[{"@context":"http:\/\/schema.org\/","@type":"BlogPosting","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2016\/01\/12\/como-buscar-ficheros-inscritos-lopd\/#BlogPosting","mainEntityOfPage":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2016\/01\/12\/como-buscar-ficheros-inscritos-lopd\/","headline":"\u00bfC\u00f3mo saber si mis ficheros est\u00e1n inscritos en la AEPD?","name":"\u00bfC\u00f3mo saber si mis ficheros est\u00e1n inscritos en la AEPD?","description":"Gu\u00eda para comprobar ficheros inscritos en la Agencia Espa\u00f1ola de Protecci\u00f3n de Datos y pasos para cumplimentar formulario inscripci\u00f3n ficheros AEPD","datePublished":"2016-01-12","dateModified":"2021-09-22","author":{"@type":"Person","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/author\/agonzar34\/#Person","name":"Ana Gonz\u00e1lez","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/author\/agonzar34\/","image":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/9d20ce04c893956aaa747aa424b64675?s=96&d=blank&r=g","url":"https:\/\/secure.gravatar.com\/avatar\/9d20ce04c893956aaa747aa424b64675?s=96&d=blank&r=g","height":96,"width":96}},"publisher":{"@type":"Organization","name":"AyudaLeyProteccionDatos","logo":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2016\/01\/ayuda-ley-proteccion-datos.png","width":600,"height":60}},"image":{"@type":"ImageObject","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2017\/08\/comprobar-inscripcion-agencia-proteccion-datos.png","url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/wp-content\/uploads\/2017\/08\/comprobar-inscripcion-agencia-proteccion-datos.png","height":422,"width":1024},"url":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2016\/01\/12\/como-buscar-ficheros-inscritos-lopd\/","commentCount":"2","comment":[{"@type":"Comment","@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2016\/01\/12\/como-buscar-ficheros-inscritos-lopd\/#Comment1","dateCreated":"2019-05-27 11:20:12","description":"Buenos d\u00edas Francisco, desde la entrada en vigor del RGPD hace un a\u00f1o ya no hay que inscribir los ficheros en la AEPD ni est\u00e1 operativa esa p\u00e1gina de consulta. Ahora existen otras obligaciones para cumplir la normativa de protecci\u00f3n de datos. Puede utilizar la herramienta de la AEPD para adaptarse, llamada Facilita RGPD: https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2018\/03\/14\/facilita-rgpd-herramienta-ayuda-empresas\/, o tambi\u00e9n contratar una empresa especializada que le ayude con esa adaptaci\u00f3n. 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Te lo contamos todo aqu\u00ed.\u00bfQu\u00e9 es un Fichero?Tipos de ficherosAutomatizadosNo automatizadosTitularidad privadaTitularidad p\u00fablica\u00bfC\u00f3mo saber si estamos inscritos en la AEPD?Formulario de b\u00fasquedaResultadosTitularidad P\u00fablica (organismos oficiales)Pasos a seguir para inscribir un ficheroNiveles de seguridadB\u00e1sicoMedioAltoFicheros de videovigilanciaRespuestas a consultas sobre los ficheros\u00bfCu\u00e1ndo debe inscribirse un fichero en el registro de la AEPD?\u00bfCu\u00e1ntos ficheros necesito inscribir?\u00bfPueden darse de alta diferentes direcciones postales?Cambios sobre los ficheros en el nuevo Reglamento europeo de Protecci\u00f3n de DatosInscripciones recomendadas para comercios onlineEstad\u00edsticas sobre ficheros\u00bfNecesitas cumplir el RGPD?