccion-datos\/#BlogPosting","mainEntityOfPage":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2019\/05\/20\/destruccion-documentos-proteccion-datos\/","headline":"Destrucci\u00f3n de documentos y Protecci\u00f3n de datos","name":"Destrucci\u00f3n de documentos y Protecci\u00f3n de datos","description":"\u00bfSabes c\u00f3mo debes destruir la informaci\u00f3n confidencial de tu empresa para cumplir la normativa de Protecci\u00f3n de datos? \u00a1Desc\u00fabrelo aqu\u00ed!","datePublished":"2019-05-20","dateModified":"2021-06-09","author":{"@type":"Person","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/author\/agonzar34\/#Person","name":"Ana Gonz\u00e1lez","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/author\/agonzar34\/","image":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/9d20ce04c893956aaa747aa424b64675?s=96&d=blank&r=g","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/9d20ce04c893956aaa747aa424b64675?s=96&d=blank&r=g","height":96,"width":96}},"publisher":{"@type":"Organization","name":"AyudaLeyProteccionDatos","logo":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","width":600,"height":60}},"image":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","width":100,"height":100},"url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2019\/05\/20\/destruccion-documentos-proteccion-datos\/","about":["LOPDGDD &amp; RGPD"],"wordCount":1918,"articleBody":"              if (typeof BingeIframeRan === \"undefined\") {                window.addEventListener(\"message\", receiveMessage, false);                function receiveMessage(event) {                  try {                    var parsed = JSON.parse(event.data)                    if (parsed.context === \"iframe.resize\") {                      var iframes = document.getElementsByClassName(\"binge-iframe\");                      for (let i = 0; i < iframes.length; ++i) {                        if (iframes[i].src == parsed.src || iframes[i].contentWindow === event.source) {                          iframes[i].height = parsed.height; }                         iframes[i].style.opacity = 1;                     }                    }                  } catch (error) {                  }                }                var BingeIframeRan = true;              }              Una gran parte de la informaci\u00f3n que manejan las empresas u organismos p\u00fablicos se encuentra en papel y estas entidades est\u00e1n obligadas a cumplir la normativa de Protecci\u00f3n de datos. Por eso la destrucci\u00f3n de la documentaci\u00f3n es un tema fundamental para las organizaciones.Un parte importante de las empresas no disponen de medidas de seguridad suficientes para asegurar la inviolabilidad de la informaci\u00f3n que contienen esos documentos. Tampoco tienen almacenes suficientemente grandes para guardar esa documentaci\u00f3n ni cuentan con medios o tiempo suficientes para efectuar una destrucci\u00f3n segura y certificada de esa documentaci\u00f3n.Aqu\u00ed te explicar\u00e9 por qu\u00e9 es importante que la empresa realice peri\u00f3dicamente una destrucci\u00f3n de los documentos, c\u00f3mo puede destruirlos y los beneficios de hacerlo correctamente.Motivos para realizar una correcta destrucci\u00f3n de documentosRiesgos de incumplimiento de la normativa de Protecci\u00f3n de datos\u00bfQu\u00e9 dice el RGPD sobre la destrucci\u00f3n documental?\u00bfQu\u00e9 documentos deben destruirse?Medios de destrucci\u00f3n de documentosEmpresas de destrucci\u00f3n de documentosVentajas para la empresaCertificado de seguridadNorma\u00a0UNE-EN 15713-2010Clasificaci\u00f3n de la informaci\u00f3nTrituradoras de papelQuemar el papelMotivos para realizar una correcta destrucci\u00f3n de documentosLos principales motivos por los que, tanto organismos p\u00fablicos como empresas o particulares, deben destruir los documentos que contienen informaci\u00f3n personal son:Cumplimiento de la ley: el RGPD exige que todas aquellas entidades o empresas que manejen datos personales deben demostrar que esos datos los han conseguido de forma leg\u00edtima. Si esto no lo pueden demostrar, deben destruir esa informaci\u00f3n personal de la cual no conozcan de d\u00f3nde procede o si est\u00e1 obsoleta. Por otro lado, tanto el RGPD como la LOPDGDD, exigen que el responsable del tratamiento debe destruir o devolver a los titulares cualquier documento o soporte que contenga datos personales una vez que se haya cumplido la prestaci\u00f3n objeto del contrato entre la empresa y el cliente.Seguridad: Entre esos documentos la empresa puede tener alguno en el que aparezca informaci\u00f3n confidencial o sensible a la que no sea conveniente que terceros puedan acceder. Por