\u00bfQu\u00e9 es un Fichero?Un fichero es el soporte en el que se almacenan los datos de car\u00e1cter personal.Seg\u00fan la LOPD, fichero es \u00abtodo conjunto organizado de datos de car\u00e1cter personal que permita el acceso a dichos datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creaci\u00f3n, almacenamiento, organizaci\u00f3n o acceso\u00ab.Tipos de ficherosSeg\u00fan el procedimiento de almacenamiento, organizaci\u00f3n y acceso de los datos personales se diferencian los siguientes tipos de ficheros:AutomatizadosSon aquellos que almacenan los datos personales en soportes inform\u00e1ticos y est\u00e1n organizados de forma que es posible acceder a la informaci\u00f3n utilizando cualquier tipo de aplicaci\u00f3n o procedimiento informatizado.No automatizadosSon los que almacenan datos personales en soportes no automatizados, como el papel. El mejor ejemplo de este tipo de ficheros ser\u00eda el archivador donde las empresas guardan los expedientes de empleados o clientes.Titularidad privadaEn l\u00edneas generales, aquellos de los que son responsables empresas o personas f\u00edsicas. Tambi\u00e9n se consideran como tales, aquellos ficheros cuyo responsable sea una entidad p\u00fablica, siempre que estos ficheros no est\u00e9n vinculados al ejercicio de la funci\u00f3n p\u00fablica de dicha entidad. En lo que nos ata\u00f1e, todos los ficheros con datos personales que tenemos en las empresas son de titularidad privada.Titularidad p\u00fablicaTodos los ficheros cuyo titular sea una entidad p\u00fablica (gobierno, autonom\u00edas, Administraciones p\u00fablicas, etc) y que est\u00e9n vinculados a su actividad p\u00fablica.\u00bfC\u00f3mo saber si estamos inscritos en la AEPD?El RGPD es un registro de libre acceso, de forma que en cualquier momento podemos consultar tanto la inscripci\u00f3n de nuestros ficheros propios como los de cualquier tercero que tenga esa misma obligaci\u00f3n.Formulario de b\u00fasquedaPasos a seguir para comprobar en 3 minutos si una empresa est\u00e1 inscrita:Entra en secci\u00f3n de ficheros de la web de la AEPDSelecciona ficheros de titularidad privadaIntroduce el DNI\/NIF o la denominaci\u00f3n socialPulsa en\u00a0\u00abBuscar\u00bbAl ser un buscador que resuelve la petici\u00f3n s\u00f3lo en el caso de coincidencia exacta, es conveniente buscar a trav\u00e9s del NIF, que al ser un n\u00famero no est\u00e1 sujeto a variaciones.Como resultado de la b\u00fasqueda obtendr\u00e1 la relaci\u00f3n de ficheros que cumplen los criterios indicados, clasificados\u00a0seg\u00fan la raz\u00f3n social y el nombre del fichero. La elecci\u00f3n\u00a0de uno de ellos da paso a una p\u00e1gina en la que se detalla la informaci\u00f3n publicada para el fichero.ResultadosPara cada fichero inscrito en el Registro General de Protecci\u00f3n de Datos se detallan, en una primera p\u00e1gina de resumen, la siguiente informaci\u00f3n:Nombre o raz\u00f3n social del responsable del ficheroNombre del ficheroFinalidad y usos declaradosDirecci\u00f3n en la que el interesado puede ejercitar los derechos de oposici\u00f3n, acceso, rectificaci\u00f3n y cancelaci\u00f3n de la informaci\u00f3n contenida en el ficheroDesde esta p\u00e1gina, se podr\u00e1 mostrar informaci\u00f3n m\u00e1s detallada pulsando el bot\u00f3n \u201cVer M\u00e1s\u201c:Datos del responsable del ficheroDerechos de oposici\u00f3n, acceso, rectificaci\u00f3n y cancelaci\u00f3nIdentificaci\u00f3n y finalidad del ficheroOrigen y procedencia de datosTipos de datos, estructura y organizaci\u00f3n del ficheroCesi\u00f3n y comunicaci\u00f3n de datosTransferencias internacionalesTitularidad P\u00fablica (organismos oficiales)RESPONSABLE DEL FICHEROTipo de Administraci\u00f3nADMON. DEL ESTADO,ORG. PUBLICOS DEL ESTADO Y ORG. SEG. SOCIALADMINISTRACION Y ORGANISMOS P\ufffdBLICOS DE C. AUTONOMASADMINISTRACION Y ORGANISMOS P\ufffdBLICOS DE ENTIDADES LOCALESOTRAS PERSONAS JURIDICO-PUBLICASComunidad Aut\u00f3noma\u00a0Responsable del ficheroEJERCICIO DE LOS DERECHOS DE OPOSICI\u00d3N, ACCESO, RECTIFICACI\u00d3N O CANCELACI\u00d3NNombreCalle \/ PlazaLocalidadC\u00f3d. PostalProvinciaIDENTIFICACI\u00d3N Y FINALIDAD DEL FICHERONombre del FicheroFinalidad y UsosDiario OficialBOLETIN OFICIAL DEL ESTADOBOLETIN OFICIAL DE COMUNIDADES AUTONOMASOTROSBOLETIN DE LA PROVINCIAN\u00famero