eso tiene que aplicar las medidas de seguridad adecuadas para evitar esos accesos.Motivos econ\u00f3micos: almacenar una gran cantidad de documentos en papel puede conllevar un importante gasto, tanto en espacio como en gesti\u00f3n. Y eso producir\u00e1 unos efectos directos e indirectos sobre la empresa.Preservar el medio ambiente: cada vez existe una mayor digitalizaci\u00f3n de los procesos en las empresas y, por tanto, una reducci\u00f3n del papel. Se digitalizan los contratos, las facturas u otra documentaci\u00f3n interna para eliminar el formato papel y as\u00ed cuidar el medio ambiente.Riesgos de incumplimiento de la normativa de Protecci\u00f3n de datosToda empresa o negocio genera una gran cantidad de documentaci\u00f3n en el desarrollo de su actividad diaria. Y muchos de esos documentos contienen datos personales de cliente, empleados, proveedores, etc. Esa informaci\u00f3n personal debe estar protegida de accesos no autorizados ya que eso supondr\u00e1 un incumplimiento de la normativa de Protecci\u00f3n de datos.El RGPD aumenta las sanciones por incumplimiento hasta los 20 millones de euros o el 4% del la facturaci\u00f3n total anual de la empresa. Por eso, incumplir esta normativa puede suponer un duro rev\u00e9s para la empresa en caso de ser multada.Por otro lado, las empresas que no cumplan con las medidas de seguridad adecuadas para proteger esa informaci\u00f3n personal que manejan, se enfrentan tambi\u00e9n a riesgos penales. Pueden incurrir en un delito de revelaci\u00f3n de secretos.Finalmente, en caso de que se produzca un robo o acceso no autorizado a la informaci\u00f3n personal, se originaria un riesgo para la reputaci\u00f3n de la empresa que tendr\u00eda importantes consecuencias para su imagen p\u00fablica.\u00bfQu\u00e9 dice el RGPD sobre la destrucci\u00f3n documental?Como indicaba anteriormente, el RGPD, para garantizar la protecci\u00f3n de los datos personales, exige al responsable del tratamiento que adopte las medidas de seguridad necesarias y que destruya esos datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron.\u00bfQu\u00e9 documentos deben destruirse?Un ejemplo de todos los documentos que la empresa debe destruir es:Curriculums,Facturas,listas de clientes,presupuestos,registros de la Seguridad Social,Informes m\u00e9dicos,planes de m\u00e1rketing,n\u00f3minas,correos electr\u00f3nicos,inventarios,solicitudes de empleo,declaraciones de impuestos,informaci\u00f3n de cr\u00e9ditos,contratos,informes de recursos humanos, etc.Medios de destrucci\u00f3n de documentosAl exigir la normativa de Protecci\u00f3n de datos que esa destrucci\u00f3n documental sea segura, no sirve con romper en varios trozos el papel. Tampoco tachar la informaci\u00f3n considerada importante, ya que hoy en d\u00eda existen medios que permiten la reconstrucci\u00f3n de esos documentos.Para cumplir las garant\u00edas exigidas por el RGPD, lo ideal es acudir a empresas especializadas en la destrucci\u00f3n de documentos que cumplen esta norma y aseguran ese cumplimiento.En este caso estamos ante una externalizaci\u00f3n del servicio pero es el sistema m\u00e1s seguro y eficaz para garantizar una correcta destrucci\u00f3n de esa documentaci\u00f3n.Existen tambi\u00e9n otros medios para destruir la documentaci\u00f3n, como quemar esos documentos o destruirlos en una trituradora de papel.Veamos cada uno de ellos.Empresas de destrucci\u00f3n de documentosExisten varias empresas especializadas en la destrucci\u00f3n de documentos que entre sus servicios ofrecen, adem\u00e1s de esa destrucci\u00f3n, un certificado que garantiza la calidad de su servicio.Una vez que contratamos su servicio, esta empresa facilita a su cliente un contenedor de seguridad donde debe colocar todos aquellos documentos que vayan a ser destruidos. Este contenedor ser\u00e1 distinto seg\u00fan el volumen de los documentos a destruir.Estas empresas especializadas son beneficiosas tanto para empresa como para particulares. Sin embargo, los beneficios son mayores en caso de empresas ya que estas deben hacer limpieza cada cierto tiempo de la documentaci\u00f3n que tienen en su poder y que ya no les sirve o no puede reclamarse legalmente.La empresa recoge esos contenedores cuando est\u00e1n llenos para llevarlos al lugar donde se realizar\u00e1 su destrucci\u00f3n.Ventajas para la empresaLas ventajas que puede conllevar para nuestro negocio la contrataci\u00f3n de estas empresas especializadas en destrucci\u00f3n de documentos son:Asegurar el cumplimiento legalTransferencia de riesgos: en caso de que se produzca un fallo en el proceso, la responsable es esta empresa subcontratada.Ahorro de tiempo: estas empresas colaboran muchas veces con