de Bolet\u00ednFecha de Publicaci\u00f3nTexto libre\u00a0Estos ficheros de titularidad p\u00fablica podemos buscarlos de dos maneras: a trav\u00e9s del \u00ab\u00cdndice de Organismos\u00bb o por \u00abB\u00fasqueda general\u00bb (rellenando el campo por el que queremos buscar).Pasos a seguir para inscribir un ficheroLa AEPD ha establecido un sistema gratuito de notificaci\u00f3n al que se puede acceder a trav\u00e9s de su p\u00e1gina web llamado Notificaciones Telem\u00e1ticas de la AEPD (NOTA), que se puede presentar a trav\u00e9s de Internet con certificado digital de firma electr\u00f3nica o enviando la hoja de solicitud en papel a la AEPD.Aqu\u00ed tienes una fant\u00e1stica\u00a0gu\u00eda para inscribir los ficheros en la AEPD.Niveles de seguridadLos ficheros pueden tener tres niveles de seguridad atendiendo a la naturaleza de la informaci\u00f3n tratada y almacenada y en relaci\u00f3n con la menor o mayor necesidad de garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos almacenados en los mismos seg\u00fan la LOPD.B\u00e1sicoSe aplicar\u00e1 entre otros, a los ficheros que solo contengan datos identificativos y a todos los niveles medio y alto de seguridad (nombre, domicilio, tel\u00e9fono, por ejemplo).MedioPara los ficheros que contengan datos relativos a solvencia patrimonial, operaciones financieras y de cr\u00e9dito.AltoEs el que se aplica a los ficheros que contienen datos especialmente protegidos como los relativos a ideolog\u00eda, afiliaci\u00f3n sindical y pol\u00edtica, religi\u00f3n y creencias, origen racial, salud, alimentaci\u00f3n, bajas laborales, vida y pr\u00e1ctica sexual, etc.Ficheros de videovigilanciaMenci\u00f3n especial merecen los ficheros de videovigilancia por las especiales caracter\u00edsticas y regulaci\u00f3n de este tema.Algunas de las singularidades previstas son:La sola visualizaci\u00f3n y no grabaci\u00f3n de im\u00e1genes no exige\u00a0la inscripci\u00f3n de ficheros, pero si deben colocarse los carteles reglamentarios en lugares visibles.Los responsables que dispongan de\u00a0sistemas de videovigilancia deber\u00e1n cumplir con el deber de informaci\u00f3n previsto en la LOPD,\u00a0colocando distintivos informativos. Estos deben contener la informaci\u00f3n\u00a0espec\u00edfica del nombre del propietario de los ficheros y el lugar donde el ciudadano puede ejercitar sus derechos.La creaci\u00f3n de un fichero de im\u00e1genes exige notificaci\u00f3n a la AEPD para su inscripci\u00f3n en el Registro General.Las c\u00e1maras instaladas en espacios privados no podr\u00e1n obtener im\u00e1genes de espacios p\u00fablicos salvo que sea\u00a0imprescindible para la finalidad de vigilancia que se pretende, o resulte imposible evitarlo por la ubicaci\u00f3n de las\u00a0mismas. En todo caso se evitar\u00e1 el tratamiento de datos innecesarios para la finalidad perseguida.Elaboraci\u00f3n obligatoria del Documento de Seguridad relativo a la instalaci\u00f3n de vigilancia.Adoptar\u00a0medidas de seguridad relativas a la captaci\u00f3n de im\u00e1genes y recuperaci\u00f3n de las grabaciones. Deber\u00e1n\u00a0estar protegidas mediante contrase\u00f1a.Las im\u00e1genes no deber\u00e1n almacenarse por un plazo superior a 30 d\u00edas.Respuestas a consultas sobre los ficherosEstas son algunas de las consultas que recibo sobre los ficheros:\u00bfCu\u00e1ndo debe inscribirse un fichero en el registro de la AEPD?Antes de recabar o tratar con datos personales.Por ejemplo, antes de encender las c\u00e1maras de videovigilancia que has instalado, previamente a publicar la web de tu empresa (seguramente que tendr\u00e1 un formulario de contacto), cuando vas a contratar el primer empleado (fichero de RRHH), etc.\u00bfCu\u00e1ntos ficheros necesito inscribir?La LOPD establece como requisito previo a la creaci\u00f3n de un fichero de datos,\u00a0la comunicaci\u00f3n a la AEPD de la apertura de la Base de Datos en la que guardaremos la informaci\u00f3n de car\u00e1cter personal que vayamos recopilando. Ello significa, que ANTES de crear la Base de Datos tenemos que inscribir dicho fichero en el registro de la Agencia.Debes tener en cuenta que tienes que hacer\u00a0tantas inscripciones como ficheros\u00a0tengas, (o mejor dicho, vayas a tener, porque se supone que ha de hacerse con car\u00e1cter previo),\u00a0 lo que quiere decir que si tienes 4, 5 \u00f3 6 bases de datos\u00a0diferentes, tendr\u00e1s que inscribir 4, 5 \u00f3 6 ficheros.\u00bfPueden darse de alta diferentes direcciones postales?Al inscribir el fichero en la AEPD debemos indicar la direcci\u00f3n del Responsable del fichero, que ser\u00e1 la empresa o aut\u00f3nomo que maneje esos datos personales. Ese domicilio ser\u00e1 el del lugar donde se realice la actividad principal de esa empresa o profesional.Al igual que otros organismos p\u00fablicos, la AEPD s\u00f3lo permite inscribir\u00a0un domicilio\u00a0por cada titular o responsable.Cambios sobre los ficheros en el nuevo Reglamento europeo de Protecci\u00f3n de DatosCon el nuevo Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos desaparece la obligaci\u00f3n de declarar los ficheros aunque no la de llevar un registro de los mismos, es decir, seg\u00fan establece el propio Reglamento: \u201cCada responsable y, en su caso, su representante llevar\u00e1n un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad\u201d.Dicho registro debe contener la informaci\u00f3n que m\u00e1s o menos contienen ahora las declaraciones de los ficheros, por lo cual, lo que se suprime es la obligaci\u00f3n formal de comunicar esos tratamiento pero no la de tenerlos perfectamente identificados.Inscripciones recomendadas para comercios onlineEn caso de tener una tienda online, los ficheros que se recomienda inscribir son:Recursos humanos:\u00a0la finalidad de este fichero es la\u00a0gesti\u00f3n de los empleados\u00a0y en \u00e9l se incluyen datos como nombre y apellidos, DNI, N\u00ba de SS, direcci\u00f3n, tlfno., etc.Contabilidad: aqu\u00ed incluiremos todos los datos referidos a las cuentas de nuestra empresa como facturas, n\u00f3minas, etc.P\u00e1gina web: con el fin de llevar un control de nuestra p\u00e1gina web podemos inscribir este fichero en el que se incluyen datos como nombres, direcciones, tel\u00e9fonos, emails, etc.Proveedores: se incluir\u00e1n los datos personales de nuestros proveedores.Usuarios: aqu\u00ed tendremos todos los datos de los usuarios de nuestra web con la finalidad de llevar un registro de estos (nombre, tel\u00e9fono, email o caracter\u00edsticas personales).Estad\u00edsticas sobre ficherosExisten casi cinco millones de ficheros inscritos en la AEPD. De estos, m\u00e1s de un 90% son de titularidad privada.S\u00f3lo en el mes de enero se han inscrito m\u00e1s de 35.000 ficheros.Por sectores de actividad, en primer lugar est\u00e1n las Comunidades de propietarios, seguidas de sectores como el comercio y la sanidad. A estos sectores pertenecen\u00a0la mitad de esas inscripciones.En cuanto a los ficheros de titularidad p\u00fablica, la mayor\u00eda pertenecen a la Administraci\u00f3n local.M\u00e1s informaci\u00f3n en la Memoria de la AEPD.                              \u00bfNecesitas cumplir el RGPD?                    Solicita varios presupuestos          "},{"@context":"http:\/\/schema.org\/","@type":"BreadcrumbList","itemListElement":[{"@type":"ListItem","position":1,"item":{"@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/#breadcrumbitem","name":"Ayuda Ley Protecci\u00f3n Datos"}},{"@type":"ListItem","position":2,"item":{"@id":"https:\/\/ayudaleyprotecciondatos.es\/2016\/01\/12\/como-buscar-ficheros-inscritos-lopd\/#breadcrumbitem","name":"\u00bfC\u00f3mo saber si mis ficheros est\u00e1n inscritos en la AEPD?"}}]}]