el cliente a la hora de depositar los documentos y archivos en el contenedor. As\u00ed, el cliente no tendr\u00e1 que preocuparse de eso y solo se dedicar\u00e1 a su actividad profesional, lo que le reportar\u00e1 mayores ingresos.Es un medio limpio, r\u00e1pido y eficaz.El principal inconveniente es que debemos pagar por esos servicios. Pero el IVA de ese importe podremos deducirlo al declarar los impuestos.Certificado de seguridadEsa empresa especializada en destrucci\u00f3n de documentos debe garantizar la seguridad del proceso a trav\u00e9s de un certificado. Este certificado asegurar\u00e1 la confidencialidad de la informaci\u00f3n a lo largo de todo el procedimiento.En caso de producirse alguna vulneraci\u00f3n de los datos personales contenidos en esos documentos, la principal responsable ser\u00e1 la empresa subcontratada.Norma\u00a0UNE-EN 15713-2010Esta norma se refiere a que la empresa encargada de la destrucci\u00f3n de los documentos debe cumplir una serie de requisitos legales:Certificado de destrucci\u00f3nContrato de prestaci\u00f3n de servicioEstablecimiento adecuado y propioVeh\u00edculos geolocalizados y especializadosEmpleados suficientemente cualificadosSeguridad en la recogida y transporteConfidencialidad y seguridad en el almacenamiento y destrucci\u00f3nClasificaci\u00f3n de la informaci\u00f3nExiste una clasificaci\u00f3n seg\u00fan la clase de material que se va a destruir:A: Papel (documentos, dibujos, planos,etc.)B: Tarjetas (SIM, bancarias, etc.)C: Cintas de sonido y v\u00eddeo (disquettes, pel\u00edculas, etc.)D: Ordenadores (programas, discos duros, componentes, etc.)E: Identificadores (DVD o CD)F: Art\u00edculos falsificados (tarjetas de cr\u00e9dito, planchas de impresi\u00f3n, etc.)G: Ropa de marca o uniformesH: Radiograf\u00edas y diapositivasTrituradoras de papelEn nuestra empresa tambi\u00e9n podemos optar por la compra de una trituradora de papel. Con ella podremos destruir todos los documentos que est\u00e9n obsoletos o aquellos que queramos eliminar de forma legal por otros motivos.Una vez destruido ese papel podremos arrojarlo a un contenedor normal de papel.Sin embargo, no todas las trituradoras son v\u00e1lidas para todas las empresas. Tenemos que tener en cuenta el tipo de informaci\u00f3n almacenada en la empresa y los soportes donde se almacena para elegir la trituradora que mejor se adapte a nuestras necesidades. Adem\u00e1s, debemos considerar c\u00f3mo destruye ese papel la trituradora seg\u00fan el tipo de informaci\u00f3n personal que manejamos. Si los datos que tenemos en la empresa son b\u00e1sicos, nos sirve que esa trituradora haga tiras del papel. Pero si los datos personales que manejamos son sensibles, la destrucci\u00f3n del papel debe ser en tama\u00f1os tan peque\u00f1os que impidan su reconstrucci\u00f3n.Las ventajas que tienen las trituradoras de papel es que tendremos en la propia empresa un sistema propio para destruir nuestros archivos y documentos.Como inconvenientes podemos destacar:Se trata de un sistema ruidosoP\u00e9rdida de tiempo dedicado a la destrucci\u00f3n de esos documentosMuchas veces se produce un calentamiento de estos aparatos y se estropeanQuemar el papelComo tercer m\u00e9todo para destruir los documentos est\u00e1 su calcinado. La quema puede hacerse en un horno de le\u00f1a o en una caldera.La ventaja de este sistema de destrucci\u00f3n es que puedes hacerlo t\u00fa mismo. Pero existen inconvenientes ya que si se provoca un incendio, puedes ser castigado por un delito penal. Tambi\u00e9n se necesita un tiempo para hacerlo, un lugar espec\u00edfico y con ello no se garantiza que se destruya toda la informaci\u00f3n.Para concluir, por tanto, podemos indicar que la opci\u00f3n m\u00e1s c\u00f3moda y eficaz para destruir la informaci\u00f3n confidencial de nuestra empresa es contratar una empresa especializada. De esa forma evitamos perder tiempo en realizar esa tarea y eludimos nuestra responsabilidad en caso de que se produzca un fallo en ese proceso.Espero que con esto tengas claro c\u00f3mo destruir la informaci\u00f3n confidencial de tu empresa para cumplir la normativa de Protecci\u00f3n de datos. Y si tienes cualquier duda estar\u00e9 encantada de ayudarte."},{"@context":"http:\/\/schema.org\/","@type":"BreadcrumbList","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"item":{"@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/#breadcrumbitem","name":"Ayuda Ley Protecci\u00f3n Datos"}},{"@type":"ListItem","position":2,"item":{"@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2019\/05\/20\/destruccion-documentos-proteccion-datos\/#breadcrumbitem","name":"Destrucci\u00f3n de documentos y Protecci\u00f3n de datos"}}]}]